Technische Richtlinien
Die Standardplattform für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz ist Zoom.
Allgemeine Voraussetzungen
Internetverbindung
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine starke und stabile Internetverbindung haben. Die Verwendung eines Ethernet-Kabels anstelle von WLAN verhindert plötzliche Verbindungsabbrüche und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der mündlichen Verhandlungen.
Audio
Wählen Sie für die Teilnahme am Zoom-Meeting stets die Option "Join with computer audio" und vergewissern Sie sich in den Zoom-Audioeinstellungen, dass das richtige Gerät ausgewählt ist.
Wenn während der Verhandlung zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets und Mikrofone sowie Kameras haben.
Mikrofone
Bitte verwenden Sie ein hochwertiges Mikrofon, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-"Podcast"-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) mit einem Frequenzbereich von mindestens 125 Hz bis 15 000 Hz mit Echounterdrückung.
Verwenden Sie Audiogeräte, die über ein USB-Kabel mit dem Computer verbunden sind. Bluetooth-Mikrofone sind nur zulässig, sofern sie mit einem zusätzlichen Bluetooth-USB-Connector verwendet werden und sofern sich der Teilnehmer allein im Raum befindet, da ansonsten leicht Interferenzen entstehen können.
Vor allem bei mündlichen Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung verwenden Sie bitte nicht das in den Computer eingebaute Mikrofon oder eine Webcam, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-
Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage ("Konferenzspinne"). Diese Mikrofone sind allesamt für das Ferndolmetschen ungeeignet, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) abdecken, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO-Standard 24019:2022 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.
Lautsprecher
Nutzen Sie keine externen Lautsprecher, weil diese Echos verursachen können. Verwenden Sie stattdessen besser ein Headset oder einen Kopfhörer.
Mikrofone, Lautsprecher und Kameras - Richtig und falsch
Umgebung
Wählen Sie einen ruhigen Ort für die Verbindung mit dem Zoom-Meeting. Im Allgemeinen verbessert ein kleinerer Raum mit weichen Möbeln die Akustik und minimiert den Nachhall.
System
Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass mobile Geräte nicht zu empfehlen sind, wenn Sie sprechen oder die angebotene Verdolmetschung anhören möchten.
Kamera
Empfehlenswert ist eine hochwertige Webcam (HD 720p oder höher), die so positioniert ist, dass sie das Gesicht des Sprechers in Nahaufnahme zeigt. Wichtig ist vor allem, dass jede Person im Raum eine eigene Kamera nutzt.
Verbindungstest
Teilnehmenden an einer mündlichen Verhandlung wird dringend empfohlen, rechtzeitig, d. h. zwei oder drei Wochen vor der Verhandlung einen Verbindungstest durchzuführen. Der Test sollte spätestens fünf Tage vor dem Verhandlungstermin und frühestens einen Monat davor (wegen möglicher Software-Updates) durchgeführt werden. Der Verbindungstest sollte natürlich vom gleichen Raum aus und mit der gleichen Geräteausstattung durchgeführt werden, der bzw. die später für die Verhandlung genutzt wird.
Zur Vereinbarung eines Verbindungstests, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] und geben Sie Ihren bevorzugten Termin, Ihre Anmeldenummer sowie Namen und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) jedes Teilnehmers an. Wir werden dann einen 30-minütigen Verbindungstest ansetzen (Montag bis Freitag zwischen 8.30 und 18.00 Uhr Münchner / Den Haager Zeit) und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.
Bei dem Verbindungstest wird Folgendes überprüft:
- Die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren.
- Die Verbindung muss stabil sein, und sowohl Audio als auch Video müssen von ausreichender Qualität sein.
- Die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.
- Im Falle einer Simultanverdolmetschung muss der Zugang zu den verschiedenen Audiokanälen zur Verfügung stehen.
Technische Unterstützung
Sollten beim Verbindungsaufbau Probleme auftreten, kontaktieren Sie bitte für Videokonferenzen zuständigen Dienst des EPA unter +31 (0) 70 340 4444.
Datenschutz
Informationen zur Datenerhebung und -nutzung sowie zu den Aufbewahrungsregeln, zur Sicherheit und zu den besonderen Datenschutzrechten für in Europa ansässige Personen finden Sie unter Hinweise zum Datenschutz und Datenschutzerklärung des EPA.
Zoom
Wenn Sie an per Zoom durchgeführten mündlichen Verhandlungen teilnehmen, sollten Sie sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.
Unterstützte Systeme für Zoom
Bei mündlichen Verhandlungen mit Zoom unterstützt das EPA die folgenden Technologien:
- Zoom-Desktop-Client, installiert unter Windows oder Macintosh (regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert)
- Zoom-Mobile-App für iOS oder Android (regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert)
- Zoom Web-Client (Chrome, Firefox, Edge, Safari: innerhalb von zwei Versionen der aktuellen Version) für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren. Da mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren per Zoom End-to-End-verschlüsselt sind, ist der Zoom-Web-Client nicht für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren geeignet.
Unabhängig davon, welche Zoom-Lösung Sie haben, sollten Sie einen Kompatibilitätstest Ihrer Geräte mit dem EPA durchführen, vorzugsweise mindestens fünf Arbeitstage vor der mündlichen Verhandlung (siehe vorstehend "Verbindungstest").
Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte im Zoom Help Center.
Datenschutz bei der Verwendung von Zoom
Weitere Informationen finden Sie unter den FAQ zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen.