Directives techniques
Zoom est la plateforme standard pour la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence.
Conditions générales requises
Connexion Internet
Veuillez vous assurer que votre connexion Internet est puissante et stable. L'utilisation d'un câble Ethernet au lieu d'une connexion Wi-Fi permet d'éviter les coupures soudaines pour une exécution fluide des procédures orales.
Audio
Veillez à toujours choisir "join with computer audio" pour activer le son lorsque vous rejoignez une réunion et vérifiez bien dans les paramètres audio de Zoom que vous avez choisi le bon appareil.
Si deux ou plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, chacune d'entre elles doit utiliser son propre équipement audio et vidéo pour se connecter à la procédure.
Microphones
Veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un micro-casque USB (pourvu d'un micro intégré) ou un microphone USB unidirectionnel de type podcast (à pince ou sur pied), présentant une réponse en fréquence d'au moins 125 Hz à 15 000 Hz et comportant une fonction d'annulation de l'écho.
Merci d'utiliser du matériel audio connecté à votre ordinateur par un câble USB. Les microphones connectés à l'ordinateur via Bluetooth ne doivent être utilisés qu'en combinaison avec un connecteur Bluetooth / USB supplémentaire et, afin d'éviter toute interférence, uniquement si le participant est seul dans la salle.
Pour les visioconférences avec interprétation notamment, merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur ou à une webcam, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes
filaires), ni le microphone omnidirectionnel (souvent partagé) d'une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance. Ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour pouvoir écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO 24019:2022.
Haut-parleurs
Veuillez ne pas utiliser de haut-parleurs externes, car ils peuvent générer un écho. Nous vous recommandons d'utiliser un micro-casque ou un casque.
Microphones, haut-parleurs et caméras - Bonnes pratiques
Environnements
Choisissez un emplacement calme pour vous connecter à la réunion Zoom. En règle générale, un espace plus petit avec des meubles recouverts de tissu améliore l'acoustique et réduit les réverbérations.
Système
Pour éviter tout problème de ressources, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android. Veuillez noter que les appareils mobiles ne sont pas recommandés si vous prévoyez de parler ou d'écouter l'interprétation fournie.
Caméra
Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p), placée de manière à fournir un gros plan du visage de l'intervenant(e). Avant tout, veuillez utiliser une caméra par personne.
Appel test
Nous recommandons fortement aux utilisateurs de procéder à un appel test avant la date de la procédure orale, en s'y prenant suffisamment de temps à l'avance (de préférence deux à trois semaines mais au moins cinq jours ouvrés à l'avance). Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test plus d'un mois à l'avance. Il va sans dire que l'appel test doit être effectué avec l'équipement que la partie utilisera pour la procédure orale, et depuis le site où elle se trouvera ce jour-là.
Pour convenir d'un appel test avec nous, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse EPOvicotest@epo.org, en indiquant la date souhaitée, le numéro de votre demande ainsi que les noms et coordonnées (numéros de téléphone et adresses de courrier électronique) de chacun des participants. Nous programmerons ensuite une session de test de 30 minutes (proposée du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 18 h HEC) et nous vous enverrons une invitation contenant les données de connexion pour l'appel.
Le test vise à vérifier que :
- l'application de visioconférence fonctionne correctement ;
- la connexion établie est stable et offre une qualité visuelle et sonore adaptée ;
- chaque interlocuteur peut présenter du contenu ;
- l'accès à plusieurs canaux audio est disponible pour l'interprétation simultanée.
Soutien technique
Si vous rencontrez des problèmes pour établir la connexion, veuillez contacter le service de l'OEB en charge des visioconférences au numéro de téléphone suivant : (+31) (0) 70 340 4444.
Confidentialité
Nous vous invitons à consulter la Politique de protection des données et de confidentialité de l'OEB pour obtenir des informations sur les données recueillies, leur utilisation, la politique relative à leur conservation, la sécurité et les droits spécifiques dont disposent les résidents européens en matière de confidentialité.
Zoom
Les utilisateurs participant à des procédures orales tenues via Zoom sont invités à prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.
Systèmes pris en charge pour Zoom
En ce qui concerne les procédures orales tenues via Zoom, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :
- client de bureau Zoom installé dans Windows ou Mac (mise à jour régulière, reflétant la toute dernière version) ;
- application mobile Zoom pour iOS ou Android (mise à jour régulière, reflétant la toute dernière version) ;
- client Web Zoom (Chrome, Firefox, Edge, Safari : à deux versions près de la version actuelle) pour les procédures orales au stade de l'opposition. Les procédures orales au stade de l'examen tenues via Zoom étant chiffrées de bout en bout, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales au stade de l'examen.
Quelle que soit la configuration Zoom dont vous disposez, nous vous conseillons de tester la compatibilité de vos équipements avec les systèmes de l'OEB, de préférence au moins cinq jours ouvrés avant la tenue de la procédure orale (cf. "Appel test" ci-dessus).
Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique Mise en route du Centre d'aide Zoom.
Confidentialité avec Zoom
Pour plus d'informations, consultez la FAQ relative aux procédures orales sous forme de visioconférence.