2.1
Allgemeines

In manchen Fällen kann eine - telefonische oder persönliche - Rücksprache mit dem Anmelder zur Beschleunigung des Verfahrens beitragen. Eine telefonische Rücksprache kann zwischen dem Anmelder und dem Formalsachbearbeiter und/oder Prüfer geführt werden, während eine persönliche Rücksprache immer zwischen Anmelder und Prüfer stattfindet.Eine solche Rücksprache wird bevorzugt als Videokonferenz durchgeführt, was gegebenenfalls die Präsentation von Unterlagen, die Teilnahme anderer Personen und die Überprüfung der Identität der teilnehmenden Personen (siehe C-VII, 2.2) erlaubt. Auf Antrag des Anmelders können Rücksprachen jedoch auch telefonisch durchgeführt werden, wenn die Situation dies erfordert.

Die Rücksprache kann auf Initiative des Anmelders, des Prüfers oder des Formalsachbearbeiters durchgeführt werden. Die Entscheidung über die Durchführung liegt jedoch Eine Rücksprache liegt im Ermessen des Formalsachbearbeiters bzw. Prüfers. Beantragt der Anmelder eine Rücksprache, so ist diesem Antrag in der Regel zu entsprechen, es sei denn, ein formales Verfahren ist aufgrund des zu besprechenden Themas erforderlich oder der Prüfer ist der Ansicht, dass eine solche Unterredung nicht sachdienlich ist. Bestehen z. B. in der Prüfung erhebliche Meinungsunterschiede, ist in der Regel das schriftliche Verfahren oder eine mündliche Verhandlung angemessener.

Typische Fälle, in denen der Anmelder möglicherweise eine Rücksprache wünscht:

i)
wenn der Anmelder eine verfahrensrelevante Information benötigt, z. B. wie er in einem bestimmten Fall vorgehen soll (es ist jedoch zu beachten, dass der Prüfer normalerweise nicht für formale Aspekte wie Fristverlängerungen und Gebührenzahlungen zuständig ist); zu Anfragen zum Bearbeitungsstand von Akten siehe E‑VIII, 7;
ii)
wenn die Mitteilung oder die Erwiderung des Anmelders offenbar einen Fehler aufweist, der es dem Anmelder bzw. dem Prüfer erschwert, die nächste Erwiderung/Mitteilung zu verfassen (z. B. falsches Dokument angeführt, Mitteilung beruht auf einem falschen Anspruchssatz, Bezugnahme auf neues Vorbringen, das aber nicht beigefügt ist).

Typische Fälle, in denen der Prüfer eine Rücksprache mit dem Anmelder für sinnvoll halten kann:

iii)
wenn bei bestimmten strittigen Punkten Unklarheit zu herrschen scheint, z. B. der Anmelder die Argumente des Prüfers offensichtlich falsch verstanden hat oder umgekehrt, sodass das schriftliche Verfahren ins Leere führt;
iv)
wenn die Anmeldung eigentlich erteilungsreif ist, der Prüfer aber noch einige kleinere Punkte mit dem Anmelder klären oder Änderungen vorschlagen will, mit denen die erhobenen Einwände ausgeräumt werden könnten;
v)
wenn der Anmelder auf die Mitteilung nach Regel 71 (3) hin Änderungen/Berichtigungen beantragt, denen der Prüfer nicht zustimmen kann.

Zu Rücksprachen in Reaktion auf den EESR vor dem Eintritt der Anmeldung in die Prüfungsphase siehe B‑XI, 8.

Telefonische Rücksprachen, die nur der Vereinbarung eines Termins für eine Rücksprache oder eine mündliche Verhandlung dienen, sind selbst keine Rücksprachen im Sinne dieses Abschnitts. Es muss daher keine Niederschrift angefertigt werden (C-VII, 2.4); dies ist nur erforderlich, wenn der Anmelder einer Ladungsfrist von weniger als zwei Monaten vor der mündlichen Verhandlung zustimmt (E-III, 6).

Wird telefonisch, per E-Mail oder schriftlich vom Prüfer oder vom Anmelder eine Rücksprache vereinbart, so sind die zu erörternden Fragen festzulegen. Erfolgt die Vereinbarung telefonisch, so sollte der Prüfer deren Einzelheiten festhalten und die zu erörternden Fragen in der Akte kurz vermerken.

Im Rahmen einer Rücksprache mit einem Prüfer kann keine Entscheidung getroffen werden, da alle Entscheidungen von der gesamten Prüfungsabteilung getroffen werden müssen.

2.1
Telefonische Rücksprache

Eine telefonische Rücksprache kann auf Initiative des Anmelders oder des Prüfers stattfinden.

Typische Fälle, in denen der Anmelder beim EPA anruft:

i)
wenn der Anmelder eine verfahrensrelevante Information benötigt, z. B. wie er in einem bestimmten Fall vorgehen soll (es ist jedoch zu beachten, dass der Prüfer normalerweise nicht für formale Aspekte wie Fristverlängerungen und Gebührenzahlungen zuständig ist);
ii)
wenn die Mitteilung oder die Erwiderung des Anmelders offenbar einen Fehler aufweist, der es dem Anmelder bzw. dem Prüfer erschwert, die nächste Erwiderung/Mitteilung zu verfassen (z. B. falsches Dokument angeführt, Mitteilung beruht auf einem falschen Anspruchssatz, Bezugnahme auf neues Vorbringen, das aber nicht beigefügt ist).

Typische Fälle, in denen ein Anruf des Prüfers beim Anmelder sinnvoll sein kann:

iii)
wenn bei bestimmten strittigen Punkten Unklarheit zu herrschen scheint, d. h., der Anmelder die Argumente des Prüfers offensichtlich falsch verstanden hat oder umgekehrt, sodass das schriftliche Verfahren ins Leere führt;
iv)
wenn die Anmeldung eigentlich erteilungsreif ist, der Prüfer aber noch einige kleinere Punkte mit dem Anmelder klären oder neue Änderungen vorschlagen will, mit denen die erhobenen Einwände ausgeräumt werden könnten;
v)
wenn der Anmelder auf die Mitteilung nach Regel 71 (3) hin Änderungen/Berichtigungen beantragt, denen der Prüfer nicht zustimmen kann.

Anfragen zum Bearbeitungsstand von Akten sind online mit dem dafür vorgesehenen Formblatt (EPA-Formblatt 1012) einzureichen (siehe die Mitteilung des EPA vom 2. August 2016, ABl. EPA 2016, A66). Anträge, die formlos, d. h. nicht mit dem vorgesehenen Formblatt bzw. telefonisch und/oder auf Papier eingereicht werden, werden vom EPA nicht bearbeitet (siehe E‑VIII, 7).

2.2
Persönliche Rücksprache

Aufgrund der geografischen Entfernung und des benötigten Zeitaufwands ist eine telefonische Rücksprache im Allgemeinen einer persönlichen Rücksprache vorzuziehen. Ist der Anmelder der Meinung, dass ein persönliches Treffen angebracht ist, sollte er dies begründen.

Eine persönliche Rücksprache kann aber beispielsweise angebracht sein, wenn der Anmelder das EPA aus einem anderen Grund aufsucht und die Gelegenheit wahrnehmen möchte, seine Anmeldung persönlich mit dem Prüfer zu besprechen, ohne dass ihm dadurch zusätzliche Reisekosten entstehen. Dies gilt insbesondere, wenn

der Vertreter von einem Anmelder oder Erfinder begleitet wird oder
der Anmelder bestimmte technische Einzelheiten klären möchte, beispielsweise, indem er eine bestimmte Vorrichtung vorführt oder eine Präsentation zeigt, die er einer schriftlichen Erwiderung nicht beifügen könnte.

In einem solchen Fall ist vorher ein Termin zu vereinbaren, vorzugsweise gemäß dem in C‑VII, 2.1 beschriebenen Verfahren.

Der Prüfer entscheidet, ob eine persönliche Rücksprache angebracht ist. In Anbetracht der aktenkundigen Einwände und des Zeitrahmens kann er auch vorschlagen, stattdessen eine mündliche Verhandlung abzuhalten (siehe E‑III, 2). Dies trifft insbesondere dann zu, wenn eine negative Entscheidung wahrscheinlich ist.

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