Un entretien téléphonique peut avoir lieu à l'initiative soit du demandeur soit de l'examinateur.
Exemples de situations typiques dans lesquelles les demandeurs téléphonent à l'OEB :
le demandeur souhaite se renseigner sur une question de procédure, par exemple sur la marche à suivre dans des circonstances particulières (il convient toutefois de noter que l'examinateur n'est normalement pas chargé de questions de forme, comme la prorogation de délais et le paiement de taxes) ;
il semble y avoir une erreur dans la notification ou dans la réponse du demandeur, si bien que le demandeur ou l'examinateur peut difficilement établir la réponse/la notification suivante (p. ex. lorsque le document cité n'est pas le bon, que la notification est fondée sur un mauvais jeu de revendications ou qu'il est fait référence à de nouveaux documents qui n'ont pas été joints).
Exemples de situations typiques dans lesquelles l'examinateur peut estimer qu'il est approprié de téléphoner au demandeur :
il semble y avoir une confusion concernant certains points litigieux (p. ex. lorsque le demandeur semble avoir mal interprété les arguments de l'examinateur ou vice-versa, si bien que la procédure écrite est sans issue) ;
la demande semble prête pour la délivrance, mais l'examinateur doit encore éclaircir quelques points mineurs avec le demandeur ou souhaite discuter d'une proposition de modification afin de lever les objections soulevées ;
le demandeur requiert, après l'envoi de la notification au titre de la
règle 71(3), des modifications/corrections auxquelles l'examinateur ne peut faire droit.
Les demandes de renseignement concernant l'instruction d'un dossier doivent être déposées en ligne à l'aide du formulaire de requête ad hoc (formulaire OEB 1012) (cf. Communiqué de l'OEB en date du 2 août 2016, JO OEB 2016, A66). L'OEB ne traitera pas les requêtes présentées de manière informelle, c'est-à-dire qui sont présentées sans utiliser le formulaire ad hoc, par téléphone et/ou sur papier (cf. E‑VIII, 7).
