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FAQ - Procédures orales sous forme de visioconférence

Questions

Questions techniques concernant la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence

Procédures orales au stade de l’examen sous forme de visioconférence

Procédures orales au stade de l’opposition sous forme de visioconférence (projet pilote)

Réponses

Questions techniques concernant la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence


Quels systèmes puis-je utiliser ?

Skype for Business sera utilisé pour les entretiens, les procédures orales au stade de l'examen et les procédures orales au stade de l'opposition ne faisant intervenir aucun interprète, qui sont tenus sous forme de visioconférence.

Dans ces cas, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :

  • clients Microsoft Skype for Business (SfB) et SfB Room Systems ;
  • application de réunions en ligne Skype for Business Web App, via un navigateur Internet ;
  • systèmes de visioconférence SIP/H.323.

Aucun matériel spécifique n’est exigé pour participer à une visioconférence via SfB.

Le plug-in de navigateur SfB, disponible gratuitement, suffit (voir les Directives techniques).

Veuillez noter qu'il n'est pas possible d'utiliser la version standard de Skype.

À compter du 14 septembre 2020, Zoom sera testé pour les procédures orales qui sont tenues au stade de l'opposition par visioconférence et nécessitent une interprétation simultanée. Zoom sera également testé pour quelques cas faisant intervenir plusieurs opposants.

Dans ces cas, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :

  • installation du client de bureau Zoom sur Windows ou Mac OS (version 4.5.3261.0825 ou supérieure) ;
  • application mobile Zoom pour iOS (version 4.5.0 [3261.0825] ou supérieure) ou Android (version 4.5.3261.0825 ou supérieure).

Veuillez noter qu'il n'est pas possible d'utiliser le client web Zoom.


Que verrai-je à l’écran ? Est-ce que la division peut me voir et voir en même temps le demandeur si nous sommes dans des lieux différents ? L’autre partie peut-elle me voir pendant toute la durée de la visioconférence ?

Vous devriez normalement être en mesure de voir tous les participants.

Toutes les caméras doivent être allumées au début de la visioconférence pour que l’on puisse vérifier l’identité des participants. Ensuite, vous pouvez choisir d’éteindre votre caméra pour alléger la bande passante et rallumer votre caméra ainsi que votre microphone lorsque (le)la président(e) vous donne la parole.


Que dois-je faire si le son est faible ?

Pour pouvoir utiliser Skype Web App, le client de bureau Zoom ou l'application mobile Zoom pour iOS ou Android, vous devez disposer d’une bande passante avec un débit d’au moins 2 Mbit/s en émission et en réception.


Si les membres de la division sont dans des lieux différents, comment pourront-ils recevoir tous en même temps les documents que j’envoie par courrier électronique ?

Au début de la procédure orale, le(la) président(e) expliquera comment faire pour déposer des documents et fournira l’adresse électronique que toutes les parties devront utiliser. Le membre de la division qui reçoit le courrier électronique le transmettra aux autres membres avec ses pièces jointes. Il est à noter que les courriers électroniques envoyés à l’OEB depuis l’extérieur sont filtrés et que leur réception peut prendre quelques minutes s’ils contiennent des pièces jointes.


Puis-je faire une pause si je suis fatigué(e) de parler à l’écran ?

Comme dans les procédures orales présentielles, si vous avez besoin de faire une pause, vous devez le signaler au (à la) président(e).


Comment les pauses sont-elles organisées ?

La division suspend la réunion, ce qui désactive automatiquement la connexion. Une fois la pause terminée, la division reprend l’appel.


Le système sera-t-il arrêté pendant les pauses et devrons-nous nous reconnecter ensuite ?

Non, le système ne sera pas arrêté mais les participants pourront quitter la réunion et se reconnecter ensuite.


Ai-je besoin d'un équipement spécial pour la visioconférence et que se passe-t-il si la connexion ou la reconnexion échoue ?

Vous n’avez pas besoin de matériel spécifique pour participer à une visioconférence via SfB. Le plug-in de navigateur SfB, disponible gratuitement, suffit (voir les Directives techniques). Assurez-vous de disposer d’une webcam, d’un matériel audio et d’un écran de bonne qualité. Pour pouvoir utiliser Skype Web App, vous devez disposer d’une bande passante avec un débit d’au moins 2Mbps en émission et en réception.

Pour participer à une visioconférence via Zoom, veillez à utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent, pour éviter tout problème de ressources pour l'application client de bureau Zoom. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android. Par ailleurs, le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion au réseau filaire est préférable à une connexion sans fil. Utilisez une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p), de préférence un modèle doté des fonctions panoramique/inclinaison/zoom (PTZ). Veuillez noter que la plupart des webcams intégrées n'offrent pas la qualité et la flexibilité nécessaires. Veuillez également utiliser un dispositif audio de bonne qualité (de préférence un casque filaire certifié pour Zoom ou un téléphone à haut-parleur). Utilisez un moniteur/écran de bonne qualité, suffisamment grand pour garantir une lisibilité adéquate. Si d'autres personnes participent avec vous à la procédure orale, nous vous conseillons d'opter pour un écran d'au moins 42 pouces (106 cm). Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique Mise en route dans le centre d'aide Zoom.

Avant la procédure orale, les demandeurs devront indiquer un numéro de téléphone où on peut les joindre pendant la visioconférence et en cas de problème technique.

Le(La) président(e) peut également donner un numéro de téléphone à utiliser pour contacter la division au début de la procédure orale.

Si la connexion ou reconnexion échoue, la division contactera la partie concernée par  téléphone. La partie concernée peut également envoyer un courrier électronique à la division ou l’appeler. Une équipe de support technique se tiendra prête à intervenir.

Si, malgré tous les efforts des participants, des problèmes techniques empêchent la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à la procédure orale sera établie. En règle générale, cette nouvelle procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, sauf s’il existe des motifs sérieux s’y opposant.


Puis-je laisser mon microphone allumé pendant toute la durée de la visioconférence ? Il y a souvent un temps de retard quand je le rallume.

Le(La) président(e) décidera de la manière dont la procédure orale se déroulera mais pour éviter tout bruit de fond, les microphones de tous les participants autres que le(la) président(e) devraient être normalement désactivés.

Les parties et les membres de la division autres que le(la) président(e) activeront leurs microphones et leurs caméras quand ils auront la parole. Il sera tenu compte des temps de retard qui se produisent au moment de l’activation du microphone.


Puis-je utiliser les locaux de l’office de brevets de mon pays pour organiser une visioconférence ?

Contactez directement cet office. Veuillez noter toutefois que vous n’avez pas besoin de matériel spécifique pour participer à une visioconférence.


Si la connexion Internet disponible n’est pas satisfaisante, quelles sont les autres solutions possibles ?

Si la visioconférence n’est pas possible dans un lieu donné en raison d’une connexion Internet insatisfaisante, vous pouvez vous déplacer dans un autre lieu où la connexion est meilleure. Si ce n’est pas possible, il sera nécessaire d’organiser une procédure orale présentielle.

Nous vous recommandons vivement de tester votre connexion Internet avant la date de la procédure orale (au moins 10 jours ouvrables à l'avance).

Nous recommandons fortement aux utilisateurs de procéder à un appel test bien avant la date de la procédure orale (au moins 10 jours ouvrables à l'avance). L'OEB accepte les appels tests du lundi au vendredi (à l'exception des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB), de 13 h 00 à 16 h 00 (HEC). Pour programmer un appel test, contactez la ServiceLine de l'OEB du lundi au vendredi (à l'exception des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB) entre 7 h 30 et 18 h 00 (HEC), par téléphone au +31703404444 ou par courriel à l'adresse serviceline@epo.org.  La ServiceLine planifiera une session de test de 30 minutes et vous enverra une invitation contenant les informations de connexion pour cet appel.

Le test permettra de vérifier que les critères suivants sont remplis :

  • La connexion établie est stable et offre une qualité visuelle et sonore adaptée.
  • Chaque interlocuteur peut présenter du contenu.
  • Le cas échéant, l'accès à plusieurs canaux audio pour l'interprétation simultanée est assuré.

Quelles sont les exigences en vigueur en ce qui concerne la signature des documents déposés par courrier électronique pendant la visioconférence ?

Voir l’article 2 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d’entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.


Quels sont les formats acceptés pour les pièces jointes aux courriers électroniques (PDF seulement ou autres types de fichier tels que les photos d’un smartphone) ?

Voir l’article 4 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d’entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.


Procédures orales au stade de l’examen sous forme de visioconférence


Le demandeur et/ou la division d’examen peut-il ou peut-elle invoquer des « motifs sérieux » pour la tenue d’une procédure orale en personne ?

Oui. Lorsque des motifs sérieux s’opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, ceux-ci peuvent être invoqués par la division d’examen ou par le demandeur. Il doit s'agir de motifs qui, selon toute probabilité, seront toujours valables à la date de la procédure orale.


Puis-je demander la transformation d’une procédure orale physique en visioconférence ?

Oui. La procédure orale peut être transformée et passer d’une réunion physique à une visioconférence dans la mesure où la division d’examen n’y oppose pas de motifs sérieux.


Sur quelle base juridique se fonde la tenue d’une procédure orale sous forme de visioconférence ?

L’article 116(1) CBE ne mentionne ni le lieu ni la forme de la procédure orale et n’exige donc pas la tenue d’une procédure orale en présence du demandeur devant la division. La procédure orale doit cependant se présenter sous une forme telle que les demandeurs puissent exposer oralement leurs arguments et que la division puisse communiquer au demandeur les motifs et les preuves sur lesquels elle entend fonder sa décision. Ces conditions sont remplies lorsque la procédure orale se tient sous forme de visioconférence puisque la division et le demandeur peuvent communiquer simultanément l’un avec l’autre (T 2068/14, Motifs, 1.2.3).

Le Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d’entretiens sous forme de visioconférence indique que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB dans les cas exceptionnels où la tenue d’une procédure orale sous forme de visioconférence risque de porter atteinte aux droits d’un demandeur, tels que définis aux articles 113(1) et 116 CBE (par exemple, si le demandeur ou son mandataire est malentendant et ne peut donc pas participer à une procédure orale sous forme de visioconférence).


La CBE établit-elle une base juridique sur laquelle se fonder pour organiser des procédures orales sous forme de visioconférence sans l’accord du demandeur ou de manière contraire à sa demande ?

L’article 116 CBE comme toute autre disposition de la CBE n’excluent pas la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence. Cependant, comme pour d’autres mesures administratives concernant les procédures orales, par exemple la détermination du lieu où elles se déroulent (T 1012/03, paragraphe 49), il appartient au Président de l’OEB de déterminer sous quelle forme les procédures orales auront lieu, selon les pouvoirs qui lui sont conférés en matière d’organisation, au titre de l’article 10(2)(a) CBE. Les pouvoirs du Président incluent explicitement la possibilité de prendre des mesures concernant les droits des demandeurs en matière de procédure, indiquant par exemple que le droit à la procédure orale doit être exercé au moyen de la visioconférence. Il s’ensuit que l’article 10(2)(a) CBE ainsi que le Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d’entretiens sous forme de visioconférence constituent une base juridique suffisante pour la mise en place de la « visioconférence par défaut ».


Dans leurs requêtes courantes tendant à recourir à la procédure orale, les parties doivent-elles indiquer si elles préfèrent assister à la procédure orale en personne ?

Lorsqu’un demandeur peut avancer des motifs sérieux justifiant la tenue d’une procédure orale en personne, motifs qui, selon toute probabilité, seront encore valables à la date de la procédure orale, il doit soumettre le plus rapidement possible une requête dans ce sens. Si sa requête n’est pas acceptée, la division indiquera aux parties que la procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence et justifiera brièvement sa décision de ne pas donner suite à la requête. Les décisions rendues à ce sujet ne seront pas susceptibles de recours.


À quel moment doit-on déposer une requête tendant à recourir à la procédure orale présentielle ?

Les requêtes tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB doivent être déposées dès que possible, de préférence au même moment que la requête tendant à recourir à la procédure orale. Il appartient à la division compétente de répondre à cette requête. Si la requête est reçue après la citation à la procédure orale et ne peut pas être acceptée, la division indiquera au demandeur que la procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, comme exposé dans la citation , et justifiera brièvement sa décision de ne pas donner suite à la requête. Si la requête est reçue avant que la citation à la procédure orale ne soit établie, les motifs du refus seront indiqués en annexe à cette citation. Dans l’un et l’autre cas, les décisions rendues à ce sujet ne seront pas susceptibles de recours. Si la requête tendant à recourir à une procédure orale organisée dans les locaux de l’OEB est reçue après l’établissement de la citation à la procédure orale sous forme de visioconférence et si elle est acceptée, le demandeur sera informé que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB comme demandé. La date de la procédure orale demeurera inchangée.


Que se passe-t-il si un demandeur ne peut pas remplir les conditions techniques exigées ou s’il ne peut pas installer le logiciel nécessaire ?

De manière générale, des objections radicales à la visioconférence mettant en doute la fiabilité de cette technologie ou le fait que l’on ne dispose pas d’équipement de visioconférence ne peuvent pas être considérés comme des motifs sérieux justifiant la tenue des procédures orales dans les locaux de l’OEB. Il en va de même pour la nécessité de prendre en compte les preuves écrites. Lorsqu’une partie est vraiment dans l’impossibilité de remplir les conditions techniques exigées pour participer à une visioconférence avec l’OEB, elle doit déposer dès que possible une requête tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB, en indiquant en détail les motifs invoqués. Il appartient à la division compétente d’accepter ou non ces requêtes.


Procédures orales au stade de l’opposition sous forme de visioconférence (projet pilote)


Comment puis-je m’assurer que l’autre partie écoute la procédure ?

L'autre partie n'est pas tenue d'écouter si elle ne le souhaite pas. Il importe de garantir que l'autre partie ait eu la possibilité d'écouter la discussion.


Est-il possible d’empêcher le public d’interrompre la procédure ou d’intervenir ?

Le projet pilote examinera quelles sont les possibilités techniques disponibles pour s’assurer que le public ne puisse pas intervenir pendant la procédure. Comme dans les procédures orales présentielles, il appartient au(à la) président(e) de veiller au bon déroulement de la procédure orale.


Que se passe-t-il si l’autre partie dépose des documents et si je ne les reçois pas ?

La division transmet tous les documents à toutes les parties. Il appartient au(à la) président(e) de s’assurer que toutes les parties sont en possession des dernières versions des documents.


Comment s’assurer que les données de connexion communiquées à l’OEB resteront confidentielles?

Les données de connexion communiquées à l'OEB seront exclues de la partie publique du dossier électronique.


Que se passe-t-il si l’autre partie met fin délibérément à la connexion ?

La division contactera la partie qui a quitté la procédure et tentera de la reconnecter. Si ce n’est possible en raison de problèmes techniques rencontrés par cette partie, les motifs de la défaillance technique seront communiqués aux autres parties. De telles situations seront traitées au cas par cas.


Que dois-je faire si je pense que la division n’a pas écouté ou n’a pas pu écouter mes arguments ?

Comme lors d’une procédure orale présentielle, vous devez le lui signaler.

Comment le public peut-il assister à une procédure orale qui se déroule sous forme de visioconférence ?

Le public peut soit regarder la procédure orale dans les locaux de l’OEB dans une salle où la procédure orale est diffusée, soit demander à l’OEB les identifiants nécessaires pour se connecter à la visioconférence. Cela s'applique aux visioconférences tenues via Skype for Business ou Zoom.

 


Ne faudrait-il pas tester la procédure orale au stade de l’opposition par visioconférence dans un environnement de démonstration avant de décider de l’adopter ?

Un environnement de test a été installé. Pour en savoir plus, consultez les informations relatives aux procédures orales et les directives techniques.


Quel effet aura la procédure orale sous forme de visioconférence à long terme ? Ne faudrait-il pas commencer par évaluer cet effet ?

Nous mettrons en place un projet pilote tout d’abord pour voir comment ce principe fonctionne concrètement. À la fin de ce projet pilote, nous procéderons à une évaluation des résultats en bonne et due forme. Nous surveillerons attentivement le projet pilote pour nous assurer que toutes les parties ont la possibilité d’exposer leur dossier, comme dans une procédure orale présentielle.


Comment déterminer si les participants à la visioconférence se trouvent réellement dans l’un des États membres ?

La CBE n’exige pas que le demandeur ou les parties à la procédure se trouvent physiquement dans l’un des États membres pour pouvoir participer à la procédure orale sous forme de visioconférence.


Les outils utilisés permettent-ils d’avoir plus d’un mandataire ou expert technique présent à la procédure ?

Oui.


L’OEB mettra-t-il en place un système permettant aux parties (du point de vue technique et procédural) de s’entretenir de manière confidentielle pendant les pauses ?

Si les personnes appartenant à une même partie décident de se connecter dans des lieux différents, elles doivent convenir préalablement entre elles des moyens à utiliser pour leurs discussions confidentielles.


Quelles sont les mesures engagées pour faire face aux difficultés liées au dépôt de documents ?

Voir la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d’entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.


Comment seront testées, lors du projet pilote, les situations impliquant un ou plusieurs conditions suivantes : pluralité d’opposants, service d’interprétation, instruction ?

Pendant la première phase du projet pilote (avril-août 2020), seules les dossiers simples qui ne faisaient intervenir qu'un seul opposant et aucun interprète pouvaient faire l'objet d'une procédure orale tenue par visioconférence. Depuis le 14 septembre 2020, il est possible d'organiser une procédure orale par visioconférence pour les affaires qui font intervenir plusieurs opposants et/ou des interprètes.


Comment empêchera-t-on les membres du public d’enregistrer les procédures orales ?

En règle générale, au cours des procédure orales visées à l'article 116 CBE, seuls les agents de l'OEB ont le droit d'introduire dans la salle d'audience des appareils d'enregistrement du son, de quelque nature que ce soit. Voir le Communiqué des Vice-Présidents chargés des directions générales 2 et 3, en date du 25 février 1986, JO OEB 1986, 63. Il en va de même pour les enregistrements vidéo. Voir le point 8 du Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence. Ce point interdit tout enregistrement visuel ou sonore et toute retransmission d’enregistrements de cette nature. Les parties tout comme le public sont tenus de respecter ces règles. Cette interdiction implique qu’il n’existe pas de moyen légal d’enregistrer la procédure orale et que par conséquent il ne doit être fait usage d’aucun enregistrement quel qu’il soit.


Pour organiser une procédure orale sous forme de visioconférence, l’accord de toutes les parties est-il nécessaire ?

Oui. Le projet pilote ne portera que sur des dossiers pour lesquels l’ensemble des parties acceptent une procédure orale sous forme de visioconférence.


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