Qualitätsaktionsplan für 2024

Seit fast fünfzig Jahren liefert das EPA kontinuierlich hochwertige Produkte und Dienstleistungen wie rechtssichere Patente, die der Nutzerschaft das Vertrauen geben, das sie für die Markteinführung bahnbrechender Technologien benötigt. Die Rechtssicherheit und Berechenbarkeit, für die das Europäische Patentübereinkommen (EPÜ) sorgt, stehen im Zentrum der Patente des EPA. Rechtliche Grundlagen allein reichen jedoch nicht aus: Als Institution mit der Mission, Innovationen in Europa zu fördern, hat das EPA an vielen Fronten investiert, um sicherzustellen, dass die Qualität seiner Produkte langfristig den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer entspricht. Als öffentliche Einrichtung sind wir außerdem verpflichtet, rechtssichere Patente für die Gesellschaft als Ganzes bereitzustellen, die höchste Validitätsstandards erfüllen und nachhaltiges Wirtschaften unterstützen.

Dafür haben wir in ganz Europa die klügsten Köpfe in ihrem jeweiligen Fachgebiet rekrutiert. Rund 4 000 Prüferinnen und Prüfer haben von uns Zugang zu Datenbanken mit 2,2 Milliarden Einträgen für Recherche und Prüfung erhalten. Wir haben immer leistungsfähigere Werkzeuge für den Patenterteilungsprozess entwickelt. Durch die Einführung digitaler Verfahren haben wir dafür gesorgt, dass Anmelderinnen und Anmelder besser, schneller und effizienter mit dem Amt interagieren können. Gleichzeitig haben wir Nutzerschulungen durchgeführt, um die Qualität bereits an der Quelle sicherzustellen – denn sorgfältig und sachdienlich erstellte, gute Patentanmeldungen sind nach wie vor eine wichtige Grundvoraussetzung für hochwertige Patente. Dies sind nur einige der vielen Arten, wie das EPA in den vergangenen fünf Jahrzehnten seiner Verpflichtung zu Exzellenz treu geblieben ist und sich an einer Kultur der stetigen Qualitätssteigerung ausgerichtet hat.

Die Erfolge dieser Investitionen in die Qualität sind klar erkennbar. Im Laufe der Jahre wurde das europäische Patentsystem auf heute 39 EPÜ-Vertragsstaaten sowie einen Erstreckungsstaat und fünf Validierungsstaaten erweitert. Das EPA wurde von EU-Institutionen mit der Entwicklung eines europäischen Patents mit einheitlicher Wirkung betraut – was bestätigt, welch hohe Qualität der Patenterteilungsprozess des EPA hat. In den letzten zehn Jahren führte das EPA dank der hohen Qualität seiner Produkte und Dienste durchgängig die Liste der fünf weltweit bedeutendsten Ämter für geistiges Eigentum an. Inzwischen sind wir laut unserer neuesten Befragung zur Nutzerzufriedenheit an einem Punkt angelangt, an dem sich mit 6 % lediglich ein geringer Anteil der Nutzerschaft mit den abschließenden Aktionen und Veröffentlichungen unzufrieden zeigt.

Trotz dieses Erfolgs ist Qualität nach wie vor ein komplexes Thema. Schon die Meinungen über die Auslegung des Begriffs "Qualität" können weit auseinandergehen. Daher hat das EPA seine Anstrengungen verstärkt, um die Qualität in gemeinsamer Verantwortung sicherzustellen und die Produkte und Dienste an den Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer auszurichten. 2022 entwickelte das EPA zusammen mit der Nutzerschaft, Bediensteten und EPÜ-Vertragsstaaten die erste Charta für Patentqualität, in der wir unsere Qualitätsziele und unser geplantes Vorgehen zu ihrer Verwirklichung festgeschrieben haben. Reklamationen und Rückmeldungen, einschließlich derer an die neue Ombudsstelle, werden verfolgt. Wir tauschen uns regelmäßig mit unseren Nutzerinnen und Nutzern aus. Die Ergebnisse unserer halbjährlichen unabhängigen Befragung zur Nutzerzufriedenheit sowie unserer Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) werden im Hinblick auf weitere Verbesserungsmöglichkeiten analysiert. Die Direktion für Qualitätsaudits (DQA), eine gesonderte, vom operativen Bereich getrennte interne Einheit, führt Qualitätsaudits durch. Die gelieferten Daten werden immer detaillierter. Entscheidungen der Beschwerdekammern werden durchgängig verfolgt.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Qualität in jeder Phase des Patenterteilungsprozesses analysiert wird, wodurch wir 2023 einige wichtige Erfolge im Qualitätsbereich verzeichnen konnten und 2024 weitere Verbesserungen vornehmen können – unterstützt durch diesen öffentlich zugänglichen Qualitätsaktionsplan und ein neu eingeführtes Dashboard zu unseren wichtigsten Qualitätskennzahlen.

Fortschritte 2023

Wir haben aus den umfangreichen Informationen und Daten aus der Nutzerschaft gelernt und sind im Jahr 2023 weitere Schritte auf unserem Weg der Qualitätsverbesserung vorangekommen:

Rekrutierung und Fortbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

• Wir haben 138 hochmotivierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rekrutiert, darunter 100 Prüferinnen und Prüfe
• Wir haben unsere Prüfer durch kontinuierliche Fortbildung bezüglich Entwicklungen bei Technologie, Werkzeugen und Gesetzen auf dem Laufenden gehalten. Beispielsweise haben 200 Prüfer eine zweitägige Schulung zur neuesten 6G-Technologie absolviert und 1500 Prüfer erhielten eine sechsstündige Schulung an unserem Recherchetool ANSEAR. Diese führte zu einer Steigerung der in ANSERA erfolgreich abgeschlossenen Recherchen von 63 auf 93 Prozent. Außerdem fanden Gespräche mit dem EPG, nationalen Richtern und Mitgliedern der Beschwerdekammer statt.

Verbesserung der Werkzeuge und Datenbanken für Prüferinnen und Prüfer sowie die Nutzerschaft

• Erhöhung der Anzahl von Patentveröffentlichungen zum Stand der Technik um 5 % von 146 Millionen (April 2023) auf 153 Millionen (Januar 2024).
• Verbesserung unseres Recherchetools zum Stand der Technik durch Funktionserweiterung und Ergonomieverbesserungen des Viewers und erfolgreiche Aufnahme der ersten KI-Komponente in die Pre-search-Funktion.
• Einführung eines neuen Tools für die digitale Aktenzuweisung, damit jede Anmeldung zur richtigen Prüferin/zum richtigen Prüfer und zur richtigen Abteilung geleitet wird.
• Entwicklung eines neuen gemeinsamen Bereichs, damit Abteilung und Vertreter zusammen in MyEPO an der Akte arbeiten können.

Konzentration auf eine vollständige und genaue Recherche sowie sorgfältige und konsistente Prüfung

• Seit dem 1. November 2023 sind bei allen Recherchen und schriftlichen Bescheiden jetzt alle drei Mitglieder der Abteilung inklusive des Team-Managers beteiligt
• Verbesserung unserer Vorgehensweise hinsichtlich Konsistenz, Einführung unseres Practice Harmonisation Dashboard, wodurch wir Probleme lokalisieren und Fortschritte in unseren Prüfer-Communities verfolgen konnten
• Überprüfung unserer Strategie in unseren acht Technologie-Communities auf konsistente Praktiken bei der Anpassung der Beschreibung an die Ansprüche – mit Schulungen und Anleitungen, wo dies für notwendig befunden wurde

Vertiefung unseres Dialogs mit der Nutzerschaft

• 50 Treffen mit wichtigen Anmeldern und Nutzerverbänden
• Erweiterung des Konzepts eines Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAP), Zusammenarbeit mit europäischen Patentvertretern bei der Qualitätsbeurteilung zufällig ausgewählter Recherchen, Zwischenbescheide und Erteilungen
• Rekord-Nutzertag mit über 10 000 Teilnehmenden

Unabhängige Produktqualitätsaudits für 2022–23

• Verbesserte Trends bei den Feststellungen hinsichtlich Neuheit oder erfinderischer Tätigkeit für geprüfte Erteilungen (von 9,5 % auf 7,9 %)
• Stabil hohe Qualitätsstufe bei Recherchen und schriftlichen Bescheiden – im Audit wurde bei 4 % weiterer relevanter Stand der Technik gefunden
• Zwar prüfen wir Einspruchsakten nicht jährlich, doch das Audit 2022 zeigte, dass in lediglich 4 von 100 Fällen die Entscheidung über den Einspruch beanstandet wurde.

 

 

Unsere Qualitätsziele für 2024: Transparenz und Messbarkeit

In den letzten Jahren sind die Qualitätsmaßnahmen des EPA immer transparenter geworden. Mittlerweile werden jährliche Qualitätsberichte erstellt und im Juni jedes Jahres als Anhang zum Jahresrückblick des EPA in unserem Transparenzportal veröffentlicht. Die Ergebnisse der SACEPO-Treffen werden regelmäßig veröffentlicht. In unserer 2022 veröffentlichten Charta für Patentqualität, der ersten ihrer Art, wurden die Erwartungen von Nutzerschaft und Amt transparent dargelegt. Fortschritte werden von den Kontrollgremien des EPA – dem Verwaltungsrat und seinem Unterorgan, dem Ausschuss für technische und operative Unterstützung (ATOU) – besprochen und nachverfolgt.

2024 markiert einen weiteren wichtigen Meilenstein bei der Transparenz der Qualitätsinitiativen des EPA. Der bisher nur zur internen Verwendung vorgesehene Qualitätsaktionsplan des EPA mit unseren Zielen und Qualitätsmaßnahmen für das kommende Jahr wird erstmals veröffentlicht. Er bietet einen Überblick über die Maßnahmen, die wir vorgesehen haben, um die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen in jeder Phase des Patenterteilungsprozesses weiter zu verbessern, den Erkenntnisgewinn aus dem Ausgang von Beschwerdeverfahren zu steigern und den Dialog mit den Nutzerinnen und Nutzern zu vertiefen. Mit Veröffentlichung dieses Plans können diese sehen, wie ihre Rückmeldungen über verschiedene Kanäle berücksichtigt und umgesetzt wurden.

Unsere Transparenz endet jedoch nicht mit der Offenlegung unserer Ziele für 2025. Das EPA hat in diesem Jahr außerdem ein neues Qualitäts-Dashboard veröffentlicht, in dem alle Beteiligten unsere Fortschritte verfolgen können. Das Dashboard zeigt unsere zentralen Leistungskennzahlen (KPIs) im Bereich der Qualität auf. Die in diesem Aktionsplan gesammelten Qualitäts-KPIs sind auch auf unseren Seiten zur Qualität zu finden. Zusammen liefern sie einen vollständigen und transparenten Überblick über die Qualität im Patenterteilungsprozess beim EPA, beginnend mit unseren Recherchen und schriftlichen Bescheiden.

Recherche und schriftlicher Bescheid

Dank der höheren Detailgenauigkeit der EPA-Qualitätsaudits können die Auditberichte bei Recherchen und schriftlichen Bescheiden jetzt Verbesserungspotenziale aufzeigen, sodass wir gezielte Maßnahmen ergreifen können.

Für 2024 haben wir explizit einen KPI festgelegt, der falsche Beurteilungen der Neuheit oder erfinderischen Tätigkeit in unseren Recherchen und schriftlichen Bescheiden misst. Ergänzend dazu gibt es einen weiteren KPI für auditierte Recherchen und schriftliche Bescheide, zu denen bei der Überprüfung relevanterer Stand der Technik gefunden wurde. Die Ergebnisse werden als Prozentsatz der geprüften Akten mit Feststellungen – von unserer Direktion Qualitätsaudit (DQA) stichprobenartig durchgeführte Prüfungen von Rechercheprodukten der operativen Teams gemeldet. Auf jedes geprüfte Produkt kann mehr als eine Feststellung zutreffen.

Außerdem ermitteln wir im Rahmen unserer Befragung zur Nutzerzufriedenheit, die alle zwei Jahre von einem unabhängigen Auftragnehmer durchgeführt wird, die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer mit unseren Rechercheprodukten. An der umfangreichen Befragung 2022/2023 nahmen 7 000 Personen teil. Die Ergebnisse der nächsten Umfrage werden 2025 zur Verfügung stehen.

Indem wir uns auf diese KPIs konzentrieren, können wir umfassendere schriftliche Bescheide liefern, die das richtige Gleichgewicht zwischen der Erfüllung rechtlicher Anforderungen und der sorgfältigen Ermittlung des vollen Potenzials der Anmeldung herstellen. Zusätzlich wird das neu eingeführte Konzept der aktiven Recherchenabteilung dafür sorgen, dass alle Recherchen über die drei Mitglieder der Abteilung laufen, die daraufhin die zugehörige Akte prüfen.

Wir werden diese KPIs erreichen, indem wir unsere Tools verbessern, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fortbilden und unsere Arbeit konsolidieren und weiter harmonisieren:

Verbesserung unserer Tools

• Weiterentwicklung der KI-Vorklassifikation
• Erzielung von 90 % Genauigkeit bei unserer KI-basierten Aktenzuweisung (Tool für die digitale Aktenzuweisung)
• Erhöhung der Genauigkeit der KI-Klassifikation auf 90 % zur Unterstützung bei der Erreichung einer Gesamt-Klassifizierungsgenauigkeit von 95 %
• Verbesserung des Zugangs der Prüfer zu asiatischer Dokumentation und ihrer Anführung

Entwicklung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• Identifizierung und Erfüllung von individuellem Schulungsbedarf
• Vertiefung von technischem Fachwissen durch Wissenschaft, Industrie und Messen
• Bereitstellung von gezielten ANSERA-Schulungen, um die Funktionen des Tools voll auszunutzen und 100 % Nutzung zu erreichen (aktuell: 93 %)

Konsolidierung und weitere Harmonisierung unserer Arbeit

• Weiter verbesserte Beurteilung der Neuheit und erfinderischen Tätigkeit sowie sonstiger Anforderungen wie beispielsweise Klarheit
• Befassung mit Rückfallpositionen
• Vorschläge, um Einwände auszuräumen
• Nachverfolgung der Auswirkungen der aktiven Recherchenabteilungen

Die KPIs werden im Zusammenspiel mit den zielgerichteten Maßnahmen die substanzielle Qualität sowohl in der Recherchephase als auch in späteren Prozessphasen messbar erhöhen und es uns ermöglichen, die von uns identifizierten Verbesserungspotenziale auszuschöpfen.

Prüfung

Unsere DQA-Audits zur Patenterteilung zeigen, dass noch Verbesserungspotenzial bei der Qualität der Beurteilung der Neuheit und erfinderischen Tätigkeit sowie unzulässiger Erweiterungen besteht. Mithilfe der detaillierteren DQA-Berichte haben wir eine Leistungskennzahl für eine falsche Beurteilung der Neuheit oder erfinderischen Tätigkeit festgelegt. Weiterhin haben wir eine Leistungskennzahl zu unzulässigen Erweiterungen hinzugefügt, um Feststellungen zu erfassen, die getroffen werden, wenn der Gegenstand der vorgeschlagenen Erteilung über den der ursprünglich eingereichten Anmeldung oder Stammanmeldung hinausgeht. Die Ergebnisse werden als Prozentsatz der geprüften Akten mit Feststellungen gemeldet. Auf jedes geprüfte Produkt kann mehr als eine Feststellung zutreffen.

Die Befragung zur Nutzerzufriedenheit erfasst auch, wie zufrieden die Nutzerinnen und Nutzer mit der Qualität unserer Prüfungsprodukte sind. Neben den Ergebnissen der DQA-Audits und der Befragung zur Nutzerzufriedenheit lassen sich aus den Entscheidungen der Beschwerdekammern weitere Einblicke in die Qualität unserer Arbeit gewinnen. So kam im Jahresverlauf 2024 eine neue Leistungskennzahl zu Entscheidungen der Beschwerdekammern über Ex-parte-Zurückweisungen hinzu.

Um diese Ziele zu erreichen, werden wir unsere Bemühungen bei der Fortbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bei der Konsolidierung und weiteren Harmonisierung unserer Arbeit insbesondere bei Zukunftstechnologien sowie bei der Vertiefung unserer Partnerschaften verstärken.

Entwicklung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• Diskutieren von Beispielen für gute Praxis und Verbesserungsbereichen 
• Verstärktes Lernen durch Rückmeldung von Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten, DQA, aus Einsprüchen, von Beschwerdekammern, dem einheitlichen Patentgericht, nationalen Gerichten, Benutzern und SQAPs
• Beteiligung des Team-Managers am Qualitätsaudit-Dialog

Konsolidierung und weitere Harmonisierung unserer Arbeit

• Beteiligung von CII/KI-Experten, um eine einheitliche Herangehensweise an Zukunftstechnologien sicherzustellen
• Zuweisung gemischter Abteilungen für Patentanmeldungen, die sich auf unterschiedliche Bereiche erstrecken
• Einbettung von strukturierter Kommunikation
• Durchführung interner Untersuchungen der Konsistenz von Praktiken bei der Bearbeitung von Einwendungen Dritter
• Überwachung der Auswirkungen der Harmonisierung im Harmonisation Dashboard

Stärkung unserer Partnerschaften

• Workshop mit Benutzern zu Klarheit und gemeinsamer Zuständigkeit
• Verfolgung von Nutzung und Auswirkungen des gemeinsamen Bereichs in MyEPO Portfolio

Einspruch

Zur Verbesserung der Rechtssicherheit und Belastbarkeit unserer Prüfungs- und Einspruchsentscheidungen werden wir auf Initiativen aus dem Strategieplan 2023 (SP2023) aufbauen, um besser aus den Entscheidungen der Beschwerdekammern zu lernen. Im Jahresverlauf 2024 werden wir eine systematischere Analyse des Ausgangs von Beschwerdeverfahren und von Beschwerdekammerentscheidungen vornehmen, um Qualitätsverbesserungs- und Lernpunkte zu identifizieren.

Zur Überwachung unserer Fortschritte werden wir eine neue Leistungskennzahl festlegen, um Trends in den Entscheidungen der Beschwerdekammern bei Einsprüchen zu ermitteln. 2024 werden wir erstmals ein neues Format eines Einspruchsaudits einsetzen. Damit führen wir die Weiterentwicklung unserer Auditverfahren auf der Grundlage von Einsichten fort, die wir dank der detaillierteren Recherchen- und Erteilungsaudits gewinnen konnten. Unsere Einspruchsziele für 2024 werden wir durch folgende Maßnahmen erreichen:

• Identifizierung von Lernbereichen anhand von Entscheidungen der Beschwerdekammern und Sensibilisierung, z. B. über die Praktikergemeinschaft zur Rechtsprechung oder iLearn-Veranstaltungen
• Analyse von Entscheidungen zur Aufhebung von Entscheidungen der ersten Instanz
• Einführung strukturierter Einspruchsmitteilungen, Standardisierung von "Sachverhalt und Anträgen", Zuweisung gemischter Abteilungen
• Erklärung in Entscheidungen, wie die Abteilung unklare Ansprüche interpretiert hat
• Konsolidierung des Rahmens für einen Qualitätsdialog mit den Beschwerdekammern
• Weitere Klarstellung der Richtlinien für die Prüfung im Europäischen Patentamt in enger Konsultation mit den Nutzerinnen und Nutzern

Dialog mit der Nutzerschaft

2024 werden wir den kooperativen Ansatz weiterverfolgen, wobei das EPA-Management, Patentprüfer und die Interessengruppen der Industrie einen aktiven, offenen und konstruktiven Dialog führen, um die bereits hohe Qualität des Patenterteilungsprozesses beim EPA weiter zu verbessern. Dies umfasst insbesondere:

• Bereitstellung eines Programms für Treffen von Amtsangehörigen und Anmelderschaft auf höchster und technischer Ebene
• Treffen mit neu ernannten Mitgliedern des SACEPO, um die Interaktion zwischen den Mitgliedern, der von ihnen vertretenen Nutzerschaft und dem EPA zu optimieren
• Transparente Offenlegung der ergriffenen Qualitätsmaßnahmen und der erwarteten Verbesserungen gegenüber den Stakeholdern
• Entwicklung eines SQAP-Konzepts unter Berücksichtigung der Rückmeldungen des epi, der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" (WP/Q) und BusinessEurope
• Berücksichtigung der Rückmeldungen von SACEPO WP/Q bei der Vorbereitung der nächsten Befragung zur Nutzerzufriedenheit
• Ständige Weiterentwicklung der Online-Tools und Unterstützung der Nutzerschaft bei der Einarbeitung (z. B. MyEPO)
• Modernisierung der beruflichen Entwicklung – Europäische Eignungsprüfung (EPP) und Europäisches Patentverwaltungszertifikat (EPVZ)

Qualität ist eine kontinuierliche und gemeinsame Aufgabe. Durch Zusammenarbeit mit allen, die das europäische Patentsystem nutzen – und Ausschöpfung unserer vereinten Kompetenz und Verpflichtung zu Exzellenz – können wir neue Ziele und globale Maßstäbe für Patentqualität setzen. Während des gesamten Jahres werden wir das Qualitäts-Dashboard aktualisieren, damit unsere Leistung verfolgt werden kann. Mit Veröffentlichung unseres Qualitätsberichts 2024 im Juni 2025 werden wir über die Ergebnisse unserer Maßnahmen und andere qualitätsbezogene Aktivitäten berichten.