Bureau de l'Ombud
Le service du bureau de l'Ombud de l’OEB est à la disposition de toute personne qui rencontre des difficultés dans ses relations avec l’Office européen des brevets et qui a épuisé les voies ordinaires permettant de les résoudre. Le bureau de l'Ombud sert de facilitateur dans ces cas exceptionnels, en aidant à remettre les relations sur les rails dans un environnement informel, neutre et confidentiel.
Domaine de compétence
Le bureau de l'Ombud peut être contacté pour toute question découlant des activités de l’Office. Ce service est indépendant des procédures formelles et ne traite pas des questions qui concernent les chambres de recours. Le bureau de l'Ombud a vocation à offrir un espace permettant de présenter de manière informelle et confidentielle les difficultés rencontrées, et d’aider à les résoudre. Le bureau de l'Ombud est ni l'organ décisionnel ni une instance jurudique de l'OEB.
Procédure
Le bureau de l'Ombud s’emploie à tirer le problème au clair avec la partie prenante concernée, passe en revue les options disponibles et détermine le résultat auquel la partie prenante souhaite parvenir. Il vise alors à identifier et à réunir les personnes compétentes dans un contexte informel en vue de résoudre le problème. Le bureau de l'Ombud poursuit le traitement des dossiers jusqu’à leur classement. Les enseignements ainsi recueillis aideront l’Office à améliorer d'avantage la qualité de ses produits et services.
Principes – informel, neutre et confidentiel
Le bureau de l'Ombud a pour but de permettre aux parties prenantes de nouer des relations de travail saines et fructueuses qui contribuent à garantir la prévisibilité, la cohérence et la valeur des services fournis par l’OEB.
Les communications avec le bureau de l'Ombud ne laissent aucune trace officielle et ne relèvent d’aucune procédure formelle. Dès que le bureau de l'Ombud a été contacté, le problème soumis est traité en toute confidentialité. Les données y afférentes ne sont communiquées qu’aux managers compétents, qui ne reçoivent alors que le minimum d’informations strictement nécessaire pour s’occuper du problème. Toutes les données à caractère personnel utilisées durant le traitement de l’affaire sont détruites dès que le dossier est classé.
En savoir plus sur la protection des données au bureau de l'Ombud
Comment contacter le bureau de l'Ombud
Le bureau de l'Ombud peut être contacté par courrier électronique à l’adresse [email protected] ; les demandes doivent indiquer le nom complet de la partie prenante, ses coordonnées et les moyens de communication privilégiés, ainsi qu’une brève description anonymisée du problème qu’elle souhaite porter à l’attention du bureau de l'Ombud. La partie prenante recevra alors un accusé de réception, et un numéro de dossier lui sera attribué ; le bureau de l'Ombud la contactera dans un délai de quelques jours afin de clarifier la situation et de discuter des prochaines étapes.