FAQ - Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen

Technische Fragen zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen

Welche technischen Systeme kann ich für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz nutzen?

Wo Rücksprachen und mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren als Videokonferenz durchgeführt werden sollen, wird bis Ende September 2021 standardmäßig weiterhin Skype for Business verwendet. Für diese Fälle unterstützt das EPA die folgenden Technologien:

  • Microsoft Skype for Business (SfB) Clients und SfB Room Systems
  • Browserbasierte Onlinebesprechung über die Skype for Business Web App
  • SIP-/H.323-Videokonferenzsysteme

Zur Teilnahme an einer SfB-Videokonferenz ist keine spezielle Hardware erforderlich.

Das kostenlose SfB-Browser-Plugin ist ausreichend (s. technische Richtlinien).

(Standard-)Skype kann nicht genutzt werden.

Ab 1. Oktober 2021 wird Zoom die Standardplattform für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren sein, und SfB wird ab diesem Zeitpunkt in der Regel nicht mehr zur Verfügung stehen.

Wo mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz durchgeführt werden sollen, wird in der Regel Zoom verwendet.

Bei mündlichen Verhandlungen mit Zoom unterstützt das EPA die folgenden Technologien:

  • Installation des Zoom-Desktop-Client unter Windows (Version 5.2.1, d. h. 44052.0816 oder höher) oder Mac OS (Version 4.5.3261.0825 oder höher)
  • Zoom-Mobile-App für iOS (Version 4.5.0 [3261.0825] oder höher) oder Android (Version 4.5.3261.0825 oder höher)
  • Zoom-Web-Client (Chromium Edge 80 oder höher; Google Chrome 53.0.2785 oder höher; Firefox 76 oder höher; Internet Explorer 10 oder höher; Safari 10.0.602.1.50 oder höher) für mündliche Verhandlungen ohne
  • Simultanverdolmetschung

Ist es möglich, für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz den Zoom-Web-Client zu benutzen?

Die Funktionalität des Zoom-Web-Client ist nicht ausreichend für die Teilnahme an mündlichen Verhandlungen, die simultan verdolmetscht werden. Wenn Sie bei einer Videokonferenz über Zoom keine Simultanverdolmetschung benötigen, können Sie den Zoom-Web-Client nutzen, sofern keine andere Lösung möglich ist. In diesem Fall sollten Sie die Einspruchsabteilung vorab informieren, weil Ihnen dann nur beschränkte Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Informationen über die mit dem Web-Client verfügbaren Funktionalitäten finden Sie hier: https://support.zoom.us/.

Kann ich zwischen Zoom und Skype for Business wählen?

Nein. Bis Ende September 2021 wird standardmäßig Skype for Business (SfB) für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren und Zoom für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet.

Am 1. Oktober 2021 wird Zoom auch die Standardplattform für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren; ab diesem Zeitpunkt wird SfB in der Regel nicht mehr zur Verfügung stehen.

Hat das EPA die jüngste Kritik an der Zoom-Plattform in Bezug auf Datenschutz, Transparenz und Sicherheit bedacht?

Das EPA hat sein Möglichstes getan, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationen sicherzustellen.

Zoom hat in einer bindenden Vereinbarung zugesagt, die sich aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Datenschutzrichtlinien des EPA ergebenden Verpflichtungen zu erfüllen. Weitere Informationen und eine ausführliche Beschreibung, welche Daten von Zoom zu welchem Zweck verarbeitet werden, enthält diese Datenschutzerklärung des EPA, der Sie entnehmen können, welche Daten von Zoom zu welchem Zweck verarbeitet werden.

Die jüngste Kritik an der Sicherheit der Zoom-Plattform bezieht sich auf Versionen der Zoom-Software, die von 2016 bis Anfang 2020 veröffentlicht wurden. Seit April 2020 arbeitete Zoom jedoch an der Verbesserung der Sicherheit und ging auf alle wesentlichen Anliegen ein.

Zusätzliche Auskünfte über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zoom oder dessen Subunternehmer finden sich in der Datenschutzerklärung von Zoom.

 

Hält es das EPA für sicher, die Zoom-Software zu installieren?

Angesichts der erheblichen Sicherheitsverbesserungen der Zoom-Plattform hat das EPA die Verwendung der Software innerhalb der kontrollierten Umgebung genehmigt, die auch auf jede andere kommerzielle Software angewendet wird. Das EPA testet neue Versionen vor der Einführung innerhalb eines spezifischen Schwachstellenmanagements und kombiniert diesen Prozess mit weiteren Sicherheitselementen, die Teil der EPA-Umgebung sind. Das EPA unterwirft seine Praxis in Sachen Informationssicherheit einem Zyklus kontinuierlicher Verbesserung, wie im Strategieplan 2023 dargelegt.

Wichtig ist natürlich weiterhin, dass die Nutzer die einschlägige Praxis im Hinblick auf Aktualisierungen und Patches ihrer Benutzersoftware (einschließlich Zoom) befolgen und dass die Toolauswahl mit der Implementierung weiterer technischer Sicherheitsmaßnahmen auf Client-Seite (Firewalls, Antivirus-Software, etc.) einhergeht.

Zoom-Videokonferenzen im Einspruchsverfahren sind nicht End-to-End-verschlüsselt (E2EE). Stellt dies ein Risiko dar?

Zoom bietet eine sogenannte "fortgeschrittene Verschlüsselung", die die Netzwerkkommunikation zwischen jedem Zoom-Client und den Zoom-Servern verschlüsselt. Zoom selbst ist in der Lage, den Datenverkehr auf seinen Servern zu entschlüsseln, z. B. um Aufzeichnungen von Videokonferenzen bereitzustellen. Dieses Sicherheitsniveau ist vergleichbar mit demjenigen ähnlicher Plattformen wie Microsoft Teams oder Skype. In all diesen Fällen verhindert die Verschlüsselung das Abhören durch Dritte.

Seit November 2020 stellt Zoom eine echte End-to-End-Verschlüsselung bereit, bei der nur die Teilnehmer der Videokonferenz die Video- und Audio-Streams entschlüsseln können und auch das Abhören durch den Softwareanbieter verhindert wird. Im Februar 2021 wurde beim EPA eine Version mit E2EE eingeführt. Allerdings ist E2EE derzeit nicht kompatibel mit einigen der erweiterten Funktionen von Zoom, wie z. B. Breakout-Räumen, die für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet werden.

Beeinträchtigt die Installation von Zoom die Sicherheit meines Computers?

Derzeit (Februar 2021) sind keine kritischen Schwachstellen im Zusammenhang mit der Zoom-Plattform bekannt. Das EPA hält es für sicher, Zoom zu installieren.

Wie überprüft das EPA die Identität der Teilnehmer an der Verhandlung?

Die Beteiligten und ihre Vertreter haben sich zu Beginn der mündlichen Verhandlung auszuweisen, sofern sie nicht einem Mitglied der Abteilung persönlich bekannt sind (siehe RL E-III, 8.3.1). Der Identitätsnachweis sollte in Form eines Personalausweises, eines Reisepasses oder einer EPA-Ausweiskarte erbracht werden. Das Ausweisdokument kann auf einem der folgenden Wege präsentiert werden:

  • indem es zu Beginn der Videokonferenz in die Kamera gehalten wird, entweder im öffentlichen Sitzungssaal oder gegenüber einem Mitglied der Abteilung in einem separaten (nicht öffentlichen) Sitzungssaal oder
  • indem per E-Mail eine Kopie an die Adresse geschickt wird, die den Beteiligten zu Beginn der mündlichen Verhandlung mitgeteilt wurde, oder

Damit die Abteilung die Identität der betreffenden Person bestätigen kann, müssen der vollständige Name (Vor- und Zuname) und das Foto des Ausweises sichtbar sein. Alle anderen Angaben im Ausweis können auf Wunsch abgedeckt werden, solange erkennbar ist, dass es sich um einen amtlichen Ausweis handelt. Aus Datenschutzgründen werden per E-Mail verschickte Kopien von Identitätsnachweisen gelöscht und nicht in die Akte aufgenommen. Über die Online-Einreichung vorgelegte Kopien werden in den nicht öffentlichen Teil der Akte aufgenommen.

Für Begleitpersonen, einschließlich derjenigen, die während der mündlichen Verhandlung sprechen wollen, genügt es, wenn ihre Identität vom jeweiligen Vertreter bestätigt wird.

Um bei der Identitätskontrolle zu Beginn der Verhandlung Zeit zu sparen, wird empfohlen, die EPA-Ausweiskarte in die Kamera zu halten oder eine Kopie des Identitätsnachweises über die Optionen der Online-Einreichung des EPA zu übermitteln.

Um bei der Identitätskontrolle zu Beginn der Verhandlung Zeit zu sparen, wird empfohlen, die EPA-Ausweiskarte in die Kamera zu halten oder eine Kopie des Identitätsnachweises über die Optionen der Online-Einreichung des EPA zu übermitteln.

Was sehe ich auf dem Bildschirm?

Normalerweise sollten Sie alle Teilnehmenden sehen; es kommt allerdings darauf an, welche Technologie Sie für die Verbindung mit der Videokonferenz verwenden. Mit dem Zoom-Web-Client können Sie beispielsweise immer nur die Person sehen, die gerade spricht.

Zu Beginn der Videokonferenz sollten alle Kameras eingeschaltet werden, damit die Identität der Teilnehmer überprüft werden kann. Sie sollten auch danach eingeschaltet bleiben, damit alle Beteiligten während der gesamten Verhandlung sichtbar sind. Ihr Mikrofon sollten Sie nur einschalten, wenn Ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt.

Wie kann ich in der mündlichen Verhandlung Informationen präsentieren?

Mit dem Einverständnis der Abteilung können Sie Informationen entweder präsentieren, indem Sie Ihren Bildschirm teilen oder indem Sie die Informationen auf Papier in die Kamera halten. Ein so dargestellter Inhalt gilt nicht als eingereichte Unterlage. Vor der Präsentation kann die Abteilung Sie bitten, die Informationen einzureichen, damit sie in die Niederschrift aufgenommen bzw. an die übrigen Beteiligten verteilt werden können.

Aus Sicherheitsgründen ist das Teilen des Bildschirms in SfB oder Zoom nicht standardmäßig aktiviert. Es kann jedoch auf Antrag durch den Vorsitzenden und vorbehaltlich der Zustimmung der Abteilung aktiviert werden.

Die Whiteboard-Funktion in Zoom ist deaktiviert und kann nicht genutzt werden.

Was soll ich tun, wenn die Tonqualität schlecht ist?

Um die Skype-Web-App, den Zoom-Desktop-Client oder die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android nutzen zu können, sollten Sie über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen.

Wie können die Mitglieder der Abteilung von mir per E-Mail verschickte Unterlagen gleichzeitig erhalten, wenn sie sich an unterschiedlichen Orten befinden?

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung erläutert der Vorsitzende, wie Unterlagen einzureichen sind, und die allen Beteiligten zu verwendende E-Mail-Adresse wird bekannt gegeben (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71)).

E-Mails, die von Externen an das EPA geschickt werden, müssen Filter passieren und gehen daher evtl. erst nach einigen Minuten ein, wenn sie Anhänge enthalten.

Kann ich bei Ermüdung eine Pause machen?

Wie bei mündlichen Verhandlungen mit physischer Anwesenheit sollten Sie den Vorsitzenden informieren, wenn Sie eine Pause benötigen. Sie müssen keine medizinischen Gründe angeben, um eine Pause zu erbitten.

Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl oder die Länge der Pausen?

Pausen werden für Beratungen der Abteilung oder auf Antrag der Beteiligten eingelegt. Darüber hinaus gibt es in der Regel eine Mittagspause. Wenn längere oder häufigere Pausen benötigt werden, bitten Sie den Vorsitzenden darum.

Wie werden die Pausen organisiert?

Der Vorsitzende kündigt eine Pause an, und die Abteilung zieht sich in einen nicht öffentlichen virtuellen Beratungsraum zurück. Die Beteiligten und etwaige Mitglieder der Öffentlichkeit verbleiben im virtuellen Verhandlungsraum. Sie können ihre Mikrofone stumm- und die Videobilder ausschalten.

Wird das System in der Pause geschlossen, und müssen wir danach erneut eine Verbindung herstellen?

Nein, die Anwendung wird nicht geschlossen. Vorzugsweise sollten die Teilnehmer die Verbindung zur Videokonferenz aufrechterhalten. Sie können diese aber auch verlassen und danach erneut eine Verbindung herstellen.

Gibt es in SfB und Zoom "Beratungsräume" für die internen Beratungen der Beteiligten?

Das EPA richtet derzeit keine virtuellen Beratungsräume für die Beteiligten ein. Gegebenenfalls sollten die Beteiligten ihre eigene parallele Videokonferenz organisieren.

Benötige ich eine besondere Ausrüstung für Videokonferenzen?

System

Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten.

Bandbreite

Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen.

Die Internetverbindung über Kabel ist weitaus stabiler als über WLAN.

Kamera

Empfehlenswert ist eine hochwertige Webcam (HD 720p oder höher). Wichtig ist vor allem, dass jede Person im Raum eine eigene Kamera nutzt. Wenn mehrere Personen in einem Raum nur über eine Kamera verfügen, sollte ein PTZ-Modell (Pan-Tilt-Zoom) gewählt werden. So kann der Sprecher automatisch herangezoomt werden, damit die Dolmetscher dessen Mimik sehen können.

Audio

Bitte verwenden Sie ein hochwertiges Mikrofon, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) mit einem Frequenzbereich von mindestens 125 Hz bis 15 000 Hz mit Echounterdrückung.

Verwenden Sie Audiogeräte, die über ein USB-Kabel mit dem Computer verbunden sind. Bluetooth-Mikrofone sind nur zulässig, sofern sie mit einem zusätzlichen Bluetooth-USB-Connector verwendet werden und sofern der Teilnehmer sich allein im Raum befindet, da ansonsten leicht Interferenzen entstehen können.

Vor allem bei mündlichen Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung verwenden Sie bitte NICHT das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage („Konferenzspinne“). Diese Mikrofone sind allesamt für das Ferndolmetschen ungeeignet, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) wiedergeben, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

Wenn zwei oder mehr Redner sich physisch im selben Raum befinden, sollten sie unbedingt Echos vermeiden und alle jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Wenn möglich sollten sie ihre Maske beim Sprechen abnehmen.

Um an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, wählen Sie stets „Join with computer audio“ und vergewissern Sie sich in den Zoom-Audioeinstellungen, dass das richtige Gerät ausgewählt ist.

Bildschirm

Wichtig ist, dass Sie einen hochwertigen Bildschirm verwenden. Je größer außerdem der Bildschirm ist, desto besser ist der visuelle Eindruck. Sie können die technischen Anforderungen prüfen unter www.epo.org/applying/online-services/proceedings/technical-guidelines_de.html.

Was geschieht, wenn die Verbindung oder erneute Verbindung fehlschlägt?

Vor der mündlichen Verhandlung werden die Beteiligten gebeten, eine Telefonnummer anzugeben, die während der Videokonferenz bei technischen Problemen verwendet werden kann.

Das EPA behandelt die von Beteiligten übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Informationen; sie werden nicht über die Chatfunktion ausgetauscht.

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung kann der Vorsitzende auch eine Telefonnummer angeben, unter der die Abteilung kontaktiert werden kann.

Wenn die (erneute) Verbindung fehlschlägt, werden Sie von der Abteilung telefonisch kontaktiert. Alternativ können Sie der Abteilung eine E-Mail senden oder sie anrufen. Technische Unterstützung steht zur Verfügung.

Wo technische Probleme ungeachtet der Bemühungen der Teilnehmer die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz verhindern, ergeht eine neue Ladung zur mündlichen Verhandlung. In der Regel wird die erneute mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt, sofern nicht schwerwiegende Gründe dagegen sprechen.

Wie kann ich die Dolmetscher bei der Videokonferenz unterstützen?

Wenn Sie an einer Videokonferenz mit Ferndolmetschen teilnehmen, verwenden Sie bitte ein hochwertiges Mikrofon, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend), und sprechen Sie langsam und deutlich. Bitte verwenden Sie NICHT das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage („Konferenzspinne“). Diese Mikrofone sind allesamt für das Ferndolmetschen ungeeignet, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) wiedergeben, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

Wenn zwei oder mehr Redner sich physisch im selben Raum befinden, sollten sie unbedingt Echos vermeiden und alle jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Wenn Sie beim Sprechen eine Maske tragen, kann das die Verdolmetschung erschweren oder sogar unmöglich machen. Halten Sie daher physisch Abstand, damit Sie die Maske beim Sprechen ablegen können. Omnidirektionale Mikrofone oder die in den Computer integrierten Mikrofone erfassen mehrere Sprecher und damit Umgebungsgeräusche wie Mausklicks oder das Umblättern von Seiten, was den Dolmetschern das akustische Verstehen erschwert.

Kann ich mein Mikrofon die ganze Zeit an lassen? Wenn ich es wieder anschalte, kommt es oft zu einer Verzögerung.

Der Vorsitzende entscheidet, wie die mündliche Verhandlung durchgeführt wird, aber zur Vermeidung von Hintergrundgeräuschen sollten die Mikrofone aller Teilnehmer außer dem Vorsitzenden in der Regel ausgeschaltet sein.

Die Beteiligten und Mitglieder der Abteilung außer dem Vorsitzenden sollten ihre Mikrofone anschalten, wenn ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt. Dabei werden Verzögerungen bei der Aktivierung der Mikrofone berücksichtigt.

Kann ich die Räumlichkeiten meines nationalen Patentamts für eine Videokonferenz nutzen?

Wenden Sie sich bitte direkt an Ihr nationales Amt. Beachten Sie jedoch, dass Sie zur Teilnahme an einer Videokonferenz keine spezielle Hardware benötigen.

Welche Alternativen gibt es, wenn die verfügbare Internetverbindung nicht geeignet ist?

Kann eine Videokonferenz mangels geeigneter Internetverbindung an einem bestimmten Ort nicht durchgeführt werden, müssen Sie sich unter Umständen an einen nahe gelegenen Ort begeben, an dem eine geeignete Internetverbindung verfügbar ist.

Nutzern, die noch nicht an einer solchen mündlichen Verhandlung vor dem EPA teilgenommen haben oder die erstmals an einer mündlichen Verhandlung mit Simultanverdolmetschung teilnehmen oder andere Geräte verwenden als beim letzten Mal, wird dringend empfohlen, vor der mündlichen Verhandlung einen Verbindungstest durchzuführen, und zwar rechtzeitig (d. h. mindestens 10 Arbeitstage, idealerweise zwei bis drei Wochen im Voraus). Da es Software-Updates geben kann, sollte der Verbindungstest aber nicht früher als einen Monat vorher stattfinden. Der Verbindungstest sollte von dem gleichen Raum aus und mit der gleichen Geräteausstattung durchgeführt werden, der bzw. die später für die Verhandlung genutzt wird.

Wenn Sie einen Verbindungstest durchführen möchten, kontaktieren Sie bitte die EPA-ServiceLine (telefonisch unter +31 70 340 4444 oder per E-Mail an serviceline@epo.org).  Diese wird dann einen 30-minütigen Verbindungstest ansetzen (Montag bis Freitag zwischen 8.30 und 18.00 Uhr MEZ) und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Der Verbindungstest hat die folgenden Ziele:

  • Die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren.
  • Die Verbindung muss stabil sein, und sowohl Audio als auch Video müssen von ausreichender Qualität sein.
  • Die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.
  • Im Falle von Simultanverdolmetschung muss der Zugang zu den verschiedenen Audiokanälen zur Verfügung stehen.

Eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung aufgrund von technischen Verbindungsproblemen kann nur dann in Betracht gezogen werden, wenn alles getan wurde, um den technischen Anforderungen gerecht zu werden, und ein Verbindungstest mit allen Parteien zeigt, dass eine hinreichend zuverlässige Verbindung nicht hergestellt werden kann.

Welche Anforderungen gelten für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden?

Zu den Anforderungen für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden, siehe Artikel 2 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.

Welche Formate werden für E-Mail-Anhänge akzeptiert (nur PDF oder andere Formate wie Fotos von einem Smartphone)?

Zu den akzeptierten Formaten für E-Mail-Anhänge siehe Artikel 4 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.

Gibt es eine Sitzungsetikette für mündliche Verhandlungen als Videokonferenz?

Neben der Wahrung derselben Etikette wie in konventionellen mündlichen Verhandlungen sollten Sie Folgendes beachten:

  • Machen Sie von dem Probelauf Gebrauch, den das EPA vorab anbietet.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Verhandlung nicht gestört werden.
  • Stellen Sie rechtzeitig die Verbindung her, damit sich die Verhandlung nicht verzögert und Sie keine wichtigen Informationen verpassen.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
  • Sprechen Sie nicht gleichzeitig mit anderen Personen.
  • Lassen Sie die Abteilung unverzüglich wissen, wenn Sie technische Probleme haben.
  • Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Beleuchtung im Raum. Stellen Sie Ihren Computer entweder vor einem Fenster auf oder platzieren Sie eine Lampe dahinter, damit Ihr Gesicht im Hellen ist. Vermeiden Sie eine Beleuchtung von hinten, etwa ein Fenster im Rücken.
  • Verwenden Sie keine störenden virtuellen Hintergründe.
  • Bitte benutzen Sie ein hochwertiges USB-Mikrofon oder USB-Headset, insbesondere bei mündlichen Verhandlungen mit Dolmetschern

Sollte ich die Option "Originalton" in Zoom aktivieren, um meine Tonqualität zu verbessern?

Der Abschnitt "Audio" in den Technischen Richtlinien enthält grundlegende Empfehlungen zu geeigneten Mikrofonen bei Simultanverdolmetschung. Wenn Sie jedoch mit der bestmöglichen Tonqualität gehört werden möchten, könnten die Zoom-Funktionen HiFi und Originalton für Sie von Interesse sein.

Hier sind einige Tipps zur Aktivierung des HiFi-Modus. Es ist wichtig zu wissen, dass der HiFi-Modus nur funktioniert, wenn Sie ein externes unidirektionales USB-Mikrofon (freistehend oder zum Anstecken) zusammen mit der entsprechenden Soundkarte oder ein Profi-Headset verwenden, das an eine Outboard-Soundkarte angeschlossen ist und Ihre Stimme in keiner Weise filtert.

Wenn Sie Zoom im HiFi-Modus verwenden, tragen Sie bitte unbedingt Kopfhörer, da externe Lautsprecher Rückkopplungen erzeugen.

Laden Sie die neueste Version der Zoom-App auf Ihren PC oder Laptop herunter (dies funktioniert nicht auf einem Mobilgerät).

Gehen Sie zu Einstellungen – Audio

  • Aktivieren Sie "HiFi-Musikmodus"
  • Deaktivieren Sie "Hallunterdrückung"
  • Deaktivieren Sie "Lautstärke automatisch einstellen" (passen Sie anschließend während des Tontests die Lautstärke manuell an)
  • Aktivieren Sie "Stereoaudio"

Wenn Sie als Betriebssystem Microsoft Windows haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweitert".

Stellen Sie "Signalverarbeitung durch Windows-Audiogerätetreiber" auf AUS.

Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren

Ist es möglich, für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren die Zoom-Plattform zu benutzen?

Bis Ende September 2021 wird standardmäßig Skype for Business (SfB) für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren und Zoom für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet. Am 1. Oktober 2021 wird Zoom jedoch auch zur Standardplattform für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren; ab diesem Zeitpunkt wird SfB in der Regel nicht mehr zur Verfügung stehen.

Kann der Anmelder und/oder die Prüfungsabteilung "ernsthafte Gründe" anführen, die gegen die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen?

Ja. Wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, können diese von der Prüfungsabteilung oder vom Anmelder vorgebracht werden. Es muss sehr wahrscheinlich sein, dass diese Gründe am Tag der mündlichen Verhandlung weiter bestehen.

Welche Rechtsgrundlage gibt es für die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz?

In Artikel 116 (1) EPÜ sind Ort und Form der mündlichen Verhandlung nicht erwähnt. Er setzt somit nicht voraus, dass die mündliche Verhandlung in physischer Anwesenheit des Anmelders vor der Abteilung stattfindet. Vielmehr muss die Form der mündlichen Verhandlung sicherstellen, dass Anmelder ihre Argumente mündlich vorbringen können und die Abteilung dem Anmelder die Gründe und Beweismittel mitteilen kann, auf die sie ihre Entscheidung zu stützen gedenkt. Diese Erfordernisse sind bei als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen erfüllt, weil Abteilung und Anmelder miteinander kommunizieren können (T 1378/16, Nr. 1.3 der Gründe).

Für Ausnahmefälle, in denen die Rechte eines Anmelders nach den Artikeln 113 (1) und 116 EPÜ durch die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz möglicherweise verletzt werden (z. B. wenn ein Anmelder oder Vertreter eine Hörbehinderung hat, die eine Teilnahme an der Videokonferenz unmöglich macht), sieht die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz vor, dass die mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattfindet.

Ist eine Rechtsgrundlage im EPÜ erforderlich, um eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz ohne die Zustimmung des Anmelders oder entgegen seinem Antrag durchzuführen?

Die Durchführung einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ist weder nach Artikel 116 EPÜ noch durch eine andere Bestimmung des EPÜ ausgeschlossen. Vielmehr liegt - wie bei anderen administrativen Maßnahmen betreffend mündliche Verhandlungen wie die Bestimmung des Orts (T 1012/03, Nr. 49 der Gründe) - die Form der Durchführung der mündlichen Verhandlung in der Verwaltungskompetenz des Präsidenten des EPA nach Artikel 10 (2) a) EPÜ. Diese Kompetenz des Präsidenten schließt ausdrücklich Maßnahmen ein, die die Verfahrensrechte der Anmelder betreffen, wie etwa die Entscheidung, dass das Recht auf mündliche Verhandlung mittels einer Videokonferenz auszuüben ist. Artikel 10 (2) a) EPÜ in Verbindung mit der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz bietet folglich eine ausreichende Rechtsgrundlage, um eine standardmäßige Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz einzuführen.

Die Vorlage G 1/21 ("Mündliche Verhandlungen per Videokonferenz") ist vor der Großen Beschwerdekammer anhängig. Mit der Vorlagefrage soll geklärt werden, ob die Durchführung einer mündlichen Verhandlung in Form einer Videokonferenz mit dem in Artikel 116 (1) EPÜ verankerten Recht auf mündliche Verhandlung vereinbar ist, wenn nicht alle Beteiligten ihr Einverständnis mit der Durchführung der mündlichen Verhandlung in Form einer Videokonferenz erklärt haben. Es wird verwiesen auf die Vorlageentscheidung T 1807/15.

Um den Zugang zum Recht zu gewährleisten und das ordnungsgemäße Funktionieren des EPA sicherzustellen, hat der Präsident des EPA beschlossen, dass mündliche Verhandlungen vor Prüfungs- und Einspruchsabteilungen weiterhin gemäß der derzeitigen Praxis als Videokonferenz durchgeführt werden, d. h. ohne dass das Einverständnis der Beteiligten erforderlich ist.

Dies gilt, bis die Große Beschwerdekammer ihre Entscheidung verkündet (siehe https://www.epo.org/news-events/news/2021/20210324a.html).

Ich möchte einen Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stellen. Wann sollte ich den Antrag einreichen?

Ein Antrag, eine mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchzuführen, sollte so bald wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung. Geht der Antrag nach der Ladung zur mündlichen Verhandlung ein und kann ihm nicht stattgegeben werden, so teilt die Abteilung dem Anmelder mit, dass die mündliche Verhandlung wie in der Ladung angegeben als Videokonferenz stattfindet, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Geht der Antrag ein, bevor die Ladung ergangen ist, wird die Begründung der Ablehnung in der Anlage zur Ladung angegeben. In beiden Fällen ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung. Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird dem Anmelder mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung auf nach dem 31. Januar 2022 verschoben.

September 2021 verschoben.

Was passiert, wenn ich die technischen Anforderungen nicht erfülle oder die erforderliche Software nicht installieren kann? Findet die Verhandlung dann in den Räumlichkeiten des EPA statt?

Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe für eine Durchführung der mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA. Wenn ein Beteiligter die technischen Anforderungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz mit dem EPA wirklich nicht erfüllen kann, sollte er so bald wie möglich beantragen, dass die mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird, und diesen Antrag ausführlich begründen. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung.

Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren (Pilot)

Wo finde ich eine Liste der bevorstehenden mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren?

Welches Videokonferenz-Tool wird für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet?

Angesichts der positiven Erfahrungen, die in den letzten Monaten bei mündlichen Einspruchsverhandlungen als Videokonferenz mit Zoom gemacht wurden, hält das EPA derzeit Zoom für die am besten geeignete Plattform. Aus diesem Grund wird Zoom standardmäßig für mündliche Einspruchsverhandlungen verwendet.

Umfasst das Pilotprojekt auch Situationen mit Simultanverdolmetschung?

Ja. Zoom unterstützt die Simultanverdolmetschung. Die Dolmetscher stellen ihre eigenen Audiokanäle für die Sprache bereit, in die sie dolmetschen. Die Teilnehmer können dann den von ihnen benötigten Audiokanal wählen und den Originalkanal leiser stellen bzw. stummschalten.

Bitte beachten Sie, dass die Dolmetschfunktion auf dem Zoom Web-Client derzeit nicht unterstützt wird.

Ist eine Zeugenvernehmung oder Beweisaufnahme per Videokonferenz möglich?

Mit Beschluss vom 15. Dezember 2020 änderte der Verwaltungsrat die Regeln 117 und 118 EPÜ, um damit die Beweisaufnahme per Videokonferenz in Verfahren vor dem EPA zu erlauben. Die Änderung trat am 1. Januar 2021 in Kraft. Die Beweisaufnahme kann unabhängig davon, ob die mündliche Verhandlung als Videokonferenz oder in den Räumlichkeiten des EPA stattfindet, per Videokonferenz erfolgen. Nähere Informationen sind dem Beschluss des Verwaltungsrats (ABl. EPA 2020, A132) und der Mitteilung des EPA vom 17. Dezember 2020 über die Beweisaufnahme per Videokonferenz durch Prüfungs- und Einspruchsabteilungen (ABl. EPA 2020, A135) zu entnehmen.

Kann ich einen virtuellen Hintergrund verwenden?

Die Verwendung eines virtuellen Hintergrunds kann eine professionellere Umgebung erzeugen, hat aber Nachteile. Virtuelle Hintergründe können Störungen verursachen (z. B. kann ein Teil Ihres Gesichts verdeckt sein, wenn Sie sich bewegen, oder es ist unter Umständen nicht möglich, Dokumente in die Kamera zu halten). Virtuelle Hintergründe können auch die Verdolmetschung erschweren. Wenn visuelle Störungen die ordnungsgemäße Durchführung der mündlichen Verhandlung behindern, können die Teilnehmenden und/oder Mitglieder der Abteilung aufgefordert werden, ihren virtuellen Hintergrund zu deaktivieren.

Wie kann ich sicher sein, dass die anderen Beteiligten der Verhandlung zuhören?

Die anderen Beteiligten müssen nicht zuhören, wenn sie das nicht möchten. Es ist aber dafür zu sorgen, dass sie zuhören können, wenn sie das möchten.

Was passiert, wenn einer der anderen Beteiligten Unterlagen einreicht und ich sie nicht erhalte?

In Videokonferenzen müssen Beteiligte Unterlagen, die sie einreichen möchten, an die E-Mail-Adresse übermitteln, die die Einspruchsabteilung bekannt gibt. Die Einspruchsabteilung leitet dann die Unterlagen per E-Mail an die anderen Beteiligten weiter, während die Videokonferenz stattfindet. Der Vorsitzende stellt sicher, dass alle Beteiligten im Besitz der aktuellen Version der Unterlagen sind.

Zu beachten ist, dass E-Mails von EPA-Adressen mitunter im Spam-Ordner landen können.

Wie kann ich sichergehen, dass meine personenbezogenen Daten und meine Verbindungsdaten vertraulich behandelt werden?

Die personenbezogenen Daten der Beteiligten werden entsprechend den Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten im Europäischen Patentamt verarbeitet (siehe https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy.html).

Das EPA behandelt die von Beteiligten übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Informationen; sie werden weder über die Chatfunktion noch mündlich ausgetauscht.

Kann ich während der mündlichen Verhandlung die Chat-Funktion nutzen?

Die Chat-Funktion ist für kurze, allgemeine Mitteilungen gedacht wie "Ich brauche eine Pause" oder "Ich habe Verbindungsprobleme". Sie sollte nicht verwendet werden, um Inhalte zu Sachthemen auszutauschen. Da die anderen Teilnehmer sehen können, was Sie schreiben, sollten Sie im Chat keine sensiblen Daten eingeben (etwa Kontaktdaten).

Bitte beachten Sie, dass Ihnen je nach der verwendeten Technologie möglicherweise nicht die volle Chat-Funktionalität zur Verfügung steht.

Was sollte ich tun, wenn ich der Meinung bin, dass die Abteilung meine Argumente nicht angehört hat oder nicht anhören konnte?

Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit sollten Sie die Abteilung darauf aufmerksam machen.

Wie wird sich die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz langfristig auswirken? Sollten diese Auswirkungen nicht zunächst geprüft werden?

Angesichts der Bedürfnisse der Nutzer nach Rechtssicherheit und zeitnahem Zugang zum Recht sowie der Ziele des Strategieplans wurde mit Beschluss des Präsidenten des EPA vom 14. April 2020 ein Pilotprojekt zur Durchführung mündlicher Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen als Videokonferenz gestartet.

In einem im November 2020 veröffentlichten Sachstandsbericht werden die ersten sechs Monate des Pilotprojekts analysiert, die Erfolge seit April 2020 und die Nachfrageentwicklung erläutert und Empfehlungen für die nächsten Schritte des Pilotprojekts abgegeben.

Gegen Ende des Pilotprojekts wird ein weiterer Bericht erstellt, in dem die Fortschritte und die wertvollen Erfahrungen betrachtet werden, die Patentinhaber, Einsprechende, ihre gesetzlichen Vertreter und das EPA mit Videokonferenzen im Einspruchsverfahren gesammelt haben. In diesem Bericht wird auch geprüft, welche Rolle Videokonferenzen im Einspruchsverfahren spielen könnten, sobald die COVID-19-Krise überwunden ist.

Die Teilnehmenden sind aufgerufen, am Ende einer jeden Videokonferenz Feedback zu geben.

Gibt es Einschränkungen in Bezug auf den physischen Aufenthaltsort der Anmelder/Beteiligten, wenn sie sich mit einer Videokonferenz verbinden?

Im EPÜ wird nicht verlangt, dass sich der Anmelder oder die Verfahrensbeteiligten physisch in einem der Mitgliedstaaten befinden, um an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilzunehmen.

Erlauben die Tools die Möglichkeit, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen?

Ja, die Tools erlauben es, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen. Um eine gute Audioqualität zu gewährleisten, sollten sich Beteiligte, ihre Vertreter sowie Begleitpersonen der Beteiligten und Vertreter vorzugsweise dezentral, d. h. von unterschiedlichen Orten aus verbinden.

Wenn zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, während der Verhandlung etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Wenn Sie beim Sprechen eine Maske tragen, kann das die Verdolmetschung erschweren oder sogar unmöglich machen. Halten Sie daher physisch Abstand, damit Sie die Maske beim Sprechen ablegen können. Array-Mikrofone oder in Computer integrierte Mikrofone erfassen mehrere Sprecher, damit aber auch Umgebungsgeräusche wie Mausklicks oder das Umblättern von Seiten, was den Dolmetschern das akustische Verstehen erschwert. Nähere Informationen finden Sie hier: ISO/PAS standard 24019: Simultandolmetschplattformen – Anforderungen und Empfehlungen.

Jede Person sollte eine eigene Kamera haben. Alternativ sollte, wenn mehrere Personen in einem Raum mit einer einzigen Kamera anwesend sind, die Kamera automatisch den Sprecher heranzoomen, damit die Dolmetscher seine Mimik sehen können.

Damit die Abteilung zu Beginn der Videokonferenz die Identität der Teilnehmenden leichter erkennen und Beteiligte von Mitgliedern der Öffentlichkeit unterscheiden kann, wird Vertretern empfohlen, einen Zoom-Benutzernamen mit Angabe des vertretenen Beteiligten einzugeben (z. B. PROP - Herr/Frau XYZ für den Vertreter des Patentinhabers), bevor sie der Videokonferenz beitreten. Die Abteilung kann dann erkennen, wer sich im virtuellen Warteraum aufhält.

Können Begleitpersonen der Videokonferenz auch nur für einen Teil der mündlichen Verhandlung beitreten oder müssen sie ständig anwesend sein?

Begleitpersonen, die während der mündlichen Verhandlung etwas sagen, sollten vorzugsweise zu Beginn der Verhandlung anwesend sein. Ist dies nicht möglich, sollte der Vertreter so bald wie möglich der Abteilung mitteilen, dass eine Begleitperson der Videokonferenz später beitreten wird.

Begleitpersonen, die während der mündlichen Verhandlung nichts sagen, können einen Teil der Videokonferenz verfolgen, solange sie die Verhandlung nicht stören. Sind sie zu Beginn der Verhandlung nicht anwesend, so werden sie spätestens während einer Pause zugelassen.

Wird das EPA ein System implementieren, das den Beteiligten (technisch und verfahrenstechnisch) erlaubt, während der Pausen vertrauliche Beratungen zu führen?

Wenn Einzelpersonen, die zu einem Beteiligten gehören, von unterschiedlichen Orten aus teilnehmen, sollten sie vorher Mittel für vertrauliche Beratungen vereinbaren.

Das EPA richtet derzeit keine virtuellen Beratungsräume für die Beteiligten ein. Gegebenenfalls sollten die Beteiligten ihre eigene parallele Videokonferenz organisieren.

Welche Maßnahmen gibt es, um Probleme bei der Einreichung zu lösen?

Geänderte Patentunterlagen sind als Anhänge im PDF-Format einzureichen und müssen dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) entsprechen.

Liegt ein Anhang mit geänderten Patentunterlagen nicht im PFD-Format vor, entspricht er nicht dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) oder ist er nicht lesbar oder unvollständig, so unterrichtet das EPA den Verfahrensbeteiligten unverzüglich hiervon. Können die Mängel während der Videokonferenz nicht behoben werden, so gilt die betreffende Unterlage oder der Teil der Unterlage, der nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden ist, als nicht eingegangen.

Sonstige Anhänge können in jedem Format übermittelt werden, das vom EPA geöffnet und in lesbarer Form reproduziert werden kann. Anderenfalls gelten sie als nicht eingegangen.

Ist ein Anhang mit einem Computervirus infiziert oder enthält er andere bösartige Software, so gilt er als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, einen solchen Anhang entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.

Weitere Informationen sind dem Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71) zu entnehmen.

Wie geht das EPA mit mündlichen Verhandlungen um, die nicht innerhalb eines Arbeitstags abgeschlossen werden können?

In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung vertagt. In der Regel werden eine neue Ladung und eine Niederschrift der mündlichen Verhandlung verschickt. Stimmen alle Beteiligten zu und erlauben es die besonderen Umstände (z. B. wenn keine Verdolmetschung erforderlich ist), kann die mündliche Verhandlung auf einen Termin in zeitlicher Nähe (z. B. den nächsten Tag) vertagt werden, ohne dass eine neue Ladung und eine Niederschrift der mündlichen Verhandlung verschickt werden müssen.

Eine mündliche Verhandlung per Videokonferenz könnte länger dauern als eine konventionelle mündliche Verhandlung. Wird dies vom EPA bei der Planung der mündlichen Verhandlungen berücksichtigt?

Ist die Abteilung der Ansicht, dass die mündliche Verhandlung länger dauern könnte, so wird sie zu zwei oder mehr aufeinander folgenden Tagen laden.

Können in einer mündlichen Verhandlung per Videokonferenz handschriftliche Änderungen eingereicht werden?

Für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz gelten die Richtlinien E-III, 8.7.3. Der Patentinhaber kann Patentunterlagen mit handschriftlichen Änderungen einreichen. Diese sind als Anhänge im PDF-Format einzureichen und müssen dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) entsprechen.

Wenn die Zwischenentscheidung der Einspruchsabteilung auf Unterlagen gestützt wird, die nicht der Regel 49 (8) EPÜ entsprechen, weil sie handschriftliche Änderungen enthalten, fordert die Einspruchsabteilung den Patentinhaber in der Mitteilung nach Regel 82 (2) EPÜ auf, eine formal korrekte Fassung des geänderten Wortlauts einzureichen. In der Aufforderung werden die formal mangelhaften, geänderten Absätze und/oder Ansprüche aufgeführt, für die Austauschabsätze und/oder -ansprüche einzureichen sind.

Anstelle von handschriftlichen Änderungen, die eingescannt werden müssen, können maschinenschriftliche Änderungen unter Verwendung des vom Europäischen Publikationsserver abrufbaren Wortlauts eingereicht werden. Erfahren Sie mehr in diesem Tutorial.

Ist für die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich?

Zur Gewährleistung der Pünktlichkeit im Einspruchsverfahren, die für den Zugang zum Recht von entscheidender Bedeutung ist, ist es für mündliche Verhandlungen, die am oder nach dem 4. Januar 2021 stattfinden sollen, nicht mehr erforderlich, dass alle Beteiligten der Durchführung mündlicher Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz zustimmen (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 10. November 2020). Wird eine mündliche Verhandlung beantragt oder von der Einspruchsabteilung für zweckdienlich erachtet, so wird sie in der Regel als Videokonferenz durchgeführt.

Die Vorlage G 1/21 ("Mündliche Verhandlungen per Videokonferenz") ist vor der Großen Beschwerdekammer anhängig. Mit der Vorlagefrage soll geklärt werden, ob die Durchführung einer mündlichen Verhandlung in Form einer Videokonferenz mit dem in Artikel 116 (1) EPÜ verankerten Recht auf mündliche Verhandlung vereinbar ist, wenn nicht alle Beteiligten ihr Einverständnis mit der Durchführung der mündlichen Verhandlung in Form einer Videokonferenz erklärt haben. Es wird verwiesen auf die Vorlageentscheidung T 1807/15.

Um den Zugang zum Recht zu gewährleisten und das ordnungsgemäße Funktionieren des EPA sicherzustellen, hat der Präsident des EPA beschlossen, dass mündliche Verhandlungen vor Prüfungs- und Einspruchsabteilungen weiterhin gemäß der derzeitigen Praxis als Videokonferenz durchgeführt werden, d. h. ohne dass das Einverständnis der Beteiligten erforderlich ist.

Dies gilt, bis die Große Beschwerdekammer ihre Entscheidung verkündet (siehe https://www.epo.org/news-events/news/2021/20210324a.html).

Ist es möglich, die Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA zu beantragen?

In Ausnahmefällen können mündliche Verhandlungen auf Antrag eines Beteiligten oder auf Veranlassung der Einspruchsabteilung in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt werden, wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung als Videokonferenz sprechen. In solchen Fällen wird die mündliche Verhandlung gemäß der Ankündigung, dass bis zum 31. Januar 2022 (vormals bis zum 15. September 2021) keine mündlichen Präsenzverhandlungen im Einspruchsverfahren stattfinden werden, bis nach diesem Zeitpunkt verschoben.

Ernsthafte Gründe, die gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, sind beispielsweise Gründe, die einen Teilnehmer individuell betreffen (z. B. eine nachgewiesene Sehschwäche, aufgrund deren ein Vertreter die mündliche Verhandlung nicht auf dem Bildschirm verfolgen kann) sowie Gründe, die mit Art und Sachverhalt des Verfahrens zu tun haben (etwa die Vorführung oder Augenscheinseinnahme eines Objekts, dessen haptische Merkmale essenziell sind, soweit dies nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen möglich ist). Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe dagegen.

Ein Antrag, eine mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchzuführen, sollte so bald wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Wird ein ärztliches Attest vorgelegt, so wird es gemäß dem Beschluss der Präsidentin des Europäischen Patentamts vom 12. Juli 2007 über von der Akteneinsicht ausgeschlossene Unterlagen von der Akteneinsicht ausgeschlossen (siehe ABl. EPA Sonderausgabe 3, 2007, J.3,. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der betreffenden Abteilung.

Wird ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des Europäischen Patentamts abgelehnt, werden den Beteiligten die Gründe dafür mitgeteilt. Nach Artikel 106 (2) EPÜ ist eine solche Ablehnung nicht gesondert mit einer Beschwerde anfechtbar.

Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung per Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird den Beteiligten mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung auf nach dem 31. Januar 2022 verschoben.

Plant das EPA die Durchführung mündlicher Verhandlungen, bei der einige Beteiligte anwesend sind und andere per Videokonferenz teilnehmen?

In Anbetracht der COVID-19-Pandemie sind mündliche Verhandlungen, bei denen mindestens ein Beteiligter in den Räumlichkeiten des EPA anwesend sein muss, derzeit nicht zulässig. Die möglichen Formen mündlicher Verhandlungen werden gegen Ende des Pilotprojekts geprüft.

Wie können Mitglieder der Öffentlichkeit an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen?

Derzeit können Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung verfolgen, indem sie beim EPA die Verbindungsdaten beantragen und sich zur Teilnahme an der Videokonferenz anmelden.

Entsprechende Anträge sind spätestens drei Arbeitstage vor dem in der Ladung zur mündlichen Verhandlung angegebenen Termin per E-Mail unter support@epo.org beim EPA einzureichen. Die Voraussetzungen für solche Anträge und die Bedingungen für die Fernteilnahme an mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz werden auf der EPA-Website veröffentlicht (siehe https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/public-access_de.html).

Mitglieder der Öffentlichkeit, die an mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz teilnehmen, sollten sich als solche zu erkennen geben, indem sie nach dem Start der Videokonferenzplattform und vor Beitritt zur Videokonferenz einen mit PUBLIC beginnenden Benutzernamen eingeben.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit während einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung vor einer Einspruchsabteilung anonym bleiben?

Mitglieder der Öffentlichkeit werden nicht aufgefordert, sich vorzustellen, und die Einspruchsabteilung prüft nicht ihre Ausweisdokumente. Wenn der Vorsitzende jedoch dazu auffordert, müssen Mitglieder der Öffentlichkeit ihre Kamera zeitweise einschalten, damit die Teilnehmer der Videokonferenz sehen können, wer sie sind.

Der Name, unter dem Sie zu Beginn der Zoom-Videokonferenz erscheinen möchten, sollte vor dem Beitritt zur Konferenz eingegeben werden. Es ist hilfreich, wenn Sie sich mit "PUBLIC" kennzeichnen. Sobald die Teilnehmer der Zoom-Videokonferenz beigetreten sind, können nur die Mitglieder der Abteilung sie umbenennen. Wenn Sie der Konferenz nicht mit dem Namen "PUBLIC" beigetreten sind, kann es also sein, dass Sie vor Beginn der mündlichen Verhandlung umbenannt werden.

 

Werden während der mündlichen Verhandlung eingereichte Unterlagen an Mitglieder der Öffentlichkeit weitergeleitet?

Die Einspruchsabteilung leitet keine Kopien von in der mündlichen Verhandlung eingereichten Unterlagen an Mitglieder der Öffentlichkeit weiter.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit, die an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen, auch nur einen Teil der Verhandlung verfolgen oder müssen sie ständig anwesend sein?

Mitglieder der Öffentlichkeit können eine mündliche Verhandlung per Videokonferenz auch nur zum Teil verfolgen. Sie sollten sich jedoch bemühen, beim Betreten oder Verlassen der Videokonferenz die mündliche Verhandlung nicht zu stören. Sind sie zu Beginn der Verhandlung nicht anwesend, so werden sie spätestens während einer Pause zugelassen.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit daran gehindert werden, das Verfahren zu unterbrechen oder zu stören?

Die Teilnahme von Mitgliedern der Öffentlichkeit beschränkt sich auf das Anhören des Audiokanals und das Anschauen der während der Videokonferenz übermittelten Bilder. Mitglieder der Öffentlichkeit dürfen weder ihr Mikrofon noch ihre Kamera einschalten, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden dazu aufgefordert. Sie sind nicht befugt, in der Videokonferenz etwas zu sagen oder sich anderweitig einzubringen, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden ausdrücklich dazu aufgefordert.

Ein Verstoß gegen diese Bedingungen kann dazu führen, dass Mitglieder der Öffentlichkeit von der mündlichen Verhandlung ausgeschlossen werden. Stellt der Vorsitzende einen Verstoß gegen die vorstehenden Bedingungen fest, der die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung beeinträchtigt oder die Rechte der anderen Teilnehmer an der mündlichen Verhandlung verletzt, oder liegen andere triftige Gründe vor, so kann er Mitglieder der Öffentlichkeit auffordern, die Videokonferenz zu verlassen und die Verbindung zu beenden.

Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit ist es Aufgabe des Vorsitzenden, für einen ordnungsgemäßen Ablauf der mündlichen Verhandlung zu sorgen.

Wie wird verhindert, dass Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung aufzeichnen?

Zu einer mündlichen Verhandlung nach Artikel 116 EPÜ dürfen nur Amtsangehörige Tonaufzeichnungsgeräte in den Sitzungssaal mitnehmen (siehe Mitteilung der Vizepräsidenten Generaldirektionen 2 und 3 vom 25. Februar 1986, ABl. EPA 1986, 63). Dasselbe gilt für Videoaufzeichnungen (siehe Punkt 6 der Mitteilung des EPA vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz, wonach von keinem Teil der Verhandlung Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt oder weiterübertragen werden dürfen). Es wird erwartet, dass die Beteiligten und die Öffentlichkeit diese Vorschriften befolgen. Das Verbot impliziert, dass es keinen rechtmäßigen Weg zur Aufzeichnung der mündlichen Verhandlung gibt und etwaige Aufzeichnungen daher nicht verwendet werden können.

Darf ich die vom EPA bereitgestellten Verbindungsdaten an meinen Mandanten oder an Dritte weitergeben?

Wenn Ihr Mandant als Begleitperson an der mündlichen Verhandlung teilnehmen möchte, dürfen Sie ihm die Verbindungsdaten mitteilen. Beachten Sie, dass die Einspruchsabteilung im Voraus über die Anwesenheit Ihres Mandanten als Begleitperson informiert werden muss. Siehe Richtlinien E-III, 8,5 zu Anträgen auf Ausführungen einer Begleitperson.

Ein Antrag auf Teilnahme an einer mündlichen Verhandlung als Mitglied der Öffentlichkeit muss von oder im Namen des Betreffenden gestellt werden. Die Verbindungsdaten, die das EPA Mitgliedern der Öffentlichkeit für die Fernteilnahme an mündlichen Verhandlungen bereitstellt, sind ausschließlich zur Verwendung durch den Antragsteller bestimmt und dürfen keiner Person weitergegeben werden, die im Antrag nicht genannt ist. Der Antragsteller übernimmt die volle Verantwortung für alle Folgen, die aus der unbefugten Weitergabe der Verbindungsdaten entstehen.

Weitere Informationen über den Zugang zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen

Sammelt das EPA Feedback über mündliche Verhandlungen per Videokonferenz?

Die Einspruchsabteilung schickt den Beteiligten einen Link zu einem kurzen Feedback-Formular. Der Link wird in der E-Mail an die Beteiligten mit den Verbindungsdaten übermittelt bzw. zu Beginn der mündlichen Verhandlung bekannt gegeben.

Das individuelle Feedback wird von der für die Qualitätssicherung zuständigen Abteilung des EPA ausgewertet, um die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz zu verbessern. Die eingegangenen Anmerkungen werden vertraulich behandelt; sie werden weder veröffentlicht noch an die Einspruchsabteilung weitergegeben und auch nicht in die Einspruchsakte oder das Einspruchsverfahren aufgenommen.

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