FAQ - Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen

Videokonferenz-Tool

Welches Videokonferenz-Tool wird für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz verwendet?

Die Standardplattform für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz ist Zoom.

Bei mündlichen Verhandlungen mit Zoom unterstützt das EPA die folgenden Technologien:

  • Installation des Zoom-Desktop-Client auf Windows oder Mac (regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert)
  • Zoom-Mobile-App für iOS oder Android (regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert)
  • Zoom-Web-Client (Chromium Edge 80 oder höher; Google Chrome 53.0.2785 oder höher; Firefox 76 oder höher; Internet Explorer 10 oder höher; Safari 10.0.602.1.50 oder höher) für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren Da mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren per Zoom End-to-End-verschlüsselt sind, ist der Zoom-Web-Client nicht für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren geeignet.

Ist es möglich, für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz den Zoom-Web-Client zu benutzen?

Da mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren per Zoom End-to-End-verschlüsselt sind, ist der Zoom-Web-Client nicht für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren geeignet.

Er kann jedoch für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet werden, einschließlich solcher, die simultan verdolmetscht werden.

Beim Zoom-Support finden Sie weitere Informationen über die Funktionalitäten des Zoom-Web-Client.

Kann ich zwischen Zoom und Skype for Business wählen?

Nein. Seit 1. Oktober 2021 ist Zoom die Standardplattform für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz im Prüfungs- wie auch im Einspruchsverfahren.

Hat das EPA die Kritik an der Zoom-Plattform in Bezug auf Datenschutz, Transparenz und Sicherheit bedacht?

Das EPA hat sein Möglichstes getan, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationen sicherzustellen.

Zoom hat in einer bindenden Vereinbarung zugesagt, die sich aus der EU‑Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Datenschutzrichtlinien des EPA ergebenden Verpflichtungen zu erfüllen. Weitere Informationen und eine ausführliche Beschreibung, welche Daten von Zoom zu welchem Zweck verarbeitet werden, enthält diese Datenschutzerklärung des EPA.

Die Kritik an der Sicherheit der Zoom-Plattform bezieht sich auf Versionen der Zoom-Software, die von 2016 bis Anfang 2020 veröffentlicht wurden. Seit April 2020 arbeitete Zoom jedoch an der Verbesserung der Sicherheit und ging auf alle wesentlichen Anliegen ein.

Zusätzliche Auskünfte über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zoom oder dessen Subunternehmer finden sich in der Datenschutzerklärung von Zoom. Zoom verpflichtet sich in Vereinbarungen mit seinen Dienstleistungsanbietern, Daten nicht zu eigenen Zwecken oder zu Zwecken Dritter zu verarbeiten.

Hält es das EPA für sicher, die Zoom-Software zu installieren?

Angesichts der erheblichen Sicherheitsverbesserungen der Zoom-Plattform hat das EPA die Verwendung der Software innerhalb der kontrollierten Umgebung genehmigt, die auch auf jede andere kommerzielle Software angewendet wird. Das EPA testet neue Versionen vor der Einführung innerhalb eines spezifischen Schwachstellenmanagements und kombiniert diesen Prozess mit weiteren Sicherheitselementen, die Teil der EPA-Umgebung sind. Das EPA unterwirft seine Praxis in Sachen Informationssicherheit einem Zyklus kontinuierlicher Verbesserung, wie im Strategieplan 2023 dargelegt.

Wichtig ist natürlich weiterhin, dass die Nutzer die einschlägige Praxis im Hinblick auf Aktualisierungen und Patches ihrer Benutzersoftware (einschließlich Zoom) befolgen und dass die Toolauswahl mit der Implementierung weiterer technischer Sicherheitsmaßnahmen auf Client-Seite (Firewalls, Antivirus-Software, etc.) einhergeht.

Zoom-Videokonferenzen im Einspruchsverfahren sind nicht End-to-End-verschlüsselt (E2EE). Stellt dies ein Risiko dar?

Zoom bietet eine sogenannte "fortgeschrittene Verschlüsselung", die die Netzwerkkommunikation zwischen jedem Zoom-Client und den Zoom-Servern verschlüsselt. Zoom selbst ist in der Lage, den Datenverkehr auf seinen Servern zu entschlüsseln, z. B. um Aufzeichnungen von Videokonferenzen bereitzustellen. Dieses Sicherheitsniveau ist vergleichbar mit demjenigen ähnlicher Plattformen wie Microsoft Teams oder Skype. In all diesen Fällen verhindert die Verschlüsselung das Abhören durch Dritte.

Seit November 2020 stellt Zoom eine echte End-to-End-Verschlüsselung bereit, bei der nur die Teilnehmer der Videokonferenz die Video- und Audio-Streams entschlüsseln können und auch das Abhören durch den Softwareanbieter verhindert wird. Im Februar 2021 wurde beim EPA eine Version mit E2EE eingeführt. Allerdings ist E2EE derzeit nicht kompatibel mit einigen der erweiterten Funktionen von Zoom, wie z. B. Breakout-Räumen, die für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren verwendet werden.

Was sehe ich auf dem Bildschirm?

Normalerweise sollten Sie alle Teilnehmenden sehen; wie viele Sie jedoch gleichzeitig sehen können, hängt davon ab, welche Technologie Sie für die Verbindung mit der Videokonferenz verwenden. Weitere Informationen finden Sie beim Zoom support.

Zu Beginn der Videokonferenz sollten alle Kameras (außer von Mitgliedern der Öffentlichkeit bei Einspruchsverhandlungen per Videokonferenz) eingeschaltet werden, damit die Identität der Teilnehmer überprüft werden kann. Sie sollten auch danach eingeschaltet bleiben, damit alle Beteiligten während der gesamten Verhandlung sichtbar sind. Ihr Mikrofon sollten Sie nur einschalten, wenn Ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt.

Sollte ich die Option "Originalton" in Zoom aktivieren, um meine Tonqualität zu verbessern?

Der Abschnitt "Audio" in den technischen Richtlinien enthält grundlegende Empfehlungen zu den Audiogeräten bei Simultanverdolmetschung. Wenn Sie jedoch mit der bestmöglichen Tonqualität gehört werden möchten, könnten die Zoom-Funktionen HiFi und Originalton für Sie von Interesse sein.

Hier sind einige Tipps zur Aktivierung des HiFi-Modus. Es ist wichtig zu wissen, dass der HiFi-Modus nur funktioniert, wenn Sie ein externes unidirektionales USB-Mikrofon (freistehend oder zum Anstecken) zusammen mit der entsprechenden Soundkarte oder ein Profi-Headset verwenden, das an eine Outboard-Soundkarte angeschlossen ist und Ihre Stimme in keiner Weise filtert.

Tragen Sie unbedingt ein Headset oder einen Kopfhörer, da externe Lautsprecher Rückkopplungen erzeugen.

Laden Sie die neueste Version der Zoom-App herunter und installieren Sie diese auf Ihrem Computer (die nachstehenden Hinweise gelten nicht für Mobilgeräte).

Gehen Sie unter Einstellungen auf Audio.

  • Deaktivieren Sie Lautstärke automatisch einstellen – Sie können die Lautstärke während des Tontests manuell anpassen.
  • Wählen Sie Originalton.
  • Wählen Sie HiFi-Musikmodus und Stereoaudio.
  • Deaktivieren Sie Hallunterdrückung.

Wenn Sie Microsoft Windows nutzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert und stellen Sie Signalverarbeitung durch Windows-Audiogerätetreiber auf AUS.

Bitte beachten Sie, dass bei aktiviertem Originalton die Unterdrückung von Umgebungsgeräuschen oder Hintergrundgeräuschen deaktiviert ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihr Mikrofon stummschalten, wenn Sie tippen, blättern oder etwas trinken.

Kann ich einen virtuellen Hintergrund verwenden?

Ein virtueller Hintergrund kann einen professionelleren Eindruck machen, hat aber Nachteile. So kann z. B. ein Teil Ihres Gesichts verdeckt sein, oder es ist unter Umständen nicht möglich, Dokumente in die Kamera zu halten.  Bewegungen können auch das Streamen von Videos stören und sich negativ auf die ordnungsgemäße Durchführung der mündlichen Verhandlung auswirken. Virtuelle Hintergründe können auch die Verdolmetschung erschweren. Die Teilnehmenden können von der Abteilung aufgefordert werden, ihren virtuellen Hintergrund zu deaktivieren, wenn dieser die ordnungsgemäße Durchführung der mündlichen Verhandlung behindert.

Kann ich während der mündlichen Verhandlung die Chat-Funktion nutzen?

Die Chat-Funktion ist für kurze, allgemeine Mitteilungen gedacht wie "Ich brauche eine Pause" oder "Ich habe Verbindungsprobleme". Sie sollte nicht verwendet werden, um Inhalte zu Sachthemen auszutauschen. Da die anderen Teilnehmer sehen können, was Sie geschrieben haben, sollten Sie im Chat auch keine sensiblen Daten (wie etwa Kontaktdaten) eingeben.

Je nach verwendeter Technologie steht Ihnen möglicherweise nicht die volle Chat-Funktionalität zur Verfügung. Nutzen Sie bitte nicht die Chat-Funktion, um zwischen verschiedenen virtuellen Räumen zu kommunizieren.

Erlauben die Tools es, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen?

Ja, die Tools erlauben es, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen. Um eine gute Audioqualität zu gewährleisten, sollten sich Beteiligte, ihre Vertreter sowie Begleitpersonen der Beteiligten und Vertreter vorzugsweise dezentral, d. h. von unterschiedlichen Orten oder Geräten aus verbinden.

Wenn während der Verhandlung zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Wenn Sie beim Sprechen eine Maske tragen, kann das die Verdolmetschung erschweren oder sogar unmöglich machen. Halten Sie daher physisch Abstand, damit Sie die Maske beim Sprechen ablegen können. Omnidirektionale Mikrofone oder die in den Computer integrierten Mikrofone erfassen mehrere Sprecher, aber eben auch Umgebungsgeräusche wie Mausklicks oder das Umblättern von Seiten, was den Dolmetschern das akustische Verstehen erschwert. Weitere Informationen finden Sie im ISO/PAS-Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen".

Jede Person sollte eine eigene Kamera haben. Alternativ sollte, wenn mehrere Personen in einem Raum mit einer einzigen Kamera anwesend sind, die Kamera automatisch den Sprecher heranzoomen, damit die Dolmetscher seine Mimik sehen können.

Damit bei mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren die Abteilung zu Beginn der Videokonferenz die Identität der Teilnehmenden leichter erkennen und Beteiligte von Mitgliedern der Öffentlichkeit unterscheiden kann, wird Vertretern empfohlen, einen Zoom-Benutzernamen mit Angabe des vertretenen Beteiligten einzugeben (für den Vertreter des Patentinhabers also z. B. PROP – Herr/Frau XYZ), bevor sie der Videokonferenz beitreten. Die Abteilung kann dann erkennen, wer sich im virtuellen Warteraum aufhält.

Gibt es in Zoom digitale Beratungs- oder Breakout-Räume für die internen Beratungen der Beteiligten?

Um die Nutzererfahrung weiter zu verbessern, wird das EPA den Beteiligten am Einspruchsverfahren auf Antrag separate digitale Breakout-Räume zur Verfügung stellen. Der Antrag für einen Breakout-Raum sollte zusammen mit den Kontaktdaten für die mündliche Verhandlung vor dem gemäß Regel 116 EPÜ bestimmten Zeitpunkt eingereicht werden. Aus technischen Gründen werden verspätet eingereichte, d. h. unmittelbar vor oder während der mündlichen Verhandlung eingehende Anträge für Breakout-Räume in der Regel abgelehnt. Der Antrag sollte die Namen und E‑Mail-Adressen aller für den Beteiligten Teilnehmenden enthalten. Vor allem aber müssen die E‑Mail-Adressen mit konfigurierten Zoom-Konten verlinkt und alle für den Beteiligten Teilnehmenden über ihr jeweiliges, mit der angegebenen E‑Mail-Adresse verlinktes Zoom-Konto angemeldet sein, bevor sie sich in die Videokonferenz der mündlichen Verhandlung einwählen.

In den Pausen der mündlichen Verhandlung werden alle für den Beteiligten Teilnehmenden für vertrauliche Besprechungen in einen Breakout-Raum transferiert. Die übrigen Teilnehmer (außer die Abteilung) und etwaige Mitglieder der Öffentlichkeit verbleiben im Hauptraum der mündlichen Verhandlung. Wenn die Verhandlung fortgesetzt wird, wird der Breakout-Raum geschlossen und alle Teilnehmer werden wieder in den Hauptraum der mündlichen Verhandlung zurücktransferiert.

Nachdem das EPA der Host des Zoom-Meetings ist, unterliegen die Breakout-Räume und der Zugang zu diesen standardmäßig der Kontrolle der Mitglieder der Einspruchsabteilung. Die Mitglieder der Abteilung werden die Breakout-Räume der Verfahrensbeteiligten jedoch nicht betreten.

Die Bereitstellung der Breakout-Räume ist eine Serviceleistung des EPA; aus ihrer Nichtbereitstellung für eine mündliche Verhandlung (z. B. aufgrund technischer Probleme) können daher keine Rechte hergeleitet werden. Auch ist es in das Ermessen der Einspruchsabteilung gestellt, die Breakout-Räume zu deaktivieren, wenn sie die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung beeinträchtigen.

Bei mündlichen Verhandlungen im Prüfungsverfahren stehen derzeit noch keine virtuellen Breakout-Räume für die Beteiligten zur Verfügung.

Anforderungen an die Ausstattung

Benötige ich eine besondere Ausrüstung für Videokonferenzen?

a. System

Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten.

b. Bandbreite

Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen. Eine Internetverbindung über Kabel ist stabiler als eine WLAN-Verbindung.

c. Kamera

Empfehlenswert ist eine hochwertige Webcam (HD 720p oder höher), die so positioniert ist, dass sie das Gesicht des Sprechers in Nahaufnahme zeigt. Wichtig ist vor allem, dass jede Person im Raum eine eigene Kamera nutzt.

d. Audio

Mikrofon

Bitte verwenden Sie ein hochwertiges Mikrofon, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) mit einem Frequenzbereich von mindestens 125 Hz bis 15 000 Hz mit Echounterdrückung.

Verwenden Sie Audiogeräte, die über ein USB-Kabel mit dem Computer verbunden sind. Bluetooth-Mikrofone sind nur zulässig, sofern sie mit einem zusätzlichen Bluetooth-USB-Connector verwendet werden und sofern sich der Teilnehmer allein im Raum befindet, da ansonsten leicht Interferenzen entstehen können.

Vor allem bei mündlichen Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung verwenden Sie bitte nicht das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage ("Konferenzspinne"). Diese Mikrofone sind allesamt für das Ferndolmetschen ungeeignet, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) abdecken, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS-Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

Wenn während der Verhandlung zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets und Mikrofone sowie Kameras haben. Nach Möglichkeit sollten sie beim Sprechen ihre Maske abnehmen.

Wählen Sie für die Teilnahme am Zoom-Meeting stets die Option "Join with computer audio" und vergewissern Sie sich in den Zoom-Audioeinstellungen, dass das richtige Gerät ausgewählt ist.

Lautsprecher

Nutzen Sie keine externen Lautsprecher, weil diese Echos verursachen können. Verwenden Sie stattdessen besser ein Headset oder einen Kopfhörer.

e. Monitor/Bildschirm

Wichtig ist, dass Sie einen qualitativ hochwertigen Monitor/Bildschirm verwenden. Je größer außerdem der Bildschirm ist, desto besser ist der visuelle Eindruck. Beachten Sie unsere technischen Richtlinien.

Wie kann ich die Dolmetscher bei der Videokonferenz unterstützen?

Wenn Sie an einer Videokonferenz mit Ferndolmetschen teilnehmen, verwenden Sie bitte ein hochwertiges Mikrofon, und zwar entweder ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) sowie (separate) Kopfhörer zum Zuhören. Nutzen Sie keine externen Lautsprecher, weil diese Echos verursachen können. Positionieren Sie das Mikrofon im richtigen Abstand und sprechen Sie mit einer angemessenen Geschwindigkeit direkt hinein.

Verwenden Sie bitte nicht das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage ("Konferenzspinne"). Keines dieser Geräte ist für das Remote-Dolmetschen ausreichend, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) reproduzieren, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

Wenn während der Verhandlung zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets und Mikrofone sowie Kameras haben. Wenn Sie beim Sprechen eine Maske tragen, kann das die Verdolmetschung erschweren oder sogar unmöglich machen. Halten Sie daher physisch Abstand, damit Sie die Maske beim Sprechen ablegen können. Omnidirektionale Mikrofone oder die in den Computer integrierten Mikrofone erfassen mehrere Sprecher, aber eben auch Umgebungsgeräusche wie Mausklicks oder das Umblättern von Seiten, was den Dolmetschern das akustische Verstehen erschwert.

Wenn Sie das Wort ergreifen, warten Sie bitte ein paar Sekunden, bevor Sie anfangen zu sprechen, da Zoom beim Wechsel des Sprechers und der Sprache den Ton erst mit einer gewissen Verzögerung erfasst.

Welche Alternativen gibt es, wenn die verfügbare Internetverbindung nicht geeignet ist?

Kann eine Videokonferenz mangels geeigneter Internetverbindung an einem bestimmten Ort nicht durchgeführt werden, können Sie an einen nahe gelegenen Ort reisen, an dem eine geeignete Internetverbindung verfügbar ist.

Teilnehmenden an einer mündlichen Verhandlung wird dringend empfohlen, rechtzeitig, d. h. zwei oder drei Wochen vor der Verhandlung einen Verbindungstest durchzuführen. Der Test sollte spätestens fünf Tage vor dem Verhandlungstermin und frühestens einen Monat davor (wegen möglicher Software-Updates) durchgeführt werden. Der Verbindungstest sollte natürlich vom gleichen Raum aus und mit der gleichen Geräteausstattung durchgeführt werden, der bzw. die später für die Verhandlung genutzt wird.

Zur Vereinbarung eines Verbindungstests, senden Sie bitte eine E Mail an EPOvicotest@epo.org und geben Sie Ihren bevorzugten Termin, Ihre Anmeldenummer sowie Namen und Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) jedes Teilnehmers an. Wir werden dann einen 30-minütigen Verbindungstest ansetzen (Montag bis Freitag zwischen 8.30 und 18.00 Uhr MEZ) und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Bei dem Verbindungstest wird Folgendes überprüft:

  • Die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren.
  • Die Verbindung muss stabil sein, und sowohl Audio als auch Video müssen von ausreichender Qualität sein.
  • Die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.
  • Im Falle einer Simultanverdolmetschung muss der Zugang zu den verschiedenen Audiokanälen zur Verfügung stehen.

Eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung aufgrund von technischen Verbindungsproblemen kann nur dann in Betracht gezogen werden, wenn alles getan wurde, um den technischen Anforderungen gerecht zu werden, und ein Verbindungstest mit allen Parteien zeigt, dass eine hinreichend zuverlässige Verbindung nicht hergestellt werden kann.

Dolmetschen (in mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz im Einspruchsverfahren)

Umfasst das Pilotprojekt zu mündlichen Einspruchsverhandlungen als Videokonferenz auch Situationen mit Simultanverdolmetschung?

Ja. Zoom unterstützt die Simultanverdolmetschung. Die Dolmetscher stellen ihre eigenen Audiokanäle für die Sprache bereit, in die sie dolmetschen. Die Teilnehmer können dann den von ihnen benötigten Audiokanal wählen und den Originalkanal leiser stellen bzw. stummschalten.

Warum ist eine hohe Audioqualität ist für die Simultanverdolmetschung unerlässlich?

Eine gute Audioqualität ist für Simultandolmetscher von entscheidender Bedeutung, da sie gleichzeitig hören und sprechen müssen. Ist der Ton zu komprimiert (d. h. bei begrenztem Frequenzbereich), können sie den zu verdolmetschenden Sprecher akustisch nicht neben ihrer eigenen Stimme hören. Deshalb reicht eine Klangqualität, die für passives Hören gut genug ist, für eine Simultanverdolmetschung nicht unbedingt aus. Tatsächlich sind viele gängige Mikrofone nicht leistungsfähig genug. Durch Einhaltung der technischen Richtlinien und die Teilnahme an Verbindungstests können Sie sicherzustellen, dass Ihre Audioeinstellung die Anforderungen erfüllt.

Warum ist das Live-Video des Sprechers für das Simultandolmetschen unerlässlich?

Dolmetscher sind nicht nur auf gute Audioqualität angewiesen, um das Gesagte zu verstehen, sondern in hohem Maße auch auf Mimik und Körpersprache. Die Kamera sollte den Sprecher gut sichtbar von vorne zeigen.

Wie kann ich die Dolmetscher bei der Videokonferenz unterstützen?

Wenn Sie an einer Videokonferenz mit Ferndolmetschen teilnehmen, verwenden Sie bitte ein hochwertiges Mikrofon, und zwar entweder ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) sowie (separate) Kopfhörer zum Zuhören. Nutzen Sie keine externen Lautsprecher, weil diese Echos verursachen können. Positionieren Sie das Mikrofon im richtigen Abstand und sprechen Sie mit einer angemessenen Geschwindigkeit direkt hinein.

Verwenden Sie bitte nicht das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage ("Konferenzspinne"). Keines dieser Geräte ist für das Remote-Dolmetschen ausreichend, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) reproduzieren, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

Wenn während der Verhandlung zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets und Mikrofone sowie Kameras haben. Wenn Sie beim Sprechen eine Maske tragen, kann das die Verdolmetschung erschweren oder sogar unmöglich machen. Halten Sie daher physisch Abstand, damit Sie die Maske beim Sprechen ablegen können. Omnidirektionale Mikrofone oder die in den Computer integrierten Mikrofone erfassen mehrere Sprecher, aber eben auch Umgebungsgeräusche wie Mausklicks oder das Umblättern von Seiten, was den Dolmetschern das akustische Verstehen erschwert.

Wenn Sie das Wort ergreifen, warten Sie bitte ein paar Sekunden, bevor Sie anfangen zu sprechen, da Zoom beim Wechsel des Sprechers oder der Sprache den Ton erst mit einer gewissen Verzögerung erfasst.

Warum muss ich ein paar Sekunden warten, bevor ich das Wort ergreife, wenn die Dolmetscherkanäle aktiviert sind?

Zoom erfasst beim Wechsel des Sprechers und der Sprache den Ton erst mit einer gewissen Verzögerung. Wenn Sie das Wort ergreifen, warten Sie daher bitte ein paar Sekunden, bevor Sie anfangen zu sprechen.

Kann ich in einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung vor einer Einspruchsabteilung eine Nichtamtssprache verwenden?

Sie können eine Amtssprache eines EPÜ-Vertragsstaats verwenden, die nicht Deutsch, Englisch oder Französisch ist, sofern Sie selbst für die Verdolmetschung in die Verfahrenssprache sorgen. Es obliegt also Ihnen, einen Dolmetscher bereitzustellen. Das EPA richtet auf Antrag in Zoom zusätzliche Audiokanäle für die Simultanverdolmetschung ein. Der Antrag sollte spätestens einen Monat vor dem Termin der mündlichen Verhandlung gestellt werden (d. h. vor Ablauf der Frist nach Regel 4 (1) EPÜ).

Bitte stellen Sie sicher, dass sich Ihr Dolmetscher spätestens 15 Minuten vor Beginn der mündlichen Verhandlung in die Videokonferenz einwählt, damit der Audiokanal eingerichtet werden kann, bevor die Verhandlung beginnt.

Die Bereitstellung zusätzlicher Audiokanäle ist eine Serviceleistung des EPA; aus ihrer Nichtbereitstellung für eine mündliche Verhandlung (z. B. aufgrund technischer Probleme) können daher keine Rechte hergeleitet werden. In diesem Fall wird die Abteilung Zeit für eine konsekutive Verdolmetschung gewähren.

Was muss ich tun, wenn es Probleme mit der Verdolmetschung gibt?

Sollten Sie Probleme mit der Verdolmetschung haben, informieren Sie bitte umgehend den Vorsitz.

Durchführung der mündlichen Verhandlung

Wie überprüft das EPA die Identität der Teilnehmer an der Verhandlung?

In der Regel muss sich pro Verfahrensbeteiligtem nur ein Vertreter oder bevollmächtigter Angestellter ausweisen, sofern dieser nicht mindestens einem Mitglied der Abteilung persönlich bekannt ist (siehe RL E‑III, 8.3.1). Für alle sonstigen Vertreter, bevollmächtigten Angestellten und Begleitpersonen eines Beteiligten genügt es im Allgemeinen, wenn ihre Identität mündlich durch den Vertreter bzw. bevollmächtigten Angestellten bestätigt wird, dessen Identitätsnachweis überprüft wurde oder der mindestens einem Mitglied der Abteilung persönlich bekannt ist. Dies gilt unabhängig davon, ob der Vertreter ein zugelassener Vertreter oder ein Rechtsanwalt ist.

Das Ausweisdokument kann auf einem der folgenden Wege präsentiert werden:

  • bei einem EPA-Ausweis: indem er zu Beginn der Videokonferenz in die Kamera gehalten wird, oder
  • bei einem Personalausweis oder Reisepass:
  • wenn nur ein Vertreter oder Beteiligter an der Videokonferenz teilnimmt, indem der Ausweis in die Kamera gehalten wird, oder
  • wenn mehrere Vertreter oder Beteiligte teilnehmen, indem der Ausweis in einer gesonderten, nicht öffentlichen Sitzung speziell für diesen Zweck vorgezeigt wird, oder
  • spätestens zwei Tage vor der mündlichen Verhandlung über die Optionen der Online-Einreichung des EPA. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der elektronischen Einreichung finden Sie auf unserer Webseite zur Online-Einreichung.
  • indem per E‑Mail eine Kopie an die Adresse geschickt wird, die den Beteiligten zu Beginn der mündlichen Verhandlung mitgeteilt wurde, oder

Damit die Abteilung die Identität der betreffenden Person bestätigen kann, müssen der vollständige Name (Vor- und Zuname) und das Foto des Ausweises sichtbar sein. Alle anderen Angaben im Ausweis können auf Wunsch abgedeckt werden, solange erkennbar ist, dass es sich um einen amtlichen Ausweis handelt. Aus Datenschutzgründen werden per E‑Mail verschickte Kopien von Identitätsnachweisen gelöscht und nicht in die Akte aufgenommen. Über die Online-Einreichung vorgelegte Kopien werden in den nicht öffentlichen Teil der Akte aufgenommen.

Um bei der Identitätskontrolle zu Beginn der Verhandlung Zeit zu sparen, wird empfohlen, die EPA-Ausweiskarte in die Kamera zu halten oder eine Kopie des Identitätsnachweises über die Optionen der Online-Einreichung des EPA zu übermitteln. EPA-Ausweiskarten können online beantragt werden. Die Identität des Antragstellers wird dann in einem Videoanruf überprüft (für weitere Informationen siehe ABl. EPA 2021, A79).

Kann ich mein Mikrofon die ganze Zeit an lassen? Wenn ich es wieder anschalte, kommt es oft zu einer Verzögerung.

Der Vorsitzende entscheidet, wie die mündliche Verhandlung durchgeführt wird, aber zur Vermeidung von Hintergrundgeräuschen sollten die Mikrofone aller Teilnehmer außer dem Vorsitzenden in der Regel ausgeschaltet sein.

Die Beteiligten und die Mitglieder der Abteilung außer dem Vorsitzenden sollten ihre Mikrofone anschalten, wenn ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt. Verzögerungen bei der Aktivierung der Mikrofone werden dabei berücksichtigt.

Kann ich bei Ermüdung eine Pause machen?

Wie bei mündlichen Verhandlungen mit physischer Anwesenheit sollten Sie den Vorsitzenden informieren, wenn Sie eine Pause benötigen. Sie müssen keine medizinischen Gründe angeben, um eine Pause zu erbitten.

Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl oder die Länge der Pausen?

Pausen werden für Beratungen der Abteilung oder auf Antrag der Beteiligten eingelegt. Darüber hinaus gibt es in der Regel eine Mittagspause. Wenn längere oder häufigere Pausen benötigt werden, bitten Sie den Vorsitzenden darum.

Wie werden die Pausen organisiert?

In Pausen bei mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren zieht sich die Abteilung in einen nicht öffentlichen virtuellen Beratungsraum zurück. Die Beteiligten und etwaige Mitglieder der Öffentlichkeit verbleiben im virtuellen Verhandlungsraum, es sei denn, ein Beteiligter hat einen eigenen Breakout-Raum beantragt (siehe unten für weitere Informationen zu Breakout-Räumen). Sie können ihre Mikrofone stumm- und die Videobilder ausschalten.

Bei mündlichen Verhandlungen im Prüfungsverfahren kehren alle für den Anmelder Teilnehmenden in den Pausen in den Warteraum zurück. Die Prüfungsabteilung berät dann im virtuellen Verhandlungsraum. Bevor die mündliche Verhandlung fortgesetzt wird, werden die für den Anmelder Teilnehmenden wieder in den virtuellen Verhandlungsraum zugelassen. Im Warteraum ist eine Kommunikation untereinander über Zoom nicht möglich. Die Abteilung kann den Teilnehmenden jedoch Mitteilungen in den Warteraum schicken, um sie z. B. über eine geänderte Uhrzeit zu informieren.

Wird das System in der Pause geschlossen, und müssen wir danach erneut eine Verbindung herstellen?

Nein, die Anwendung wird nicht geschlossen. Vorzugsweise sollten die Teilnehmer die Verbindung zur Videokonferenz aufrechterhalten.

Können sich Begleitpersonen auch nur für einen Teil der mündlichen Verhandlung in die Videokonferenz einwählen oder müssen sie ständig anwesend sein?

Begleitpersonen, die während der mündlichen Verhandlung etwas sagen, sollten vorzugsweise zu Beginn der Verhandlung anwesend sein. Ist dies nicht möglich, sollte der Vertreter so frühzeitig wie möglich der Abteilung mitteilen, dass eine Begleitperson der Videokonferenz beitreten wird.

Begleitpersonen, die während der mündlichen Verhandlung nichts sagen, können einen Teil der Videokonferenz verfolgen, solange sie die Verhandlung nicht stören. Sind sie zu Beginn der Verhandlung nicht anwesend, so werden sie spätestens während einer Pause zugelassen.

Was geschieht, wenn die Verbindung oder erneute Verbindung fehlschlägt?

Vor der mündlichen Verhandlung werden die Beteiligten gebeten, eine Telefonnummer anzugeben, die während der Videokonferenz bei technischen Problemen verwendet werden kann.

Das EPA behandelt die von Beteiligten übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Informationen; sie werden nicht über die Chat-Funktion ausgetauscht.

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung kann der Vorsitzende auch eine Telefonnummer angeben, unter der die Abteilung kontaktiert werden kann.

Wenn die (erneute) Verbindung fehlschlägt, werden Sie von der Abteilung telefonisch kontaktiert. Alternativ können Sie der Abteilung eine E-Mail senden oder sie anrufen. Technische Unterstützung steht zur Verfügung.

Wenn technische Probleme ungeachtet der Bemühungen der Teilnehmer die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz verhindern, ergeht eine neue Ladung zur mündlichen Verhandlung. In der Regel wird die erneute mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt, sofern nicht schwerwiegende Gründe dagegen sprechen.

Gibt es eine Sitzungsetikette für mündliche Verhandlungen als Videokonferenz?

Neben der Wahrung derselben Etikette wie in konventionellen mündlichen Verhandlungen sollten Sie Folgendes beachten:

  • Machen Sie von dem Verbindungstest Gebrauch, den das EPA vorab anbietet.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Verhandlung nicht gestört werden.
  • Stellen Sie rechtzeitig die Verbindung her, damit sich die Verhandlung nicht verzögert und Sie keine wichtigen Informationen verpassen.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
  • Sprechen Sie nicht gleichzeitig mit anderen Personen.
  • Lassen Sie die Abteilung unverzüglich wissen, wenn Sie technische Probleme haben.
  • Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Beleuchtung im Raum. Stellen Sie Ihren Computer entweder vor einem Fenster auf oder platzieren Sie eine Lampe dahinter, damit Ihr Gesicht im Hellen ist. Vermeiden Sie eine Beleuchtung von hinten, etwa ein Fenster im Rücken.
  • Verwenden Sie keine virtuellen Hintergründe, die visuelle Artefakte erzeugen. Diese lenken nicht nur ab, sondern erschweren es den Dolmetschern, die Mimik der Redner zu verfolgen.
  • Bitte verwenden Sie, insbesondere wenn die mündliche Verhandlung verdolmetscht wird, ein hochwertiges USB-Mikrofon oder USB-Headset.
  • Nutzen Sie keine externen Lautsprecher, weil diese Echos verursachen können. Verwenden Sie stattdessen besser ein Headset oder einen Kopfhörer.

Gibt es Einschränkungen in Bezug auf den physischen Aufenthaltsort der Anmelder/Beteiligten, wenn sie sich in eine Videokonferenz einwählen?

Im EPÜ wird nicht verlangt, dass sich der Anmelder oder die Verfahrensbeteiligten physisch in einem der Mitgliedstaaten befinden, um an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilzunehmen.

Wie geht das EPA mit mündlichen Verhandlungen um, die nicht innerhalb eines Arbeitstags abgeschlossen werden können?

In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung vertagt. In der Regel werden eine neue Ladung und eine Niederschrift der mündlichen Verhandlung verschickt. Stimmen alle Beteiligten zu und erlauben es die besonderen Umstände (z. B. wenn keine Verdolmetschung erforderlich ist), kann die mündliche Verhandlung auf einen Termin in zeitlicher Nähe (z. B. den nächsten Tag) vertagt werden, ohne dass eine neue Ladung und eine Niederschrift der mündlichen Verhandlung verschickt werden müssen.

Vortrag der Beteiligten

Wie kann ich sichergehen, dass meine personenbezogenen Daten und meine Verbindungsdaten vertraulich behandelt werden?

Alle vom EPA verwalteten personenbezogenen Daten werden gemäß den EPA-Datenschutzrichtlinien verarbeitet (weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite Datenschutz und Datenschutzerklärung).

Das EPA behandelt die von Beteiligten übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Informationen; sie werden weder über die Chat-Funktion noch mündlich ausgetauscht.

Wie kann ich in der mündlichen Verhandlung Informationen präsentieren?

Mit dem Einverständnis der Abteilung können Sie Informationen entweder präsentieren, indem Sie Ihren Bildschirm teilen, oder indem Sie die Informationen auf Papier in die Kamera halten. Ein so dargestellter Inhalt gilt nicht als eingereichte Unterlage. Vor der Präsentation kann die Abteilung Sie bitten, die Informationen einzureichen, damit sie in die Niederschrift aufgenommen bzw. an die übrigen Beteiligten verteilt werden können.

Aus Sicherheitsgründen sind das Teilen des Bildschirms und die Whiteboard-Funktion in Zoom nicht standardmäßig aktiviert. Sie können jedoch auf Antrag und vorbehaltlich der Zustimmung der Abteilung durch den Vorsitzenden aktiviert werden.

Wie können die Mitglieder der Abteilung von mir per E-Mail verschickte Unterlagen gleichzeitig erhalten, wenn sie sich an unterschiedlichen Orten befinden?

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung erläutert der Vorsitzende, wie Unterlagen einzureichen sind, und die von allen Beteiligten zu verwendende E‑Mail-Adresse wird bekannt gegeben (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020, ABl. EPA 2020, A71).

E-Mails, die von Externen an das EPA geschickt werden, müssen Filter passieren und gehen daher evtl. erst nach einigen Minuten ein, wenn sie Anhänge enthalten.

Welche Anforderungen gelten für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden?

Zu den Anforderungen für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden, siehe Artikel 2 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71) über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.

Welche Formate werden für E-Mail-Anhänge akzeptiert (nur PDF oder andere Formate wie Fotos von einem Smartphone)?

Zu den akzeptierten Formaten für E-Mail-Anhänge siehe Artikel 4 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71) über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.

Welche Maßnahmen gibt es, um Probleme bei der Einreichung zu lösen?

Geänderte Anmeldungs- und Patentunterlagen sind als Anhänge im PDF-Format einzureichen und müssen dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) entsprechen.

Liegt ein Anhang mit geänderten Patentunterlagen nicht im PFD-Format vor, entspricht er nicht dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) oder ist er nicht lesbar oder unvollständig, so unterrichtet das EPA den Verfahrensbeteiligten unverzüglich hiervon. Können die Mängel während der Videokonferenz nicht behoben werden, so gilt die betreffende Unterlage oder der Teil der Unterlage, der nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden ist, als nicht eingegangen.

Sonstige Anhänge können in jedem Format übermittelt werden, das vom EPA geöffnet und in lesbarer Form reproduziert werden kann. Anderenfalls gelten sie als nicht eingegangen.

Ist ein Anhang mit einem Computervirus infiziert oder enthält er andere bösartige Software, so gilt er als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, einen solchen Anhang entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.

Weitere Informationen sind dem Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 (ABl. EPA 2020, A71) zu entnehmen.

Was passiert, wenn einer der anderen Beteiligten während der mündlichen Verhandlung per Videokonferenz im Einspruchsverfahren Unterlagen einreicht und ich sie nicht erhalte?

In Videokonferenzen im Einspruchsverfahren müssen Beteiligte Unterlagen, die sie einreichen möchten, an die E-Mail-Adresse übermitteln, die die Einspruchsabteilung bekannt gibt. Die Einspruchsabteilung leitet dann die Unterlagen per E-Mail an die anderen Beteiligten weiter, während die Videokonferenz stattfindet. Der Vorsitzende stellt sicher, dass alle Beteiligten im Besitz der aktuellen Version der Unterlagen sind.

Zu beachten ist, dass E-Mails von EPA-Adressen mitunter im Spam-Ordner landen können.

Können in einer mündlichen Verhandlung per Videokonferenz im Einspruchsverfahren handschriftliche Änderungen eingereicht werden?

Für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz im Einspruchsverfahren gelten die Richtlinien E-III, 8.7.3. Der Patentinhaber kann Patentunterlagen mit handschriftlichen Änderungen einreichen. Diese sind als Anhänge im PDF-Format einzureichen und müssen dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) entsprechen.

Wenn die Zwischenentscheidung der Einspruchsabteilung auf Unterlagen gestützt wird, die nicht der Regel 49 (8) EPÜ entsprechen, weil sie handschriftliche Änderungen enthalten, fordert die Einspruchsabteilung den Patentinhaber in der Mitteilung nach Regel 82 (2) EPÜ auf, eine formal korrekte Fassung des geänderten Wortlauts einzureichen. In der Aufforderung werden die formal mangelhaften, geänderten Absätze und/oder Ansprüche aufgeführt, für die Austauschabsätze und/oder -ansprüche einzureichen sind.

Anstelle von handschriftlichen Änderungen, die eingescannt werden müssen, können maschinenschriftliche Änderungen unter Verwendung des vom Europäischen Publikationsserver abrufbaren Wortlauts eingereicht werden. Erfahren Sie mehr in diesem Tutorial.

Besonderheiten von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz im Prüfungsverfahren

Kann der Anmelder und/oder die Prüfungsabteilung "ernsthafte Gründe" anführen, die gegen die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen?

Ja. Wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, können diese von der Prüfungsabteilung oder vom Anmelder vorgebracht werden. Es muss sehr wahrscheinlich sein, dass diese Gründe am Tag der mündlichen Verhandlung weiter bestehen.

Welche Rechtsgrundlage gibt es für die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz?

Die Große Beschwerdekammer hat bestätigt, dass mündliche Verhandlungen in Form einer Videokonferenz mündliche Verhandlungen im Sinne von Artikel 116 EPÜ sind und dem Grundsatz des Rechts auf faires Verfahren (Artikel 6 (1) der Europäischen Menschenrechtskonvention) sowie dem Anspruch auf rechtliches Gehör nach Artikel 113 (1) EPÜ entsprechen. Die Große Beschwerdekammer hat zwar auch festgestellt, dass mündliche Verhandlungen per Videokonferenz aufgrund der verwendeten Technologie zumindest vorerst bestimmten Einschränkungen unterliegen, doch können die Grundrechte der Beteiligten in mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz in der Regel voll und ganz gewahrt werden.

Die Entscheidung in der Sache G 1/21 ist ausdrücklich auf mündliche Verhandlungen vor den Beschwerdekammern beschränkt. Die Große Beschwerdekammer kam darin zu dem Schluss, dass während eines allgemeinen Notfalls, der die Möglichkeit der Beteiligten einschränkt, persönlich an einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA teilzunehmen, mündliche Verhandlungen auch ohne Einverständnis der Beteiligten als Videokonferenz durchgeführt werden können.

Administrative Maßnahmen betreffend mündliche Verhandlungen wie die Bestimmung der Form der Verhandlung liegen nach Artikel 10 (2) a) EPÜ in der Verwaltungskompetenz des Präsidenten des EPA. Artikel 10 (2) a) EPÜ in Verbindung mit der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz bietet eine ausreichende Rechtsgrundlage, um eine standardmäßige Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz einzuführen (siehe auch den Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 17. Dezember 2020 über als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen vor Prüfungsabteilungen, ABl. EPA 2020, A134).

Ich möchte einen Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stellen. Wann sollte ich den Antrag einreichen?

Ein Antrag, eine mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchzuführen, sollte so frühzeitig wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung. Geht der Antrag nach der Ladung zur mündlichen Verhandlung ein und kann ihm nicht stattgegeben werden, so teilt die Abteilung dem Anmelder mit, dass die mündliche Verhandlung wie in der Ladung angegeben als Videokonferenz stattfindet, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Geht der Antrag ein, bevor die Ladung ergangen ist, wird die Begründung der Ablehnung in der Anlage zur Ladung angegeben. In beiden Fällen ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung. Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird dem Anmelder mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung bis nach dem 31. Dezember 2022 verschoben.

Was passiert, wenn ich die technischen Anforderungen nicht erfülle oder die erforderliche Software nicht installieren kann? Findet die Verhandlung dann in den Räumlichkeiten des EPA statt?

Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe für eine Durchführung der mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA. Wenn ein Beteiligter die technischen Anforderungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz mit dem EPA wirklich nicht erfüllen kann, sollte er so bald wie möglich beantragen, dass die mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird, und diesen Antrag ausführlich begründen. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung.

Besonderheiten von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz im Einspruchsverfahren (Pilotprojekt)

Ist für die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich?

Zur Gewährleistung der Pünktlichkeit im Einspruchsverfahren, die für den Zugang zum Recht von entscheidender Bedeutung ist, ist es für mündliche Verhandlungen, die am oder nach dem 4. Januar 2021 stattfinden sollen, nicht mehr erforderlich, dass alle Beteiligten der Durchführung der mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz zustimmen (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 10. November 2020 (ABl. EPA 2020, A121), 14. Mai 2021 (ABl. EPA 2021, A41), 23. November 2021 (ABl. EPA 2021, A93) und 4. April 2022). Wird eine mündliche Verhandlung beantragt oder von der Einspruchsabteilung für zweckdienlich erachtet, so wird sie in der Regel als Videokonferenz durchgeführt.

Die Entscheidung in der Sache G 1/21 betreffend mündliche Verhandlungen ist ausdrücklich auf mündliche Verhandlungen vor den Beschwerdekammern beschränkt. Was mündliche Verhandlungen per Videokonferenz vor den Einspruchsabteilungen (und Prüfungsabteilungen) des EPA betrifft, so lässt sich Folgendes aus G 1/21 ableiten: Während eines allgemeinen Notfalls, der die Möglichkeit der Beteiligten einschränkt, persönlich an einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA teilzunehmen, können mündliche Verhandlungen auch ohne Einverständnis der Beteiligten als Videokonferenz durchgeführt werden. Allgemein hat die Große Beschwerdekammer bestätigt, dass mündliche Verhandlungen in Form einer Videokonferenz mündliche Verhandlungen im Sinne von Artikel 116 EPÜ sind und dem Grundsatz des Rechts auf faires Verfahren (Artikel 6 (1) der Europäischen Menschenrechtskonvention) sowie dem Anspruch auf rechtliches Gehör nach Artikel 113 (1) EPÜ entsprechen. Die Große Beschwerdekammer hat zwar auch festgestellt, dass mündliche Verhandlungen per Videokonferenz aufgrund der verwendeten Technologie zumindest vorerst bestimmten Einschränkungen unterliegen, doch können die Grundrechte der Beteiligten in mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz in der Regel voll und ganz gewahrt werden. Das EPA wird daher mündliche Verhandlungen weiter als Videokonferenz durchführen.

Ist es möglich, die Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA zu beantragen?

In Ausnahmefällen können mündliche Verhandlungen auf Antrag eines Beteiligten oder auf Veranlassung der Einspruchsabteilung in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt werden, wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung als Videokonferenz sprechen. In solchen Fällen wird die mündliche Verhandlung gemäß der Ankündigung, dass bis zum 31. Dezember 2022 (vormals bis zum 31. Mai 2022) keine mündlichen Präsenzverhandlungen im Einspruchsverfahren stattfinden werden, bis nach diesem Zeitpunkt verschoben.

Ernsthafte Gründe, die gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, sind beispielsweise Gründe, die einen Teilnehmer individuell betreffen (z. B. eine nachgewiesene Sehschwäche, aufgrund deren ein Vertreter die mündliche Verhandlung nicht auf dem Bildschirm verfolgen kann) sowie Gründe, die mit Art und Sachverhalt des Verfahrens zu tun haben (etwa die Vorführung oder Augenscheinseinnahme eines Objekts, dessen haptische Merkmale essenziell sind, soweit dies nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen möglich ist). Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe dagegen.

Ein Antrag, eine mündliche Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA durchzuführen, sollte so frühzeitig wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Wird ein ärztliches Attest vorgelegt, so wird es gemäß dem Beschluss der Präsidentin des Europäischen Patentamts vom 12. Juli 2007 über von der Akteneinsicht ausgeschlossene Unterlagen von der Akteneinsicht ausgeschlossen (siehe ABl. EPA Sonderausgabe 3, 2007, J.3.). Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der betreffenden Abteilung.

Wird ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des Europäischen Patentamts abgelehnt, werden den Beteiligten die Gründe dafür mitgeteilt. Nach Artikel 106 (2) EPÜ ist eine solche Ablehnung nicht gesondert mit einer Beschwerde anfechtbar.

Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung per Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird den Beteiligten mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. In diesem Fall wird die mündliche Verhandlung auf nach dem 31. Dezember 2022 verschoben.

Ist eine Zeugenvernehmung oder Beweisaufnahme per Videokonferenz möglich?

Mit Beschluss vom 15. Dezember 2020 änderte der Verwaltungsrat die Regeln 117 und 118 EPÜ, um damit die Beweisaufnahme per Videokonferenz in Verfahren vor dem EPA zu erlauben. Die Änderung trat am 1. Januar 2021 in Kraft. Die Beweisaufnahme kann unabhängig davon, ob die mündliche Verhandlung als Videokonferenz oder in den Räumlichkeiten des EPA stattfindet, per Videokonferenz erfolgen. Nähere Informationen sind dem Beschluss des Verwaltungsrats (ABl. EPA 2020, A132) und der Mitteilung des EPA vom 17. Dezember 2020 über die Beweisaufnahme per Videokonferenz durch Prüfungs- und Einspruchsabteilungen (ABl. EPA 2020, A135) zu entnehmen.

Wie wird sich die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz langfristig auswirken? Sollten diese Auswirkungen nicht zunächst geprüft werden?

Angesichts der Bedürfnisse der Nutzer nach Rechtssicherheit und zeitnahem Zugang zum Recht sowie der Ziele des Strategieplans wurde mit Beschluss des Präsidenten des EPA vom 14. April 2020 ein Pilotprojekt zur Durchführung mündlicher Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen als Videokonferenz gestartet.

In einem im November 2020 veröffentlichten ersten Sachstandsbericht wurden die ersten sechs Monate des Pilotprojekts analysiert, die Erfolge und die Nachfrageentwicklung erläutert und Empfehlungen für die nächsten Schritte des Pilotprojekts abgegeben.

Ein zweiter Sachstandsbericht vom Juli 2021 beleuchtet die Entwicklungen und Erfolge zwischen November 2020 und Juni 2021 und skizziert die nächsten Schritte bis zu einer abschließenden Bewertung des Pilotprojekts.

Eine Nutzerbefragung im September 2021 hat ergeben, dass zwei Drittel der Nutzer und Nutzerinnen Einspruchsverhandlungen per Videokonferenz positiv bewerten.

Am 30. November 2021 wurde ein weiterer Bericht veröffentlicht, in dem dieser Input der Nutzerschaft berücksichtigt wurde. Er informiert ferner über die Verlängerung des Pilotprojekts zur Durchführung mündlicher Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen als Videokonferenz vor dem Hintergrund steigender Coronazahlen in Europa.  Der Präsident des EPA hat beschlossen, das Pilotprojekt bis 31. Dezember 2022 zu verlängern (Beschluss des Präsidenten des EPA vom 4. April 2022 über eine weitere Verlängerung des Pilotprojekts zur Durchführung mündlicher Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen als Videokonferenz).

Die Teilnehmenden sind aufgerufen, am Ende einer jeden Videokonferenz Feedback zu geben.

Eine mündliche Verhandlung per Videokonferenz könnte länger dauern als eine konventionelle mündliche Verhandlung. Wird dies vom EPA bei der Planung der mündlichen Verhandlungen berücksichtigt?

Ist die Abteilung der Ansicht, dass die mündliche Verhandlung länger dauern könnte, so wird sie für zwei oder mehr aufeinander folgende Tage laden.

Plant das EPA die Durchführung mündlicher Verhandlungen, bei der einige Beteiligte anwesend sind und andere per Videokonferenz teilnehmen?

In Anbetracht der COVID-19-Pandemie sind mündliche Verhandlungen, bei denen mindestens ein Beteiligter in den Räumlichkeiten des EPA anwesend sein muss, derzeit nicht zulässig. Die möglichen Formen mündlicher Verhandlungen werden gegen Ende des Pilotprojekts geprüft.

Darf ich die vom EPA bereitgestellten Verbindungsdaten an meinen Mandanten oder an Dritte weitergeben?

Wenn Ihr Mandant als Begleitperson an der mündlichen Verhandlung teilnehmen möchte, dürfen Sie ihm die Verbindungsdaten mitteilen. Beachten Sie, dass die Einspruchsabteilung im Voraus über die Anwesenheit Ihres Mandanten als Begleitperson informiert werden muss. Siehe Richtlinien E-III, 8.5 zu Anträgen auf Ausführungen einer Begleitperson.

Ein Antrag auf Teilnahme an einer mündlichen Verhandlung als Mitglied der Öffentlichkeit muss von dem oder im Namen des Betreffenden gestellt werden. Die Verbindungsdaten, die das EPA Mitgliedern der Öffentlichkeit für die Fernteilnahme an mündlichen Verhandlungen bereitstellt, sind ausschließlich zur Verwendung durch den Antragsteller bestimmt und dürfen keiner Person weitergegeben werden, die im Antrag nicht genannt ist. Der Antragsteller übernimmt die volle Verantwortung für alle Folgen, die aus der unbefugten Weitergabe der Verbindungsdaten entstehen.

Weitere Informationen über den Zugang zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen

Sammelt das EPA Feedback über mündliche Verhandlungen per Videokonferenz?

Die Einspruchsabteilung schickt den Beteiligten einen Link zu einem kurzen Feedback-Formular. Der Link wird in der E-Mail mit den Verbindungsdaten an die Beteiligten übermittelt bzw. zu Beginn der mündlichen Verhandlung bekannt gegeben.

Das individuelle Feedback wird von der für die Qualitätssicherung zuständigen Abteilung des EPA ausgewertet, um die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz zu verbessern. Die eingegangenen Anmerkungen werden vertraulich behandelt; sie werden weder veröffentlicht noch an die Einspruchsabteilung weitergegeben und auch nicht in die Einspruchsakte oder das Einspruchsverfahren aufgenommen.

Teilnahme der Öffentlichkeit an mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren

Wo finde ich eine Liste der bevorstehenden mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren?

Wie können Mitglieder der Öffentlichkeit an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen?

Derzeit können Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung verfolgen, indem sie beim EPA die Verbindungsdaten beantragen und sich zur Teilnahme an der Videokonferenz anmelden.

Entsprechende Anträge sind spätestens drei Arbeitstage vor dem in der Ladung zur mündlichen Verhandlung angegebenen Termin per E-Mail unter support@epo.org beim EPA einzureichen. Die Voraussetzungen für solche Anträge und die Bedingungen für die Fernteilnahme an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen werden auf der EPA-Website veröffentlicht (siehe epo.org/applying/online-services/proceedings/public-access_de.html).

Mitglieder der Öffentlichkeit, die an mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz teilnehmen, sollten sich als solche zu erkennen geben, indem sie nach dem Start der Videokonferenzplattform und vor dem Beitritt zur Videokonferenz einen mit PUBLIC beginnenden Benutzernamen eingeben.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit während einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung vor einer Einspruchsabteilung anonym bleiben?

Mitglieder der Öffentlichkeit werden nicht aufgefordert, sich vorzustellen, und die Einspruchsabteilung prüft nicht ihre Ausweisdokumente. Wenn der Vorsitzende jedoch dazu auffordert, müssen Mitglieder der Öffentlichkeit ihre Kamera zeitweise einschalten, damit die Teilnehmer der Videokonferenz sehen können, wer sie sind.

Der Name, unter dem Sie zu Beginn der Zoom-Videokonferenz erscheinen möchten, sollte vor dem Beitritt zur Konferenz eingegeben werden. Es ist hilfreich, wenn Sie sich mit "PUBLIC" kennzeichnen.

Wenn Sie für den Zugang zur Videokonferenz Ihr Zoom-Konto nutzen, ist Ihr Benutzername sichtbar. Gegebenenfalls ist es daher ratsam, diesen vor dem Beitritt zur Konferenz zu ändern.

Sobald die Teilnehmer der Zoom-Videokonferenz beigetreten sind, können nur die Mitglieder der Abteilung sie umbenennen. Wenn Sie der Konferenz nicht mit dem Namen "PUBLIC" beigetreten sind, kann es also sein, dass Sie vor Beginn der mündlichen Verhandlung umbenannt werden.

Werden während der mündlichen Verhandlung eingereichte Unterlagen an Mitglieder der Öffentlichkeit weitergeleitet?

Die Einspruchsabteilung leitet keine Kopien von in der mündlichen Verhandlung eingereichten Unterlagen an Mitglieder der Öffentlichkeit weiter.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit, die an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen, auch nur einen Teil der Verhandlung verfolgen oder müssen sie ständig anwesend sein?

Mitglieder der Öffentlichkeit können eine mündliche Verhandlung per Videokonferenz auch nur zum Teil verfolgen. Sie sollten sich jedoch bemühen, beim Betreten oder Verlassen der Videokonferenz die mündliche Verhandlung nicht zu stören. Sind sie zu Beginn der Verhandlung nicht anwesend, so werden sie spätestens während einer Pause zugelassen.

Können Mitglieder der Öffentlichkeit daran gehindert werden, das Verfahren zu unterbrechen oder zu stören?

Die Teilnahme von Mitgliedern der Öffentlichkeit beschränkt sich auf das Anhören des Audiokanals und das Anschauen der während der Videokonferenz übermittelten Bilder. Mitglieder der Öffentlichkeit dürfen weder ihr Mikrofon noch ihre Kamera einschalten, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden dazu aufgefordert. Sie sind nicht befugt, in der Videokonferenz etwas zu sagen oder sich anderweitig einzubringen, es sei denn, sie werden vom Vorsitzenden ausdrücklich dazu aufgefordert.

Ein Verstoß gegen diese Bedingungen kann dazu führen, dass Mitglieder der Öffentlichkeit von der mündlichen Verhandlung ausgeschlossen werden. Stellt der Vorsitzende einen Verstoß gegen die vorstehenden Bedingungen fest, der die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung beeinträchtigt oder die Rechte der anderen Teilnehmer an der mündlichen Verhandlung verletzt, oder liegen andere triftige Gründe vor, so kann er Mitglieder der Öffentlichkeit auffordern, die Videokonferenz zu verlassen und die Verbindung zu beenden.

Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit ist es Aufgabe des Vorsitzenden, für einen ordnungsgemäßen Ablauf der mündlichen Verhandlung zu sorgen.

Wie wird verhindert, dass Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung aufzeichnen?

Zu einer mündlichen Verhandlung nach Artikel 116 EPÜ dürfen nur Amtsangehörige Tonaufzeichnungsgeräte in den Sitzungssaal mitnehmen (siehe Mitteilung der Vizepräsidenten Generaldirektionen 2 und 3 vom 25. Februar 1986, ABl. EPA 1986, 63). Dasselbe gilt für Videoaufzeichnungen (siehe Nummer 8 der Mitteilung des EPA vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz, wonach von keinem Teil der Verhandlung Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt oder weiterübertragen werden dürfen). Es wird erwartet, dass die Beteiligten und die Öffentlichkeit diese Vorschriften befolgen. Das Verbot impliziert, dass es keinen rechtmäßigen Weg zur Aufzeichnung der mündlichen Verhandlung gibt und etwaige Aufzeichnungen daher nicht verwendet werden können.

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