SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" beurteilt aktuelle Entwicklungen

In der vergangenen Woche trat die Arbeitsgruppe "Qualität" des Ständigen Beratenden Ausschusses beim EPA (SACEPO) zum zweiten Mal in diesem Jahr zusammen. Die lebhafte und offene Diskussion bot dem EPA und den Nutzern erneut Gelegenheit, zu erwägen, wie wir gemeinsam die hohe Qualität unserer Patentdienstleistungen verbessern können. Die Mitglieder sprachen über verschiedene qualitätsbezogene Themen, darunter die seit der vorhergehenden Sitzung umgesetzten Maßnahmen, die Entwicklungen bei den unabhängigen Qualitätsüberprüfungen, die Umfrage zur Nutzerzufriedenheit und die Ergebnisse der Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs).

In seiner einleitenden Ansprache erinnerte Steve Rowan, Vizepräsident des EPA für den Patenterteilungsprozess, daran, dass das "EPA und die Nutzer gemeinsam die Patentqualität der Zukunft gestalten. Und gemeinsam werden wir sicherstellen, dass sie den höchsten internationalen Standards entspricht."

Nach der Sitzung der Arbeitsgruppe "Qualität" des SACEPO im Mai 2023 ergriffene Maßnahmen

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" wurden nach den Rückmeldungen im Mai dieses Jahres bereits zahlreiche Maßnahmen umgesetzt. Inzwischen sind die dreiköpfigen Prüfungsabteilungen vollständig in die Recherchephase des Patenterteilungsprozesses eingebunden. Dabei geht es vorwiegend um eine lösungsorientierte Prüfung der Patentanmeldungen. Außerdem steht in MyEPO jetzt ein gemeinsamer Bereich zur Verfügung, in dem die Anmelder bzw. ihre Vertreter und die Prüfungsabteilung direkt miteinander in Kontakt treten können.

Auf die Frage, wie die dreiköpfigen Abteilungen in der Praxis arbeiten, betonte das EPA, dass Recherche und Prüfung Teamwork seien. Die Einbindung aller Abteilungsmitglieder in einem frühen Stadium und die Festlegung auf einen gemeinsamen Kurs verbessere die von den Nutzern gewünschte Vollständigkeit der Recherche und des schriftlichen Bescheids.

Neues zum Qualitätsaudit-Prozess des EPA

Seit 2019 hat das EPA seine unabhängig durchgeführten und detaillierten Qualitätsaudits mehrfach verbessert. Die SACEPO-Mitglieder haben weitere Schwerpunktbereiche für künftige Audits festgelegt. Da Einspruchsgründe sich gegebenenfalls auf die Rechtsbeständigkeit eines Patents auswirken können, wurde die Entwicklung einer Kennzahl (KPI) vorgeschlagen, die sich auf die Auditergebnisse für Neuheit, erfinderische Tätigkeit und hinzugefügte Gegenstände stützt. Diese Kennzahl soll aufzeigen, inwieweit die EPA-Erteilungen im Einklang mit den Anforderungen dieser drei Gründe stehen. 2022 lag der entsprechende Wert bei 86 Prozent. Die Nutzer schlugen außerdem vor, das Audit durch eine Einbeziehung der Team-Manager zu verbessern, da so die Qualität auf der Ebene der einzelnen Prüferteams sichergestellt werden könne.

Verbesserung unserer unabhängigen Befragung zur Nutzerzufriedenheit

Die alle zwei Jahre durchgeführte Befragung zur Nutzerzufriedenheit mit knapp 7 000 Teilnehmern besteht aus mehreren Einzelumfragen zu allen Phasen des Patenterteilungsprozesses und allen Dienstleistungen des EPA. Seit 2018/2019 hat das EPA Mitglieder des SACEPO in die Überarbeitung des Konzepts im Rahmen des Strategieplans 2023 eingebunden. Das Ergebnis war das 2020 eingeführte, aktuelle Umfrageformat. Die Ergebnisse der zweiten Runde (2022/2023) wurden auf der Internetseite des EPA veröffentlicht und wiesen eine gestiegene Zufriedenheit im Vergleich zur vorhergehenden Umfrage aus. Dies gilt vor allem für die Bereiche Recherche und Prüfung während des Patenterteilungsprozesses, Online-Dienste und Nutzerunterstützung. Die Mitglieder der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" wurden um Vorschläge zur weiteren Verbesserung der Nutzerbefragung im Vorfeld der dritten Runde im Jahr 2024 gebeten.

Ergebnisse der drei SQAPs in diesem Jahr

Bei der Sitzung der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" lag ein Schwerpunkt auf den Ergebnissen der drei im Juni und Oktober 2023 durchgeführten Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs). Bei diesen Panels beurteilen Experten des EPA und erfahrene europäische Patentanwälte (von BusinessEurope, dem epi und aus der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität") gemeinsam die Qualität der Produkte des EPA, erteilen Rückmeldungen zu optimalen Praktiken und zeigen Möglichkeiten für weitere Schlussfolgerungen und Verbesserungen auf. Bei den Panels 2023 ging es um die Themen Recherchenbericht/schriftlicher Bescheid, Zwischenbescheide und Erteilungen.

Mehrere externe Bewerter hoben die insgesamt hohe Qualität der geprüften Akten und die Relevanz der in den Recherchenberichten des EPA angeführten Dokumente hervor. Auch die schriftlichen Bescheide des EPA wurden sehr geschätzt, und die Zwischenbescheide bringen das Verfahren wirksam voran. Zum Thema Recherche sagte ein Bewerter in Bezug auf die Qualität der geprüften Akten, dass beträchtliche Verbesserungsmöglichkeiten bestünden.

Zum Thema Erteilungen bestand bei der Beurteilung der ausgewählten Fälle hohe Übereinstimmung zwischen dem EPA und den Patentanwälten. Die Anwälte begrüßten die Vorschläge der Abteilungen. Wie schon 2022 zeigten auch die diesjährigen SQAPs, welche Vorteile ein intensiverer Dialog zwischen den Anmeldern und den Prüfungsabteilungen des EPA in allen Phasen des Patenterteilungsprozesses hat. (Vgl. das Video zu den jüngsten SQAPs)

Mehrere Mitglieder schlugen Themen für die künftige Diskussion und Prüfung vor. Zu nennen wären die Fragen, wie das Kriterium Klarheit und Einwendungen Dritter von unterschiedlichen Teams behandelt werden. Die Mitglieder begrüßten die Bereitschaft des EPA, sich mit diesen Themen zu befassen.

Außerdem machten die Mitglieder der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" wertvolle Vorschläge zur Verbesserung des SQAP-Programms für 2024. Dazu gehören eine Fortsetzung des intensiveren Dialogs wie bereits im Jahr 2023, die Einführung einer gezielten Fallauswahl und die Entwicklung spezieller SQAP-Kennzahlen. Außerdem baten sie um zusätzliche Sitzungen zur Berichterstattung im Laufe des Jahres, sodass eine größere Zahl von Bewertern ihre Ergebnisse vorstellen kann. Und zudem warfen sie die Frage auf, ob den Bewertern mehr Zeit für das Beurteilungsverfahren gegeben werden kann. Das EPA wird diese Anregungen bei der Erstellung der SQAP-Pläne für 2024 berücksichtigen.

Steve Rowan dankte allen SACEPO-Mitgliedern und Nutzerverbänden für ihr anhaltendes Engagement im SACEPO während ihrer dreijährigen Amtszeit und ihre positiven Beiträge, durch die sie das EPA bei der Verbesserung der Patentqualität unterstützen. Er hob hervor, dass die Sitzung ein hervorragendes Beispiel für den verstärkten Dialog des EPA mit seinen Nutzern sei. Der Vizepräsident erkannte das Engagement der Bewerter, ihre hervorragende Zusammenarbeit in den Panels und den beträchtlichen Zeitaufwand an, der für sie mit der Unterstützung des EPA bei der Beurteilung der Patentqualität einhergeht. Zum Abschluss betonte er noch einmal, dass Qualität ein zentraler Bestandteil der EPA-Kultur sei und dass das Amt auf alle Bediensteten und ihren Einsatz für hohe Qualität stolz sei.

Über die SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität"

Der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" gehören 74 Mitglieder aus drei geografischen Teilbereichen an. Dazu gehören Vertreter der Industrie und des privaten Sektors sowie von 22 Nutzerverbänden rund um die Welt, sodass es sich um ein wahrhaft globales Forum für Diskussionen über Patentqualität handelt.

• Aus dem Teilbereich Europa/Nachbarländer kommen Vertreter von BE, dem epi, AIPPI, FEMIPI, FICPI, UNION-IP sowie ad personam ernannte Mitglieder aus Anwaltskanzleien und Vertreter europäischer Anmelder, von Großunternehmen (Bayer, Ericsson, Sanofi, Shell und Siemens) bis hin zu KMU (Fractus, Micrel Medical, Skeleton Technologies).
• Aus dem Teilbereich Asien/Ozeanien kommen Vertreter von AIPPI, APAA, FICPI, JIPA, JPAA, KINPA, KPAA, PPAC und ad personam ernannte Mitglieder.
• Aus dem Teilbereich Amerika kommen Vertreter von AIPLA, ASIPI, FICPI, IPO, US Bar/EPO Liaison Council und ad personam ernannte Mitglieder.
• Aus dem Teilbereich Afrika/Naher Osten kommen Vertreter von AMOAPI, FICPI, SAIPL, SARIMA, ZIPTA und ad personam ernannte Mitglieder.

Die Sitzungen der SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" sind lediglich einer der Wege, über die das EPA einen umfassenden und stetigen Qualitätsdialog mit den Nutzern sicherstellt. Dieses Jahr haben knapp 30 Gespräche mit europäischen, internationalen und nationalen Vertreterverbänden wie dem epi, BusinessEurope, FICPI, AIPPI, AIPLA, BDI, BDPA, PAK, VPP und GRUR sowie 23 direkte Gespräche zwischen dem EPA und den Anmeldern stattgefunden.