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Utilisation
Comment devenir un administrateur?
Les administrateurs ne sont pas choisis par l'OEB.
Si vous êtes la première personne de votre société à se connecter, vous verrez un message indiquant que votre société n'a pas encore d'administrateur et vous proposant de le devenir. Si vous acceptez, ce message n'apparaîtra plus pour les autres utilisateurs de votre société. Il vous appartient alors de nommer d'autres administrateurs au sein de votre société.
Si vous ne souhaitez pas devenir administrateur, ce message continuera d'apparaître pour tous les détenteurs de cartes à puce de votre société, jusqu'à ce que quelqu'un accepte.
Quel est le rôle des administrateurs ?
Les administrateurs peuvent :
- nommer d'autres administrateurs
- activer et désactiver la Mailbox de la société
- donner à d'autres utilisateurs accès à la Mailbox de la société
- fournir à l'OEB une liste de mandataires agréés (associés) voulant recevoir
- des notifications via la Mailbox de la société
- fixer la périodicité des vidanges de la corbeille de la Mailbox
- permettre à d'autres utilisateurs de consulter le compte courant de la société, de payer des taxes et de consulter l'échéancier
Quelles sont les obligations des administrateurs vis-à-vis de l'OEB ?
L'administrateur dans votre société doit informer l'OEB de tout changement intervenu dans la liste d'associés. Par exemple, si un associé ne désire plus recevoir les notifications dans la Mailbox de la société, l'administrateur doit en informer l'OEB et enlever l'associé de la liste.
Les administrateurs peuvent-ils révoquer leurs propres droits d'administrateur ?
Les administrateurs ne peuvent pas révoquer leurs propres droits 'administrateur. Seul peut le faire un autre détenteur de carte à puce qui est aussi administrateur.
Ma société est elle obligée d'avoir un administrateur ?
Non, mais pour que votre société ait accès au Paiement des taxes en ligne et à la Mailbox, un administrateur doit être présent pour attribuer les droits d'accès.
Comment donner des droits d'accès à d'autres utilisateurs ?
Dans le portail, cliquer sur Administration, puis sur Utilisateurs. Sélectionner l'utilisateur et cliquer sur le bouton Modifier. Sélectionner les droits dans l'écran suivant, puis cliquer sur Sauvegarder.
Que faire pour ajouter un associé ?
Pour ajouter un associé, passer par l'onglet Administration du portail, cliquer sur Associés, puis sur Ajouter. Remplir le formulaire puis cliquer sur Sauvegarder. Ceci enverra un message à l'OEB, où votre requête sera traitée.
Comment retirer un utilisateur de la liste de la société ?
Vous ne pouvez pas retirer vous-même un utilisateur. Vous devez contacter l'OEB via le formulaire de contact ou envoyer un courriel à support@epo.org.
Un membre du personnel quitte la société. Comment retirer cet utilisateur de la liste de la société ?
Vous ne pouvez pas retirer vous-même un utilisateur. Vous devez contacter l'OEB via le formulaire de contact ou envoyer un courriel à support@epo.org.
Un membre du personnel est parti à la retraite. Comment retirer cet utilisateur de la liste de la société ?
Pour retirer un utilisateur qui part à la retraite, vous devez demander la révocation de sa carte à puce via le formulaire de contact ou envoyer un courriel à support@epo.org.
J'ai besoin de mettre à jour l'adresse électronique d'un utilisateur. Comment dois-je procéder ?
La seule façon est de contacter l'OEB via le formulaire de contact ou d'envoyer un courriel à support@epo.org.
J'ai besoin de mettre à jour le numéro de téléphone d'un utilisateur. Comment dois-je procéder ?
La seule façon est de contacter l'OEB via le formulaire de contact ou d'envoyer un courriel à support@epo.org.
Quelles sont les conditions à remplir pour être administrateur pour la société ?
Les administrateurs dans les sociétés doivent avoir une bonne vue d'ensemble du portail de la société :
- qui sont les utilisateurs (tous les détenteurs de cartes à puce)
- qui sont les associés (mandataires agréés et/ou associations)
- qui détient une carte à puce
- quelles vérifications doivent être faites eu égard aux utilisateurs et aux associés
Qu'est-ce qu'un portail de société ?
Quand une personne demande une carte à puce, un portail est créé du côté de l'OEB.
Ce portail est créé à partir des informations que la personne fournit dans le champ "Données relatives à la société" sur le formulaire d'inscription.
Il est essentiel que tous les futurs demandeurs de cartes à puce de la même société fournissent exactement les mêmes informations dans le champ "Données relatives à la société" (même orthographe du nom de la société) pour être automatiquement corrélés avec la liste de portail et d'utilisateurs.
Le portail de la société est la passerelle vers la fonction d'administration à partir de laquelle l'administrateur pour la société gère la communauté du portail des services en ligne.
Problèmes
Que signifie l'horloge grise, le triangle jaune et les marques de pointage à côté des noms d'associés ?
- Horloge grise = votre requête en vue d'ajouter cet associé à la liste est en cours de traitement à l'OEB
- Triangle jaune = votre requête n'a pas pu être approuvée. Prière de supprimer l'entrée.
- Marque de pointage = votre requête a été approuvée, et les notifications adressées à cette personne peuvent désormais être envoyée à la Mailbox de la société. Pour parachever l'opération, l'administrateur de votre société doit aller sur Associés, sélectionner l'associé, cliquer sur Modifier et indiquer que l'associé veut recevoir ses notifications via la Mailbox. Remarque : si cela n'est pas fait, l'associé ne recevra aucun courrier par la Mailbox.
Que faire pour supprimer un associé de la liste ?
Vous, ou l'administrateur, devez passer par l'onglet Administration, cliquer sur Associés, sélectionner l'associé, cliquer sur Modifier et décocher l'option de réception des notifications. Si le nom de l'associé doit être supprimé de la liste, vous devez sélectionner l'associé en question et cliquer sur Supprimer.
Que faire si un associé ajouté n'est pas approuvé par l'OEB ?
En tant qu'administrateur, vous devez supprimer cet associé de la liste. S'il s'agit d'un mandataire agréé devant avoir accès, recommencez la procédure d'ajout d'un associé. Vous pouvez aussi nous contacter, afin de savoir ce qui n'a pas marché lors du premier essai.
Pourquoi le barème des taxes n'est-il pas visible lorsque j'ouvre le Paiement des taxes en ligne ?
Votre administrateur ne vous a pas donné accès au Paiement des taxes en ligne.
