L'Office européen des brevets (« OEB ») s'engage à garantir les droits fondamentaux des personnes physiques (« personnes concernées ») à la confidentialité et à la protection de leurs données à caractère personnel qui sont traitées par l'Office lorsque ce dernier accomplit ses tâches et fournit ses services.
L'OEB est une organisation internationale, instituée par la Convention sur le brevet européen (CBE) et en tant que telle, n'est pas soumise aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). Le 30 juin 2021, l'OEB a adopté un nouveau cadre de protection des données conforme aux meilleures pratiques européennes et internationales. Le règlement relatif à la protection des données (RRPD), représente l'élément essentiel de ce nouveau cadre.
Toutes les données à caractère personnel, collectées ou gérées par l'OEB, sont traitées conformément au règlement relatif à la protection des données visant à assurer que la manipulation des données des personnes concernées effectuée par l'OEB réponde aux normes les plus rigoureuses de protection. Les opérations de traitement effectuées par le Conseil d'administration de l'Organisation européenne des brevets n'entrent pas dans le champ d'application de ces règles. En outre, les articles 49 à 52 du RRPD ne s'appliquent pas au traitement des données à caractère personnel effectué par les Chambres de recours de l'OEB dans le cadre de leurs fonctions judiciaires.
Le RRPD est complété par décision du Président de l'Office européen des brevets (« le Président ») en date du 13 décembre 2021, relative au traitement de données à caractère personnel dans la procédure de délivrance de brevets et les procédures connexes, la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 7 décembre 2022, relative au traitement de données à caractère personnel dans les procédures relatives aux brevets européens à effet unitaire et par la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 17 novembre 2022, relative aux pays et aux entités considérés comme assurant une protection adéquate des données à caractère personnel.
Aux fins du traitement des données à caractère personnel par l'OEB, le Président agit en tant que responsable du traitement. Le Président est libre de déléguer à des unités opérationnelles la compétence de déterminer les finalités et les moyens de traitement de certaines données à caractère personnel (article 28(3) du RRPD). Lesdites unités agiront donc en tant que responsables délégués. Pour de plus amples informations concernant les responsables délégués, veuillez consulter la décision du Président de l'Office européen des brevets relative à l'identification des unités opérationnelles de l'Office agissant en tant que responsables délégués, en date du 17 avril 2023.
Aux fins du traitement des données à caractère personnel par les chambres de recours de l'OEB dans l'exercice de leurs activités juridictionnelles, le Président des chambres de recours agit en tant que responsable du traitement. En ce qui concerne les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par les chambres de recours dans l'exercice des fonctions et compétences administratives conférées au Président des chambres de recours par l'acte de délégation, le Président des chambres de recours agit en tant que responsable du traitement et le suppléant du Président des chambres de recours agit en tant que responsable délégué du traitement. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la Décision du Président des chambres de recours, en date du 5 avril 2022, désignant un responsable délégué du traitement au sens du règlement relatif à la protection des données. Pour toutes autres activités de traitement menées par l'Unité chambres de recours, le Président des chambres de recours agit en tant que responsable délégué pour le compte du Président de l'OEB. Veuillez noter que la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 17 novembre 2022, relative aux pays et aux entités considérés comme assurant une protection adéquate des données à caractère personnel s'applique par analogie à toutes les opérations de traitement susmentionnées.
L'article 32 du RRPD impose à l'OEB de tenir un registre central de ses activités de traitement. Les enregistrements des registres d'activités de traitement dans ce registre seront progressivement effectués au cours des six mois suivant l'entrée en vigueur du RRPD. Les registres décrivant le traitement des données à caractère personnel de personnes concernées externes sont accessibles publiquement sur le site internet de l'OEB. Les personnes concernées externes peuvent consulter ces registres afin d'en apprendre davantage sur la manière dont l'OEB traite leurs données à caractère personnel.
L'OEB est doté d'un dispositif de vidéosurveillance visant à assurer la sécurité et la sûreté des bâtiments, des biens, des agents et des visiteurs. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la circulaire n° 421 Politique de vidéosurveillance de l'OEB.
Le responsable de la protection des données de l'OEB surveille de façon indépendante l'application interne et le respect du RRPD eu égard à l'ensemble des opérations de traitement effectuées par l'OEB. Un comité de la protection des données nommé par le Président dispose de fonctions de supervision et de conseil et joue un rôle dans le cadre du mécanisme des voies de recours juridique (article 47 RRPD).
La présente politique de protection des données et de confidentialité (« politique ») explique la manière dont les données à caractère personnel collectées par l'OEB sont traitées.
L'expression « données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (également qualifiée de « personne concernée » ou « individu ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Les données à caractère personnel qui ont fait l'objet d'une pseudonymisation mais qui peuvent toujours être attribuées à une personne physique par le biais d'informations supplémentaires doivent être considérées comme se rapportant à une personne physique identifiable.
Nous classons les données à caractère personnel en deux catégories :
Il s'agit, par exemple, des données relatives aux exigences en matière de régime alimentaire et de mobilité que les personnes concernées sont susceptibles de fournir au moment de s'inscrire à un évènement, ainsi que des coordonnées des mandataires agréés accessibles via une recherche sur la base de données du site internet de l'OEB.
Pour de plus amples informations sur les catégories de données à caractère personnel traitées au cours de la procédure de délivrance des brevets et des procédures y afférent, veuillez consulter la décision du Président en date du 13 décembre 2021 relative au traitement de données à caractère personnel dans la procédure de délivrance de brevets et les procédures connexes.
Les données à caractère personnel collectées par l'OEB sont adéquates, pertinentes et se limitent à ce qui est strictement nécessaire au regard de leur(s) finalité(s).
Le terme « traitement » de données à caractère personnel désigne toute opération ou ensemble d'opérations effectuée(s) sur des données à caractère personnel ou un ensemble de données à caractère personnel, comme par exemple la collecte, le stockage, l'utilisation, la divulgation ou l'effacement.
Lorsque vous interagissez avec l'OEB, vos données à caractère personnel sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec la ou les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Le traitement que nous effectuons des données à caractère personnel doit respecter un certain nombre de principes. Le traitement doit notamment être licite, loyal et transparent au regard de la personne concernée et garantir une sécurité adéquate des données à caractère personnel.
Les finalités en vue desquelles les données à caractère personnel sont traitées, sont exposées dans les déclarations et documents mis à disposition des personnes concernées.
Les opérations de traitement de l'OEB se fondent sur l'article 5 du RRPD, qui dispose que nous pouvons collecter les données à caractère personnel :
À moins qu'elles ne soient publiées dans le Registre européen des brevets (en vertu de l'article 127 CBE et de la règle 143 CBE et de la décision du Président s'y rapportant), vos données à caractère personnel ne sont pas rendues publiques, sauf si vous avez donné expressément votre consentement.
Il ne doit être accédé aux données à caractère personnel et les dites données ne doivent être diffusées et traitées que sur la base stricte du « besoin de savoir », par le personnel autorisé de l'OEB et des prestataires de services tiers. Les données à caractère personnel ne sont divulguées à aucun autre destinataire. Pour de plus amples informations sur la manière dont nous protégeons et sauvegardons vos données à caractère personnel, veuillez consulter le point e) ci-après.
Nous adoptons des mesures techniques et appropriées adéquates afin de sauvegarder et protéger vos données à caractère personnel, contre tout accident, destruction, altération, divulgation non autorisée ou de l'accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.
Toutes les données à caractère personnel traitées par les systèmes installés dans les locaux de l'OEB sont stockées dans des applications informatiques sécurisées conformément aux normes de sécurité de l'OEB, qui incluent les mesures suivantes :
Pour les données à caractère personnel traitées par des systèmes qui ne sont pas hébergés dans les locaux de l'OEB, les prestataires traitant les données se sont engagés dans le cadre d'un accord contraignant à respecter leur obligation de protection des données découlant du cadre juridique de protection des données applicable. L'OEB a également effectué une analyse en matière de confidentialité et de risque de sécurité. Il est exigé que ces systèmes aient mis en place des mesures techniques et organisationnelles telles que des mesures physiques de sécurité, des mesures de contrôle des accès et du stockage, la sécurisation des données inactives (p.ex. par chiffrement) ; des mesures de contrôle des utilisateurs, de la transmission et des entrées (avec p.ex. des pare-feu de réseau, des systèmes de détection des intrusions sur le réseau (IDS), des systèmes de protection contre les intrusions sur le réseau (IPS), un audit des connexions) ; des mesures de contrôle de l'acheminement des données (p.ex. sécurisation des données en transit par un chiffrement).
Si vous constatez une violation de données personnelles (c'est-à-dire une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l'accès non autorisé à de telles données) portant sur des données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière par l'OEB, veuillez le signaler dès que possible à l'adresse suivante : DPOexternalusers@epo.org.
Les données à caractère personnel sous une forme permettant d'identifier les personnes concernées seront stockées seulement pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités de leur traitement.
Pour les données traitées en vertu de en vertu de la règle 143 CBE et de la décision du Président s'y rapportant, l'OEB est légalement tenu de les conserver indéfiniment. Autrement, des périodes spécifiques de conservation sont établies pour chaque traitement spécifique de données à caractère personnel.
Pour de plus amples informations, les personnes concernées peuvent consulter les registres d'activités de traitement ou documents spécifiques en matière de protection des données.
L'OEB utilise les réseaux sociaux afin de faire connaître ses activités et de mieux interagir avec le public. Nous sommes présents sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing et YouTube et nous encourageons tout un chacun à partager notre contenu et à prendre part à nos discussions !
Notre site internet utilise les plugins sociaux de Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing et YouTube (« fournisseurs de réseaux sociaux »). Si, lorsque vous visitez le site internet, vous êtes connectés à votre réseau social via l'un de ces fournisseurs de réseaux sociaux, le fournisseur de réseau social est susceptible d'affecter votre visite à son compte de réseau social. Si vous utilisez les fonctionnalités des plugins sociaux, ces informations seront directement transmises à travers votre navigateur au fournisseur de réseaux sociaux et sont susceptibles d'y être stockées.
Chaque fournisseur de réseaux sociaux dispose de sa propre politique sur la manière de traiter vos données à caractère personnel lorsque vous accédez à son site. Par conséquent, nous vous encourageons à consulter ces différentes politiques pour obtenir davantage d'informations sur les finalités et la portée des traitements des données à caractère personnel qu'ils effectuent :
L'OEB a toujours cherché à maintenir son cadre de protection des données en ligne avec les derniers développements et les meilleures pratiques, et mettra à jour la présente politique en conséquence. Nous vous encourageons ainsi à la consulter fréquemment.
Vous pouvez trouver ci-après des informations supplémentaires sur le traitement des données à caractère personnel pour des finalités spécifiques :
Data protection statement on the processing of personal data in the context of accident reporting at the EPO (seulement disponible en anglais)
Déclaration de protection des données pour la gestion des identités via AD et Azure
Data protection statement on the processing of personal data related to stakeholder consultation on the work plan 2023-2025 of the EPO Observatory on Patents and Technology (seulement disponible en anglais)
Data protection statement on the processing of personal data related to stakeholder consultation on the EPO’s Strategic Plan 2028 (seulement disponible en anglais)
Déclaration relative à la protection des données concernant le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du Prix de l’inventeur européen et du Prix des jeunes inventeurs
Le terme « cookie » désigne une petite portion de donnée qu'un site internet stocke sur l'ordinateur ou le dispositif mobile d'une personne concernée.
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Si l'option DNT est activée, nous respecterons votre choix et ne suivrons pas votre habitude de navigation sur notre site internet aux fins de l'obtention de statistiques anonymisées. Vous pouvez trouver des instructions sur la manière d'activer l'option DNT dans certains navigateurs populaires ci-après :
En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants conformément au règlement relatif à la protection des données de l'OEB :
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Droits de la personne concernée |
Description |
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Droit à l'information (articles 16 et 17 RRPD) |
Lorsque des données à caractère personnel n'ont pas été obtenues des personnes concernées, le responsable du traitement, au moment de l'obtention des données à caractère personnel, doit fournir aux personnes concernées des informations sur les catégories de données à caractère personnel concernées, la sources des données à caractère personnel et, le cas échéant, si elles sont issues ou non de sources accessibles au public. |
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Droit d'accès (article 18 RRPD) |
Les personnes concernées ont le droit de demander la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, d'accéder facilement et à des intervalles raisonnables auxdites données à caractère personnel, de comprendre quelles données les concernant sont traitées, de vérifier la qualité de leurs données à caractère personnel, de vérifier la licéité du traitement et d'exercer leurs autres droits. |
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Droit de rectification (article 19 RRPD) |
Les personnes concernées ont le droit de demander la correction des données erronées les concernant. |
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Droit à l'effacement (article 20 RRPD) |
Les personnes concernées ont le droit de demander l'effacement de leurs données à caractère personnel dans certaines circonstances, notamment lorsque leurs données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou si elles ont fait l'objet d'un traitement illicite. |
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Droit à la limitation du traitement (article 21 RRPD) |
Les personnes concernées ont le droit d'obtenir de l'OEB la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel lorsque les données sont inexactes, lorsque l'OEB n'en a plus besoin aux fins du traitement ou si le traitement est illicite ou lorsque les personnes concernées se sont déjà opposées au traitement ; leur opposition étant en attente de vérification. |
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Droit à la portabilité des données (article 22 RRPD) |
Lorsque les données sont traitées sur le fondement des articles 5(c), 5(d) and 11(2)(a) RRPD, les personnes concernées ont le droit de recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies au responsable du traitement et le droit que ces données soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, sans que le responsable du traitement auquel les données ont été initialement communiquées y fasse obstacle. |
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Droit d'opposition (article 23 RRPD) |
Les personnes concernées ont le droit de s'opposer à tout moment, à un traitement de leurs données à caractère personnel dans certaines circonstances. Le responsable du traitement doit cesser de traiter les données à caractère personnel à moins qu'il ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés des personnes concernées. |
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Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (article 24 RRPD) |
Les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé sont des décisions prises par des machines - ce qui comprend le profilage - qui produisent des effets à l'égard des personnes concernées ou les affectant de manière significative. Les personnes concernées ont le droit de ne pas faire l'objet de ce type de décision, sauf lorsque la décision est nécessaire aux fins de conclusion ou d'exécution d'un contrat entre ces dernières et l'OEB, est autorisée par un acte juridique ou est fondée sur le consentement explicite des personnes concernées. |
Le droit à la protection des données n'est pas absolu. Il doit toujours être mis en balance avec d'autres droits fondamentaux et dans certaines circonstances, un ou plusieurs de vos droits peuvent être restreints. Si c'est le cas, vous serez informé des principales raisons de cette décision et de votre droit à demander au responsable de la protection des données de procéder à une enquête et / ou de déposer une demande de réexamen auprès du responsable délégué (voir la procédure décrite plus bas au point d).
Ces droits peuvent être limités sur la base des motifs légitimes visés à l'article 25 du règlement relatif à la protection des données de l'OEB et dans la circulaire n°420 mettant en œuvre l'article 25 du RRPD lorsqu'une telle limitation respecte l'essence des droits fondamentaux et des libertés et constitue une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique pour garantir :
Pour de plus amples informations sur les limitations, vous pouvez consulter la circulaire n° 420 et contacter le responsable de la protection des données de l'OEB à l'adresse suivante : DPOexternalusers@epo.org.
Si vous souhaitez exercer vos droits en tant que personne concernée, vous pouvez contacter le responsable délégué par courriel à l'adresse de messagerie électronique suivante : DPOexternalusers@epo.org.
Le responsable délégué devrait répondre dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Cette période peut être prolongée de deux mois supplémentaires si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, le responsable délégué doit dûment vous informer de la prorogation ainsi que des motifs du retard dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande par l'OEB.
Lorsque vous contactez l'OEB pour exercer vos droits, vous devez toujours nous communiquer certaines informations préliminaires avec votre requête afin de nous permettre de répondre plus rapidement et précisément à votre demande. Nous vous encourageons ainsi à remplir ce formulaire et à le transmettre avec votre requête.
Veuillez noter que l'OEB ne traitera aucune requête relative à l'exercice des droits d'une personne concernée envoyée ou reçue par le biais d'un logiciel de génération de requêtes automatiques (comme Mine, deseat.me, JustDelete.me, ou Removaly).
Si vous estimez que le traitement effectué par l'OEB de vos données à caractère personnel viole vos droits en tant que personne concernée, vous pouvez utiliser les mécanismes de réparation qui sont à votre disposition conformément au RRPD. Veuillez noter que l'accès à ces mécanismes de réparation est subordonné au respect de toutes les étapes de la procédure décrite ci-dessous.
La vue d'ensemble ci-dessous doit être entendue comme une aide à l'utilisateur, son contenu n'étant cependant pas juridiquement contraignant. Le règlement relatif à la protection des données et le règlement intérieur du comité de la protection des données sont les dispositions qui sont applicables et juridiquement contraignantes.
Les personnes concernées estimant que le traitement effectué par l'Office de leurs données à caractère personnel viole les droits mentionnés précédemment peuvent demander au responsable délégué d'examiner la question et de prendre une décision (article 49 RRPD). Lorsque le traitement est effectué par les chambres de recours de l'OEB dans l'exercice des fonctions et compétences qui leur sont conférées par l'acte de délégation, veuillez adresser votre demande de réexamen au Président des chambres de recours qui agit en tant que responsable de ces activités.
Si vous n'êtes pas satisfait de la décision du responsable délégué ou si le responsable délégué ne prend pas de mesure dans les trois mois suivant la présentation de votre demande, vous pouvez déposer une réclamation auprès du comité de la protection des données conformément à l'article 50 RRPD. Le comité de la protection des données traitera votre réclamation conformément à son règlement intérieur.
Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision définitive du responsable du traitement, vous pouvez demander au Président de l'Office d'engager une procédure arbitrale ad-hoc afin de régler le litige (article 52 RRPD) ;
Vous pouvez signaler une violation de données personnelles ou contacter le responsable du traitement, les responsables délégués et le responsable de la protection des données à l'adresse suivante : DPOexternalusers@epo.org.
