FAQ - Mailbox

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Généralités


Qu'est-ce que la Mailbox ?

La Mailbox est un point unique d'arrivée des notifications électroniques venant de l'OEB. Elle constitue un service basé dans l'entreprise, ce qui signifie que le courrier envoyé vers la Mailbox de la société n'est pas distribué directement aux personnes de la société. Toute personne qui possède une carte à puce dans la société peut accéder à la Mailbox.


Qui peut avoir une Mailbox ?

Une Mailbox est créée automatiquement lorsqu'un membre du personnel d'une société ne disposant pas encore de Mailbox s'inscrit pour obtenir une carte à puce. La Mailbox est associée à la société dont le nom figure sur le formulaire d'inscription en vue de l'obtention d'une carte à puce. La Mailbox appartient à la société et non pas à la personne. Les mandataires agréés qui travaillent pour la société peuvent être ainsi ajoutés, dans la Mailbox, comme destinataires des notifications électroniques.


Comment fonctionne la Mailbox ?

La Mailbox est une boîte aux lettres électronique vers laquelle l'OEB peut envoyer les versions PDF des notifications aux mandataires agréés. Lorsque l'OEB envoie une notification, il vérifie, au moyen du numéro d'identification du mandataire agréé enregistré, si la Mailbox est activée pour recevoir le fichier correspondant.


Comment faire pour commencer à utiliser la Mailbox de la société ?

Pour pouvoir utiliser la Mailbox de la société, les mandataires agréés ou les groupements de mandataires agréés doivent être tout d'abord ajoutés en tant qu'associés (l'utilisation de la Mailbox pourra être plus facile si l'on y est inscrit en tant que groupement).

Pour ajouter un associé, l'administrateur au sein de la société doit :

  • se connecter à la Mailbox ;
  • sous l'onglet "Administration", cliquer sur "Associés" puis sur "Ajouter" ;

mailbox-administration-associates-add

  • saisir le nom du mandataire agréé comme indiqué dans l'exemple ci-dessous ; dans le cas de groupements, saisir le nom de la société dans le champ Prénom et le numéro du groupement dans le champ Nom ;

mailbox-accept

  • puis cliquer sur "Accepter".

L'OEB reçoit une demande d'ajout de l'associé, qu'il accepte ou bien refuse. L'administrateur au sein de la société reçoit ensuite un message d'alerte.

Si l'OEB accepte la demande, l'administrateur doit :

  • sous l'onglet "Administration", cliquer sur "Associés" puis sur "Ajouter" ;
  • sélectionner l'utilisateur dont le statut est "Résolu" puis cliquer sur "Modifier" ;
  • s'assurer que la case "Envoyer les courriers électroniques à la messagerie de la société" est cochée et cliquer sur "Accepter".

À partir de là, la Mailbox est activée pour l'associé. Toute notification concernant ses dossiers sera directement envoyée ici, dans la mesure où la notification en question figure sur la liste des notifications disponibles via la Mailbox.

Le mandataire agréé qui se connecte à Mailbox avec sa carte à puce a également accès à My Files, où il peut consulter ses demandes non publiées (ou celles de son groupement) et gérer la représentation des dossiers.


La Mailbox et My Files sont-ils liés ?

Oui. Pour qu'un associé puisse accéder à My Files, la Mailbox doit être activée et l'associé doit cliquer sur "Envoyer le courrier électronique à la messagerie de la société".


Où puis-je trouver la Mailbox ?

Rendez-vous sur la page Internet de la Mailbox et connectez-vous avec votre carte à puce.


Qu'est-ce qu'un utilisateur ?

Tout détenteur d'une carte à puce au sein d'une société ayant accès à la Mailbox et pouvant visionner et télécharger les notifications et administrer la boîte de réception (par ex. : créer/supprimer des répertoires ou déplacer des éléments d'un répertoire à l'autre).


Qu'est-ce qu'un associé ?

Les associés sont les destinataires des notifications électroniques envoyées à la Mailbox. Il ne peut s'agir que de mandataires agréés ou de groupements. Les associés n'ont pas besoin de carte à puce pour recevoir les notifications électroniques envoyées à la Mailbox. Ils doivent juste y avoir accès pour pouvoir les lire.


Qu'est-ce qu'un numéro de groupement ?

C'est le numéro sous lequel un groupement de mandataires agréés auprès de l'OEB est inscrit auprès de la division juridique de l'OEB.

Toutes les notifications de l'OEB seront envoyées au groupement à l'adresse indiquée lors de son inscription et / ou à l'adresse indiquée pour la correspondance.


Qui est l'administrateur au sein de la société ?

L'administrateur au sein de la société peut être toute personne de la société détenant une carte à puce et ayant accepté d'être administrateur.

Si la société n’a pas d’administrateur, tout détenteur d'une carte à puce dans cette société sera invité à devenir administrateur lorsqu'il se connectera au portail. Cette invitation s'affichera tant qu’aucun détenteur de carte à puce n'y aura répondu.

Administration


Quel est le rôle de l'administrateur au sein de la société ?

L'administrateur au sein de la société est l'utilisateur chargé de définir comment les utilisateurs peuvent accéder au paiement des taxes en ligne, à la Mailbox et à My Files. Il peut attribuer des droits d'administration à d'autres détenteurs de cartes à puce au sein de la société ou révoquer ces droits.


Qui est chargé(e) de tenir à jour la liste des utilisateurs et des associés de la Mailbox ?

C'est l'administrateur au sein de la société qui est chargé de tenir à jour la liste des utilisateurs et des associés.

Toute modification dans les coordonnées des utilisateurs ou associés (mandataires agréés), par ex. : modification du nom ou de l'adresse professionnelle, doit être communiquée par courriel à l'adresse suivante : support@epo.org ou via le formulaire de contact.


Que fait l'administrateur de la Mailbox au sein de la société ?

L'administrateur de la Mailbox au sein de la société peut :

  • nommer d'autres administrateurs au sein de la société ;
  • activer et désactiver la Mailbox de la société ;
  • permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à la Mailbox de la société ;
  • ajouter des mandataires agréés souhaitant recevoir des notifications via la Mailbox en tant qu'associés, sous réserve d'un contrôle par l'OEB ;
  • fixer la périodicité à laquelle la corbeille de la Mailbox est vidée ;
  • donner à d'autres utilisateurs le droit de consulter le compte courant de l'entreprise, de payer les taxes et de consulter l'échéancier de paiement des taxes.

Quelles sont les obligations de l'administrateur auprès de la société vis-à-vis de l'OEB ?

L'administrateur auprès de votre société doit informer l'OEB de tout changement intervenu dans la liste des associés de votre société. Toute modification dans les coordonnées des utilisateurs ou associés (mandataires agréés), par ex. : modification du nom ou de l'adresse professionnelle, doit être communiquée par courriel à l'adresse suivante : support@epo.org ou via le formulaire de contact.

Si un associé ne souhaite plus recevoir de notification via la Mailbox, l'administrateur au sein de votre société doit retirer cette personne de la liste des associés, via l'onglet Administration.


Les administrateurs peuvent-ils révoquer leurs propres droits d'administrateur ?

Non, seul un autre détenteur d'une carte à puce, également administrateur auprès de la société, peut le faire.


Comment donner des droits d'accès à d'autres utilisateurs ?

Voir les FAQ - Administration.


Comment faire pour ajouter un associé ?

Voir les FAQ - Administration.


Comment faire pour retirer un associé de la liste ?

Voir les FAQ - Administration.


Utilisation


Qui peut utiliser la Mailbox et qui peut recevoir des notifications ?

Tout détenteur d'une carte à puce (c'est-à-dire tout utilisateur) auquel l'administrateur auprès de la société a donné accès à la Mailbox peut accéder à la messagerie de la société et lire l'ensemble des notifications. Les associés (c'est-à-dire les mandataires agréés ou les groupements de mandataires agréés) peuvent "recevoir" les notifications qui leur sont adressées via la Mailbox.


Est-il possible de transférer des courriers depuis la Mailbox ?

Non, vous ne pouvez pas transférer des courriers depuis la Mailbox. Vous devez d'abord les télécharger sur votre ordinateur puis les envoyer comme pièces jointes avec votre propre système de messagerie ou les enregistrer sur un support de stockage partagé.


Puis-je répondre à l'OEB depuis la Mailbox ?

Non, vous ne pouvez pas répondre à l'OEB depuis la Mailbox. La version actuelle de la Mailbox ne prévoit qu'un seul sens de communication, de l'OEB vers l'utilisateur.


Que se passe-t-il lorsqu'un courrier envoyé via la Mailbox n'est pas ouvert ?

Qu'il ait été ouvert ou non, un courrier envoyé vers la Mailbox est réputé signifié le dixième jour suivant sa transmission électronique à la Mailbox, sauf si la notification arrive plus tard ou pas du tout. Voir la Décision du Conseil d'administration du 15 octobre 2014.


Quelles sont les notifications pouvant être reçues via la Mailbox ?

La liste des notifications actuellement disponibles via la Mailbox est publiée sur le site Internet de l'OEB :


Quelles sont les notifications ne pouvant pas être reçues par la Mailbox ?

  • Les notifications ne figurant pas sur la liste ci-dessus

Jusqu'à nouvel ordre, ces notifications continueront d'être envoyées par la poste.


Notre société se compose de plusieurs entités juridiques. Pouvons-nous avoir plusieurs Mailbox ?

Chaque Mailbox correspond à un nom de société. Si votre société comporte plusieurs entités juridiques dans un même pays ou dans des pays différents, vous pouvez avoir plusieurs Mailbox dans la mesure où vous indiquez différents noms de société sur les formulaires individuels d'inscription pour l'obtention de cartes à puce, par ex. : "OEB La Haye", "OEB Munich", "OEB Berlin" et "OEB Vienne". Vous ne pouvez attribuer un mandataire agréé ou un groupement qu'à une seule Mailbox, et une carte à puce ne vous donne accès qu'à une seule Mailbox.


Si je choisis de recevoir mon courrier uniquement sous forme électronique, est-ce que je continuerai d'en recevoir une copie papier ?

Non. Dès que votre administrateur aura activé la Mailbox de votre société et qu'il vous en aura donné l'accès, vous recevrez les notifications sous forme électronique et non plus sur papier. Les courriers envoyés électroniquement ne seront pas envoyés également par la poste.


Est-il possible de récupérer les courriers se trouvant dans la corbeille de la Mailbox ?

L'administrateur peut choisir à quelle fréquence la corbeille sera vidée : une fois par jour, une fois par semaine, une fois tous les quatre semaines ou une fois toutes les douze semaines. Selon la fréquence choisie, vous pourrez donc récupérer les notifications se trouvant dans la corbeille depuis douze semaines au maximum.


J'ai choisi l'allemand comme langue préférée. L'interface est bien en allemand mais les descriptions des courriers sont en anglais. Pourquoi cela ?

Les descriptions des courriers s'affichent dans la langue de la procédure du dossier.


Suis-je prévenu(e) lorsqu'un nouveau courrier électronique arrive dans la Mailbox de ma société ?

Non. La Mailbox ne propose pas ce service. Les utilisateurs ne sont pas prévenus de l'arrivée des courriers. Ils doivent donc consulter régulièrement la Mailbox pour voir s'ils ont des nouveaux messages.


Puis-je être associé(e) à plusieurs Mailbox ?

Non. Vous ne pouvez être associé(e) qu'à une seule Mailbox.


Je suis associé(e) à la Mailbox de la société A et souhaiterais être également associé(e) à la Mailbox de la société B. Comment dois-je procéder ?

C'est impossible. Vous ne pouvez être associé(e) qu'à une seule Mailbox. Si vous êtes déjà associé(e) à la Mailbox de la société A, toutes les notifications électroniques de l'OEB qui s'adressent à vous sont envoyés à cette Mailbox, mêmes les notifications concernant la société B.


Puis-je recevoir des notifications électroniques dans plusieurs Mailbox ?

Non. Vous ne pouvez être associé(e) qu'à une seule Mailbox. Toutes les notifications électroniques de l'OEB vous concernant en tant que mandataire agréé seront envoyées à la Mailbox à laquelle vous êtes associé(e), y compris les notifications relatives à d'autres sociétés.


Je suis un nouveau mandataire agréé de la société et je souhaiterais commencer à utiliser la Mailbox de la société. Comment dois-je procéder ?

Vous devez contacter l'administrateur au sein de cette société et lui demander qu'il vous donne accès à la Mailbox de la société.


Que dois-je faire pour être retiré(e) de la liste des associés de la Mailbox ?

Vous devez contacter l'administrateur auprès de votre société, lequel pourra vous retirer de la liste des associés de la Mailbox de votre société.


Problèmes


Je ne parviens pas à visualiser les documents PDF figurant les dossiers de la Mailbox. Y-a-t-il un problème avec mon navigateur ?

Les produits des services en ligne de l'OEB ont été testés avec tous les navigateurs les plus couramment utilisés. Assurez-vous que les fenêtres pop-up de www.epoline.org ne sont pas bloquées (certains navigateurs bloquent les pop-up par défaut après l'installation).


Je ne trouve pas l'onglet de la Mailbox. Que dois-je faire ?

La Mailbox n'est accessible qu'avec une carte à puce. Vous êtes-vous connecté(e) avec une carte à puce ? Si oui, votre administrateur doit vous donner les droits d'accès en utilisant la fonction d'administration.


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