Plan d'action pour la qualité 2024

Depuis près de cinquante ans, l'OEB fournit invariablement des produits et des services de haute qualité, des brevets juridiquement solides qui donnent aux utilisateurs la confiance dont ils ont besoin pour mettre sur le marché des technologies innovantes. La sécurité juridique et la prévisibilité offertes par la Convention sur le brevet européen (CBE) sont au cœur même des brevets de l'OEB. Mais les fondements juridiques ne suffisent pas : en tant qu'institution ayant pour mission de soutenir l'innovation en Europe, l'OEB a investi sur plusieurs fronts pour s'assurer que la qualité de ses produits continue de satisfaire les besoins des utilisateurs. En tant qu'organisme public, nous nous engageons également à fournir à toute la société des brevets solides sur le plan juridique qui répondent aux normes de validité les plus élevées et soutiennent les économies durables.

Les esprits les plus brillants, experts dans leurs domaines techniques, ont été recrutés dans toute l'Europe. Des bases de données contenant 2,2 milliards d'entrées ont été mises à la disposition de plus de 4 000 examinateurs pour la recherche et l'examen. Des outils de plus en plus puissants ont été développés pour soutenir la procédure de délivrance des brevets. Des procédures numériques ont été mises en œuvre pour les demandeurs afin d'améliorer la qualité, la rapidité et l'efficacité des interactions avec l'Office. Parallèlement, une formation a été dispensée aux utilisateurs pour garantir la qualité à la source : en effet, des demandes de brevet de haute qualité qui sont soigneusement et convenablement rédigées restent un facteur important pour obtenir des brevets de haute qualité. Ce ne sont là que quelques exemples des nombreuses manières dont l'OEB a maintenu son engagement envers l'excellence au cours des cinq dernières décennies et s'est orienté vers une culture d'amélioration continue de la qualité.

Les résultats de ces investissements dans la qualité parlent d'eux-mêmes. Au fil des ans, le système du brevet européen s'est élargi et comprend désormais 39 États contractants, ainsi qu'un État autorisant l'extension et cinq États autorisant la validation. L'OEB a également été chargé par les institutions de l'UE de délivrer le brevet européen à effet unitaire, une reconnaissance de la procédure de délivrance de brevets de haute qualité de l'OEB. Au cours de la dernière décennie, l'OEB a continuellement été classé premier parmi les cinq plus grands offices de PI à travers le monde pour la qualité de ses produits et services. Nous sommes maintenant arrivés à un stade où seule une petite fraction des utilisateurs (seulement 6 %) expriment du mécontentement à l'égard des actions finales et des publications, selon notre dernière enquête de satisfaction des utilisateurs.

Malgré ce succès, la qualité demeure un sujet complexe. Les opinions sur la définition même de la qualité peuvent varier. En conséquence, l'OEB a intensifié ses efforts pour garantir que la qualité constitue une aventure commune et que les produits et services sont conformes aux attentes des utilisateurs. En 2022, l'OEB a élaboré la toute première Charte sur la qualité des brevets avec les utilisateurs, le personnel et les États contractants, définissant des objectifs en matière de qualité et la façon dont nous entendons les atteindre. Les réclamations et les commentaires font l'objet d'un suivi, y compris ceux soumis au nouveau service de médiation (Ombuds service). Des échanges avec nos utilisateurs ont lieu régulièrement. Les résultats de notre enquête semestrielle indépendante de satisfaction des utilisateurs et les conclusions de notre groupe de parties prenantes sur l'assurance de la qualité (SQAP) sont analysés pour apporter des améliorations. Des audits de qualité sont effectués par la direction Audit de qualité, qui est une unité interne dédiée, indépendante du domaine opérationnel. Les données fournies sont de plus en plus détaillées. Les décisions des chambres de recours font l'objet d'un suivi continu.

En résumé, la qualité est évaluée à chaque étape de la procédure de délivrance de brevets, ce qui nous a aidés à mener à bien plusieurs réalisations majeures en 2023 et nous permettra d'apporter de nouvelles améliorations en 2024, en nous appuyant sur un Plan d'action pour la qualité mis à la disposition du public et sur un tout nouveau tableau de bord des KPI essentiels en matière de qualité.

Progrès réalisés en 2023

Nous avons appris de la richesse des informations et des données recueillies auprès des utilisateurs, nous permettant de franchir plusieurs nouvelles étapes dans notre parcours vers la qualité en 2023 :

Recrutement et développement des compétences du personnel 

• nous avons recruté 138 personnes hautement motivées et qualifiées, dont 100 examinateurs ;
• nous avons tenu nos examinateurs au courant des dernières évolutions en matière de technologie, d'outils et de droit grâce à la formation continue ; par exemple, deux jours de formation pour 200 examinateurs sur la dernière technologie 6G ; six heures de formation sur notre outil de recherche ANSERA dispensées à 1 500 examinateurs, entraînant une augmentation de 63 % à 93 % des recherches effectuées dans ANSERA ; et des présentations faites par des membres de la JUB, des juges nationaux et des membres de l'unité chambres de recours.

Amélioration des outils et des bases de données pour les examinateurs et les utilisateurs 

• nous avons augmenté de 5 % le volume d'état de la technique dans nos bases de données, passant de 146 millions de publications de brevets (avril 2023) à 153 millions (janvier 2024) ;
• nous avons amélioré notre outil de recherche sur l'état de la technique en optimisant les fonctionnalités et l'ergonomie du visionneur et en ajoutant avec succès un premier composant d'IA à la fonction de pré-recherche ;
• nous avons déployé un nouvel outil d'attribution numérique des dossiers pour acheminer chaque demande au bon examinateur et à la bonne division ;
• nous avons élaboré un nouvel espace partagé pour permettre à la division et au mandataire de collaborer sur le dossier dans MyEPO.

Accent mis sur une recherche complète et précise et un examen approfondi et uniforme 

• depuis le 1^er novembre 2023, toutes les recherches et toutes les opinions écrites impliquent désormais la division complète de trois personnes et le responsable d'équipe ;
• nous avons amélioré notre approche en matière de cohérence, en lançant notre tableau de bord d'harmonisation des pratiques, ce qui nous permet de cerner les problèmes et de suivre les progrès dans l'ensemble de nos communautés d'examinateurs ;
• nous avons examiné notre approche dans l'ensemble de nos huit communautés technologiques pour vérifier la cohérence de la pratique consistant à aligner la description sur les revendications, en prenant les mesures nécessaires via des formations et des conseils.

Approfondissement du dialogue avec nos utilisateurs 

• nous avons tenu une cinquantaine de réunions avec les principaux demandeurs et associations d'utilisateurs ;
• nous avons élargi le concept du groupe de parties prenantes sur l'assurance de la qualité (SQAP), en travaillant avec des mandataires en brevets européens pour évaluer la qualité de recherches, de notifications intermédiaires et de délivrances sélectionnées de façon aléatoire ;
• nous avons organisé une journée des utilisateurs record, avec plus de 10 000 personnes au total.

Réalisation d'audits indépendants de qualité des produits, avec les résultats suivants pour la période 2022-2023 

• une amélioration des tendances concernant les conclusions liées à la nouveauté ou à l'activité inventive pour les délivrances auditées (passant de 9,5 % à 7,9 %) ;
• un niveau élevé et stable de la qualité de la recherche et de l'opinion écrite, avec des conclusions d'audit indiquant que, dans 4 % des cas, un état de la technique plus pertinent avait été trouvé ;
• bien que l'audit des dossiers d'opposition n'ait pas lieu chaque année, l'audit de 2022 a montré que, dans seulement 4 cas sur 100, l'auditeur était en désaccord avec la décision concernant l'opposition.

 

 

Nos objectifs de qualité pour 2024 : transparents et mesurables

Ces dernières années, les mesures de qualité prises par l'OEB sont devenues de plus en plus transparentes. Les rapports annuels sur la qualité sont maintenant compilés et publiés en annexe du bilan annuel de l'OEB au mois de juin sur notre portail de transparence. Les conclusions des réunions du SACEPO sont publiées régulièrement. La publication de la Charte sur la qualité des brevets en 2022 a constitué une première, définissant de façon transparente les attentes des utilisateurs et de l'Office. Les progrès sont examinés et supervisés par les organes de contrôle de l'OEB que sont le Conseil d'administration et son organe auxiliaire, le Comité "Soutien technique et opérationnel" (CSTO).

L'année 2024 marque une nouvelle étape importante dans la transparence des initiatives de qualité de l'OEB. Autrefois distribué uniquement en interne, le Plan d'action pour la qualité de l'OEB est pour la première fois accessible à tous, définissant nos objectifs et nos actions en matière de qualité pour l'année à venir. Il fournit une vue d'ensemble des actions définies afin d'améliorer davantage la qualité de nos produits et services à chaque étape de la procédure de délivrance de brevets, d'améliorer les enseignements tirés des conclusions des chambres de recours et de renforcer encore le dialogue avec les utilisateurs. Avec la publication de ce plan, les utilisateurs pourront voir comment les commentaires qu'ils ont transmis à travers divers canaux ont été pris en compte et mis en œuvre.

Mais notre transparence ne se limite pas simplement à être ouverts sur nos ambitions en 2024. Cette année, l'OEB publie également un nouveau tableau de bord de performances pour les KPI, afin que toutes les parties prenantes puissent suivre nos progrès. Le tableau de bord rassemble nos indicateurs clés sur la qualité. Les KPI spécifiques sur la qualité qui ont été rassemblés dans le présent plan d'action peuvent également être consultés sur les pages relatives à la qualité de notre site Web. Ils fournissent ainsi une image complète et transparente de la qualité dans la procédure de délivrance de brevets à l'OEB, à commencer par notre recherche et nos opinions écrites.

Recherche et opinion écrite

Grâce au niveau de détail accru des audits de qualité de l'OEB, les rapports d'audit pour les recherches et les opinions écrites peuvent désormais identifier précisément les domaines à améliorer, pour nous permettre de cibler nos actions en conséquence.

Pour 2024, nous avons défini un KPI clair afin de suivre l'appréciation incorrecte de la nouveauté ou de l'activité inventive dans nos recherches et opinions écrites. À cela s'ajoute également un KPI concernant les recherches et les opinions écrites auditées pour lesquelles un état de la technique plus pertinent a été trouvé par l'auditeur. Les résultats sont présentés en pourcentage des dossiers audités comportant des conclusions (audits réalisés par notre direction Audit de qualité sur un échantillon aléatoire de produits de recherche fournis par les équipes opérationnelles). Plus d'une conclusion peut s'appliquer à chaque produit audité.

Nous suivrons également la satisfaction de nos utilisateurs concernant nos produits de recherche via notre enquête de satisfaction des utilisateurs, qui sera réalisée tous les deux ans par un contractant indépendant. L'enquête 2022/2023 a été de grande ampleur, impliquant 7 000 utilisateurs. Les prochains résultats de l'enquête de satisfaction des utilisateurs seront disponibles en 2025.

En mettant l'accent sur ces KPI, nous serons en mesure de fournir des opinions écrites plus complètes qui établissent un juste équilibre entre le respect des exigences juridiques et l'identification minutieuse du plein potentiel de la demande. En outre, les divisions de recherche actives nouvellement introduites continueront de garantir que toutes les actions de recherche passent par les trois membres de la division, qui examineront ensuite le dossier correspondant.

Nous atteindrons ces KPI en améliorant nos outils, en développant les compétences de nos agents ainsi qu'en renforçant et en harmonisant davantage notre travail :

Améliorer nos outils 

• identifier les besoins de formation individuels et y répondre ;
• mettre à jour les compétences techniques via les milieux universitaires, l'industrie et les salons professionnels ;
• fournir une formation ciblée à ANSERA pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de l'outil et atteindre 100 % d'utilisation (actuellement 93 %).

Développer les compétences de nos agents 

• identifier les besoins de formation individuels et y répondre ;
• mettre à jour les compétences techniques via les milieux universitaires, l'industrie et les salons professionnels ;
• fournir une formation ciblée à ANSERA pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de l'outil et atteindre 100 % d'utilisation (actuellement 93 %).

Renforcer et harmoniser davantage notre travail 

• améliorer davantage l'appréciation de la nouveauté et de l'activité inventive, ainsi que d'autres exigences telles que la clarté ;
• aborder les positions de repli ;
• proposer des moyens de lever des objections ;
• surveiller l'impact des divisions de recherche actives.

Ensemble, les KPI et les actions ciblées permettront d'obtenir des améliorations mesurables de la qualité de fond, à l'étape de la recherche et aux étapes ultérieures de la procédure, et de traiter les points à améliorer que nous avons identifiés.

Examen

Les audits de notre direction Audit de qualité sur la délivrance montrent qu'il est possible d'améliorer la qualité de l'appréciation de la nouveauté et de l'activité inventive ainsi que de l'ajout d'éléments. À l'aide des rapports plus détaillés de la direction Audit de qualité, nous avons défini un KPI portant sur l'appréciation incorrecte de la nouveauté et de l'activité inventive. Nous avons également établi un KPI portant sur l'ajout d'éléments, afin de capturer les conclusions enregistrées lorsque l'objet de la délivrance proposée s'étend au-delà de celui de la demande initiale ou principale. Les résultats sont présentés en pourcentage des dossiers audités comportant des conclusions. Plus d'une conclusion peut s'appliquer à chaque produit audité.

La satisfaction des utilisateurs concernant la qualité de nos produits d'examen sera également surveillée à travers l'enquête de satisfaction des utilisateurs. En plus des résultats de la direction Audit de qualité et de l'enquête de satisfaction des utilisateurs, il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur la qualité de notre travail à partir des décisions des chambres de recours. Un nouveau KPI sera donc développé au cours de l'année 2024 concernant les décisions des chambres de recours sur les rejets ex parte.

Pour atteindre ces objectifs, nous intensifierons encore nos efforts concernant le développement des compétences de nos agents, le renforcement et l'harmonisation de notre travail, surtout pour les technologies émergentes, et le renforcement de nos partenariats.

Développer les compétences de nos agents 

• discuter d'exemples pour illustrer les bonnes pratiques et les domaines à améliorer ; 
• renforcer l'apprentissage à partir des retours de collègues, de responsables, de la direction Audit de qualité, de l'opposition, des chambres de recours, de la juridiction unifiée du brevet, des juridictions nationales, des utilisateurs et des SQAP ;
• impliquer le responsable d'équipe dans le dialogue sur l'audit de qualité.

Renforcer et harmoniser davantage notre travail 

• faire appel à des experts des inventions mises en œuvre par ordinateur et de l'IA pour assurer une approche harmonisée des technologies émergentes ;
• affecter des divisions mixtes à des demandes couvrant différents domaines ;
• intégrer l'utilisation de communications structurées ;
• mener une étude interne sur la cohérence des pratiques dans le traitement des observations de tiers ;
• surveiller l'impact de l'harmonisation à l'aide d'un tableau de bord d'harmonisation.

Renforcer nos partenariats 

• organiser un atelier avec les utilisateurs sur la clarté et la responsabilité partagée ;
• suivre l'utilisation et l'impact de l'espace partagé dans MyEPO Portfolio.

Opposition

Pour favoriser l'amélioration de la sécurité juridique et la solidité de nos décisions en matière d'examen et d'opposition, nous nous appuierons sur les initiatives mises en œuvre dans le Plan stratégique 2024 visant à tirer davantage parti des conclusions des chambres de recours. Au cours de l'année 2024, nous élaborerons une analyse plus systématique des conclusions de l'unité chambres de recours et étudierons les décisions rendues sur des recours pour identifier les points d'amélioration de la qualité et d'apprentissage.

Pour suivre nos progrès, nous définirons un nouveau KPI destiné à identifier les tendances en matière de conclusions des procédures de recours suite à des décisions concernant l'opposition. En 2024, nous mettrons à l'essai un nouveau format d'audit de l'opposition, en poursuivant l'élaboration de notre procédure d'audit sur la base des enseignements tirés des audits plus détaillés sur la recherche et la délivrance. Nos objectifs relatifs à l'opposition en 2024 seront atteints par des mesures visant à :

• identifier les enseignements à tirer des décisions des chambres de recours et les faire connaître, p. ex. par l'intermédiaire de la communauté de pratique sur la jurisprudence, des événements iLearn ;
• analyser les décisions annulant la décision de première instance ;
• introduire des communications structurées au stade de l'opposition, normaliser les "faits et conclusions", affecter des divisions mixtes ;
• expliquer dans les décisions comment la division a interprété des revendications obscures ;
• consolider le cadre du dialogue sur la qualité avec l'unité chambres de recours ;
• clarifier davantage les Directives relatives à l'examen en concertation avec les utilisateurs.

Dialogue avec les utilisateurs

En 2024, nous poursuivrons notre approche collaborative dans laquelle la direction de l'OEB, les examinateurs de brevets et les acteurs de l'industrie engagent un dialogue actif, ouvert et constructif pour améliorer la qualité déjà élevée de la procédure de délivrance de brevets à l'OEB. En particulier, nous allons :

• proposer un programme de réunions institutionnelles et au niveau des demandeurs, aussi bien générales que techniques ;
• rencontrer les membres nouvellement nommés du SACEPO afin d'optimiser l'interaction entre les membres, les utilisateurs qu'ils représentent et l'OEB ;
• expliquer de manière transparente aux parties prenantes les mesures prises en faveur de la qualité et les améliorations prévues ;
• élaborer un concept de SQAP intégrant les commentaires de l'epi, du groupe de travail du SACEPO sur la qualité (WP/Q), de BusinessEurope ;
• intégrer les commentaires du SACEPO WP/Q dans la préparation de la prochaine enquête de satisfaction des utilisateurs ;
• continuer à développer des outils en ligne et aider les utilisateurs à apprendre à les utiliser, p. ex. MyEPO ;
• moderniser la formation professionnelle, l'examen européen de qualification (EEQ), le certificat européen d'administration des brevets (CEAB).

La qualité est un parcours continu et partagé. En collaborant avec tous les utilisateurs du système de brevet européen, et en associant notre expertise et notre engagement en faveur de l'excellence, nous pouvons aspirer à atteindre de nouveaux sommets et établir de nouvelles normes mondiales en matière de qualité des brevets. Tout au long de l'année, nous mettrons à jour le tableau de bord des KPI afin de permettre un suivi de nos performances. Nous rendrons compte des résultats de nos mesures, ainsi que d'autres activités liées à la qualité, dans notre Rapport annuel sur la qualité 2024 qui sera publié au mois de juin 2025.