Dans certains cas, une consultation personnelle du demandeur (entretien téléphonique ou entrevue) peut contribuer à faire avancer la procédure. Si un entretien téléphonique peut avoir lieu entre un demandeur et un agent des formalités et/ou un examinateur, une entrevue ne peut se dérouler qu'entre un demandeur et un examinateur. Une telle consultation se tiendra de préférence par visioconférence, ce qui permet, si nécessaire, la présentation de documents, la participation d'autres personnes et la vérification de l'identité du ou des participants (cf. C-VII, 2.2). Cependant, les consultations peuvent également être tenues par téléphone sur requête du demandeur, si la situation l'exige.
La consultation peut avoir lieu à l'initiative soit du demandeur, soit de l'examinateur, soit de l'agent des formalités. Cependant, la décision de tenir ou non la consultationIl appartient à l'agent des formalités ou à l'examinateur de décider si une consultation personnelle doit se tenir. Si le demandeur sollicite une consultation personnelle, celle-ci devrait généralement être accordée, à moins que la nature du point à discuter n'exige une procédure formelle ou que l'examinateur n'estime que cela ne serait d'aucune utilité. Par exemple, en cas de divergences d'avis importantes au stade de l'examen, les échanges par écrit ou la tenue d'une procédure orale sont généralement plus adaptés.
Exemples de situations typiques dans lesquelles les demandeurs peuvent souhaiter une consultation :
Exemples de situations typiques dans lesquelles l'examinateur peut estimer qu'il est approprié de consulter le demandeur :
En ce qui concerne les consultations en réponse au rapport de recherche européenne élargi avant que la demande ne soit entrée dans la phase d'examen, cf. B‑XI, 8.
Les conversations téléphoniques tenues aux seules fins de fixer une date pour une consultation ou une procédure orale ne constituent pas en soi une consultation au sens du présent point. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'établir un procès-verbal (C-VII, 2.4) ; un procès-verbal ne doit être établi que si le demandeur convient d'un délai de citation à la procédure orale inférieur à deux mois (E-III, 6).
Lorsqu'une consultation est organisée par téléphone, par courrier électronique ou par correspondance, par l'examinateur ou par le demandeur, il convient de préciser les points sur lesquels portera la discussion. Si l'entrevue est fixée par téléphone, l'examinateur devrait noter les renseignements nécessaires et mentionner brièvement dans le dossier les questions qui feront l'objet de la discussion.
Une décision ne peut pas être prise au cours d'une consultation personnelle avec un examinateur, car toute décision doit être rendue par la division d'examen dans son ensemble.
Un entretien téléphonique peut avoir lieu à l'initiative soit du demandeur soit de l'examinateur.
Exemples de situations typiques dans lesquelles les demandeurs téléphonent à l'OEB :
Exemples de situations typiques dans lesquelles l'examinateur peut estimer qu'il est approprié de téléphoner au demandeur :
Les demandes de renseignement concernant l'instruction d'un dossier doivent être déposées en ligne à l'aide du formulaire de requête ad hoc (formulaire OEB 1012) (cf. Communiqué de l'OEB en date du 2 août 2016, JO OEB 2016, A66). L'OEB ne traitera pas les requêtes présentées de manière informelle, c'est-à-dire qui sont présentées sans utiliser le formulaire ad hoc, par téléphone et/ou sur papier (cf. E‑VIII, 7).
En général, les entretiens téléphoniques sont à préférer aux entrevues compte tenu des distances géographiques et du temps nécessaire. Si le demandeur estime qu'une entrevue serait plus adaptée, il doit en donner les raisons.
Une entrevue peut se justifier si, par exemple, le demandeur se rend à l'OEB pour une autre raison et souhaite profiter de cette occasion pour discuter en personne de sa demande avec l'examinateur sans engager de frais de déplacement supplémentaires. Cela vaut en particulier lorsque :
En pareil cas, il convient de fixer au préalable un rendez-vous, de préférence en suivant la procédure décrite au point C‑VII, 2.1.
L'examinateur décide si une entrevue est justifiée. En fonction des objections présentes au dossier et du calendrier, il peut proposer une procédure orale s'il juge cette solution plus adaptée (cf. E‑III, 2), notamment s'il est probable que la décision soit négative.