Qualitätsaktionsplan für 2024

Seit fast fünfzig Jahren liefert das EPA durchgängig hochwertige Produkte und Dienste, rechtssichere Patente, die den Benutzern das nötige Vertrauen geben, das sie für die Markteinführung bahnbrechender Technologien benötigen. Die Rechtssicherheit und Planbarkeit, für die das Europäische Patentübereinkommen (EPÜ) sorgt, stehen im Zentrum der Patente des EPA. Doch eine Rechtsgrundlage zu haben reicht nicht aus: Als Institution mit der Mission, Innovationen in Europa zu unterstützen, hat das EPA an vielen Fronten investiert, um sicherzustellen, dass die Qualität seiner Produkte langfristig den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer entspricht. Als öffentliche Einrichtung sind wir außerdem verpflichtet, rechtssichere Patente für die Gesellschaft als Ganzes bereitzustellen, die höchste Validitätsstandards erfüllen und nachhaltiges Wirtschaften unterstützen.

Dafür haben wir die klügsten Köpfe – Experten in ihrem jeweiligen Fachgebiet – aus ganz Europa rekrutiert. Wir haben mehr als 4 000 Prüferinnen und Prüfern Datenbanken mit 2,2 Milliarden Einträgen zu Recherche und Prüfung bereitgestellt. Wir haben noch leistungsfähigere Werkzeuge für den Patenterteilungsprozess entwickelt. Wir haben digitale Verfahren eingeführt, so dass die Anmelderinnen und Anmelder in höherer Qualität, zeitnaher und effizienter mit dem Amt interagieren können. Gleichzeitig führten wir Benutzerschulungen durch, um die Qualität bereits an der Quelle sicherzustellen, da hochwertige, sorgfältig und sachdienlich erstellte Patentanmeldungen nach wie vor eine wichtige Vorbedingung für hochwertige Patente darstellen. Dies sind nur einige der vielen Arten, wie das EPA in den vergangenen fünf Jahrzehnten seiner Verpflichtung zur Exzellenz treu geblieben ist und sich an einer Kultur der ständigen Qualitätssteigerung ausgerichtet hat.

Die Erfolge dieser Investitionen in die Qualität sind klar erkennbar. Im Laufe der Jahre wurde das europäische Patentsystem auf heute 39 EPÜ-Vertragsstaaten sowie einen Erstreckungsstaat und fünf Validierungsstaaten erweitert. Das EPA wurde von EU-Institutionen mit der Entwicklung eines europäischen Patents mit einheitlicher Wirkung betraut – was bestätigt, welch hohe Qualität der Patenterteilungsprozess des EPA hat. Während der letzten zehn Jahre führte das EPA dank der hohen Qualität seiner Produkte und Dienste durchgängig die Liste der fünf bedeutendsten Ämter für geistiges Eigentum weltweit an. Inzwischen sind wir laut unserer neuesten Befragung zur Nutzerzufriedenheit an einem Punkt angelangt, an dem lediglich ein geringer Anteil der Benutzer – nur 6 % – sich mit den abschließenden Aktionen und Veröffentlichungen unzufrieden zeigen.

Trotz dieses Erfolgs ist Qualität nach wie vor ein komplexes Thema. Sogar die Meinungen über die Definition von Qualität können weit auseinandergehen. Deshalb hat das EPA seine Anstrengungen verstärkt, um sicherzustellen, dass die Qualität gemeinsam sichergestellt wird und dass die Produkte und Dienste an den Erwartungen der Benutzerinnen und Benutzer ausgerichtet werden. 2022 entwickelte das EPA zusammen mit Benutzern, Mitarbeitenden und EPÜ-Vertragsstaaten die erste Charta für Patentqualität, in der wir unsere Qualitätsziele und unser geplantes Vorgehen zu ihrer Erreichung festgeschrieben haben. Reklamationen und Rückmeldungen werden verfolgt, einschließlich derer an die neue Ombudsstelle. Wir tauschen uns regelmäßig mit unseren Benutzern aus. Die Ergebnisse unserer halbjährlichen unabhängigen Befragung zur Nutzerzufriedenheit sowie unserer Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) werden auf weitere Verbesserungsmöglichkeiten analysiert. Die Direktion für Qualitätsaudits (DQA), eine gesonderte, vom operativen Bereich getrennte interne Einheit, führt Qualitätsaudits durch. Die gelieferten Daten werden immer detaillierter. Entscheidungen der Beschwerdekammern werden durchgängig verfolgt.

Insgesamt wird die Qualität in jeder Phase des Patenterteilungsprozesses analysiert, wodurch 2023 einige wichtige Erfolge im Qualitätsbereich zu verzeichnen waren, was es uns ermöglicht, 2024 weitere Verbesserungen vorzunehmen – unterstützt durch einen öffentlich zugänglichen Qualitätsaktionsplan und ein neu eingeführtes Dashboard wichtiger Qualitäts-KPIs.

Fortschritte 2023

Wir haben aus den umfangreichen von Benutzern gesammelten Informationen und Daten gelernt, so dass wir 2023 mehrere weitere Schritte auf unserem Weg der Qualitätsverbesserung unternehmen konnten:

Rekrutierung und Fortbildung von Mitarbeitern

• Wir haben 138 hochmotivierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rekrutiert, darunter 100 Prüferinnen und Prüfe
• Wir haben unsere Prüfer durch kontinuierliche Fortbildung bezüglich Entwicklungen bei Technologie, Werkzeugen und Gesetzen auf dem Laufenden gehalten. Beispielsweise haben 200 Prüfer eine zweitägige Schulung zur neuesten 6G-Technologie absolviert und 1500 Prüfer erhielten eine sechsstündige Schulung an unserem Recherchetool ANSEAR. Diese führte zu einer Steigerung der in ANSERA erfolgreich abgeschlossenen Recherchen von 63 auf 93 Prozent. Außerdem fanden Gespräche mit dem EPG, nationalen Richtern und Mitgliedern der Beschwerdekammer statt.

Verbesserung der Werkzeuge und Datenbanken für Prüfer und Benutzer

• Erhöhung der Anzahl von Patentveröffentlichungen zum Stand der Technik um 5 % von 146 Millionen (April 2023) auf 153 Millionen (Januar 2024).
• Verbesserung unseres Recherchetools zum Stand der Technik durch Funktionserweiterung und Ergonomieverbesserungen des Viewers und erfolgreiche Aufnahme der ersten KI-Komponente in die Pre-search-Funktion.
• Einführung eines neuen Tools für die digitale Aktenzuweisung, damit jede Anmeldung zur richtigen Prüferin/zum richtigen Prüfer und zur richtigen Abteilung geleitet wird.
• Entwicklung eines neuen gemeinsamen Bereichs, damit Abteilung und Vertreter zusammen in MyEPO an der Akte arbeiten können.

Konzentration auf eine komplette und richtige Recherche sowie sorgfältige und konsistente Prüfung

• Seit dem 1. November 2023 sind bei allen Recherchen und schriftlichen Bescheiden jetzt alle drei Mitglieder der Abteilung inklusive des Team-Managers beteiligt
• Verbesserung unserer Vorgehensweise hinsichtlich Konsistenz, Einführung unseres Practice Harmonisation Dashboard, wodurch wir Probleme lokalisieren und Fortschritte in unseren Prüfer-Communities verfolgen konnten
• Überprüfung unserer Strategie in unseren acht Technologie-Communities auf konsistente Praktiken bei der Anpassung der Beschreibung an die Ansprüche – mit Schulungen und Anleitungen, wo dies für notwendig befunden wurde

Vertiefung des Dialogs mit unseren Nutzern

• 50 Treffen mit wichtigen Anmeldern und Nutzerverbänden
• Erweiterung des Konzepts eines Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAP), Zusammenarbeit mit europäischen Patentvertretern bei der Qualitätsbeurteilung zufällig ausgewählter Recherchen, Zwischenbescheide und Erteilungen
• Rekord-Nutzertag mit über 10 000 Teilnehmenden

Durchführung unabhängiger Produktqualitätsaudits mit Ergebnissen für 2022–23

• Verbesserte Trends bei den Feststellungen hinsichtlich Neuheit oder erfinderischer Tätigkeit für geprüfte Erteilungen (von 9,5 % auf 7,9 %)
• Stabil hohe Qualitätsstufe bei Recherchen und schriftlichen Bescheiden – im Audit wurde bei 4 % weiterer relevanter Stand der Technik gefunden
• Zwar prüfen wir Einspruchsakten nicht jährlich, doch das Audit 2022 zeigte, dass in lediglich 4 von 100 Fällen die Entscheidung über den Einspruch beanstandet wurde.

 

 

Unsere Qualitätsziele für 2024: Transparenz und Messbarkeit

In den letzten Jahren sind die Qualitätsmaßnahmen des EPA immer transparenter geworden. Heute werden jährliche Qualitätsberichte erstellt und jeden Juni als Anhang zum Jahresrückblick des EPA in unserem Transparenzportal veröffentlicht. Die Ergebnisse der SACEPO-Treffen werden regelmäßig veröffentlicht. Die Veröffentlichung der grundlegenden Charta für Patentqualität 2022 war die erste ihrer Art. Darin wurden die Erwartungen der Benutzer und des Amtes transparent dargelegt. Die Fortschritte werden von den Kontrollgremien des EPA, vom Verwaltungsrat und seinem Unterorgan, dem Ausschuss für technische und operative Unterstützung (ATOU), besprochen und nachverfolgt.

2024 markiert einen wichtigen Meilenstein bei der Transparenz der Qualitätsinitiativen des EPA. Der bisher nur zur internen Verwendung vorgesehene Qualitätsaktionsplan des EPA mit unseren Zielen und Qualitätsmaßnahmen für das kommende Jahr wird erstmals für die Allgemeinheit veröffentlicht. Er liefert einen Überblick über die vorgesehenen Aktionen zur weiteren Qualitätsverbesserung unserer Produkte und Dienste in jedem Stadium des Patenterteilungsprozesses; er hilft, besser aus den Ergebnissen der Beschwerdekammern zu lernen und vertieft den Dialog mit unseren Nutzern. Mit Veröffentlichung dieses Plans können die Benutzerinnen und Benutzer sehen, wie ihre Rückmeldungen über verschiedene Kanäle berücksichtigt und umgesetzt wurde.

Doch unsere Transparenz endet nicht bei der Offenlegung unserer Ziele für 2024. Dieses Jahr veröffentlicht das EPA außerdem ein neues KPI Performance Dashboard, so dass alle Beteiligten unsere Fortschritte verfolgen können. Das Dashboard zeigt alle unsere zentralen Indikatoren im Bereich Qualität auf. Die in diesem Aktionsplan gesammelten Qualitäts-KPI sind zusätzlich auch auf unserer Website zu finden. Zusammen liefern sie einen vollständigen und transparenten Überblick über die Qualität im Patenterteilungsprozess beim EPA, beginnend mit unseren Recherchen und schriftlichen Bescheiden.

Recherche und schriftlicher Bescheid

Dank der höheren Detailgenauigkeit der EPA Qualitätsaudits können die Auditberichte bei Recherchen und schriftlichen Bescheiden jetzt Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzeigen, so dass wir gezielte Maßnahmen ergreifen können.

Für 2024 haben wir explizit einen KPI festgelegt, der falsche Beurteilungen der Neuheit oder erfinderischen Tätigkeit in unseren Recherchen und schriftlichen Bescheiden misst. Ergänzend dazu gibt es einen weiteren KPI für auditierte Recherchen und schriftliche Bescheide, bei denen bei der Überprüfung relevanterer Stand der Technik gefunden wurde. Die Ergebnisse werden als Prozentsatz der geprüften Akten mit Feststellungen gemeldet – von unserer DQA stichprobenartig durchgeführte Prüfungen von Rechercheprodukten der operativen Teams. Für jedes geprüfte Produkt kann mehr als eine Feststellung zutreffen.

Außerdem werden wir in Befragungen zur Nutzerzufriedenheit (USS), die alle zwei Jahre von einem unabhängigen Auftragnehmer durchgeführt werden, die Zufriedenheit der Benutzer mit unseren Rechercheprodukten abfragen. An der umfangreichen Umfrage 2022/2023 nahmen 7 000 Benutzer teil. Die nächsten USS-Ergebnisse werden 2025 zur Verfügung stehen.

Indem wir uns auf diese KPIs konzentrieren, können wir umfassendere schriftliche Bescheide liefern, die das richtige Gleichgewicht zwischen der Sicherstellung der Erfüllung rechtlicher Anforderungen und der sorgfältigen Ermittlung des vollen Potenzials der Anmeldung herstellen. Zusätzlich werden die neu eingeführten "aktiven Recherchenabteilungen" dafür sorgen, dass alle Recherchen über die drei Mitglieder der Abteilung laufen, die daraufhin die zugehörige Akte prüfen.

Wir werden diese KPIs erreichen, indem wir unsere Tools verbessern, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fortbilden und unsere Arbeit konsolidieren und weiter harmonisieren:

Verbesserung unserer Tools

• Weiterentwicklung der KI-Vorklassifikation
• Erzielung von 90 % Genauigkeit bei unserer KI-basierten Aktenzuweisung (Tool für die digitale Aktenzuweisung)
• Erhöhung der Genauigkeit der KI-Klassifikation auf 90 % zur Unterstützung bei der Erreichung einer Gesamt-Klassifizierungsgenauigkeit von 95 %
• Verbesserung des Zugangs der Prüfer zu asiatischer Dokumentation und ihrer Anführung

Fortbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• Identifizierung und Erfüllung von individuellem Schulungsbedarf
• Vertiefung von technischem Fachwissen durch Wissenschaft, Industrie und Messen
• Bereitstellung von gezielten ANSERA-Schulungen, um die Funktionen des Tools voll auszunutzen und 100 % Nutzung zu erreichen (aktuell: 93 %)

Konsolidierung und weitere Harmonisierung unserer Arbeit

• Weiter verbesserte Beurteilung der Neuheit und erfinderischen Tätigkeit sowie sonstiger Anforderungen wie beispielsweise Klarheit
• Befassung mit Rückfallpositionen
• Vorschläge, um Einwände auszuräumen
• Nachverfolgung der Auswirkungen der aktiven Recherchenabteilungen

Zusammen werden die KPIs und zielgerichteten Maßnahmen die substanzielle Qualität messbar verbessern, sowohl in der Recherchephase als auch in späteren Phasen des Verfahrens, und werden es uns ermöglichen, das von uns identifizierte Verbesserungspotenzial auszuschöpfen.

Prüfung

Unsere DQA-Audits zur Patenterteilung zeigen, dass noch Verbesserungspotenzial bei der Qualität der Beurteilung der Neuheit und erfinderischen Tätigkeit sowie unzulässiger Erweiterungen besteht. Mithilfe der detaillierteren DQA-Berichte haben wir eine Leistungskennzahl für eine falsche Beurteilung der Neuheit oder erfinderischen Tätigkeit festgelegt. Weiterhin haben wir eine Leistungskennzahl zu unzulässigen Erweiterungen hinzugefügt, um feststellen zu können, wenn der Gegenstand der vorgeschlagenen Erteilung über den der ursprünglich eingereichten Anmeldung oder Stammanmeldung hinausgeht. Die Ergebnisse werden als Prozentsatz der geprüften Akten mit Feststellungen gemeldet. Für jedes geprüfte Produkt kann mehr als eine Feststellung zutreffen.

Die Nutzerzufriedenheit mit der Qualität unserer Prüfungsprodukte wird ebenfalls über die USS überwacht. Neben den Ergebnissen der Qualitätsaudits unserer Direktion und USS lassen sich noch weitere Einblicke in die Qualität unserer Arbeit anhand der Entscheidungen der Beschwerdekammern gewinnen, so dass im Jahresverlauf 2024 eine neue Leistungskennzahl hinsichtlich Entscheidungen von Beschwerdekammern über Ex-parte-Zurückweisungen hinzugefügt wird.

Um diese Ziele zu erreichen, werden wir unsere Bemühungen bei der Fortbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bei der Konsolidierung und weiteren Harmonisierung unserer Arbeiten insbesondere bei Zukunftstechnologien sowie bei der Vertiefung unserer Partnerschaften verstärken.

Fortbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• Diskutieren von Beispielen für gute Praxis und Verbesserungsbereichen 
• Verstärktes Lernen durch Rückmeldung von Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten, DQA, aus Einsprüchen, von Beschwerdekammern, dem einheitlichen Patentgericht, nationalen Gerichten, Benutzern und SQAPs
• Beteiligung des Team-Managers am Qualitätsaudit-Dialog

Konsolidierung und weitere Harmonisierung unserer Arbeit

• Beteiligung von CII/KI-Experten, um eine einheitliche Herangehensweise an Zukunftstechnologien sicherzustellen
• Zuweisung gemischter Abteilungen für Patentanmeldungen, die sich auf unterschiedliche Bereiche erstrecken
• Einbettung von strukturierter Kommunikation
• Durchführung interner Untersuchungen der Konsistenz von Praktiken bei der Bearbeitung von Einwendungen Dritter
• Überwachung der Auswirkungen der Harmonisierung im Harmonisation Dashboard

Stärkung unserer Partnerschaften

• Workshop mit Benutzern zu Klarheit und gemeinsamer Zuständigkeit
• Verfolgung von Nutzung und Auswirkungen des gemeinsamen Bereichs in MyEPO Portfolio

Einspruch

Um die Rechtssicherheit und Fundiertheit unserer Prüfungs- und Einspruchsentscheidungen zu verbessern, werden wir auf Initiativen aus dem Strategieplan 2023 (SP2023) aufbauen, um besser aus den Entscheidungen von Beschwerdekammern zu lernen. Im Jahresverlauf 2024 werden wir eine systematischere Analyse des Ausgangs von Beschwerdeverfahren und von Beschwerdekammerentscheidungen vornehmen, um Qualitätsverbesserungen und Lernpunkte zu identifizieren.

Um unsere Fortschritte zu überwachen, werden wir eine neue Leistungskennzahl festlegen, um Trends in den Entscheidungen der Beschwerdekammern bei Einsprüchen zu ermitteln. 2024 werden wir erstmals ein neues Format eines Einspruchsaudits einsetzen. Damit setzen wir die Weiterentwicklung unserer Auditverfahren auf der Grundlage von Einsichten fort, die wir dank der genaueren Recherchen- und Erteilungsaudits gewinnen konnten. Unsere Einspruchsziele für 2024 werden wir durch folgende Maßnahmen erreichen:

• Identifizierung von Lernbereichen anhand von Entscheidungen der Beschwerdekammern und Sensibilisierung z. B. anhand von Rechtsprechung, Community of Practice (CoP), iLearn-Veranstaltungen
• Analyse von Entscheidungen zur Aufhebung von Entscheidungen der ersten Instanz
• Einführung strukturierter Einspruchsmitteilungen, Standardisierung von "Sachverhalt und Anträgen", Zuweisung gemischter Abteilungen
• Erklärung in Entscheidungen, wie die Abteilung unklare Ansprüche interpretiert hat
• Konsolidierung des Rahmens für einen Qualitätsdialog mit den Beschwerdekammern
• Weitere Klarstellung der Richtlinien für die Prüfung im Europäischen Patentamt in enger Konsultation mit den Benutzern

Nutzerdialog

2024 werden wir den kooperativen Ansatz weiterverfolgen, wobei das EPA-Management, Patentprüfer und die Interessengruppen der Industrie einen aktiven, offenen und konstruktiven Dialog führen, um die bereits hohe Qualität des Patenterteilungsprozesses beim EPA weiter zu erhöhen. Konkret werden wir:

• ein Programm auf institutioneller und Anmelder-Ebene bereitstellen, sowohl auf hoher Ebene als auch technisch
• Treffen mit neu ernannten Mitgliedern des SACEPO, um die Interaktion zwischen den Mitgliedern, der von ihnen vertretenen Nutzergemeinschaft und dem EPA zu optimieren
• Transparente Offenlegung für Stakeholder der ergriffenen Qualitätsmaßnahmen und der erwarteten Verbesserungen
• Entwicklung eines SQAP-Konzepts unter Berücksichtigung der Rückmeldungen vom epi, der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" (WP/Q), BusinessEurope
• Berücksichtigung der Rückmeldungen von SACEPO WP/Q bei der Vorbereitung der nächsten USS
• Ständige Weiterentwicklung der Online-Tools und Unterstützung der Benutzer bei der Einarbeitung, z. B. MyEPO
• Modernisierung der beruflichen Entwicklung, von EPP und EPVZ

Qualität ist eine kontinuierliche und gemeinsame Aufgabe. Durch Zusammenarbeit mit allen Benutzern des europäischen Patentsystems – und Nutzung unserer vereinten Kompetenz und Verpflichtung zu Effizienz – können wir uns neue Ziele und neue globale Maßstäbe für Patentqualität setzen. Während des gesamten Jahres werden wir das KPI Dashboard aktualisieren, damit unsere Leistung verfolgt werden kann. Wir werden über die Ergebnisse unserer Maßnahmen zusammen mit anderen qualitätsbezogenen Aktivitäten in unserem Qualitätsbericht 2024 berichten, der im Juni 2025 veröffentlicht wird.