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Zoom est la plateforme standard pour la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence.
En ce qui concerne les procédures orales tenues via Zoom, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :
Les procédures orales au stade de l'examen tenues via Zoom étant chiffrées de bout en bout, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales au stade de l'examen
Le client web Zoom peut en revanche être utilisé pour les procédures orales au stade de l'opposition, y compris pour celles impliquant un service d'interprétation simultanée.
Pour plus d'informations sur les fonctionnalités du client web Zoom, il convient de se référer à l'Assistance Zoom.
Non. Depuis le 1er octobre 2021, Zoom est la plateforme standard pour la tenue de procédures orales par visioconférence au stade de l'examen et au stade de l'opposition.
L'OEB a pris toutes les mesures possibles pour assurer la protection des données personnelles et garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations.
En signant un accord contraignant, Zoom s’est en outre engagé à se conformer aux obligations de protection des données émanant du règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) et des Directives de l'OEB pour la protection des données à caractère personnel. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette déclaration de l'OEB relative à la protection des données. Vous y trouverez une description explicite des données pouvant être traitées par Zoom et à quelles fins.
Les critiques exprimées sur la sécurité de la plateforme Zoom concernaient les versions du logiciel Zoom publiées entre 2016 et début 2020. Depuis avril 2020, Zoom s'attache à améliorer la sécurité et a résolu tous les problèmes essentiels.
Pour en savoir plus sur le traitement des données personnelles par Zoom ou par ses sous-traitants, veuillez consulter sa politique en matière de confidentialité. Zoom signe avec tous ses prestataires de services des accords dans lesquels il s'engage à ne pas traiter de données à ses propres fins ou aux fins de tiers.
La sécurité de la plateforme Zoom ayant été considérablement améliorée, l'OEB a approuvé l'utilisation de ce logiciel au sein de l'environnement contrôlé s'appliquant à tout autre logiciel commercial. L'OEB teste les nouvelles versions avant leur déploiement dans le cadre d'un processus spécifique de gestion des vulnérabilités, avec un certain nombre d'autres éléments de sécurité présents dans l'environnement de l'OEB. L'OEB s'engage à soumettre ses pratiques de sécurité de l'information à un cycle d'amélioration continue, comme indiqué dans son Plan stratégique 2023.
Il est évidemment toujours important que les utilisateurs suivent les meilleures pratiques en termes de mises à jour et de correctifs de tous les logiciels utilisateurs (y compris Zoom) et que la sélection d'un nouvel outil s'accompagne d'autres mesures techniques de sécurité côté client (pare-feu, antivirus, etc.).
Zoom présente ce que l'entreprise appelle un "chiffrement avancé", c'est-à-dire que la communication réseau est cryptée entre chaque client Zoom et les serveurs Zoom. L'application Zoom en elle-même peut déchiffrer le trafic sur ses serveurs, par exemple fournir les enregistrements de la visioconférence. Ce niveau de sécurité est comparable à celui proposé par des plateformes du même type telles que Microsoft Teams ou Skype. Dans tous les cas, le chiffrement empêche les écoutes par des tiers.
Depuis novembre 2020, Zoom assure un véritable chiffrement de bout en bout : seuls les participants à la visioconférence peuvent décrypter les chaînes vidéo et audio et même le fournisseur du logiciel ne peut pas les écouter. L'OEB a installé une version avec chiffrement de bout en bout en février 2021. Cependant, ce chiffrement n'est pas compatible avec certaines fonctions avancées de Zoom comme les salles de répartition, utilisées pour les procédures orales au stade de l'opposition.
Vous devriez normalement être en mesure de voir tous les participants, bien que le nombre de participants que vous pouvez voir en même temps dépende de la technologie utilisée pour se connecter à la visioconférence. Pour plus d'informations, il convient de se référer à l'Assistance Zoom.
La partie "Audio" des directives techniques contient des recommandations élémentaires visant à permettre l'interprétation simultanée. Si vous souhaitez être entendu avec la meilleure qualité audio possible, le mode haute-fidélité et son d'origine de Zoom pourrait vous intéresser.
Voici quelques conseils concernant l'activation du mode haute-fidélité de Zoom. Il est important de noter que le mode haute-fidélité ne fonctionnera que si vous utilisez un microphone USB externe (microphone sur pied unidirectionnel ou microphone à pince combiné à une carte son adaptée) ou un casque professionnel connecté à une carte son externe qui ne filtre pas votre voix.
Veillez à utiliser un micro-casque ou un casque, car les enceintes externes engendrent un écho.
Téléchargez la dernière version de l'application Zoom et installez-la sur votre ordinateur (les indications suivantes ne s'appliquent pas aux appareils mobiles).
Allez dans Paramètres puis sélectionnez l'onglet Audio :
Si vous utilisez Microsoft Windows, cliquez sur le bouton Avancé et désactivez l'option Traitement du signal par les pilotes de périphériques audio Windows.
Il convient de noter que lorsque le son d'origine est activé, la suppression du bruit ambiant ou du bruit de fond est désactivée. Pensez donc à couper votre microphone avant de taper au clavier, de feuilleter vos documents ou de boire.
Les arrière-plans virtuels peuvent sembler plus professionnels mais ils ont des inconvénients. Par exemple, les visages peuvent être parfois partiellement obscurcis et il n'est pas toujours possible de montrer des documents avec une webcam. Les mouvements peuvent aussi perturber le flux de la vidéo et avoir un impact négatif sur le bon déroulement de la procédure orale. Les arrière-plans virtuels peuvent aussi causer des difficultés d'interprétation. La division peut demander aux participants de désactiver leurs arrière-plans virtuels si elle considère que ceux-ci empêchent le bon déroulement de la procédure orale.
La messagerie instantanée doit être utilisée pour envoyer des messages courts et d'ordre général, par exemple : "J'ai besoin de faire une pause" ou "J'ai des problèmes de connexion". Elle ne doit pas être utilisée pour partager des contenus sur des questions de fond. Les autres participants pouvant voir ce que vous avez écrit, évitez de communiquer toutes données sensibles, par exemple les coordonnées de personnes.
Selon la technologie utilisée, toutes les fonctions de la messagerie instantanée ne seront pas forcément disponibles. Ne passez pas par la messagerie instantanée pour communiquer entre les différentes salles virtuelles.
Oui, les outils permettent que plus d'un mandataire ou expert technique assistent à la procédure. Pour assurer une bonne qualité audio, il est préférable que les parties, leurs mandataires et toutes personnes qui les accompagnent soient connectés de manière distribuée, c'est-à-dire qu'ils se trouvent à des endroits différents ou utilisent des appareils différents.
Si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, elles doivent éviter tout écho et chacune d'entre elles doit avoir son propre micro-casque/microphone et sa propre caméra. Si la personne qui parle porte un masque, l'interprétation peut être difficile, voire impossible à certains moments. Il est donc conseillé de garder ses distances physiques pour pouvoir retirer le masque lorsque l'on parle. Les microphones omnidirectionnels ou les microphones intégrés aux ordinateurs qui captent la voix de plusieurs intervenants captent également les bruits ambiants, tels que les clics de souris et le bruissement des pages tournées, ce qui peut empêcher les interprètes d'entendre ce qui est dit. Pour en savoir plus, veuillez consulter la norme ISO/PAS 24019 : Plateformes de distribution d'interprétation simultanée – Exigences et recommandations.
Chaque personne doit avoir sa propre caméra. Si plusieurs personnes sont présentes dans la pièce avec une seule caméra, la caméra doit automatiquement zoomer sur la personne qui parle pour que les interprètes puissent voir les expressions sur son visage.
Dans les procédures orales au stade de l'opposition, pour aider la division à identifier les personnes au début d'une visioconférence et à distinguer les parties à la procédure des membres du public, il est recommandé de saisir son nom d'utilisateur Zoom en donnant une indication de la partie représentée, avant de rejoindre la réunion (ex. : PROP – M./Mme XYZ pour le mandataire du titulaire). La division saura alors qui attend dans le couloir virtuel.
Afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs, l'OEB mettra à disposition sur requête des "salles de répartition" virtuelles pour chaque partie à une procédure d'opposition. Les requêtes en vue de disposer de salles de répartition devront être présentées avec les coordonnées communiquées en vue de la procédure orale avant la date fixée en vertu de la règle 116 CBE. Pour des raisons techniques, les requêtes présentées tardivement et soumises juste avant ou pendant la procédure orale seront en principe rejetées. Les requêtes doivent comporter le nom et l'adresse électronique de tous les participants associés à la partie concernée. Chose importante, les adresses électroniques doivent être reliées à des comptes Zoom configurés et chaque participant associé à la partie doit être connecté à son compte Zoom relié à l'adresse électronique fournie avant qu'ils ne se connectent à la visioconférence de la procédure orale.
Pendant les pauses lors de la procédure orale, tous les participants associés avec la partie seront transférés dans une salle de répartition dans laquelle ils pourront se concerter en privé. Les autres participants (sauf la division) ainsi que le public resteront dans la session principale de la procédure orale. Lorsque la procédure orale reprendra, la salle de répartition sera fermée et les participants retransférés à la session principale de la procédure orale.
Veuillez noter que, comme l'OEB héberge la réunion sur Zoom, les membres de la division d'opposition ont, par défaut, le plein contrôle des salles de répartition et un accès intégral à celles-ci. Cependant, les membres de la division s'abstiendront d'accéder aux salles de répartition des parties.
Étant donné que les salles de répartition sont mises à la disposition des parties à titre de service, aucun droit ne peut être revendiqué sur la base de leur indisponibilité pendant la procédure orale (par ex. en raison de problèmes techniques). En outre, la division d'opposition a toute latitude pour désactiver les salles de répartition des parties si elles nuisent à la bonne tenue de la procédure orale.
Les salles de répartition virtuelles ne sont actuellement pas disponibles pour les parties à une procédure orale d'examen.
Pour éviter tout problème de ressources, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android.
Assurez-vous de disposer d'une bande passante Internet suffisante. Le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion filaire est plus stable qu’une connexion sans fil.
Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p), placée de manière à fournir un gros plan du visage de l'intervenant(e). Avant tout, veuillez utiliser une caméra par personne ou une caméra comportant des fonctions panoramique/inclinaison/zoom lorsque vous êtes à plusieurs personnes dans la salle à vouloir partager une même caméra, ainsi la caméra zoomera automatiquement sur la personne qui parle et les interprètes pourront voir les expressions sur son visage.
Microphone
Veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un micro-casque USB (pourvu d'un micro intégré) ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied), présentant une réponse en fréquence d'au moins 125 Hz à 15 000 Hz et comportant une fonction d'annulation de l'écho.
Merci d'utiliser du matériel audio connecté à votre ordinateur par un câble USB. Les microphones connectés à l'ordinateur via Bluetooth ne doivent être utilisés qu'en combinaison avec un connecteur Bluetooth / USB supplémentaire et, afin d'éviter toute interférence, uniquement si le participant est seul dans la salle.
Pour les visioconférences avec interprétation notamment, merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires) ni le microphone omnidirectionnel (souvent partagé) d’une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée - Exigences et recommandations".
Si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, elles doivent éviter tout écho et elles doivent chacune avoir leur propre micro-casque/microphone et leur propre caméra. Elles devraient également parler sans masque, si possible.
Veillez à toujours choisir "join with computer audio" pour activer le son lorsque vous rejoignez une réunion et vérifiez bien dans les paramètres audio de Zoom que vous avez choisi le bon appareil.
Haut-parleurs
Veuillez ne pas utiliser de haut-parleurs externes car ils peuvent générer un écho. Nous vous recommandons d'utiliser un micro-casque ou un casque.
Il est important d'utiliser un moniteur/écran de bonne qualité et suffisamment grand pour garantir une bonne expérience visuelle. Consultez nos directives techniques.
Si vous participez à une visioconférence avec interprétation simultanée à distance, veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un casque USB pourvu d'un microphone intégré ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied) avec un casque (distinct) pour l'écoute. Veuillez ne pas utiliser de haut-parleurs externes, car ils peuvent générer un écho. Veillez à placer le microphone à la bonne distance et à parler directement dans le microphone, à une vitesse raisonnable.
Merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires), ni le microphone omnidirectionnel de conférence (souvent partagé) d'une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance, car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée – Exigences et recommandations".
Si deux ou plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, chacune d'entre elles doit avoir son propre micro-casque/microphone et sa propre caméra. Si la personne qui parle porte un masque, l'interprétation peut être difficile, voire impossible à certains moments. Il est donc conseillé de garder ses distances physiques pour pouvoir retirer le masque lorsqu'on parle. Les microphones omnidirectionnels ou les microphones intégrés aux ordinateurs qui captent la voix de plusieurs intervenants captent également les bruits ambiants, tels que les clics de souris et le bruissement des pages tournées, ce qui peut empêcher les interprètes d'entendre ce qui est dit.
Veillez également à attendre quelques secondes avant de commencer à parler lorsque vous prenez la parole, car il existe une latence inhérente à Zoom dans la capture du son lors d'un changement d'intervenant et de langue.
Si la visioconférence n'est pas possible dans un lieu donné en raison d'une connexion Internet insatisfaisante, il pourra s’avérer nécessaire de vous déplacer dans un autre lieu à proximité où la connexion est meilleure.
Nous recommandons fortement aux utilisateurs de procéder à un appel test avant la date de la procédure orale, en s'y prenant suffisamment de temps à l'avance (de préférence deux à trois semaines mais au moins cinq jours ouvrés à l'avance). Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test plus d'un mois à l'avance. Il va sans dire que l'appel test doit être effectué avec l'équipement que la partie utilisera pour la procédure orale, et depuis le site où elle se trouvera ce jour-là.
Pour convenir d'un appel test avec nous, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse EPOvicotest@epo.org, en indiquant la date souhaitée, le numéro de votre demande ainsi que les noms et coordonnées (numéros de téléphone et adresses de courrier électronique) de chacun des participants. Nous programmerons ensuite une session de test de 30 minutes (proposée du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 18 h HEC) et nous vous enverrons une invitation contenant les données de connexion pour l'appel.
Le test vise à vérifier que:
La procédure orale ne peut être reportée pour des raisons techniques de connexion que si tout a été mis en œuvre pour répondre aux exigences techniques et si un appel test avec l'ensemble des parties montre qu'il n'est pas possible d'établir une connexion suffisamment fiable.
Oui. Zoom prend en charge l’interprétation simultanée. Les interprètes fournissent leurs propres canaux audio pour la langue vers laquelle ils interprètent. Les participants peuvent sélectionner le canal audio dont ils ont besoin et peuvent baisser ou couper le volume du canal audio original.
Une bonne qualité audio est essentielle pour les interprètes simultanés, car ils doivent écouter et parler en même temps. Si le son est trop compressé (plage de fréquences limitée), les interprètes ne peuvent pas entendre l'intervenant, car sa voix est couverte par leur propre voix. C'est pourquoi une qualité audio suffisante pour une écoute passive ne l'est pas nécessairement pour l'interprétation simultanée. De fait, de nombreux microphones couramment utilisés n'offrent pas de performances suffisantes pour l'interprétation simultanée. Le fait d'observer les directives techniques et de participer aux appels tests vous permet de vous assurer que votre configuration audio satisfait aux exigences en la matière.
Les interprètes n'ont pas uniquement besoin d'une bonne qualité audio pour comprendre le message transmis. Ils s'appuient également grandement sur les expressions du visage et le langage corporel. La caméra doit fournir une vue frontale claire de l'intervenant.
Si vous participez à une visioconférence avec interprétation simultanée à distance, veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un casque USB pourvu d'un microphone intégré ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied) avec un casque (distinct) pour l'écoute. Veuillez ne pas utiliser de haut-parleurs externes, car ils peuvent générer un écho. Veillez à placer le microphone à la bonne distance et à parler directement dans le microphone, à une vitesse raisonnable.
Merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires), ni le microphone omnidirectionnel de conférence (souvent partagé) d'une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance, car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée – Exigences et recommandations".
Si deux ou plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, chacune d'entre elles doit avoir son propre micro-casque/microphone et sa propre caméra. Si la personne qui parle porte un masque, l'interprétation peut être difficile, voire impossible à certains moments. Il est donc conseillé de garder ses distances physiques pour pouvoir retirer le masque lorsqu'on parle. Les microphones omnidirectionnels ou les microphones intégrés aux ordinateurs qui captent la voix de plusieurs intervenants captent également les bruits ambiants, tels que les clics de souris et le bruissement des pages tournées, ce qui peut empêcher les interprètes d'entendre ce qui est dit.
Veillez également à attendre quelques secondes avant de commencer à parler lorsque vous prenez la parole, car il existe une latence inhérente à Zoom dans la capture du son lors d'un changement d'intervenant et de langue.
Il existe une latence inhérente à Zoom dans la capture du son lors d'un changement d'intervenant et de langue. Par conséquent, veillez à attendre quelques secondes avant de commencer à parler lorsque vous prenez la parole.
Vous pouvez utiliser l'une des langues officielles d'un État partie à la CBE autre que l'allemand, l'anglais et le français, à condition d'assurer l'interprétation dans la langue de la procédure. Cela signifie que vous devez prendre en charge l'organisation de l'interprétation. Sur requête, l'OEB mettra en place des canaux audio supplémentaires pour l'interprétation simultanée sur Zoom. La requête doit être présentée au moins un mois avant la date de la procédure orale (à savoir dans le délai prescrit en vertu de la règle 4(1) CBE).
Veillez à ce que votre interprète se connecte à la procédure orale au moins 15 minutes à l'avance afin que le canal audio supplémentaire puisse être mis en place avant le début de la procédure orale.
Étant donné que les canaux audio supplémentaires sont fournis à titre de service, aucun droit ne peut être revendiqué sur la base de leur indisponibilité pendant la procédure orale (par ex. en raison de problèmes techniques). Dans ce cas, la division accordera du temps pour qu'une interprétation consécutive soit assurée.
Si vous rencontrez des problèmes avec l'interprétation, veuillez en informer la présidence immédiatement.
En règle générale, seul un mandataire/un employé autorisé par partie doit faire vérifier sa pièce d'identité sauf si au moins un membre de la division connaît cette personne (cf. Directives E-III, 8.3.1). En ce qui concerne les autres mandataires, employés autorisés et personnes accompagnant une partie, il suffit en général que leur identité soit confirmée oralement par le mandataire/l'employé dont la pièce d'identité a été vérifiée ou qui est connu personnellement d'au moins un membre de la division. Cette règle s'applique indépendamment du fait qu'un mandataire soit un mandataire agréé ou un avocat.
La division continuera de vérifier systématiquement les pièces d'identité de l'ensemble des parties, témoins et experts cités à comparaître devant l'OEB.
La preuve d’identité doit prendre la forme d’une carte nationale d’identité, d’un passeport ou d’un badge de l’OEB.
La pièce d’identité peut être présentée selon les manières suivantes :
Le nom complet (prénom et nom de famille) et la photographie de la pièce d'identité doivent être visibles afin que la division puisse confirmer l'identité de la personne concernée. Toutes les autres informations figurant sur cette pièce peuvent rester cachées si cela est souhaité, tant qu'il est possible de reconnaître qu'il s'agit d'une pièce d'identité officielle. Pour des raisons de protection des données, les copies des pièces d'identité envoyées par courrier électronique sont supprimées et ne sont pas versées au dossier. Les copies transmises via le dépôt en ligne sont versées dans la partie non publique du dossier.
Pour gagner du temps pendant les vérifications d'identité au début de la procédure, l'OEB encourage les personnes à montrer leurs badges OEB à la caméra ou à présenter des copies de leurs pièces d'identité via les options de dépôt en ligne de l'OEB. Veuillez noter que vous avez la possibilité de demander un badge de l'OEB en ligne. L'identité de la personne concernée est ensuite vérifiée au moyen d'un appel vidéo (cf. JO OEB 2021, A 79 pour plus d'informations).
Le(La) président(e) décidera de la manière dont la procédure orale se déroulera, mais pour éviter tout bruit de fond, les microphones de tous les participants autres que le(la) président(e) devraient être normalement désactivés.
Les parties et les membres de la division autres que le(la) président(e) doivent activer leurs microphones quand ils ont la parole. Il sera tenu compte des temps de retard qui se produisent au moment de l’activation du microphone.
Comme dans les procédures orales où les participants sont physiquement présents, si vous avez besoin de faire une pause, vous devez le signaler au (à la) président(e). Vous n'avez pas besoin d'invoquer une raison médicale pour demander une pause.
Les pauses servent aux délibérations de la division ou peuvent être décidées à la demande de l'une des parties. Il y aura aussi normalement une pause pour le déjeuner. Si vous avez besoin de pauses plus longues ou plus fréquentes, merci de demander au (à la) président(e).
Pendant les pauses au cours d'une procédure orale au stade de l'opposition, la division gagne une salle de délibération virtuelle non publique. Les parties et les éventuels membres du public restent dans la salle virtuelle de procédure orale (à moins qu'une partie n'ait demandé une salle de délibération privée, voir ci-dessous pour plus d'informations sur les "salles de délibération"). Ils peuvent couper leurs microphones et leurs images vidéo.
Pendant les pauses au cours d'une procédure orale au stade de l'examen, toutes les personnes assistant à la procédure pour le demandeur retourneront dans la salle d'attente. La division d'examen délibérera dans la salle virtuelle de la procédure orale. Les personnes assistant à la procédure pour le demandeur seront réadmises dans cette salle virtuelle avant la reprise de la procédure orale. Dans la salle d'attente, les personnes ne peuvent pas communiquer entre elles via Zoom. Toutefois, la division peut envoyer des messages aux participants dans la salle d'attente (par exemple pour les informer de modifications d'horaires).
Non, le système ne sera pas arrêté. Il est préférable que les participants restent connectés à la réunion.
Les personnes accompagnant les parties et prenant la parole pendant la procédure orale doivent être présentes, de préférence, dès le début de la procédure. Si ce n'est pas possible, le mandataire informera la division dès que possible qu'une personne accompagnatrice rejoindra la visioconférence plus tard.
Les personnes accompagnatrices qui ne prennent pas la parole pendant la procédure orale peuvent assister à une partie seulement de la procédure dans la mesure où elles n'interrompent pas la procédure. Si elles ne sont pas présentes au début de la procédure, elles seront admises au plus tard au moment d'une pause.
Avant la procédure, les parties devront indiquer un numéro de téléphone auquel elles pourront être jointes pendant la visioconférence en cas de problème technique.
L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques. Ces données ne seront pas diffusées par messagerie instantanée.
Au début de la procédure orale, le(la) président(e) pourra également donner un numéro de téléphone à utiliser pour contacter la division.
Si votre connexion ou reconnexion échoue, la division vous contactera par téléphone. Vous pourrez également envoyer un courrier électronique à la division ou l’appeler. Une équipe de soutien technique se tiendra prête à intervenir.
Si, malgré tous les efforts des participants, des problèmes techniques empêchent la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à la procédure orale sera établie. En règle générale, cette nouvelle procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, sauf si des motifs sérieux s’y opposent.
Vous devrez suivre les principes applicables aux procédures orales présentielles et vous serez également invité(e) à :
La CBE n'oblige pas le demandeur ou les parties à la procédure à se trouver physiquement dans l'un des États membres de l'OEB pour participer aux procédures orales sous forme de visioconférence.
Dans ce cas, la procédure orale sera reportée. Normalement, une nouvelle citation et un nouveau procès-verbal seront établis. Si toutes les parties sont d'accord et si les circonstances particulières de l'affaire en question le permettent (par exemple s'il n'est pas nécessaire d'avoir recours à l'interprétation simultanée), la procédure orale peut être reportée à une date proche (le lendemain, par exemple) sans qu'une nouvelle citation ou un nouveau procès-verbal ne soient envoyés.
Toutes les données personnelles gérées par l'OEB sont traitées conformément aux Directives de l'OEB pour la protection des données (voir notre page Internet consacrée à la protection des données et à la confidentialité).
L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties comme étant des informations non publiques. Ces données ne seront échangées ni oralement ni par messagerie instantanée ("chat").
Avec l'autorisation de la division, vous pouvez présenter des informations soit en partageant votre écran, soit en montrant des informations sur papier au moyen de la caméra. Tout élément présenté de cette manière ne sera pas considéré comme un document déposé. Avant la présentation, la division peut vous demander de soumettre les informations afin qu'elles puissent être incluses dans le procès-verbal et/ou distribuées aux autres parties.
Pour des raisons de sécurité, le partage d'écran et la fonctionnalité "Whiteboard" ne sont pas activés par défaut dans Zoom. Ils peuvent toutefois être activés par le(la) président(e) à la demande des parties et sous réserve de l'accord de la division.
Au début de la procédure orale, le(la) président(e) expliquera comment déposer des documents, et les adresses électroniques que toutes les parties devront utiliser seront fournies (cf. Décision du Président de l’OEB en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71)).
Il est à noter que les courriers électroniques envoyés à l’OEB depuis l’extérieur sont filtrés et que leur réception peut prendre quelques minutes s’ils contiennent des pièces jointes.
Ces exigences sont définies à l’article 2 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71), relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.
Ces formats sont définis à l’article 4 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71), relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.
Les pièces modifiées de la demande et du brevet doivent être déposées sous forme de pièces jointes au format PDF et doivent respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement électroniques (Annexe F).
Lorsqu'une pièce jointe contenant de telles pièces modifiées n'est pas au format PDF, n’est pas conforme à la norme de l'OMPI précitée (Annexe F), ou est illisible ou incomplète, l'OEB en informe immédiatement la partie. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence, la pièce en question (ou la partie de la pièce qui est illisible ou incomplète) est réputée ne pas avoir été reçue.
Les autres pièces jointes peuvent être envoyées sous tout format susceptible d'être ouvert par l'OEB, et d'être reproduit lisiblement, faute de quoi ces pièces seront réputées ne pas avoir été reçues.
Si une pièce jointe est infectée par un virus informatique ou contient d'autres logiciels malveillants, elle est réputée illisible. L'OEB n'est pas tenu de recevoir, d'ouvrir ou de traiter une telle pièce jointe.
Pour plus d'informations, voir la Décision du Président de l'OEB en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71).
Au cours de visioconférences au stade de l'opposition, les parties qui souhaitent déposer des documents doivent les envoyer à l'adresse électronique indiquée par la division d'opposition. La division transmettra ensuite les documents aux autres parties par courrier électronique durant la visioconférence. Il appartient au (à la) président(e) de s’assurer que toutes les parties sont en possession des dernières versions des documents.
Veuillez noter que les courriers électroniques provenant d’adresses de l’OEB peuvent parfois apparaître dans le dossier de messages indésirables.
Les Directives E-III, 8.7.3 s'appliquent à la procédure orale au stade de l'opposition sous forme de visioconférence. Le titulaire peut présenter des documents de brevet comportant des modifications manuscrites. Ces documents doivent être déposés sous forme de fichiers PDF et répondre à la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement électroniques (Annexe F).
Si la décision intermédiaire de la division d'opposition repose sur des documents non conformes à la règle 49(8) CBE, c'est-à-dire des documents contenant des modifications manuscrites, la division d'opposition invitera le titulaire, dans une notification établie selon la règle 82(2) CBE, à déposer une version du texte modifié qui réponde aux exigences de forme. Cette invitation précisera les paragraphes et/ou revendications modifiés, qui ne répondent pas aux exigences de forme et pour lesquels il convient de produire des paragraphes et/ou revendications de remplacement.
Au lieu de présenter des modifications manuscrites – impliquant de les scanner –, vous pouvez présenter des modifications dactylographiées en utilisant le texte disponible sur le Serveur de publication européen. Voir ce didacticiel.
Oui. Lorsque des motifs sérieux s’opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, ceux-ci peuvent être invoqués par la division d’examen ou par le demandeur. Il doit y avoir une forte probabilité que ces motifs seront toujours valables à la date de la procédure.
La Grande Chambre de recours a confirmé que les procédures orales sous forme de visioconférence sont des procédures orales au sens de l'article 116 CBE et répondent aux principes d'équité de la procédure (article 6(1) de la Convention européenne des Droits de l'Homme) et au droit d'être entendu conformément à l'article 113(1) CBE. Si la Grande Chambre de recours a également considéré que les procédures orales sous forme de visioconférence sont, au moins pour l'instant, soumises à certaines limites dues à la technologie utilisée, les droits fondamentaux des parties peuvent néanmoins être normalement respectés dans leur intégralité au cours des procédures orales sous forme de visioconférence.
La décision G 1/21 est limitée explicitement aux procédures orales devant les chambres de recours. Dans l'affaire concernée, la Grande Chambre a conclu que lors d'une situation d'urgence générale qui compromet la possibilité pour les parties d'assister à une procédure orale sous forme présentielle dans les locaux de l'OEB, les procédures orales peuvent se dérouler sous forme de visioconférence sans que les parties aient donné leur consentement.
Les mesures administratives concernant les procédures orales, comme celles visant à déterminer la forme de la procédure orale, relèvent de la compétence organisationnelle du Président de l'OEB conformément à l'article 10(2)a) CBE. L'article 10(2)(a) CBE ainsi que le Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence constituent une base juridique suffisante pour la mise en place de la "visioconférence par défaut" (voir aussi la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 17 décembre 2020, relative à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'examen, JO OEB 2020, A134).
Les requêtes tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB doivent être déposées dès que possible, de préférence au même moment que la requête tendant à recourir à la procédure orale. Il appartient à la division compétente de statuer sur cette requête. Si la requête est reçue après la citation à la procédure orale et qu’il ne peut y être fait droit, la division indiquera au demandeur que la procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, comme exposé dans la citation, et justifiera brièvement sa décision de rejeter la requête. Si la requête est reçue avant que la citation à la procédure orale ne soit établie, les motifs du rejet seront indiqués en annexe à cette citation. Dans un cas comme dans l'autre, les décisions rendues à ce sujet ne seront pas susceptibles de recours. Si la requête tendant à recourir à une procédure orale organisée dans les locaux de l’OEB est reçue après l’établissement de la citation à la procédure orale sous forme de visioconférence et qu’il y est fait droit, le demandeur sera informé que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB comme demandé. Dans ce cas, la procédure orale sera reportée au-delà du 31 décembre 2022.
Des objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou à la non-disponibilité de l’équipement de visioconférence ne sont normalement pas considérées comme des motifs sérieux justifiant la tenue des procédures orales dans les locaux de l’OEB. Lorsqu’une partie est vraiment dans l’impossibilité de remplir les conditions techniques exigées pour participer à une visioconférence avec l’OEB, elle doit déposer, dès que possible, une requête tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB, en motivant en détail sa requête. La division compétente statue sur ces requêtes en exerçant son pouvoir d’appréciation.
Afin de garantir le respect des délais au stade de l’opposition, qui est crucial pour l’accès à la justice, l'accord de toutes les parties n'est plus exigé pour qu’une procédure orale se tienne par visioconférence au stade de l’opposition, et ce pour les procédures orales programmées à compter du 4 janvier 2021 (cf. Décisions du Président de l’OEB en date du 10 novembre 2020 (JO OEB 2021, A121), du 14 mai 2021 (JO OEB 2021, A41), du 23 novembre 2021 (JO OEB 2021, A93) et du 4 avril 2022). Lorsqu'une procédure orale a été demandée ou que la division d'opposition elle-même juge utile d'en tenir une, cette procédure orale se tiendra normalement par visioconférence.
La décision G 1/21 concernant la tenue de procédures orales par visioconférence se limite explicitement aux procédures orales devant les chambres de recours. En ce qui concerne les procédures orales qui se tiennent sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition (et d'examen) de l'OEB, les considérations suivantes peuvent être déduites de la décision G 1/21 : lors d'une situation d'urgence générale qui compromet la possibilité pour les parties d'assister à une procédure orale sous forme présentielle dans les locaux de l'OEB, les procédures orales peuvent se dérouler sous forme de visioconférence sans que les parties aient donné leur consentement. De manière plus générale, la Grande Chambre de recours a confirmé que les procédures orales sous forme de visioconférence sont des procédures orales au sens de l'article 116 CBE et répondent aux principes d'équité de la procédure (article 6(1) de la Convention européenne des Droits de l'Homme) et au droit d'être entendu conformément à l'article 113(1) CBE. Si la Grande Chambre de recours a également considéré que les procédures orales sous forme de visioconférence sont, au moins pour l'instant, soumises à certaines limites dues à la technologie utilisée, les droits fondamentaux des parties peuvent néanmoins être normalement respectés dans leur intégralité au cours des procédures orales sous forme de visioconférence. L'OEB continuera donc à tenir des procédures orales sous forme de visioconférence.
Exceptionnellement, une procédure orale peut se tenir dans les locaux de l'OEB soit sur requête d'une partie, soit à l'initiative de la division d'opposition, si des motifs sérieux s'opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence. Dans ce cas, conformément à l'annonce selon laquelle aucune procédure orale au stade de l'opposition n'aura lieu en présentiel jusqu'au 31 décembre 2022 (délai fixé précédemment au 31 mai 2022), la procédure orale sera reportée après cette date.
Par motifs sérieux on entend notamment, à titre d'exemple, des motifs liés sur un plan personnel à un participant à une procédure orale (par exemple une déficience visuelle avérée qui empêcherait un mandataire de suivre la procédure orale sur écran) ou des motifs liés à la nature et à l'objet de la procédure (par exemple si celle-ci nécessite la démonstration ou l'inspection d'un objet dont les propriétés tactiles sont essentielles, dans la mesure où cela est possible conformément aux dispositions applicables). Des objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou à la non-disponibilité de l'équipement de visioconférence ne sont normalement pas considérées comme des motifs sérieux.
Toute requête visant à la tenue à titre exceptionnel d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la requête en procédure orale. Si des certificats médicaux sont fournis, ils seront exclus de l'inspection publique conformément à la Décision de la Présidente de l'Office européen des brevets, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l'inspection publique (cf. Édition spéciale n° 3, J.3, JO OEB 2007). La décision de faire droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB relève du pouvoir d'appréciation de la division concernée.
Si une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB est rejetée, les parties sont informées des motifs du rejet. Selon l'article 106(2) CBE, ce rejet ne peut pas faire l'objet d'un recours indépendant.
S'il peut être fait droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et si cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale par visioconférence, les parties seront informées que la procédure orale aura lieu dans les locaux de l'OEB selon les modalités de la requête. Dans ce cas, la procédure orale sera reportée au-delà du 31 décembre 2022.
Par sa décision du 15 décembre 2020, le Conseil d'administration a décidé de modifier les règles 117 et 118 CBE pour que des mesures d'instructions puissent être exécutées par visioconférence dans les procédures devant l'OEB. Cette modification est entrée en vigueur le 1er janvier 2021. Des preuves peuvent être présentées par visioconférence, que la procédure orale se tienne par visioconférence ou dans les locaux de l'OEB. Pour plus d'informations, voir la décision du Conseil d'administration (JO OEB 2020, A132) et le communiqué de l'OEB en date du 17 décembre 2020 concernant l'exécution de mesures d'instructions par visioconférence par les divisions d'examen et d'opposition (JO OEB 2020, A135).
Compte tenu des besoins de nos utilisateurs concernant la sécurité juridique et un accès à la justice en temps utile et au vu des objectifs du Plan stratégique, l'OEB a lancé un projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition, conformément à la décision du Président de l'OEB du 14 avril 2020.
Le premier rapport d'étape publié en novembre 2020, qui porte sur les six premiers mois du projet pilote, explique les résultats obtenus et les tendances de la demande. Il comprend également les recommandations formulées pour les prochaines étapes du projet pilote.
Le deuxième rapport d'étape, publié en juillet 2021, met en avant les évolutions et les résultats obtenus entre novembre 2020 et juin 2021 et présente les prochaines étapes conduisant à l'évaluation finale du projet pilote.
Une consultation réalisée auprès des utilisateurs durant tout le mois de septembre 2021 a montré que les deux tiers des utilisateurs ont un avis favorable sur la visioconférence pour les procédures orales au stade de l'opposition.
Un autre rapport a été publié le 30 novembre 2021 compte tenu des éléments fournis par les utilisateurs. Ce rapport informait également les lecteurs de la prolongation du projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition, face à la hausse de cas de Covid-19 en Europe. Le Président de l'OEB a ainsi décidé de prolonger le projet pilote jusqu'au 31 décembre 2022 (Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 4 avril 2022, concernant une nouvelle prolongation du projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition.
Les participants sont encouragés à faire part de leurs commentaires à la fin de chaque visioconférence.
Si la division considère que la procédure orale risque de prendre plus de temps, elle adressera une citation pour deux jours consécutifs ou plus.
Compte tenu de la situation liée à la Covid-19, les procédures orales nécessitant la présence d'au moins une partie dans les locaux de l'OEB ne sont pas autorisées actuellement. Les formes que pourront prendre les procédures orales seront examinées vers la fin du projet pilote.
Si votre client souhaite assister à la procédure orale en tant que personne accompagnatrice, vous pouvez lui transmettre les données de connexion. Il est à noter que la division d'opposition doit être informée à l'avance de la présence de votre client en tant que personne accompagnatrice. Pour plus d'informations sur les exposés réalisés par une personne accompagnatrice, voir les Directives E-III, 8.5.
La demande visant à assister à la procédure orale en tant que membre du public doit être déposée par la personne concernée ou en son nom. Les données de connexion fournies par l'OEB pour assister à la procédure orale en tant que membre du public sont destinées à l'usage unique du demandeur et ne doivent pas être transmises à une autre personne quelle qu'elle soit, non mentionnée dans la demande. La personne présentant la demande assume l'entière responsabilité de toutes les conséquences découlant d'une transmission non autorisée des données de connexion.
La division d'opposition enverra aux parties un lien vers un bref questionnaire de satisfaction. Ce lien figurera dans le courrier électronique indiquant les données de connexion aux parties ou bien il sera communiqué au début de la procédure orale.
Chacun des avis exprimés sera traité par le département de l'OEB chargé de la qualité, afin d'améliorer la procédure orale par visioconférence. Ces avis seront traités de manière confidentielle ; ils ne seront pas rendus publics ni transmis à la division d'opposition et ne feront pas partie du dossier ni de la procédure d'opposition.
Les membres du public peuvent suivre une procédure orale en demandant à l’OEB les identifiants nécessaires pour se connecter à la visioconférence.
Une requête à cet effet doit être présentée à l'OEB par courrier électronique à l'adresse suivante : support@epo.org, au moins trois jours ouvrés avant la date indiquée dans la citation à la procédure orale concernée. Les exigences relatives à ces requêtes et les conditions de participation à distance à une procédure orale tenue sous forme de visioconférence sont publiées sur le site Internet de l’OEB (cf. https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/public-access_fr.html).
Les membres du public qui assistent à une procédure orale tenue par visioconférence doivent s’identifier en tant que tels en saisissant un identifiant commençant par PUBLIC au lancement de la plateforme de visioconférence et avant d'entrer dans la conférence.
Il ne sera pas demandé aux membres du public de se présenter et la division d'opposition ne vérifiera pas leurs pièces d'identité. Cependant, le(la) président(e) peut leur demander d'activer temporairement leur caméra pour que les participants à la visioconférence puissent voir qui ils sont.
Il convient d'entrer le nom sous lequel vous souhaitez apparaître au début de la visioconférence sous Zoom avant de rejoindre la conférence. Il est préférable de vous identifier en tant que "PUBLIC".
Si vous utilisez votre compte Zoom pour accéder aux visioconférences, votre nom d'utilisateur sera visible. Il peut donc être indiqué de le modifier avant d'entrer dans la visioconférence.
Une fois les participants entrés dans la visioconférence Zoom, seuls les membres de la division pourront les renommer. Si vous n'êtes pas entré(e) dans la conférence en tant que "PUBLIC", vous pouvez donc être renommé(e) avant le début de la procédure orale.
La division d'opposition ne transmet pas de copie des documents présentés pendant la procédure orale aux membres du public.
Les membres du public peuvent assister à une partie de la visioconférence. Lorsqu'ils entrent ou sortent, ils doivent s'efforcer de ne pas déranger la procédure orale. S'ils ne sont pas présents au début de la procédure, ils seront admis au plus tard pendant une pause.
La participation des membres du public est limitée à l'écoute du son transmis, et au visionnement des images diffusées, lors de la visioconférence. Il leur est interdit d'allumer leur microphone ou leur caméra, à moins que le(la) président(e) de la division ne le leur demande. Il leur est également interdit de prendre la parole ou d'intervenir d'une autre manière au cours de la visioconférence, à moins d'y être expressément invités par le(la) président(e).
Toute violation par un membre du public de ces conditions peut entraîner son exclusion de la procédure orale. Le(la) président(e) de la division peut demander au membre du public de quitter la visioconférence et de se déconnecter s'il(si elle) estime que les conditions ci-dessus ont été(sont) enfreintes d'une manière qui compromet le déroulement efficace de la procédure orale ou qui porte indûment préjudice aux droits des autres participants à la procédure orale, ou encore si des motifs sérieux l'exigent.
Comme dans les procédures orales en présentiel, il appartient au (à la) président(e) de veiller au bon déroulement de la procédure orale.
Au cours des procédures orales visées à l'article 116 CBE, seuls les agents de l'OEB ont le droit d'introduire dans la salle d'audience des appareils d'enregistrement du son, de quelque nature que ce soit (voir le Communiqué des Vice-Présidents chargés des directions générales 2 et 3, en date du 25 février 1986, JO OEB 1986, 63). Il en va de même pour les enregistrements vidéo (voir le point 8 du Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence, qui interdit la réalisation ou la retransmission de tout enregistrement visuel ou sonore d'une quelconque partie de la procédure). Les parties tout comme le public sont tenus de respecter ces règles. Cette interdiction implique qu’il n’existe pas de moyen légal d’enregistrer la procédure orale et que, par conséquent, il ne doit être fait usage d’aucun enregistrement, quel qu’il soit.
