FAQ - Mailbox

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Allgemeines


Was ist die Mailbox?

Die Mailbox ist ein zentraler Posteingang für elektronische Mitteilungen des EPA an zugelassene Vertreter. Der Dienst ist unternehmensbezogen, d. h. Mitteilungen werden nicht direkt an Einzelpersonen zugestellt, sondern an die Mailbox des Unternehmens. Auf die Mailbox zugreifen können alle Smartcard-Inhaber des Unternehmens, die vom Verwalter Zugriffsrechte erhalten haben.


Wer kann eine Mailbox erhalten?

Eine Mailbox wird automatisch erstellt, wenn jemand in einem Unternehmen ohne Mailbox eine Smartcard beantragt. Die Mailbox wird dem auf dem Registrierungsantrag angegebenen Unternehmen zugeordnet. sie gehört also dem Unternehmen und nicht der Person. Zugelassene Vertreter, die für das Unternehmen arbeiten, können dann als Empfänger elektronischer Mitteilungen in der Mailbox festgelegt werden.


Wie funktioniert die Mailbox?

Die Mailbox ist ein Posteingang, über den das EPA zugelassenen Vertretern Mitteilungen im PDF-Format zur Verfügung stellt. Wenn das EPA eine Mitteilung zu einer Akte sendet, prüft es anhand der Vertreternummer, ob die Mailbox aktiviert ist.


Wie können wir mit der Mailbox unseres Unternehmens arbeiten?

Damit die Mailbox genutzt werden kann, müssen zugelassene Vertreter oder Zusammenschlüsse von Vertretern als Empfänger festgelegt werden. (Eine Registrierung als Zusammenschluss kann die Nutzung der Mailbox erleichtern.)

Empfänger werden hinzugefügt, indem der Verwalter

  • sich in der Mailbox anmeldet,
  • unter "Verwaltung" > "Empfänger" die Schaltfläche "Hinzufügen" wählt,

mailbox-verwaltung-empfaenger-hinzufuegen

  • den Namen des zugelassenen Vertreters wie im folgenden Beispiel eingibt (bei Zusammenschlüssen ist als Vorname der Name des Unternehmens und als Nachname die Nummer des Zusammenschlusses einzugeben),

mailbox-akzeptieren

  • "Akzeptieren" wählt.

Der Antrag auf Hinzufügung des Empfängers wird an das EPA übermittelt, das ihm stattgibt oder ihn ablehnt. Der Verwalter wird entsprechend benachrichtigt.

Hat das EPA dem Antrag stattgegeben, muss der Verwalter

  • unter "Verwaltung" > "Empfänger"
  • den Nutzer mit dem Status "geklärt" markieren und "Bearbeiten" wählen,
  • das Kästchen "Elektronische Nachrichten an Mailbox des Unternehmens schicken" markieren und "Akzeptieren" wählen.

Dieser Empfänger ist nun aktiviert, und alle an ihn gerichteten Mitteilungen, die über die Mailbox zugänglich gemacht werden können (s. Mitteilungsliste), werden direkt an die Mailbox gesendet.

Die Anmeldung mit der Smartcard ermöglicht auch den Zugriff auf My Files, wo Sie Ihre unveröffentlichten Anmeldungen (bzw. die Ihres Zusammenschlusses) einsehen und die Vertretung für Ihre Akten verwalten können.


Sind die Mailbox und My Files miteinander verknüpft?

Ja. Für den Zugriff auf My Files muss die Mailbox eingeschaltet sein und der Empfänger muss "Elektronische Mitteilungen an Mailbox des Unternehmens schicken" aktivieren.


Wo finde ich die Mailbox?

Rufen Sie die Mailbox-Website auf und melden Sie sich mit Ihrer Smartcard an.


Was ist ein Nutzer?

Ein Nutzer ist jeder Smartcard-Inhaber eines Unternehmens, der Zugang zur Mailbox hat, Mitteilungen ansehen und herunterladen sowie den Posteingang verwalten kann (z. B. Ordner anlegen/löschen oder Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben).


Was ist ein Empfänger?

Mailbox-Empfänger sind Empfänger elektronischer Mitteilungen, die an die Mailbox verschickt werden. Ausschließlich zugelassene Vertreter und Zusammenschlüsse von Vertretern können als Empfänger hinzugefügt werden. Empfänger benötigen keine eigene Smartcard, um Mitteilungen empfangen zu können, brauchen aber Zugang zu einer Smartcard, um sie lesen zu können.


Was ist die Nummer eines Zusammenschlusses?

Das ist die Nummer, unter der ein Zusammenschluss zugelassener Vertreter vor dem EPA bei der Rechtsabteilung des EPA registriert ist.

Alle Mitteilungen des EPA werden an die registrierte Anschrift oder Zustellanschrift  des Zusammenschlusses geschickt.


Wer ist der Verwalter eines Unternehmens?

Dies kann jeder im Unternehmen sein, der eine Smartcard besitzt und die Rolle übernimmt.

Wenn für ein Unternehmen noch kein Verwalter bestimmt wurde, wird jeder Smartcard-Inhaber dieses Unternehmens bei der Anmeldung im Portal aufgefordert, sich als Verwalter registrieren zu lassen. Die Aufforderung erscheint so lange, bis jemand der Aufforderung folgt.


Verwaltung


Welche Rolle hat der Verwalter im Unternehmen?

Der Verwalter legt die Zugriffsrechte für die Online-Gebührenzahlung, die Mailbox und My Files fest. Er kann anderen Smartcard-Inhabern des Unternehmens Verwalterrechte zuweisen oder wieder entziehen.


Wer ist für die Aktualisierung der Liste von Mailbox-Nutzern und Empfängern zuständig?

Dafür ist der Verwalter des Unternehmens zuständig.

Alle Änderungen der Kontaktdaten von Nutzern und Empfängern (zugelassenen Vertretern), d. h. Namens- und Adressänderungen, sind per E-Mail an support@epo.org oder über das Kontaktformular mitzuteilen.


Was macht der Verwalter eines Unternehmens?

Der Verwalter kann

  • andere Verwalter benennen,
  • die Mailbox des Unternehmens ein- und ausschalten,
  • anderen Nutzern Zugangsrechte zur Mailbox zuweisen,
  • zugelassene Vertreter, die Mitteilungen über die Mailbox erhalten möchten, als Empfänger hinzufügen (vorbehaltlich einer Prüfung durch das EPA),
  • festlegen, in welchen Abständen der Papierkorb der Mailbox geleert wird,
  • anderen Nutzern das Recht zuweisen, das laufende Konto des Unternehmens einzusehen, Gebühren zu entrichten und den Gebührenzahlungsplan einzusehen.

Welche Pflichten hat der Verwalter eines Unternehmens gegenüber dem EPA?

Der Verwalter muss dem EPA Änderungen in der Liste der Empfänger im Unternehmen mitteilen. Alle Änderungen der Kontaktdaten von Nutzern und Empfängern (zugelassenen Vertretern), d. h. Namens- und Adressänderungen, sind per E-Mail an support@epo.org oder über das Kontaktformular mitzuteilen.

Möchte jemand keine Mitteilungen mehr über die Mailbox erhalten, so muss der Verwalter diese Person unter "Verwaltung" aus der Liste der Empfänger löschen.


Können Verwalter ihre eigenen Verwalterrechte widerrufen?

Nein, dies kann nur durch einen anderen Smartcard-Inhaber geschehen, der ebenfalls Verwalter ist.


Wie kann ich Zugriffsrechte an andere Nutzer vergeben?

Siehe die FAQs unter Verwaltung.


Wie kann ich einen Empfänger hinzufügen?

Siehe die FAQs unter Verwaltung.


Wie kann ich einen Empfänger entfernen?

Siehe die FAQs unter Verwaltung.


Praxis


Wer kann mit der Mailbox arbeiten, und wer kann Nachrichten erhalten?

Alle Smartcard-Inhaber (Nutzer), die vom Verwalter Zugriffsrechte erhalten haben, können auf die Mailbox des Unternehmens zugreifen und alle Mitteilungen lesen. Empfänger (d. h. zugelassene Vertreter und Zusammenschlüsse) können Mitteilungen "erhalten", d. h. an sie gerichtete Mitteilungen werden über die Mailbox zugestellt.


Können Nachrichten aus der Mailbox weitergeleitet werden?

Nein, das ist nicht möglich. Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten möchten, müssen Sie sie auf Ihren Rechner herunterladen und mit Ihrem eigenen E-Mail-Dienst als Anhang übermitteln oder über ein gemeinsames Laufwerk bereitstellen.


Kann ich dem EPA über die Mailbox antworten?

Nein. Die aktuelle Version der Mailbox ermöglicht lediglich eine einseitige Kommunikation vom EPA zum Nutzer.


Was geschieht, wenn eine über die Mailbox zugestellte Nachricht nicht geöffnet wird?

Unabhängig davon, ob die Nachricht geöffnet wurde, gilt eine an die Mailbox geschickte Nachricht mit dem zehnten Tag nach Übermittlung der elektronischen Benachrichtigung an die Mailbox als zugestellt, es sei denn, diese ist nicht oder an einem späteren Tag zugegangen. Siehe hierzu den Beschluss des Verwaltungsrats vom 15. Oktober 2014.


Welche Mitteilungen können derzeit über die Mailbox zugestellt werden?

Die Liste der Mitteilungen, die derzeit über die Mailbox zugänglich gemacht werden, kann auf der EPA-Website eingesehen werden:


Welche Mitteilungen werden nicht über die Mailbox zugestellt?

  • Mitteilungen, die nicht in der oben genannten Liste enthalten sind.

Diese Mitteilungen werden bis auf Weiteres auf dem Postweg versandt.


Unser Unternehmen hat mehrere Niederlassungen. Können wir mehrere Mailboxen erhalten?

Jede Mailbox trägt den Namen des betreffenden Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen in einem Land oder in verschiedenen Ländern hat, können Sie sicherstellen, dass es mehr als eine Mailbox erhält, indem Sie auf den einzelnen Registrierungsanträgen für Smartcards unterschiedliche Namen des Unternehmens angeben, z. B. "EPA Den Haag", "EPA München", "EPA Berlin" und "EPA Wien". Jeder zugelassene Vertreter bzw. Zusammenschluss kann nur in eine Mailbox aufgenommen werden, und mit jeder Smartcard kann nur auf eine Mailbox zugegriffen werden.


Wenn ich mich entscheide, mir meine Mitteilungen in elektronischer Form zustellen zu lassen, erhalte ich sie dann auch noch in Papierform?

Nein. Nachdem Ihr Verwalter die Mailbox Ihres Unternehmens aktiviert und Ihnen Zugriffsrechte erteilt hat, erhalten Sie Ihre Mitteilungen in elektronischer Form anstatt in Papierform. Auf elektronischem Wege versandte Mitteilungen werden nicht zusätzlich per Post versandt.


Kann ich Nachrichten aus dem Papierkorb in die Mailbox zurückholen?

Der Verwalter kann entscheiden, ob der Papierkorb täglich, wöchentlich, alle vier Wochen oder alle zwölf Wochen geleert werden soll. Je nach der gewählten Einstellung können Sie Ihre Nachrichten also bis zu zwölf Wochen lang aus dem Papierkorb zurückholen.


Ich habe Deutsch als bevorzugte Sprache ausgewählt. Die Oberfläche ist auch in Deutsch, aber die Beschreibungen der Nachrichten sind auf Englisch. Warum?

Die Beschreibungen der Nachrichten werden in der Verfahrenssprache der Akte angezeigt.


Erhalte ich eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn in der Mailbox meines Unternehmens eine neue elektronische Nachricht eingeht?

Nein, diesen Dienst bietet die Mailbox nicht an. Mailbox-Nutzer müssen daher regelmäßig prüfen, ob neue elektronische Nachrichten eingegangen sind.


Kann ich in mehr als eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden?

Nein. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden.


Ich bin Empfänger der Mailbox A und möchte auch in die Mailbox B aufgenommen werden. Was muss ich tun?

Das ist nicht möglich. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden. Wenn Sie bereits Empfänger der Mailbox A sind, werden all Ihre elektronischen Mitteilungen des EPA an die Mailbox A geschickt, auch wenn sie das Unternehmen B betreffen.


Kann ich elektronische Mitteilungen in mehreren Mailboxen empfangen?

Nein. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden. Alle elektronischen Mitteilungen des EPA an Sie als zugelassenen Vertreter werden an die Mailbox geschickt, in die Sie als Empfänger aufgenommen wurden, auch Mitteilungen, die sich auf andere Unternehmen beziehen.


Ich bin neuer zugelassener Vertreter in meinem Unternehmen und möchte die Mailbox des Unternehmens nutzen. Was muss ich tun?

Kontaktieren Sie den Verwalter und beantragen Sie Zugangsrechte zur Mailbox.


Was muss ich tun, wenn ich als Mailbox-Empfänger gelöscht werden möchte?

Sie müssen den Verwalter informieren. Er kann Sie aus der Liste der Empfänger der Mailbox löschen.


Fehlerbehebung


Ich kann die in den Mailbox-Ordnern aufgelisteten PDF-Dokumente nicht ansehen. Liegt das an meinem Browser?

Die Online-Dienste des EPA wurden für alle gängigen Browser getestet. Stellen Sie dennoch sicher, dass Popup-Fenster aus www.epoline.org nicht blockiert sind (Hinweis: Manche Browser sind so voreingestellt, dass sie Pop-up-Fenster standardmäßig blockieren).


Ich kann die Registerkarte "Mailbox" nicht finden. Was soll ich tun?

Auf die Mailbox können Sie nur zugreifen, wenn Sie eine Smartcard besitzen. Sind Sie mit einer Smartcard angemeldet? Wenn ja, muss Ihnen der Verwalter in Ihrem Unternehmen Zugriffsrechte erteilen.


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