Dans certains cas, une consultation personnelle du demandeur peut contribuer à faire avancer la procédure. Une telle consultation se tiendra de préférence par visioconférence, ce qui permet, si nécessaire, la présentation de documents, la participation d'autres personnes et la vérification de l'identité du ou des participants (cf. C‑VII, 2.2). Cependant, les consultations peuvent également être tenues par téléphone sur requête du demandeur, si la situation l'exige.
La consultation peut avoir lieu à l'initiative soit du demandeur, soit de l'examinateur, soit de l'agent des formalités. Cependant, la décision de tenir ou non la consultation appartient à l'agent des formalités ou à l'examinateur. Si le demandeur sollicite une consultation personnelle, celle-ci devrait généralement être accordée, à moins que la nature du point à discuter n'exige une procédure formelle ou que l'examinateur n'estime que cela ne serait d'aucune utilité. Par exemple, en cas de divergences d'avis importantes au stade de l'examen, les échanges par écrit ou la tenue d'une procédure orale sont généralement plus adaptés.
Exemples de situations typiques dans lesquelles les demandeurs peuvent souhaiter une consultation :
Exemples de situations typiques dans lesquelles l'examinateur peut estimer qu'il est approprié de consulter le demandeur :
En ce qui concerne les consultations en réponse au rapport de recherche européenne élargi avant que la demande ne soit entrée dans la phase d'examen, cf. B‑XI, 8.
Les conversations téléphoniques tenues aux seules fins de fixer une date pour une consultation ou une procédure orale ne constituent pas en soi une consultation au sens du présent point. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'établir un procès-verbal (C‑VII, 2.4) ; un procès-verbal ne doit être établi que si le demandeur convient d'un délai de citation à la procédure orale inférieur à deux mois (E‑III, 6).