Les chercheurs principaux et chercheuses principales doivent être des universitaires membres d'un centre de recherche situé dans un État partie à la Convention sur le brevet européen (CBE). C'est ce centre de recherche qui aura le statut de candidat pour le projet de recherche. Des personnes extérieures au monde universitaire peuvent participer au projet en tant que cochercheurs ou cochercheuses.
Les chercheurs principaux et chercheuses principales ne peuvent soumettre qu'une seule proposition par axe de recherche. Il leur est cependant possible de proposer des projets différents pour d'autres axes.
Ils peuvent s'associer à d'autres candidatures. Cependant, le comité scientifique évite généralement de sélectionner les mêmes équipes pour plusieurs projets de recherche différents.
Nous encourageons les candidats à proposer des projets dans le cadre desquels collaboreront différentes équipes et institutions universitaires. Par ailleurs, nous attendons également que ces projets de recherche produisent des résultats utiles et pertinents pour l'OEB. Il peut s'agir, par exemple, de produire des ensembles de données et des indicateurs que l'OEB pourra ensuite réutiliser dans ses propres analyses et études, ou des résultats pertinents dans l'optique du système du brevet européen. Les départements de l'OEB intéressés participent donc à la sélection des projets et au suivi de leur déroulement, et peuvent, le cas échéant, apporter des conseils, des suggestions et des commentaires.
Toutes les dépenses admissibles et approuvées dans la proposition de projet sont remboursées. Il n'est pas nécessaire de prévoir un cofinancement.