Prócedures orales sous forme de visioconférence – le point de vue des avocats
Skype for Business continuera d'être utilisé par défaut jusqu'à la fin septembre 2021 pour les consultations et pour les procédures orales au stade de l'examen qui sont tenues sous forme de visioconférence. Dans ces cas, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :
Dans ces cas, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :
Le plug-in de navigateur Skype Entreprise, disponible gratuitement, suffit (voir les Directives techniques).
Veuillez noter qu'il n'est pas possible d'utiliser la version standard de Skype.
À compter du 1er octobre 2021, Zoom deviendra la plate-forme standard pour la tenue de procédures orales au stade de l'examen et SfB ne sera généralement plus proposé à partir de cette date.
Zoom sera normalement utilisé pour les procédures orales au stade de l'opposition qui sont tenues sous forme de visioconférence.
En ce qui concerne les procédures orales tenues via Zoom, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :
En raison de ses fonctionnalités limitées, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales nécessitant une interprétation simultanée. En revanche, vous pouvez l’utiliser si vous n'avez pas besoin d'une interprétation simultanée pendant une visioconférence Zoom et si aucune autre solution n'est possible. Dans ce cas, vous devez informer la division d'opposition par avance étant donné que vos fonctionnalités seront limitées. Des informations concernant les fonctionnalités disponibles via le client web figurent à l'adresse suivante : https://support.zoom.us/.
Non. Jusqu'à la fin du mois de septembre 2021, Skype for Business (SfB) sera utilisé par défaut pour les procédures orales au stade de l'examen et Zoom pour les procédures orales au stade de l'opposition.
Le 1er octobre 2021, Zoom deviendra également la plate-forme standard pour la tenue de procédures orales au stade de l'examen et SfB ne sera généralement plus proposé à partir de cette date.
L'OEB a pris toutes les mesures possibles pour assurer la protection des données personnelles et garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations.
En signant un accord contraignant, Zoom s’est en outre engagé à se conformer aux obligations de protection des données émanant du règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) et des Directives de l'OEB pour la protection des données à caractère personnel. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette déclaration de l'OEB relative à la protection des données. Vous y trouverez une description explicite des données pouvant être traitées par Zoom et à quelles fins.
Les critiques exprimées récemment sur la sécurité de la plateforme Zoom concernent les versions du logiciel Zoom publiées entre 2016 et début 2020. Depuis avril 2020, Zoom s'attache à améliorer la sécurité et a résolu tous les problèmes essentiels.
Pour en savoir plus sur le traitement des données personnelles par Zoom ou par ses sous-traitants, veuillez consulter sa politique en matière de confidentialité. Zoom signe avec tous ses prestataires de services des accords dans lesquels il s'engage à ne pas traiter de données à ses propres fins ou aux fins de tiers.
La sécurité de la plateforme Zoom ayant été considérablement améliorée, l'OEB a approuvé l'utilisation de ce logiciel au sein de l'environnement contrôlé s'appliquant à tout autre logiciel commercial. L'OEB teste les nouvelles versions avant leur déploiement dans le cadre d'un processus spécifique de gestion des vulnérabilités, avec un certain nombre d'autres éléments de sécurité présents dans l'environnement de l'OEB. L'OEB s'engage à soumettre ses pratiques de sécurité de l'information à un cycle d'amélioration continue, comme indiqué dans son Plan stratégique 2023.
Il est évidement toujours important que les utilisateurs suivent les meilleures pratiques en termes de mises à jour et de correctifs de tous les logiciels utilisateurs (y compris Zoom) et que la sélection d'un nouvel outil s'accompagne d'autres mesures techniques de sécurité côté client (pare-feu, antivirus, etc.).
Zoom présente ce que l'entreprise appelle un "chiffrement avancé", c'est-à-dire que la communication réseau est cryptée entre chaque client Zoom et les serveurs Zoom. L'application Zoom en elle-même peut déchiffrer le trafic sur ses serveurs, par exemple fournir les enregistrements de la visioconférence. Ce niveau de sécurité est comparable à celui proposé par des plateformes du même type telles que Microsoft Teams ou Skype. Dans tous les cas, le chiffrement empêche les écoutes par des tiers.
Depuis novembre 2020, Zoom assure un véritable chiffrement de bout en bout : seuls les participants à la visioconférence peuvent décrypter les chaînes vidéo et audio et même le fournisseur du logiciel ne peut pas les écouter. L'OEB a installé une version avec chiffrement de bout en bout en février 2021. Cependant, ce chiffrement n'est pas compatible avec certaines fonctions avancées de Zoom comme les salles de répartition, utilisées pour les procédures orales au stade de l'opposition.
Aujourd'hui (février 2021), aucune vulnérabilité critique de la plateforme Zoom n'est connue. L'OEB considère donc que l'on peut installer Zoom en toute sécurité.
À moins qu’un membre de la division ne les connaisse personnellement, les parties et leurs mandataires doivent prouver leur identité au début de la procédure orale (cf. Directives E-III, 8.3.1). Cette preuve d’identité doit prendre la forme d’une carte nationale d’identité, d’un passeport ou d’un badge de l’OEB. La pièce d’identité peut être présentée selon les manières suivantes :
Le nom complet (prénom et nom de famille) et la photographie de la pièce d'identité doivent être visibles afin que la division puisse confirmer l'identité de la personne concernée. Toutes les autres informations figurant sur cette pièce peuvent rester cachées si cela est souhaité, tant qu'il est possible de reconnaître qu'il s'agit d'une pièce d'identité officielle. Pour des raisons de protection des données, les copies des pièces d'identité envoyées par courrier électronique sont supprimées et ne sont pas versées au dossier. Les copies transmises via le dépôt en ligne sont versées dans la partie non publique du dossier.
Si les parties viennent accompagnées, y compris de personnes qui interviendront pendant la procédure orale, il suffira que le mandataire confirme l'identité de ces personnes
Pour gagner du temps pendant les vérifications d'identité au début de la procédure, l'OEB encourage les personnes à montrer leurs badges OEB à la caméra ou à présenter des copies de leurs pièces d'identité via les options de dépôt en ligne de l'OEB.
Vous devriez normalement être en mesure de voir tous les participants, bien que cela dépende de la technologie utilisée pour se connecter à la visioconférence. Par exemple, si vous utilisez le client web Zoom, vous ne pourrez voir que la personne ayant la parole.
Toutes les caméras doivent être allumées au début de la visioconférence pour que l’on puisse vérifier l’identité des participants. Elles doivent rester allumées afin que toutes les parties soient visibles tout au long de la procédure. N'allumez votre microphone que lorsque le(la) président(e) vous donne la parole.
Avec l'autorisation de la division, vous pouvez présenter des informations soit en partageant votre écran, soit en montrant des informations sur papier au moyen de la caméra. Tout élément présenté de cette manière ne sera pas considéré comme un document déposé. Avant la présentation, la division peut vous demander de soumettre les informations afin qu'elles puissent être incluses dans le procès-verbal et/ou distribuées aux autres parties.
Pour des raisons de sécurité, le partage d'écran n'est pas activé par défaut dans Skype Entreprise ni dans Zoom. Il peut toutefois être activé par le(la) président(e) à la demande de la division et sous réserve de son accord.
La fonctionnalité "Whiteboard" de Zoom est désactivée et ne peut pas être utilisée.
Pour pouvoir utiliser Skype Web App, le client de bureau Zoom ou l'application mobile Zoom pour iOS ou Android, vous devez disposer d’une bande passante avec un débit d’au moins 2 Mbit/s en émission et en réception.
Au début de la procédure orale, le(la) président(e) expliquera comment déposer des documents, et les adresses électroniques que toutes les parties devront utiliser seront fournies (cf. Décision du Président de l’OEB en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71)).
Il est à noter que les courriers électroniques envoyés à l’OEB depuis l’extérieur sont filtrés et que leur réception peut prendre quelques minutes s’ils contiennent des pièces jointes.
Comme dans les procédures orales où les participants sont physiquement présents, si vous avez besoin de faire une pause, vous devez le signaler au (à la) président(e). Vous n'avez pas besoin d'invoquer une raison médicale pour demander une pause.
Les pauses servent aux délibérations de la division ou peuvent être décidées à la demande de l'une des parties. Il y aura aussi normalement une pause pour le déjeuner. Si vous avez besoin de pauses plus longues ou plus fréquentes, merci de demander au (à la) président(e).
Le(la) président(e) annonce la pause et la division gagne une salle de délibération virtuelle non publique. Les parties et les éventuels membres du public restent dans la salle virtuelle de procédure orale. Ils peuvent couper leurs microphones et leurs images vidéo.
Non, le système ne sera pas arrêté. Il est préférable que les participants restent connectés à la réunion mais ils pourront quitter la réunion et se reconnecter ensuite.
Pour l'instant, l'OEB ne met pas en place de salles de délibération virtuelles pour les parties. Si nécessaire, les parties peuvent organiser leurs propres visioconférences en parallèle.
Pour éviter tout problème de ressources, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android.
Assurez-vous de disposer d'une bande passante Internet suffisante. Le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion filaire est plus stable qu’une connexion sans fil.
Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p). Avant tout, veuillez utiliser une caméra par personne ou une caméra comportant des fonctions panoramique/inclinaison/zoom lorsque vous êtes à plusieurs personnes dans la salle à vouloir partager une même caméra, ainsi la camera zoomera automatiquement sur la personne qui parle et les interprètes pourront voir les expressions sur son visage.
Veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un micro-casque USB (pourvu d'un micro intégré) ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied), présentant une réponse en fréquence d'au moins 125 Hz à 15 000 Hz et comportant une fonction d'annulation de l'écho.
Merci d'utiliser du matériel audio connecté à votre ordinateur par un câble USB. Les microphones connectés à l'ordinateur via Bluetooth ne doivent être utilisés qu'en combinaison avec un connecteur Bluetooth / USB supplémentaire et, afin d'éviter toute interférence, uniquement si le participant est seul dans la salle.
Pour les visioconférences avec interprétation, merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires) ni le microphone omnidirectionnel (souvent partagé) d’une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée - Exigences et recommandations".
Si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, elles doivent éviter tout écho et elles doivent chacune avoir leur propre micro-casque/microphone et leur propre caméra. Elles devraient également parler sans masque, si possible.
Veillez à toujours choisir "join with computer audio" pour activer le son lorsque vous rejoignez une réunion et vérifiez bien dans les paramètres audio de Zoom que vous avez choisi le bon appareil.
Il est important d'utiliser un moniteur/écran de bonne qualité et suffisamment grand pour garantir une bonne expérience visuelle. Vous pouvez consulter les directives techniques à l'adresse https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/technical-guidelines_fr.html.
Avant la procédure, les parties devront indiquer un numéro de téléphone auquel elles pourront être jointes pendant la visioconférence en cas de problème technique.
L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques. Ces données ne seront pas diffusées par messagerie instantanée.
Au début de la procédure orale, le(la) président(e) pourra également donner un numéro de téléphone à utiliser pour contacter la division.
Si votre connexion ou reconnexion échoue, la division vous contactera par téléphone. Vous pourrez également envoyer un courrier électronique à la division ou l’appeler. Une équipe de support technique se tiendra prête à intervenir.
Si, malgré tous les efforts des participants, des problèmes techniques empêchent la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à la procédure orale sera établie. En règle générale, cette nouvelle procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, sauf si des motifs sérieux s’y opposent.
Si vous participez à une visioconférence avec interprétation simultanée à distance, veuillez utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un micro-casque USB (pourvu d'un micro intégré) ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied), et veillez à parler lentement et clairement. Merci de ne pas utiliser le microphone intégré à votre ordinateur, ni un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, ni des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires), ni le microphone omnidirectionnel (souvent partagé) d'une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée - Exigences et recommandations".
Si deux ou plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, chacune d'entre elles doit avoir son propre micro-casque/microphone et sa propre caméra. Les échos doivent à tout prix être évités. Si la personne qui parle porte un masque, l'interprétation peut être difficile, voire impossible à certains moments. Il est donc conseillé de garder ses distances physiques pour pouvoir retirer le masque lorsqu'on parle. Les microphones omnidirectionnels ou les microphones intégrés aux ordinateurs qui captent la voix de plusieurs intervenants captent également les bruits ambiants, tels que les clics de souris et le bruissement des pages tournées, ce qui peut empêcher les interprètes d'entendre ce qui est dit.
Le(La) président(e) décidera de la manière dont la procédure orale se déroulera, mais pour éviter tout bruit de fond, les microphones de tous les participants autres que le(la) président(e) devraient être normalement désactivés.
Les parties et les membres de la division autres que le(la) président(e) doivent activer leurs microphones quand ils ont la parole. Il sera tenu compte des temps de retard qui se produisent au moment de l’activation du microphone.
Contactez directement cet office. Veuillez noter toutefois que vous n’avez pas besoin de matériel spécifique pour participer à une visioconférence.
Si la visioconférence n'est pas possible dans un lieu donné en raison d'une connexion Internet insatisfaisante, il pourra s’avérer nécessaire de vous déplacer dans un autre lieu à proximité où la connexion est meilleure.
Nous recommandons fortement aux utilisateurs qui n'ont encore jamais participé à une telle procédure orale avec l'OEB ou qui assistent pour la première fois à une procédure orale avec interprétation simultanée, ou ont changé d'équipement depuis la fois précédente, de procéder à un appel test avant la date de la procédure orale, en s'y prenant suffisamment de temps à l'avance (au moins 10 jours ouvrés, dans l'idéal deux à trois semaines à l'avance). Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test plus d'un mois à l'avance. Il va sans dire que l'appel test doit être effectué avec l'équipement que la partie utilisera pour la procédure orale, et depuis le site où elle se trouvera ce jour-là.
Pour convenir d'un appel test, contactez la ServiceLine de l'OEB (par téléphone au numéro +31 70 340 4444 ou par courrier électronique à l'adresse serviceline@epo.org). La ServiceLine programmera une session de test de 30 minutes (proposée du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 18 h HEC) et vous enverra une invitation contenant les données de connexion pour l'appel.
Le test vise à vérifier que:
Ces exigences sont définies à l’article 2 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.
Ces formats sont définis à l’article 4 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.
Vous devrez suivre les principes applicables aux procédures orales présentielles et vous serez également invité(e) à :
La partie "Audio" des directives techniques contient des recommandations élémentaires visant à permettre l'interprétation simultanée. Si vous souhaitez être entendu avec la meilleure qualité audio possible, le mode haute-fidélité et son d'origine de Zoom pourrait vous intéresser.
Voici quelques conseils concernant l'activation du mode haute-fidélité de Zoom. Il est important de noter que le mode haute-fidélité ne fonctionnera que si vous utilisez un microphone USB externe (microphone sur pied unidirectionnel ou microphone à pince combiné à une carte son adaptée) ou un casque professionnel connecté à une carte son externe qui ne filtre pas votre voix.
Lorsque vous utilisez le mode haute-fidélité de Zoom, veillez à utiliser un casque, car les enceintes externes engendrent un écho.
Téléchargez la dernière version de l'application Zoom sur votre ordinateur de bureau ou ordinateur portable (cela ne fonctionnera pas sur un appareil mobile).
Sélectionnez Paramètres – Audio :
Si vous utilisez Microsoft Windows comme système d'exploitation, cliquez sur "avancé" et désactivez l'option "Traitement du signal par les pilotes de périphériques audio Windows".
Il convient de noter que lorsque le son d'origine est activé, la suppression du bruit ambiant ou du bruit de fond est désactivée. Pensez donc à couper votre microphone avant de taper au clavier, de feuilleter vos documents ou de boire.
Jusqu'à la fin du mois de septembre 2021, Skype for Business sera utilisé par défaut pour les procédures orales au stade de l'examen et Zoom pour les procédures orales au stade de l'opposition. Cependant, le 1er octobre 2021, Zoom deviendra également la plate-forme standard pour la tenue de procédures orales au stade de l'examen et Skype for Business ne sera généralement plus proposé à partir de cette date.
Oui. Lorsque des motifs sérieux s’opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, ceux-ci peuvent être invoqués par la division d’examen ou par le demandeur. Il doit y avoir une forte probabilité que ces motifs seront toujours valables à la date de la procédure.
L’article 116(1) CBE ne mentionne ni le lieu ni la forme de la procédure orale et n’exige donc pas la tenue d’une procédure orale en présence du demandeur devant la division. La procédure orale doit cependant se présenter sous une forme telle que les demandeurs puissent exposer oralement leurs arguments et que la division puisse communiquer au demandeur les motifs et les preuves sur lesquels elle entend fonder sa décision. Ces conditions sont remplies lorsque la procédure orale se tient sous forme de visioconférence puisque la division et le demandeur peuvent communiquer l’un avec l’autre (T 1378/16, point 1.3 des motifs).
Le Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d’entretiens sous forme de visioconférence indique que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB dans les cas exceptionnels où la tenue d’une procédure orale sous forme de visioconférence risque de porter atteinte aux droits d’un demandeur, tels que définis aux articles 113(1) et 116 CBE (par exemple, si le demandeur ou son mandataire est malentendant et ne peut donc pas participer à la procédure sous forme de visioconférence).
L’article 116 CBE, comme toute autre disposition de la CBE, n’exclut pas la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence. Cependant, comme pour d’autres mesures administratives concernant les procédures orales, par exemple la détermination du lieu où elles se déroulent (T 1012/03, paragraphe 49), il appartient au Président de l’OEB de déterminer sous quelle forme les procédures auront lieu, dans le cadre des pouvoirs qui lui sont conférés par l’article 10(2)a) CBE en matière d’organisation. Les pouvoirs du Président incluent explicitement la possibilité de prendre des mesures concernant les droits des demandeurs en matière de procédure. Ainsi, il peut par exemple décider que le droit à la procédure orale doit être exercé au moyen de la visioconférence. Il s’ensuit que l’article 10(2)a) CBE ainsi que le Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d’entretiens sous forme de visioconférence constituent une base juridique suffisante pour la mise en place de la "visioconférence par défaut".
La saisine G 1/21 ("Procédure orale par visioconférence") est en instance devant la Grande Chambre de recours. Dans la décision T 1807/15, à l'origine de cette saisine, il a été demandé à la Grande Chambre de recours de répondre à la question suivante : la tenue d'une procédure orale sous forme de visioconférence est-elle compatible avec le droit à une procédure orale, tel qu'il est ancré à l'article 116(1) CBE, si les parties à la procédure n'ont pas toutes consenti à la tenue de cette procédure orale sous forme de visioconférence ?
Le Président de l'OEB a décidé que, afin de garantir l'accès à la justice et d'assurer le fonctionnement de l'OEB, les procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition continueront d'être tenues sous forme de visioconférence selon la pratique en vigueur, c'est-à-dire sans que le consentement des parties doive être obtenu à cet effet (voir https://www.epo.org/news-events/news/2021/20210324a.html).
Ceci s'applique jusqu'à ce que la Grande Chambre de recours ait prononcé sa décision.
Les requêtes tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB doivent être déposées dès que possible, de préférence au même moment que la requête tendant à recourir à la procédure orale. Il appartient à la division compétente de statuer sur cette requête. Si la requête est reçue après la citation à la procédure orale et qu’il ne peut y être fait droit, la division indiquera au demandeur que la procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, comme exposé dans la citation, et justifiera brièvement sa décision de rejeter la requête. Si la requête est reçue avant que la citation à la procédure orale ne soit établie, les motifs du rejet seront indiqués en annexe à cette citation. Dans l’un et l’autre cas, les décisions rendues à ce sujet ne seront pas susceptibles de recours. Si la requête tendant à recourir à une procédure orale organisée dans les locaux de l’OEB est reçue après l’établissement de la citation à la procédure orale sous forme de visioconférence et qu’il y est fait droit, le demandeur sera informé que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB comme demandé. Dans ce cas, la procédure orale sera reportée au-delà du 31 janvier 2022.
Des objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou à la non-disponibilité de l’équipement de visioconférence ne sont normalement pas considérées comme des motifs sérieux justifiant la tenue des procédures orales dans les locaux de l’OEB. Lorsqu’une partie est vraiment dans l’impossibilité de remplir les conditions techniques exigées pour participer à une visioconférence avec l’OEB, elle doit déposer, dès que possible, une requête tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB, en motivant en détail sa requête. La division compétente statue sur ces requêtes en exerçant son pouvoir d’appréciation.
Compte tenu des expériences positives acquises au cours des derniers mois concernant les procédures orales tenues dans Zoom au stade de l’opposition, l’OEB considère actuellement Zoom comme la plateforme la plus adaptée. Zoom sera donc utilisée par défaut pour les procédures orales au stade de l’opposition.
Oui. Zoom prend en charge l’interprétation simultanée. Les interprètes fournissent leurs propres canaux audio pour la langue vers laquelle ils interprètent. Les participants peuvent sélectionner le canal audio dont ils ont besoin et peuvent baisser ou couper le volume du canal audio original.
Veuillez noter que le client web Zoom ne prend pas encore en charge la fonction d’interprétation.
Par sa décision du 15 décembre 2020, le Conseil d'administration a décidé de modifier les règles 117 et 118 CBE pour que des mesures d'instructions puissent être exécutées par visioconférence dans les procédures devant l'OEB. Cette modification est entrée en vigueur le 1er janvier 2021. Des preuves peuvent être présentées par visioconférence, que la procédure orale se tienne par visioconférence ou dans les locaux de l'OEB. Pour plus d'informations, voir la décision du Conseil d'administration (JO OEB 2020, A132) et le communiqué de l'OEB en date du 17 décembre 2020 concernant l'exécution de mesures d'instructions par visioconférence par les divisions d'examen et d'opposition (JO OEB 2020, A135).
Un arrière-plan virtuel peut rendre l'environnement plus professionnel mais il comporte des inconvénients. Un arrière-plan virtuel peut générer des perturbations (par exemple : une partie de votre visage peut être obscurci quand vous bougez, ou il peut arriver que vous ne puissiez pas montrer des documents à la caméra). L'interprétation peut être aussi plus difficile. Si des perturbations visuelles gênent le bon déroulement de la procédure orale, il pourra être demandé aux participants et/ou aux membres de la division de désactiver leur arrière-plan virtuel.
Les autres parties ne sont pas tenues d'écouter si elles ne le souhaitent pas. Il importe seulement de garantir que les autres parties puissent écouter la procédure si elles le souhaitent.
Au cours de visioconférences, les parties qui souhaitent déposer des documents doivent les envoyer à l’adresse électronique indiquée par la division d’opposition. La division transmettra ensuite les documents aux autres parties par courrier électronique durant la visioconférence. Il appartient au (à la) président(e) de s’assurer que toutes les parties sont en possession des dernières versions des documents.
Veuillez noter que les courriers électroniques provenant d’adresses de l’OEB peuvent parfois apparaître dans le dossier de messages indésirables.
Les données personnelles des parties sont traitées conformément aux Directives pour la protection des données à caractère personnel à l’OEB (voir : https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy_fr.html).
L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques. Ces données ne seront pas diffusées par messagerie instantanée ("chat") ni oralement.
La boîte de dialogue est conçue pour véhiculer des messages brefs et généraux tels que "J’ai besoin d’une pause" ou "J’ai des problèmes de connexion". Elle ne doit pas être utilisée pour partager des informations de fond. Comme les autres participants peuvent lire ce que vous écrivez, la boîte de dialogue ne devrait contenir aucune donnée sensible (par exemple des coordonnées).
Veuillez noter que certaines fonctionnalités de la boîte de dialogue peuvent ne pas être disponibles en fonction de la technologie que vous utilisez.
Comme lors d’une procédure orale où les participants sont physiquement présents, vous devez attirer l'attention de la division sur ce point.
Compte tenu des besoins de nos utilisateurs concernant la sécurité juridique et un accès à la justice en temps utile et au vu des objectifs du Plan stratégique, l'OEB a lancé un projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence devant les divisions d'opposition, conformément à la décision du Président de l'OEB du 14 avril 2020.
Le rapport d'étape publié en novembre 2020, qui porte sur les six premiers mois du projet pilote, explique les résultats obtenus depuis avril 2020 et les tendances de la demande. Il comprend également les recommandations formulées pour les prochaines étapes du projet pilote.
Vers la fin du projet pilote, un autre rapport sera élaboré sur l'état d'avancement et l'expérience très utile, tirée de l'utilisation de la visioconférence pour les procédures d'opposition, par les titulaires de brevets, les opposants, leurs représentants légaux et l'OEB. Ce rapport examinera également le rôle que la visioconférence pourrait continuer de jouer au stade de l'opposition après la crise de la Covid-19.
Les participants sont encouragés à faire part de leurs commentaires à la fin de chaque visioconférence.
La CBE n’exige pas que le demandeur ou les parties à la procédure se trouvent physiquement dans l’un des États membres pour pouvoir participer à la procédure orale sous forme de visioconférence.
Oui, les outils permettent la participation de plusieurs mandataires ou de plusieurs experts techniques à la procédure. Pour assurer une bonne qualité audio, il est préférable que les parties et leurs mandataires, ainsi que toute personne qui les accompagne ou représentants se connectent à la visioconférence de manière distribuée, c'est-à-dire depuis des lieux différents.
Si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, chacune d'entre elles doit avoir son propre micro-casque/microphone et sa propre caméra. Les échos doivent à tout prix être évités. Si la personne qui parle porte un masque, l'interprétation peut être difficile, voire impossible à certains moments. Il est donc conseillé de garder ses distances physiques pour pouvoir retirer le masque lorsqu'on parle. Les microphones omnidirectionnels ou les microphones intégrés aux ordinateurs qui captent la voix de plusieurs intervenants captent également les bruits ambiants, tels que les clics de souris et le bruissement des pages tournées, ce qui peut empêcher les interprètes d'entendre ce qui est dit. Pour en savoir plus, veuillez consulter la norme ISO/PAS 24019 : Plateformes de distribution d'interprétation simultanée – Exigences et recommandations.
Chaque personne doit avoir sa propre caméra. Si plusieurs personnes sont présentes dans la pièce avec une seule caméra, la caméra doit automatiquement zoomer sur la personne qui parle pour que les interprètes puissent voir les expressions sur son visage.
Pour aider la division à identifier les personnes au début d'une visioconférence et à distinguer les parties à la procédure des membres du public, il est recommandé de saisir son nom d'utilisateur Zoom en donnant une indication de la partie représentée, avant de rejoindre la réunion (ex : PROP – M./Mme XYZ pour le mandataire du titulaire). La division saura alors qui attend dans le couloir virtuel.
Les personnes accompagnant les parties et prenant la parole pendant la procédure orale doivent être présentes, de préférence, dès le début de la procédure. Si ce n'est pas possible, le mandataire informera la division dès que possible qu'une personne accompagnatrice rejoindra la visioconférence plus tard.
Les personnes accompagnatrices qui ne prennent pas la parole pendant la procédure orale peuvent assister à une partie seulement de la procédure dans la mesure où elles n'interrompent pas la procédure. Si elles ne sont pas présentes au début de la procédure, elles seront admises au plus tard au moment d'une pause.
Si les personnes appartenant à une même partie décident de se connecter dans des lieux différents, elles doivent convenir préalablement entre elles des moyens à utiliser pour leurs discussions confidentielles.
Pour l'instant, l'OEB ne met pas en place de salles de délibération virtuelles pour les parties. Si nécessaire, les parties peuvent organiser leurs propres visioconférences en parallèle.
Les pièces modifiées du brevet doivent être déposées sous forme de pièces jointes au format PDF et doivent respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement électroniques (Annexe F).
Lorsqu'une pièce jointe contenant de telles pièces modifiées n'est pas au format PDF, n’est pas conforme à la norme précitée (Annexe F), ou est illisible ou incomplète, l'OEB en informe immédiatement la partie. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence, la pièce en question (ou la partie de la pièce qui est illisible ou incomplète) est réputée ne pas avoir été reçue.
Les autres pièces jointes peuvent être envoyées sous tout format susceptible d'être ouvert par l'OEB, et d'être reproduit lisiblement, faute de quoi ces pièces seront réputées ne pas avoir été reçues.
Si une pièce jointe est infectée par un virus informatique ou contient d'autres logiciels malveillants, elle est réputée illisible. L'OEB n'est pas tenu de recevoir, d'ouvrir ou de traiter une telle pièce jointe.
Pour plus d'informations, voir la Décision du Président de l'OEB en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71).
Dans ce cas, la procédure orale sera reportée. Normalement, une nouvelle citation et un nouveau procès-verbal seront établis. Si toutes les parties sont d'accord et si les circonstances particulières de l'affaire en question le permettent (par exemple s'il n'est pas nécessaire d'avoir recours à l'interprétation simultanée), la procédure orale peut être reportée à une date proche (le lendemain, par exemple) sans qu'une nouvelle citation ou un nouveau procès-verbal ne soient envoyés.
Si la division considère que la procédure orale risque de prendre plus longtemps, elle adressera une citation pour deux jours consécutifs ou plus.
Les Directives E-III, 8.7.3 s'appliquent à la procédure orale sous forme de visioconférence. Le titulaire peut présenter des documents de brevet comportant des modifications manuscrites. Ces documents doivent être déposés sous forme de fichiers PDF et répondre à la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement électroniques (Annexe F).
Si la décision intermédiaire de la division d'opposition repose sur des documents non conformes à la règle 49(8) CBE, c'est-à-dire des documents contenant des modifications manuscrites, la division d'opposition invitera le titulaire, dans une notification établie selon la règle 82(2) CBE, à déposer une version du texte modifié qui réponde aux exigences de forme. Cette invitation précisera les paragraphes et/ou revendications modifiés, qui ne répondent pas aux exigences de forme et pour lesquels il convient de produire des paragraphes et/ou revendications de remplacement.
Au lieu de présenter des modifications manuscrites – impliquant de les scanner -, vous pouvez présenter des modifications dactylographiées en utilisant le texte disponible sur le Serveur de publication européen. Voir ce didacticiel.
Afin de garantir le respect des délais au stade de l’opposition, qui est crucial pour l’accès à la justice, l'accord des parties ne sera plus exigé pour qu’une procédure orale se tienne par visioconférence au stade de l’opposition, et ce pour les procédures orales programmées à compter du 4 janvier 2021 (cf. Décision du Président de l’OEB en date du 10 novembre 2020). Lorsqu'une procédure orale a été demandée ou que la division d'opposition elle-même juge utile d'en tenir une, cette procédure orale se tiendra normalement par visioconférence.
La saisine G 1/21 ("Procédure orale par visioconférence") est en instance devant la Grande Chambre de recours. Dans la décision T 1807/15, à l'origine de cette saisine, il a été demandé à la Grande Chambre de recours de répondre à la question suivante : la tenue d'une procédure orale sous forme de visioconférence est-elle compatible avec le droit à une procédure orale, tel qu'il est ancré à l'article 116(1) CBE, si les parties à la procédure n'ont pas toutes consenti à la tenue de cette procédure orale sous forme de visioconférence ?
Le Président de l'OEB a décidé que, afin de garantir l'accès à la justice et d'assurer le fonctionnement de l'OEB, les procédures orales devant les divisions d'examen et d'opposition continueront d'être tenues sous forme de visioconférence selon la pratique en vigueur, c'est-à-dire sans que le consentement des parties doive être obtenu à cet effet (voir https://www.epo.org/news-events/news/2021/20210324a.html).
Ceci s'applique jusqu'à ce que la Grande Chambre de recours ait prononcé sa décision.
Exceptionnellement, une procédure orale peut se tenir dans les locaux de l'OEB soit sur requête d'une partie, soit à l'initiative de la division d'opposition, si des motifs sérieux s'opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence. Dans ce cas, conformément à l'annonce selon laquelle aucune procédure orale au stade de l'opposition n'aura lieu en présentiel jusqu'au 31 janvier 2022 (délai fixé précédemment au 15 septembre 2021), la procédure orale sera reportée après cette date.
Par motifs sérieux on entend notamment, à titre d'exemple, des motifs liés sur un plan personnel à un participant à une procédure orale (par exemple une déficience visuelle avérée qui empêcherait un mandataire de suivre la procédure orale sur écran) ou des motifs liés à la nature et à l'objet de la procédure (par exemple si celle-ci nécessite la démonstration ou l'inspection d'un objet dont les propriétés tactiles sont essentielles, dans la mesure où cela est possible conformément aux dispositions applicables). Des objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou à la non-disponibilité de l'équipement de visioconférence ne sont normalement pas considérées comme des motifs sérieux.
Toute requête visant à la tenue à titre exceptionnel d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la requête en procédure orale. Si des certificats médicaux sont fournis, ils seront exclus de l'inspection publique conformément à la Décision de la Présidente de l'Office européen des brevets, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l'inspection publique (cf. Édition spéciale n° 3, J.3, JO OEB 2007). La décision de faire droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB relève du pouvoir d'appréciation de la division concernée.
Si une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB est rejetée, les parties sont informées des motifs du rejet. Selon l'article 106(2) CBE, ce rejet ne peut pas faire l'objet d'un recours indépendant.
S'il peut être fait droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et si cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale par visioconférence, les parties seront informées que la procédure orale aura lieu dans les locaux de l'OEB selon les modalités de la requête. Dans ce cas, la procédure orale sera reportée au-delà du 31 janvier 2022.
Compte tenu de la situation liée à la Covid-19, les procédures orales nécessitant la présence d'au moins une partie dans les locaux de l'OEB ne sont pas autorisées actuellement. Les formes que pourront prendre les procédures orales seront examinées vers la fin du projet pilote.
Les membres du public peuvent suivre une procédure orale en demandant à l’OEB les identifiants nécessaires pour se connecter à la visioconférence.
Une requête à cet effet doit être présentée à l'OEB par courrier électronique à l'adresse suivante : support@epo.org, au moins trois jours ouvrés avant la date indiquée dans la citation à la procédure orale concernée. Les exigences relatives à ces requêtes et les conditions de participation à distance à une procédure orale tenue sous forme de visioconférence sont publiées sur le site Internet de l’OEB (cf. https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/public-access_fr.html).
Les membres du public qui assistent à une procédure orale tenue par visioconférence doivent s’identifier en tant que tels en saisissant un identifiant commençant par PUBLIC au lancement de la plateforme de visioconférence et avant d'entrer dans la conférence.
Il ne sera pas demandé aux membres du public de se présenter et la division d'opposition ne vérifiera pas leurs pièces d'identité. Cependant, le(la) président(e) peut leur demander d'activer temporairement leur caméra pour que les participants à la visioconférence puissent voir qui ils sont.
Il convient d'entrer le nom sous lequel vous souhaitez apparaître au début de la visioconférence sous Zoom avant de rejoindre la conférence. Il est préférable de vous identifier en tant que "PUBLIC". Une fois les participants entrés dans la visioconférence Zoom, seuls les membres de la division pourront les renommer. Si vous n'êtes pas entré(e) dans la conférence en tant que "PUBLIC", vous pouvez donc être renommé(e) avant le début de la procédure orale.
La division d'opposition ne transmet pas de copie des documents présentés pendant la procédure orale aux membres du public.
Les membres du public peuvent assister à une partie de la visioconférence. Lorsqu'ils entrent ou sortent, ils doivent s'efforcer de ne pas déranger la procédure orale. S'ils ne sont pas présents au début de la procédure, ils seront admis au plus tard pendant une pause.
La participation des membres du public est limitée à l'écoute du son transmis, et au visionnement des images diffusées, lors de la visioconférence. Il leur est interdit d'allumer leur microphone ou leur caméra, à moins que le(la) président(e) de la division ne le leur demande. Il leur est également interdit de prendre la parole ou d'intervenir d'une autre manière au cours de la visioconférence, à moins d'y être expressément invités par le(la) président(e).
Toute violation par un membre du public de ces conditions peut entraîner son exclusion de la procédure orale. Le(la) président(e) de la division peut demander au membre du public de quitter la visioconférence et de se déconnecter s'il(si elle) estime que les conditions ci-dessus ont été(sont) enfreintes d'une manière qui compromet le déroulement efficace de la procédure orale ou qui porte indûment préjudice aux droits des autres participants à la procédure orale, ou encore si des motifs sérieux l'exigent.
Comme dans les procédures orales en présentiel, il appartient au (à la) président(e) de veiller au bon déroulement de la procédure orale.
Au cours des procédures orales visées à l'article 116 CBE, seuls les agents de l'OEB ont le droit d'introduire dans la salle d'audience des appareils d'enregistrement du son, de quelque nature que ce soit (voir le Communiqué des Vice-Présidents chargés des directions générales 2 et 3, en date du 25 février 1986, JO OEB 1986, 63). Il en va de même pour les enregistrements vidéo (voir le point 6 du Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence, qui interdit la réalisation ou la retransmission de tout enregistrement visuel ou sonore d'une quelconque partie de la procédure). Les parties tout comme le public sont tenus de respecter ces règles. Cette interdiction implique qu’il n’existe pas de moyen légal d’enregistrer la procédure orale et que, par conséquent, il ne doit être fait usage d’aucun enregistrement, quel qu’il soit.
Si votre client souhaite assister à la procédure orale en tant que personne accompagnatrice, vous pouvez lui transmettre les données de connexion. Il est à noter que la division d'opposition doit être informée à l'avance de la présence de votre client en tant que personne accompagnatrice. Pour plus d'informations sur les exposés réalisés par une personne accompagnatrice, voir les Directives E-III, 8.5.
La demande visant à assister à la procédure orale en tant que membre du public doit être déposée par la personne concernée ou en son nom. Les données de connexion fournies par l'OEB pour assister à la procédure orale en tant que membre du public sont destinées à l'usage unique du demandeur et ne doivent pas être transmises à une autre personne quelle qu'elle soit, non mentionnée dans la demande. La personne présentant la demande assume l'entière responsabilité de toutes les conséquences découlant d'une transmission non autorisée des données de connexion.
La division d'opposition enverra aux parties un lien vers un bref questionnaire de satisfaction. Ce lien figurera dans le courrier électronique indiquant les données de connexion aux parties ou bien il sera communiqué au début de la procédure orale.
Chacun des avis exprimés sera traité par le département de l'OEB chargé de la qualité, afin d'améliorer la procédure orale par visioconférence. Ces avis seront traités de manière confidentielle ; ils ne seront pas rendus public ni transmis à la division d'opposition et ne feront pas partie du dossier ni de la procédure d'opposition.
