Le groupe de travail du SACEPO sur la qualité se réunit pour examiner les évolutions récentes.

La semaine dernière, le groupe de travail sur la qualité du Comité consultatif permanent auprès de l'OEB (SACEPO) s'est réuni pour la deuxième fois cette année. Cette réunion animée et ouverte a été une nouvelle occasion pour l'OEB et ses utilisateurs de réfléchir à la manière dont nous pouvons, de concert, améliorer encore la qualité élevée de nos services en matière de brevets. Les membres du groupe de travail ont abordé plusieurs sujets liés à la qualité, notamment les mesures mises en œuvre depuis la réunion précédente, les évolutions liées au processus d'audit qualité indépendant, l'enquête de satisfaction des utilisateurs et les résultats des groupes de parties prenantes sur l'assurance de la qualité (SQAP).

Dans son discours d'ouverture, Steve Rowan, Vice-Président de l'OEB chargé de la procédure de délivrance des brevets, a rappelé que "l'OEB et les utilisateurs façonnent ensemble l'avenir de la qualité des brevets. Et ensemble, ils veilleront à ce qu'elle réponde aux normes internationales les plus élevées".

Mesures prises à la suite de la réunion du groupe de travail sur la qualité du SACEPO en mai 2023

Grâce à la collaboration avec le groupe de travail sur la qualité du SACEPO, de nombreuses mesures ont déjà été mises en œuvre à la suite des commentaires reçus en mai de cette année. Les divisions composées de trois membres sont désormais pleinement impliquées pendant la phase de recherche de la procédure de délivrance des brevets, un accent étant mis sur un examen des demandes de brevet axé sur la recherche de solutions. En outre, MyEPO offre désormais une fonction d'espace partagé permettant une interaction directe entre les demandeurs ou leurs représentants et la division d'examen.

À la suite d'une question sur le fonctionnement pratique des divisions composées de trois membres, l'OEB a souligné la nature collaborative de la recherche et de l'examen. L'implication et l'alignement de tous les membres de la division à un stade précoce amélioreront l'exhaustivité de la recherche et de l'opinion écrite, comme le demandent les utilisateurs.

Nouveautés concernant le processus d'audit qualité de l'OEB

Depuis 2019, l'OEB a apporté plusieurs améliorations à son audit qualité indépendant et approfondi. Les membres du SACEPO ont mis en évidence des domaines clés supplémentaires pour les audits futurs. Étant donné que les motifs d'opposition peuvent potentiellement avoir un impact sur la validité d'un brevet, l'élaboration d'un indicateur clé de performance (KPI) a été suggérée, sur la base des conclusions de l'audit concernant la nouveauté, l'activité inventive et l'ajout d'éléments. Ce KPI permettrait de suivre le pourcentage de conformité – 86 % en 2022 – des brevets délivrés par l'OEB, sur la base de ces trois motifs. Les utilisateurs ont également suggéré de renforcer l'audit en incluant des responsables d'équipe, afin de garantir la qualité des produits de chaque équipe d'examinateurs.

Améliorer notre enquête indépendante de satisfaction des utilisateurs

L'enquête bisannuelle de satisfaction des utilisateurs attire près de 7 000 répondants et comprend plusieurs enquêtes individuelles couvrant toutes les étapes de la procédure de délivrance de brevets et tous les services de l'OEB. Depuis 2018/2019, l'OEB a associé les membres du SACEPO à la redéfinition du concept dans le cadre du Plan stratégique 2023 de l'OEB. En conséquence, le format d'enquête actuel a été lancé en 2020. Les résultats du deuxième cycle (2022/2023) ont été publiés sur le site Internet de l'OEB et montrent une satisfaction accrue par rapport à l'enquête précédente, notamment en ce qui concerne la recherche et l'examen pendant la procédure de délivrance de brevets, les services en ligne et l'assistance aux utilisateurs. Les membres du groupe de travail sur la qualité du SACEPO ont été invités à faire des suggestions pour améliorer encore l'enquête de satisfaction des utilisateurs avant le lancement du troisième cycle en 2024.

Les trois SQAP de cette année dévoilent leurs conclusions

La réunion du groupe de travail sur la qualité du SACEPO s'est concentrée sur les résultats des trois sessions des groupes de parties prenantes sur l'assurance de la qualité (SQAP), qui se sont tenues en juin et en octobre 2023. Ces groupes ont réuni des experts de l'OEB et des mandataires en brevets européens expérimentés (de BusinessEurope, de l'epi et du groupe de travail sur la qualité du SACEPO) pour évaluer la qualité des produits de l'OEB, donner leur avis sur les meilleures pratiques et mettre en évidence les possibilités de tirer des enseignements et d'apporter des améliorations. Les groupes 2023 ont couvert les sujets suivants : rapport de recherche/opinion écrite, notifications intermédiaires et délivrance de brevets.

Plusieurs évaluateurs externes ont souligné la qualité généralement élevée des dossiers audités et la pertinence des documents cités dans les rapports de recherche de l'OEB. De même, les opinions écrites de l'OEB ont été jugées très favorablement et les notifications intermédiaires ont été considérées comme efficaces pour faire avancer la procédure. En ce qui concerne les recherches, un évaluateur a présenté des observations sur la qualité des dossiers vérifiés et a estimé que d'importantes améliorations pouvaient être apportées.

En ce qui concerne la délivrance de brevets, l'OEB et les mandataires ont fait état d'un niveau élevé de concordance dans leur évaluation des cas sélectionnés. Les mandataires ont exprimé leur satisfaction au sujet des suggestions proposées par les divisions. Comme en 2022, les SQAP de cette année ont souligné les avantages d'un dialogue accru entre les demandeurs et les divisions d'examen de l'OEB à tous les stades de la procédure de délivrance de brevets. (Voir la vidéo sur les derniers SQAP)

Plusieurs membres ont proposé des sujets qui pourraient faire l'objet d'une discussion et d'un examen plus approfondis. Deux de ces sujets sont le traitement de la clarté entre les différentes équipes et le traitement des observations de tiers. La volonté de l'OEB d'explorer ces domaines a été accueillie avec satisfaction par les membres.

Les membres du groupe de travail sur la qualité du SACEPO ont également apporté une contribution précieuse à l'amélioration du programme des SQAP en 2024. Ils ont suggéré de poursuivre l'augmentation des interactions comme en 2023, d'introduire une sélection ciblée de cas et d'élaborer des indicateurs SQAP spécifiques. Ils ont également demandé la tenue de sessions supplémentaires de compte rendu chaque année, afin qu'un plus grand nombre d'évaluateurs puissent présenter leurs conclusions. Ils ont aussi demandé si les évaluateurs pouvaient disposer de plus de temps pour compiler leurs évaluations. L'OEB va maintenant donner suite à ces actions en élaborant un plan des SQAP pour 2024.

Steve Rowan a remercié tous les membres du SACEPO et les associations d'utilisateurs pour leur engagement permanent envers le SACEPO au cours de leur mandat de trois ans et pour la contribution positive qu'ils apportent à l'OEB afin d'améliorer la qualité des brevets. Il a souligné que la réunion était un excellent exemple du dialogue soutenu que l'OEB entretient avec ses utilisateurs. Le Vice-Président a salué l'engagement des évaluateurs, leur excellente collaboration au sein des groupes et le temps considérable qu'ils ont consacré à aider l'OEB à évaluer la qualité des brevets. Il a conclu en rappelant que la qualité est au cœur de la culture de l'OEB et que l'Office est fier de l'ensemble de son personnel et de son engagement en faveur de la qualité.

À propos du groupe de travail sur la qualité du SACEPO

Le groupe de travail sur la qualité du SACEPO est composé de 74 membres issus de trois régions géographiques et incluant des représentants de l'industrie, de cabinets de mandataires et de 22 associations d'utilisateurs du monde entier. Il s'agit donc d'un véritable forum mondial de discussion sur la qualité des brevets.

• La région Europe / pays voisins comprend des membres de BE, de l'epi, de l'AIPPI, de la FEMIPI, de la FICPI, d'UNION-IP ainsi que des membres ad personam de cabinets de mandataires et de déposants européens allant de grandes entreprises (Bayer, Ericsson, Sanofi, Shell et Siemens) à des PME (Fractus, Micrel Medical, Skeleton Technologies).
• La région Asie / Océanie comprend des membres de l'AIPPI, de l'APAA, de la FICPI, de la JIPA, de la JPAA, de la KINPA, de la KPAA, de la PPAC et des membres ad personam.
• La région Amériques comprend des membres de l'AIPLA, de l'ASIPI, de la FICPI, de l'IPO, du Conseil de liaison entre le Barreau américain et l'OEB et des membres ad personam.
• La région Afrique / Moyen-Orient comprend des membres de l'AMOAPI, de la FICPI, du SAIPL, de la SARIMA, du ZIPTA et des membres ad personam.

Les réunions du groupe de travail sur la qualité du SACEPO ne sont que l'un des moyens par lesquels l'OEB assure un dialogue approfondi et continu avec les utilisateurs sur la qualité. Cette année, près de 30 réunions ont été organisées avec des groupes de représentants européens, internationaux et nationaux tels que l'epi, BusinessEurope, la FICPI, l'AIPPI, l'AIPLA, la BDI, la BDPA, la PAK, la VPP et la GRUR, et 23 réunions ont eu lieu au cours desquelles l'OEB s'est adressé directement aux déposants.