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FAQ - Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen

Technische Fragen zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen

Welche technischen Systeme kann ich für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz nutzen?

Wo Rücksprachen und mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren als Videokonferenz durchgeführt werden sollen, wird in der Regel Skype for Business verwendet.

Für diese Fälle unterstützt das EPA die folgenden Technologien:

  • Microsoft Skype for Business (SfB) Clients und SfB Room Systems
  • Browserbasierte Onlinebesprechung über die Skype for Business Web App
  • SIP-/H.323-Videokonferenzsysteme

Zur Teilnahme an einer SfB-Videokonferenz ist keine spezielle Hardware erforderlich.

Das kostenlose SfB-Browser-Plugin ist ausreichend (s. technische Richtlinien).

(Standard-)Skype kann nicht genutzt werden.

Wo mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz durchgeführt werden sollen, wird in der Regel Zoom verwendet.

Für diese Fälle unterstützt das EPA die folgenden Technologien:

  • Installation des Zoom-Desktop-Client auf Windows (Version 5.2.1, d. h. 44052.0816 oder höher), Mac OS (Version 4.5.3261.0825 oder höher)
  • Zoom-Mobile-App für iOS (Version 4.5.0 [3261.0825] oder höher) oder Android (Version 4.5.3261.0825 oder höher).
  • Zoom-Web-Client (Chromium Edge 80 oder höher; Google Chrome 53.0.2785 oder höher; Firefox 76 oder höher; Internet Explorer 10 oder höher; Safari 10.0.602.1.50 oder höher) für mündliche Verhandlungen ohne Simultanverdolmetschung

Ist es möglich, für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz den Zoom-Web-Client zu benutzen?

Die Funktionalität des Zoom-Web-Client ist nicht ausreichend für die Teilnahme an mündlichen Verhandlungen, die simultan verdolmetscht werden. Wenn Sie bei einer Videokonferenz über Zoom keine Simultanverdolmetschung benötigen, können Sie den Zoom-Web-Client nutzen, sofern keine andere Lösung möglich ist. In diesem Fall sollten Sie die Einspruchsabteilung vorab informieren, weil Ihnen dann nur beschränkte Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Informationen über die mit dem Web-Client verfügbaren Funktionalitäten finden Sie hier: https://support.zoom.us/hc/de.

Kann ich zwischen Zoom und Skype for Business wählen?

Standardmäßig wird Skype for Business (SfB) für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren und Zoom für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet.

Für Videokonferenzen mit Verdolmetschung kann nur Zoom genutzt werden.

Ich habe Sicherheitsbedenken in Bezug auf Zoom und kann es aufgrund der IT-Politik meiner Firma nur beschränkt nutzen. Welche Schritte hat das EPA unternommen, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten?

Das EPA hat sein Möglichstes getan, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationen sicherzustellen. Zudem hat Zoom eine bindende Vereinbarung unterzeichnet, um die sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Datenschutzrichtlinien des EPA ergebenden Verpflichtungen zu erfüllen. Weitere Hinweise des EPA zum Datenschutz bei der Verwendung von Zoom für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz finden Sie hier: https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy/zoom_de.html.

Zusätzliche Auskünfte über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zoom oder dessen Subunternehmer finden sich in der Datenschutzerklärung von Zoom. Zoom verpflichtet sich in Vereinbarungen mit seinen Dienstleistungsanbietern, Daten nicht zu eigenen Zwecken oder zu Zwecken Dritter zu verarbeiten.

Wenn das EPA eine mündliche Verhandlung über Zoom organisiert und die Beteiligten bittet, sich einzuwählen, so geschieht dies unter strengstmöglichen Sicherheitsvorkehrungen.

Das EPA nutzt die Zoom-Plattform nur für öffentliche Verhandlungen. Es wird empfohlen, vertrauliche Informationen nicht öffentlich auszutauschen.

Wie überprüft das EPA die Identität der Teilnehmer an der Verhandlung?

Die Beteiligten und ihre Vertreter haben sich zu Beginn der mündlichen Verhandlung auszuweisen, sofern sie nicht einem Mitglied der Abteilung persönlich bekannt sind (siehe RL E-III, 8.3.1). Der Identitätsnachweis sollte in Form eines Personalausweises, eines Reisepasses oder einer EPA-Ausweiskarte erbracht werden. Das Ausweisdokument kann auf einem der folgenden Wege präsentiert werden:

  • indem es zu Beginn der Videokonferenz in die Kamera gehalten wird, entweder im öffentlichen Sitzungssaal oder gegenüber einem Mitglied der Abteilung in einem separaten (nicht öffentlichen) Sitzungssaal oder
  • indem per E-Mail eine Kopie an die Adresse geschickt wird, die den Beteiligten zu Beginn der mündlichen Verhandlung mitgeteilt wurde, oder
  • spätestens zwei Tage vor der mündlichen Verhandlung über die Optionen der Online-Einreichung des EPA. Näheres zu den verschiedenen Arten der elektronischen Einreichung siehe https://www.epo.org/applying/online-services/online-filing_de.html).

Damit die Abteilung die Identität der betreffenden Person bestätigen kann, müssen der vollständige Name (Vor- und Zuname) und das Foto des Ausweises sichtbar sein. Alle anderen Angaben im Ausweis können auf Wunsch abgedeckt werden, solange erkennbar ist, dass es sich um einen amtlichen Ausweis handelt. Aus Datenschutzgründen werden per E-Mail verschickte Kopien von Identitätsnachweisen gelöscht und nicht in die Akte aufgenommen. Über die Online-Einreichung vorgelegte Kopien werden in den nicht öffentlichen Teil der Akte aufgenommen.

Was sehe ich auf dem Bildschirm?

Normalerweise sollten Sie alle Teilnehmenden sehen; es kommt allerdings darauf an, welche Technologie Sie für die Verbindung mit der Videokonferenz verwenden. Mit dem Zoom-Web-Client können Sie beispielsweise immer nur die Person sehen, die gerade spricht.

Zu Beginn der Videokonferenz sollten alle Kameras eingeschaltet werden, damit die Identität der Teilnehmer überprüft werden kann. Sie sollten auch danach eingeschaltet bleiben, damit alle Beteiligten während der gesamten Verhandlung sichtbar sind. Ihr Mikrofon sollten Sie nur einschalten, wenn Ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt.

Wie kann ich in der mündlichen Verhandlung Informationen präsentieren?

Mit dem Einverständnis der Abteilung können Sie Informationen entweder präsentieren, indem Sie Ihren Bildschirm teilen oder indem Sie die Informationen auf Papier in die Kamera halten. Ein so dargestellter Inhalt gilt nicht als eingereichte Unterlage. Vor der Präsentation kann die Abteilung Sie bitten, die Informationen einzureichen, damit sie in die Niederschrift aufgenommen bzw. an die übrigen Beteiligten verteilt werden können.

Aus Sicherheitsgründen ist das Teilen des Bildschirms in SfB oder Zoom nicht standardmäßig aktiviert. Es kann jedoch auf Antrag durch den Vorsitzenden und vorbehaltlich der Zustimmung der Abteilung aktiviert werden.

Die Whiteboard-Funktion in Zoom ist deaktiviert und kann nicht genutzt werden.

Was soll ich tun, wenn die Tonqualität schlecht ist?

Um die Skype-Web-App, den Zoom-Desktop-Client oder die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android nutzen zu können, sollten Sie über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen.

Wie können die Mitglieder der Abteilung von mir per E-Mail verschickte Unterlagen gleichzeitig erhalten, wenn sie sich an unterschiedlichen Orten befinden?

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung erläutert der Vorsitzende, wie Unterlagen einzureichen sind, und die allen Beteiligten zu verwendende E-Mail-Adresse wird bekannt gegeben (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71)).

E-Mails, die von Externen an das EPA geschickt werden, müssen Filter passieren und gehen daher evtl. erst nach einigen Minuten ein, wenn sie Anhänge enthalten.

Kann ich bei Ermüdung eine Pause machen?

Wie bei mündlichen Verhandlungen mit physischer Anwesenheit sollten Sie den Vorsitzenden informieren, wenn Sie eine Pause benötigen. Sie müssen keine medizinischen Gründe angeben, um eine Pause zu beantragen.

Wie werden die Pausen organisiert?

Der Vorsitzende kündigt eine Pause an, und die Abteilung zieht sich in einen nicht öffentlichen virtuellen Beratungsraum zurück. Die Beteiligten und etwaige Mitglieder der Öffentlichkeit verbleiben im virtuellen Verhandlungsraum. Sie können ihre Mikrofone stumm- und die Videobilder ausschalten.

Wird das System in der Pause geschlossen, und müssen wir danach erneut eine Verbindung herstellen?

Nein, das System wird nicht geschlossen, aber die Teilnehmer können die Videokonferenz verlassen und danach erneut eine Verbindung herstellen

Gibt es in SfB und Zoom "Beratungsräume" für die internen Beratungen der Beteiligten?

Da der Host (Vorsitzende) Zugang zu allen virtuellen Beratungsräumen hat, richtet das EPA keine virtuellen Beratungsräume für die Beteiligten ein. Gegebenenfalls sollten die Beteiligten ihre eigenen virtuellen Beratungsräume organisieren.

Benötige ich eine besondere Ausrüstung für Videokonferenzen?

System

Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten.

Bandbreite

Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen. Die Internetverbindung sollte vorzugsweise über Kabel anstelle von WLAN erfolgen.

Kamera

Verwenden Sie eine qualitativ hochwertige Webcam (HD 720p oder höher), vorzugsweise ein PTZ-Modell (Pan-Tilt-Zoom). Bitte beachten Sie, dass die meisten integrierten Webcams nicht die erforderliche Qualität und Flexibilität bieten.

Audio

Nutzen Sie ein qualitativ hochwertiges Audiogerät, z. B. ein USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) und Lautsprecher oder ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon, mit einem Frequenzbereich von mindestens 125 Hz bis 15 000 Hz sowie einer Funktion zur Echokompensation. Die Verwendung von kabellosen Headsets, die über Bluetooth mit dem Computer verbunden sind, oder von Telefon-Ohrhörern, selbst wenn sie verkabelt sind, wird für Videokonferenzen mit Verdolmetschung nicht empfohlen. Wenn zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, während der Verhandlung etwas sagen möchten, müssen alle jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Um an einem Meeting teilzunehmen, wählen Sie stets "Mit Computeraudio teilnehmen".

Monitor/Bildschirm

Wichtig ist, dass Sie einen qualitativ hochwertigen Monitor/Bildschirm verwenden. Je größer außerdem der Bildschirm ist, desto besser ist der visuelle Eindruck. Sie können die technischen Erfordernisse prüfen unter https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/technical-guidelines.html.

Was geschieht, wenn die Verbindung oder erneute Verbindung fehlschlägt?

Vor der mündlichen Verhandlung werden die Beteiligten gebeten, eine Telefonnummer anzugeben, die während der Videokonferenz bei technischen Problemen verwendet werden kann.

Das EPA behandelt die von Beteiligten übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Informationen; sie werden nicht über die Chatfunktion ausgetauscht.

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung kann der Vorsitzende auch eine Telefonnummer angeben, unter der die Abteilung kontaktiert werden kann.

Wenn die (erneute) Verbindung fehlschlägt, werden Sie von der Abteilung telefonisch kontaktiert. Alternativ können Sie der Abteilung eine E-Mail senden oder sie anrufen. Technische Unterstützung steht zur Verfügung.

Wo technische Probleme ungeachtet der Bemühungen der Teilnehmer die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz verhindern, ergeht eine neue Ladung zur mündlichen Verhandlung. In der Regel wird die erneute mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt, sofern nicht schwerwiegende Gründe dagegen sprechen.

Wie kann ich die Dolmetscher bei der Videokonferenz unterstützen?

Wenn Sie an einer Videokonferenz mit Remote-Simultanverdolmetschung teilnehmen, verwenden Sie bitte ein hochwertiges Headset mit Mikrofon, vorzugsweise ein USB-Mikrofon oder ein USB-Headset mit Mikrofon, und sprechen Sie langsam und deutlich. Bitte verwenden Sie KEIN über Bluetooth mit dem Computer verbundenes drahtloses Headset und KEINE Telefon-Ohrhörer, auch nicht, wenn sie verkabelt sind. Wenn zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, während der Verhandlung etwas sagen möchten, müssen sie alle jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Vermeiden Sie Echos. Wenn Sie beim Sprechen eine Maske tragen, kann das die Verdolmetschung erschweren oder sogar unmöglich machen. Halten Sie daher physisch Abstand, damit Sie die Maske beim Sprechen ablegen können. Array-Mikrofone oder in PCs integrierte Mikrofone erfassen mehrere Sprecher, damit aber auch Umgebungsgeräusche wie Mausklicks oder das Umblättern von Seiten, was den Dolmetschern das akustische Verstehen erschwert. Näheres siehe ISO/PAS 24019: Simultandolmetschplattformen – Anforderungen und Empfehlungen.

Kann ich mein Mikrofon die ganze Zeit an lassen? Wenn ich es wieder anschalte, kommt es oft zu einer Verzögerung.

Der Vorsitzende entscheidet, wie die mündliche Verhandlung durchgeführt wird, aber zur Vermeidung von Hintergrundgeräuschen sollten die Mikrofone aller Teilnehmer außer dem Vorsitzenden in der Regel ausgeschaltet sein.

Die Beteiligten und Mitglieder der Abteilung außer dem Vorsitzenden sollten ihre Mikrofone anschalten, wenn ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt. Dabei werden Verzögerungen bei der Aktivierung der Mikrofone berücksichtigt.

Kann ich die Räumlichkeiten meines nationalen Patentamts für eine Videokonferenz nutzen?

Wenden Sie sich bitte direkt an Ihr nationales Amt. Beachten Sie jedoch, dass Sie zur Teilnahme an einer Videokonferenz über Skype for Business keine spezielle Hardware benötigen.

Welche Alternativen gibt es, wenn die verfügbare Internetverbindung nicht geeignet ist?

Kann eine Videokonferenz mangels geeigneter Internetverbindung an einem bestimmten Ort nicht durchgeführt werden, können Sie an einen Ort reisen, an dem eine geeignete Internetverbindung verfügbar ist.

Nutzern wird dringend empfohlen, rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung, d. h. mindestens 10 Arbeitstage (idealerweise 2 bis 3 Wochen) im Voraus, einen Probelauf durchzuführen. Angesichts möglicher Software-Updates wird davon abgeraten, den Probelauf zu früh durchzuführen. Das EPA bietet von Montag bis Freitag (mit Ausnahme der Tage, an denen die Annahmestellen des EPA geschlossen sind) zwischen 11.00 und 16.00 Uhr MEZ die Möglichkeit zu Probeläufen an. Wenn Sie einen Probelauf durchführen möchten, kontaktieren Sie bitte telefonisch (+31 70 3404444) oder per E-Mail (serviceline@epo.org) die ServiceLine des EPA, die von Montag bis Freitag (mit Ausnahme der Tage, an denen die Annahmestellen des EPA geschlossen sind) zwischen 7.30 und 18.00 Uhr MEZ erreichbar ist. Die ServiceLine wird dann einen 30-minütigen Probelauf ansetzen und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Bei dem Probelauf sollte überprüft werden, ob

  • die Verbindung stabil ist und sowohl Audio als auch Video von ausreichender Qualität sind
  • die Präsentation von Inhalten in beide Richtungen möglich ist
  • gegebenenfalls Zugang zu mehreren Audiokanälen für die Simultanverdolmetschung zur Verfügung steht

Welche Anforderungen gelten für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden?

Zu den Anforderungen für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden, siehe Artikel 2 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.

Welche Formate werden für E-Mail-Anhänge akzeptiert (nur PDF oder andere Formate wie Fotos von einem Smartphone)?

Zu den akzeptierten Formaten für E-Mail-Anhänge siehe Artikel 4 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.

Gibt es eine Sitzungsetikette für mündliche Verhandlungen als Videokonferenz?

Neben der Wahrung derselben Etikette wie in konventionellen mündlichen Verhandlungen sollten Sie Folgendes beachten:

  • Machen Sie von dem Probelauf Gebrauch, den das EPA vorab anbietet.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Verhandlung nicht gestört werden.
  • Stellen Sie rechtzeitig die Verbindung her, damit sich die Verhandlung nicht verzögert und Sie keine wichtigen Informationen verpassen.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
  • Sprechen Sie nicht gleichzeitig mit anderen Personen.
  • Lassen Sie die Abteilung unverzüglich wissen, wenn Sie technische Probleme haben.
  • Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Beleuchtung im Raum. Stellen Sie Ihren Computer entweder vor einem Fenster auf oder platzieren Sie eine Lampe dahinter, damit Ihr Gesicht im Hellen ist. Vermeiden Sie eine Beleuchtung von hinten, etwa ein Fenster im Rücken.
  • Verzichten Sie auf einen virtuellen Hintergrund, da dies zu Bildverzerrungen führen kann.

Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren

Ist es möglich, für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren die Zoom-Plattform zu benutzen?

Im Rahmen des Pilotprojekts zur Durchführung mündlicher Einspruchsverhandlungen als Videokonferenz testet das EPA derzeit die Zoom-Plattform ausschließlich für mündliche Einspruchsverhandlungen. mit Simultanverdolmetschung und für eine Reihe von Fällen mit mehreren Einsprechenden. Außerhalb dieses Pilotprojekts kann die Nutzung von Zoom nicht beantragt werden.

Kann der Anmelder und/oder die Prüfungsabteilung "ernsthafte Gründe" anführen, die gegen die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen?

Ja. Wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, können diese von der Prüfungsabteilung oder vom Anmelder vorgebracht werden. Es muss sehr wahrscheinlich sein, dass diese Gründe am Tag der mündlichen Verhandlung weiter bestehen.

Kann ich die Umwandlung einer konventionellen mündlichen Verhandlung in eine Videokonferenz beantragen

Ja. Die mündliche Verhandlung wird von einer konventionellen Verhandlung in eine Videokonferenz umgewandelt, sofern die Prüfungsabteilung keine ernsthaften Gründe findet, die dagegen sprechen.

Welche Rechtsgrundlage gibt es für die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz?

In Artikel 116 (1) EPÜ sind Ort und Form der mündlichen Verhandlung nicht erwähnt. Er setzt somit nicht voraus, dass die mündliche Verhandlung in physischer Anwesenheit des Anmelders vor der Abteilung stattfindet. Vielmehr muss die Form der mündlichen Verhandlung sicherstellen, dass Anmelder ihre Argumente mündlich vorbringen können und die Abteilung dem Anmelder die Gründe und Beweismittel mitteilen kann, auf die sie ihre Entscheidung zu stützen gedenkt. Diese Erfordernisse sind bei als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen erfüllt, weil Abteilung und Anmelder miteinander kommunizieren können (T 1378/16, Nr. 1.3 der Gründe).

Für Ausnahmefälle, in denen die Rechte eines Anmelders nach den Artikeln 113 (1) und 116 EPÜ durch die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz möglicherweise verletzt werden (z. B. wenn ein Anmelder oder Vertreter eine Hörbehinderung hat, die eine Teilnahme an der Videokonferenz unmöglich macht), sieht die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz vor, dass die mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattfindet.

Ist eine Rechtsgrundlage im EPÜ erforderlich, um eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz ohne die Zustimmung des Anmelders oder entgegen seinem Antrag durchzuführen?

Die Durchführung einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ist weder nach Artikel 116 EPÜ noch durch eine andere Bestimmung des EPÜ ausgeschlossen. Vielmehr liegt - wie bei anderen administrativen Maßnahmen betreffend mündliche Verhandlungen wie die Bestimmung des Orts (T 1012/03, Nr. 49 der Gründe) - die Form der Durchführung der mündlichen Verhandlung in der Verwaltungskompetenz des Präsidenten des EPA nach Artikel 10 (2) a) EPÜ. Diese Kompetenz des Präsidenten schließt ausdrücklich Maßnahmen ein, die die Verfahrensrechte der Anmelder betreffen, wie etwa die Entscheidung, dass das Recht auf mündliche Verhandlung mittels einer Videokonferenz auszuüben ist. Artikel 10 (2) a) EPÜ in Verbindung mit der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz bietet folglich eine ausreichende Rechtsgrundlage, um eine standardmäßige Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz einzuführen.

Ich möchte einen Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stellen. Wann sollte ich den Antrag einreichen?

Ein Antrag, eine mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchzuführen, sollte so bald wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung. Geht der Antrag nach der Ladung zur mündlichen Verhandlung ein und kann ihm nicht stattgegeben werden, so teilt die Abteilung dem Anmelder mit, dass die mündliche Verhandlung wie in der Ladung angegeben als Videokonferenz stattfindet, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Geht der Antrag ein, bevor die Ladung ergangen ist, wird die Begründung der Ablehnung in der Anlage zur Ladung angegeben. In beiden Fällen ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung. Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird dem Anmelder mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung auf nach dem 15. September 2021 verschoben.

Was passiert, wenn ich die technischen Anforderungen nicht erfülle oder die erforderliche Software nicht installieren kann? Findet die Verhandlung dann in den Räumlichkeiten des EPA statt?

Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe für eine Durchführung der mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA. Ebenso wenig stellt es einen ernsthaften Grund dar, dass schriftliche Beweismittel berücksichtigt werden müssen. Wenn ein Beteiligter die technischen Anforderungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz mit dem EPA wirklich nicht erfüllen kann, sollte er so bald wie möglich beantragen, dass die mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird, und diesen Antrag ausführlich begründen. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung.

Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe für eine Durchführung der mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA. Ebenso wenig stellt es einen ernsthaften Grund dar, dass schriftliche Beweismittel berücksichtigt werden müssen. Wenn ein Beteiligter die technischen Anforderungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz mit dem EPA wirklich nicht erfüllen kann, sollte er so bald wie möglich beantragen, dass die mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird, und diesen Antrag ausführlich begründen. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung.

Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren (Pilot)

Welches Videokonferenz-Tool wird für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet?

Angesichts der positiven Erfahrungen, die in den letzten Monaten bei mündlichen Einspruchsverhandlungen als Videokonferenz mit Zoom gemacht wurden, hält das EPA derzeit Zoom für die am besten geeignete Plattform. Aus diesem Grund wird Zoom standardmäßig für mündliche Einspruchsverhandlungen verwendet.

Umfasst das Pilotprojekt auch Situationen mit Simultanverdolmetschung?

Ja. Zoom unterstützt die Simultanverdolmetschung. Die Dolmetscher stellen ihre eigenen Audiokanäle für die Sprache bereit, in die sie dolmetschen. Die Teilnehmer können dann den von ihnen benötigten Audiokanal wählen und den Originalkanal leiser stellen bzw. stummschalten.

Bitte beachten Sie, dass die Dolmetschfunktion auf dem Zoom Web-Client derzeit nicht unterstützt wird.

Kann ich einen virtuellen Hintergrund verwenden?

Die Zoom-Funktion „Virtueller Hintergrund“ sollte deaktiviert werden, da virtuelle Hintergründe zu Bildverzerrungen führen können. Dies ist bei Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung besonders wichtig.

Wie kann ich sicher sein, dass die anderen Beteiligten der Verhandlung zuhören?

Die anderen Beteiligten müssen nicht zuhören, wenn sie das nicht möchten. Es ist aber dafür zu sorgen, dass sie zuhören können, wenn sie das möchten.

Was passiert, wenn einer der anderen Beteiligten Unterlagen einreicht und ich sie nicht erhalte?

In Videokonferenzen müssen Beteiligte Unterlagen, die sie einreichen möchten, an die E-Mail-Adresse übermitteln, die die Einspruchsabteilung bekannt gibt. Die Einspruchsabteilung leitet dann die Unterlagen per E-Mail an die anderen Beteiligten weiter, während die Videokonferenz stattfindet. Der Vorsitzende stellt sicher, dass alle Beteiligten im Besitz der aktuellen Version der Unterlagen sind.

Zu beachten ist, dass E-Mails von EPA-Adressen mitunter im Spam-Ordner landen können.

Wie kann ich sichergehen, dass meine persönlichen Daten vertraulich behandelt werden?

Die personenbezogenen Daten der Beteiligten werden entsprechend den Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten im Europäischen Patentamt verarbeitet (siehe https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy.html).

Das EPA behandelt die von Beteiligten übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Informationen; sie werden nicht über die Chat-Funktion ausgetauscht.

Kann ich während der mündlichen Verhandlung die Chat-Funktion nutzen?

Die Chat-Funktion ist für kurze, allgemeine Mitteilungen gedacht wie "Ich brauche eine Pause" oder "Ich habe Verbindungsprobleme". Sie sollte nicht verwendet werden, um Inhalte zu Sachthemen auszutauschen. Da die anderen Teilnehmer sehen können, was Sie schreiben, sollten Sie im Chat keine sensiblen Daten eingeben (etwa Kontaktdaten).

Bitte beachten Sie, dass Ihnen je nach der verwendeten Technologie möglicherweise nicht die volle Chat-Funktionalität zur Verfügung steht.

Was sollte ich tun, wenn ich der Meinung bin, dass die Abteilung meine Argumente nicht angehört hat oder nicht anhören konnte?

Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit sollten Sie die Abteilung darauf aufmerksam machen.

Wie wird sich die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz langfristig auswirken? Sollten diese Auswirkungen nicht zunächst geprüft werden?

Das EPA führt ein Pilotprojekt durch, um zu testen, wie gut das Konzept bei mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren funktioniert (siehe Sachstandsbericht zu mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz vom 10. November 2020). Am Ende des Pilotprojekts wird eine umfassende Bewertung der Ergebnisse durchgeführt. Das Pilotprojekt wird genau überwacht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Gelegenheit haben, sich zu äußern, wie dies bei mündlichen Verhandlungen mit physischer Anwesenheit der Fall ist. Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen sind aufgerufen, am Ende einer jeden Videokonferenz Feedback zu geben.

Gibt es Einschränkungen in Bezug auf den physischen Aufenthaltsort der Anmelder/Beteiligten, wenn sie sich mit einer Videokonferenz verbinden?

Im EPÜ wird nicht verlangt, dass sich der Anmelder oder die Verfahrensbeteiligten physisch in einem der Mitgliedstaaten befinden, um an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilzunehmen.

Erlauben die Tools die Möglichkeit, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen?

Ja, die Tools erlauben die Möglichkeit, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen. Beteiligte, ihre Vertreter sowie Begleitpersonen der Beteiligten und Vertreter können dezentral, d. h. von unterschiedlichen Orten aus teilnehmen, wenn die Zahl der zusätzlichen Teilnehmer die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung oder die Stabilität der Verbindung nicht beeinträchtigt. Wenn ein Beteiligter mit mehr als einem Vertreter oder technischen Sachverständigen dezentral teilnehmen möchte, sollte er dies so früh wie möglich angeben.

Wird das EPA ein System implementieren, das den Beteiligten (technisch und verfahrenstechnisch) erlaubt, während der Pausen vertrauliche Beratungen zu führen?

Wenn Einzelpersonen, die zu einem Beteiligten gehören, von unterschiedlichen Orten aus teilnehmen, sollten sie vorher Mittel für vertrauliche Beratungen vereinbaren.

Da der Host (Vorsitzende) Zugang zu allen virtuellen Beratungsräumen hat, richtet das EPA keine virtuellen Beratungsräume für die Beteiligten ein. Gegebenenfalls sollten die Beteiligten ihre eigenen virtuellen Beratungsräume organisieren.

Welche Maßnahmen gibt es, um Probleme bei der Einreichung zu lösen?

Gemäß dem Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71) sind geänderte Patentunterlagen als Anhänge im PDF-Format einzureichen und müssen dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) entsprechen.

Liegt ein Anhang mit geänderten Patentunterlagen nicht im PDF-Format vor, entspricht er nicht dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) oder ist er nicht lesbar oder unvollständig, so unterrichtet das EPA den Verfahrensbeteiligten unverzüglich hiervon. Können die Mängel während der Videokonferenz nicht behoben werden, so gilt die betreffende Unterlage oder der Teil der Unterlage, der nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden ist, als nicht eingegangen.

Sonstige Anhänge können in jedem Format übermittelt werden, das vom EPA geöffnet und in lesbarer Form reproduziert werden kann. Anderenfalls gelten sie als nicht eingegangen.

Ist ein Anhang mit einem Computervirus infiziert oder enthält er andere bösartige Software, so gilt er als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, einen solchen Anhang entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.

Ist für die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich?

Zur Gewährleistung der Pünktlichkeit im Einspruchsverfahren, die für den Zugang zum Recht von entscheidender Bedeutung ist, ist es für mündliche Verhandlungen, die am oder nach dem 4. Januar 2021 stattfinden sollen, nicht mehr erforderlich, dass alle Beteiligten der Durchführung mündlicher Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz zustimmen (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 10. November 2020). Wird eine mündliche Verhandlung beantragt oder von der Einspruchsabteilung für zweckdienlich erachtet, so wird sie in der Regel als Videokonferenz durchgeführt.

Ist es möglich, die Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA zu beantragen?

Mündliche Verhandlungen können auf Antrag eines Beteiligten oder auf Veranlassung der Einspruchsabteilung in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt werden, allerdings nur in Ausnahmefällen und nur wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung als Videokonferenz sprechen.

Ernsthafte Gründe, die gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, sind beispielsweise Gründe, die einen Teilnehmer individuell betreffen (z. B. eine nachgewiesene Sehschwäche, aufgrund deren ein Vertreter die mündliche Verhandlung nicht auf dem Bildschirm verfolgen kann) sowie Gründe, die mit Art und Sachverhalt des Verfahrens zu tun haben (etwa die Vorführung oder Augenscheinseinnahme eines Objekts, dessen haptische Merkmale essenziell sind, soweit dies nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen möglich ist). Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe dagegen.

Ein Antrag, eine mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchzuführen, sollte so bald wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Wird ein ärztliches Attest vorgelegt, so wird es gemäß dem Beschluss der Präsidentin des Europäischen Patentamts vom 12. Juli 2007 über von der Akteneinsicht ausgeschlossene Unterlagen von der Akteneinsicht ausgeschlossen (siehe Sonderausgabe Nr. 3, ABl. EPA 2007, J.3, http://archive.epo.org/epo/pubs/oj007/08_07/special_edition_3_epc_2000_decisions.pdf). Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der betreffenden Abteilung. Wird ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des Europäischen Patentamts abgelehnt, werden den Beteiligten die Gründe dafür mitgeteilt. Eine solche Ablehnung ist nicht separat mit der Beschwerde anfechtbar.

Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird den Beteiligten mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung auf nach dem 15. September 2021 verschoben.

Plant das EPA die Durchführung mündlicher Verhandlungen in Hybridform, bei der einige Beteiligte anwesend sind und andere per Videokonferenz teilnehmen?

Die Durchführung einer mündlichen Verhandlung in Hybridform setzt voraus, dass mindestens ein Beteiligter in den Räumlichkeiten des EPA anwesend ist. Angesichts der aktuellen Lage in Bezug auf das Coronavirus (COVID-19) können mündliche Verhandlungen derzeit nicht in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt werden.

Wie können Mitglieder der Öffentlichkeit an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen?

Derzeit können Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung verfolgen, indem sie beim EPA die Verbindungsdaten beantragen und sich zur Teilnahme an der Videokonferenz anmelden.

Entsprechende Anträge sind spätestens drei Arbeitstage vor dem in der Ladung zur mündlichen Verhandlung angegebenen Termin per E-Mail unter support@epo.org beim EPA einzureichen. Die Voraussetzungen für solche Anträge und die Bedingungen für die Fernteilnahme an mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz werden auf der EPA-Website veröffentlicht (siehe https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/public-access_de.html).

Mitglieder der Öffentlichkeit, die an mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz teilnehmen, sollten sich als solche zu erkennen geben, indem sie nach dem Start der Videokonferenzplattform einen mit PUBLIC beginnenden Benutzernamen eingeben.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit daran gehindert werden, das Verfahren zu unterbrechen oder zu stören?

Die Teilnahme von Mitgliedern der Öffentlichkeit beschränkt sich auf das Anhören des Audiokanals und das Anschauen der während der Videokonferenz übermittelten Bilder. Mitglieder der Öffentlichkeit dürfen weder ihr Mikrofon noch ihre Kamera einschalten, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden dazu aufgefordert. Sie sind nicht befugt, in der Videokonferenz etwas zu sagen oder sich anderweitig einzubringen, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden ausdrücklich dazu aufgefordert.

Ein Verstoß gegen diese Bedingungen kann dazu führen, dass Mitglieder der Öffentlichkeit von der mündlichen Verhandlung ausgeschlossen werden. Stellt der Vorsitzende einen Verstoß gegen die vorstehenden Bedingungen fest, der die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung beeinträchtigt oder die Rechte der anderen Teilnehmer an der Verhandlung verletzt, oder liegen andere triftige Gründe vor, so kann er Mitglieder der Öffentlichkeit auffordern, die Videokonferenz zu verlassen und die Verbindung zu beenden.

Im Rahmen des Pilotprojekts werden die technischen Möglichkeiten ausgelotet, um sicherzustellen, dass Mitglieder der Öffentlichkeit das Verfahren nicht stören können. Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit ist es Aufgabe des Vorsitzenden, für einen ordnungsgemäßen Ablauf der mündlichen Verhandlung zu sorgen.

Wie wird verhindert, dass Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung aufzeichnen?

Zu einer mündlichen Verhandlung nach Artikel 116 EPÜ dürfen nur Amtsangehörige Tonaufzeichnungsgeräte in den Sitzungssaal mitnehmen (siehe Mitteilung der Vizepräsidenten Generaldirektionen 2 und 3 vom 25. Februar 1986, ABl. EPA 1986, 63). Dasselbe gilt für Videoaufzeichnungen (siehe Punkt 8 der Mitteilung des EPA vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz, wonach von keinem Teil der Verhandlung Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt oder weiterübertragen werden dürfen). Es wird erwartet, dass die Beteiligten und die Öffentlichkeit diese Vorschriften befolgen. Das Verbot impliziert, dass es keinen rechtmäßigen Weg zur Aufzeichnung der mündlichen Verhandlung gibt und etwaige Aufzeichnungen daher nicht verwendet werden können.

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