Directives techniques
Zoom est la plateforme standard pour la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence.
Conditions générales requises
Son
Veillez à toujours choisir "join with computer audio" pour activer le son lorsque vous rejoignez une réunion et vérifiez bien dans les paramètres audio de Zoom que vous avez choisi le bon appareil.
Si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, elles doivent chacune utiliser leur propre équipement audio et vidéo pour se connecter à la procédure.
Elles devraient également parler sans masque, si possible.
Microphones
Veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un micro-casque USB (pourvu d'un micro intégré) ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied), présentant une réponse en fréquence d'au moins 125 Hz à 15 000 Hz et comportant une fonction d'annulation de l'écho.
Merci d'utiliser du matériel audio connecté à votre ordinateur par un câble USB. Les microphones connectés à l'ordinateur via Bluetooth ne doivent être utilisés qu'en combinaison avec un connecteur Bluetooth / USB supplémentaire et, afin d'éviter toute interférence, uniquement si le participant est seul dans la salle.
Pour les visioconférences avec interprétation en particulier, merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires) ni le microphone omnidirectionnel (souvent partagé) d'une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée - Exigences et recommandations".
Haut-parleurs
Veuillez ne pas utiliser de haut-parleurs externes, car ceux-ci peuvent provoquer des échos. Nous recommandons d'utiliser un micro-casque ou un casque.
Système
Pour éviter tout problème de ressources, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android.
Bande passante
Assurez-vous de disposer d'une bande passante Internet suffisante. Le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion filaire est plus stable qu'une connexion sans fil.
Caméra
Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p), placée de manière à fournir un gros plan du visage de l'intervenant(e). Avant tout, veuillez utiliser une caméra par personne.
Moniteur/écran
Il est important d'utiliser un moniteur/écran de bonne qualité et suffisamment grand pour garantir une bonne expérience visuelle.
Appel test
Nous recommandons fortement aux utilisateurs de procéder à un appel test avant la date de la procédure orale, en s'y prenant suffisamment de temps à l'avance (de préférence deux à trois semaines - mais au moins cinq jours ouvrés - à l'avance). Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test plus d'un mois à l'avance. Il va sans dire que l'appel test doit être effectué avec l'équipement que la partie utilisera pour la procédure orale, et depuis le site où elle se trouvera ce jour-là.
Pour convenir d'un appel test avec nous, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse EPOvicotest@epo.org, en indiquant la date souhaitée, le numéro de votre demande ainsi que les noms et coordonnées (numéros de téléphone et adresses de courrier électronique) de chacun des participants. Nous programmerons ensuite une session de test de 30 minutes (proposée du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 18 h HEC) et nous vous enverrons une invitation contenant les données de connexion pour l'appel.
Le test vise à vérifier que :
- l'application de visioconférence fonctionne correctement ;
- la connexion établie est stable et offre une qualité visuelle et sonore adaptée ;
- chaque interlocuteur peut présenter du contenu ;
- le cas échéant, l'accès à plusieurs canaux audio est disponible pour l'interprétation simultanée.
Assistance technique
Si vous rencontrez des problèmes pour établir la connexion, veuillez contacter le service de l'OEB en charge des visioconférences au numéro de téléphone suivant : (+31) (0) 70 340 4444.
Confidentialité
Nous vous invitons à consulter la politique de l'OEB en matière de protection des données et de confidentialité pour obtenir des informations sur les données recueillies, leur utilisation, la politique relative à leur conservation, la sécurité et les droits spécifiques dont disposent les résidents européens en matière de confidentialité. L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques.
Zoom
Les utilisateurs participant à des procédures orales tenues via Zoom sont invités à prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.
Systèmes pris en charge pour Zoom
En ce qui concerne les procédures orales tenues via Zoom, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :
- client de bureau Zoom installé dans Windows ou Mac (mise à jour régulière, reflétant la toute dernière version) ;
- application mobile Zoom pour iOS ou Android (mise à jour régulière, reflétant la toute dernière version) ;
- client web Zoom (Chromium Edge 80 ou version supérieure ; Google Chrome 53.0.2785 ou version supérieure ; Firefox 76 ou version supérieure ; Internet Explorer 10 ou version supérieure ; Safari 10.0.602.1.50 ou version supérieure) pour les procédures orales au stade de l'opposition. Les procédures orales au stade de l'examen tenues via Zoom étant chiffrées de bout en bout, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales au stade de l'examen.
Indépendamment de la configuration Zoom dont vous disposez, nous vous conseillons de tester la compatibilité de vos équipements avec les systèmes de l'OEB, de préférence au moins cinq jours ouvrés avant la tenue de la procédure orale (cf. "Appel test" ci-dessus).
Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique Mise en route du Centre d'aide Zoom.