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Prócedures orales sous forme de visioconférence – le point de vue des avocats

 

FAQ - Procédures orales sous forme de visioconférence

Questions techniques concernant la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence

Quels systèmes puis-je utiliser pour les procédures orales tenues par visioconférence ?

Skype Entreprise sera normalement utilisé pour les consultations et pour les procédures orales au stade de l'examen qui sont tenues sous forme de visioconférence.

Dans ces cas, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :

  • clients Microsoft Skype Entreprise et Skype Entreprise Room Systems ;
  • application de réunions en ligne Skype Entreprise Web App, via un navigateur Internet ;
  • systèmes de visioconférence SIP/H.323. Aucun matériel spécifique n’est exigé pour participer à une visioconférence via Skype Entreprise.

Le plug-in de navigateur Skype Entreprise, disponible gratuitement, suffit (voir les Directives techniques).

Veuillez noter qu'il n'est pas possible d'utiliser la version standard de Skype.

Zoom sera normalement utilisé pour les procédures orales au stade de l'opposition qui sont tenues sous forme de visioconférence.

Dans ces cas, l'OEB prend en charge les technologies suivantes :

  • installation du client de bureau Zoom sur Windows (version 5.2.1 [44052.0816] ou supérieure) ou Mac OS (version 4.5.3261.0825 ou supérieure) ;
  • application mobile Zoom pour iOS (version 4.5.0 [3261.0825] ou supérieure) ou Android (version 4.5.3261.0825 ou supérieure) ;
  • client web Zoom (Chromium Edge 80 ou version supérieure ; Google Chrome 53.0.2785 ou version supérieure ; Firefox 76 ou version supérieure ; Internet Explorer 10 ou version supérieure ; Safari 10.0.602.1.50 ou version supérieure) pour les procédures orales ne nécessitant pas d’interprétation simultanée

Est-il possible d'utiliser le client web Zoom pour les procédures orales tenues par visioconférence ?

En raison de ses fonctionnalités limitées, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales nécessitant une interprétation simultanée. En revanche, vous pouvez l’utiliser si vous n'avez pas besoin d'une interprétation simultanée pendant une visioconférence Zoom et si aucune autre solution n'est possible. Dans ce cas, vous devez informer la division d'opposition par avance étant donné que vos fonctionnalités seront limitées. Des informations concernant les fonctionnalités disponibles via le client web figurent à l'adresse suivante : https://support.zoom.us/.

Ai-je le choix entre Zoom et Skype Entreprise ?

Par défaut, Skype Entreprise est utilisé pour les procédures orales au stade de l'examen et Zoom est utilisé pour les procédures orales au stade de l'opposition.

Pour les visioconférences nécessitant une interprétation, seul Zoom peut être utilisé.

J'ai des doutes quant à la sécurité de Zoom. La politique informatique de mon entreprise en restreint l'utilisation. Quelles mesures l'OEB a-t-il prises pour assurer la protection des données personnelles ?

L'OEB a pris toutes les mesures possibles pour assurer la protection des données personnelles et garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations. En signant un accord contraignant, Zoom s’est en outre engagé à se conformer aux obligations de protection des données émanant du règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) et des Directives pour la protection des données à caractère personnel à l’OEB. Pour en savoir plus, veuillez consulter les instructions de l'OEB relatives à la protection des données lors de l'utilisation de Zoom dans le cadre des procédures orales tenues sous forme de visioconférence (https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy/zoom_fr.html).

Pour en savoir plus sur le traitement des données personnelles par Zoom ou par ses sous-traitants, veuillez consulter sa politique en matière de confidentialité. Zoom signe avec tous ses prestataires de services des accords dans lesquels il s'engage à ne pas traiter de données à ses propres fins ou aux fins de tiers.

Lorsque l'OEB organise une procédure orale sur la plateforme Zoom et invite les parties à se connecter, il a recours aux options les plus sécurisées.

L'OEB n’utilisera la plateforme Zoom que pour des procédures publiques. Il est recommandé de ne pas échanger publiquement des informations confidentielles.

Comment l’OEB vérifiera-t-il l’identité des parties à une procédure ?

À moins qu’un membre de la division ne les connaisse personnellement, les parties et leurs mandataires doivent prouver leur identité au début de la procédure orale (cf. Directives E-III, 8.3.1). Cette preuve d’identité doit prendre la forme d’une carte nationale d’identité, d’un passeport ou d’un badge de l’OEB. La pièce d’identité peut être présentée selon les manières suivantes :

  • en la montrant à la caméra au début de la visioconférence dans la salle publique de réunion ou à un membre de la division dans une salle distincte (non publique), ou
  • en envoyant une copie de cette pièce à l’adresse électronique fournie aux parties au début de la procédure orale, ou
  • via les options de dépôt en ligne de l’OEB, au plus tard deux jours avant la procédure orale. Les différents modes de dépôt électronique sont présentés à l’adresse https://www.epo.org/applying/online-services/online-filing_fr.html.

Le nom complet (prénom et nom de famille) et la photographie de la pièce d’identité doivent être visibles afin que la division puisse confirmer l’identité de la personne concernée. Toutes les autres informations figurant sur cette pièce peuvent rester cachées si cela est souhaité, tant qu’il est possible de reconnaître qu’il s’agit d’une pièce officielle d’identité. Pour des raisons de protection des données, les copies des pièces d’identité envoyées par courrier électronique sont supprimées et ne sont pas versées au dossier. Les copies transmises via le dépôt en ligne sont versées dans la partie non publique du dossier.

Que verrai-je à l’écran ?

Vous devriez normalement être en mesure de voir tous les participants, bien que cela dépende de la technologie utilisée pour se connecter à la visioconférence. Par exemple, si vous utilisez le client web Zoom, vous ne pourrez voir que la personne ayant la parole.

Toutes les caméras doivent être allumées au début de la visioconférence pour que l’on puisse vérifier l’identité des participants. Elles doivent rester allumées afin que toutes les parties soient visibles tout au long de la procédure. N'allumez votre microphone que lorsque le(la) président(e) vous donne la parole.

Comment présenter des informations pendant une procédure orale ?

Avec l'autorisation de la division, vous pouvez présenter des informations soit en partageant votre écran, soit en montrant des informations sur papier au moyen de la caméra. Tout élément présenté de cette manière ne sera pas considéré comme un document déposé. Avant la présentation, la division peut vous demander de soumettre les informations afin qu'elles puissent être incluses dans le procès-verbal et/ou distribuées aux autres parties.

Pour des raisons de sécurité, le partage d'écran n'est pas activé par défaut dans Skype Entreprise ni dans Zoom. Il peut toutefois être activé par le(la) président(e) à la demande de la division et sous réserve de son accord.

La fonctionnalité "Whiteboard" de Zoom est désactivée et ne peut pas être utilisée.

Que dois-je faire si le son est de mauvaise qualité ?

Pour pouvoir utiliser Skype Web App, le client de bureau Zoom ou l'application mobile Zoom pour iOS ou Android, vous devez disposer d’une bande passante avec un débit d’au moins 2 Mbit/s en émission et en réception.

Si les membres de la division sont dans des lieux différents, comment pourront-ils recevoir tous en même temps les documents que j’envoie par courrier électronique ?

Au début de la procédure orale, le(la) président(e) expliquera comment déposer des documents, et les adresses électroniques que toutes les parties devront utiliser seront fournies (cf. Décision du Président de l’OEB en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71)).

Il est à noter que les courriers électroniques envoyés à l’OEB depuis l’extérieur sont filtrés et que leur réception peut prendre quelques minutes s’ils contiennent des pièces jointes.

Puis-je faire une pause si je suis fatigué(e) de parler à l’écran ?

Comme dans les procédures orales où les participants sont physiquement présents, si vous avez besoin de faire une pause, vous devez le signaler au (à la) président(e). Aucune raison médicale ne doit être invoquée pour pouvoir faire une pause.

Comment les pauses sont-elles organisées ?

Le(la) président(e) annonce la pause et la division gagne une salle de délibération virtuelle non publique. Les parties et les éventuels membres du public restent dans la salle virtuelle de procédure orale. Ils peuvent couper leurs microphones et leurs images vidéo.

Le système sera-t-il arrêté pendant les pauses et devrons-nous nous reconnecter ensuite ?

Non, le système ne sera pas arrêté, mais les participants pourront quitter la réunion et se reconnecter ensuite.

Y a-t-il des "salles de délibération" dans Skype Entreprise et Zoom pour les discussions internes des parties ?

Étant donné que l'hôte (le(la) président(e)) a accès à toute salle de délibération virtuelle, l'OEB ne mettra pas en place de salles de délibération virtuelles pour les parties. Si nécessaire, les parties peuvent organiser leurs propres salles de délibération virtuelles.

Ai-je besoin d'un équipement spécial pour la visioconférence ?

Système

Pour éviter tout problème de ressources, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android.

Bande passante

Assurez-vous d'avoir une bande passante Internet suffisante. Le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion filaire est préférable à une connexion sans fil.

Caméra

Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p), de préférence un modèle doté des fonctions panoramique/inclinaison/zoom (PTZ). Veuillez noter que la plupart des webcams intégrées n'offrent pas la qualité et la flexibilité nécessaires.

Audio

Il est recommandé d'utiliser du matériel audio de haute qualité, par exemple un microphone USB (à pince ou sur pied) et des haut-parleurs ou un casque USB pourvu d’un microphone intégré, présentant une réponse en fréquence d'au moins 125 Hz à 15 000 Hz et comportant une fonction d'annulation de l'écho. Pour les visioconférences avec interprétation, il est déconseillé d'utiliser un casque sans fil connecté à l'ordinateur via Bluetooth ou des oreillettes téléphoniques, même filaires. Si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l’intention d’intervenir pendant la procédure, elles doivent chacune avoir leur propre casque/microphone et caméra. Veillez à toujours choisir "join with computer audio" lors de la participation à une réunion.

Moniteur/écran

Il est important d'utiliser un moniteur/écran de bonne qualité et suffisamment grand pour garantir une bonne expérience visuelle.

Vous pouvez consulter les directives techniques à l’adresse https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/technical-guidelines.html.

Que se passe-t-il si ma connexion ou reconnexion échoue ?

Avant la procédure, les parties devront indiquer un numéro de téléphone auquel elles pourront être jointes pendant la visioconférence en cas de problème technique.

L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques. Ces données ne seront pas diffusées par messagerie instantanée.

Au début de la procédure orale, le(la) président(e) pourra également donner un numéro de téléphone à utiliser pour contacter la division.

Si votre connexion ou reconnexion échoue, la division vous contactera par téléphone. Vous pourrez également envoyer un courrier électronique à la division ou l’appeler. Une équipe de support technique se tiendra prête à intervenir.

Si, malgré tous les efforts des participants, des problèmes techniques empêchent la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, une nouvelle citation à la procédure orale sera établie. En règle générale, cette nouvelle procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, sauf si des motifs sérieux s’y opposent.

Comment puis-je aider les interprètes pendant la visioconférence ?

Prière d'utiliser du matériel audio de haute qualité, à savoir un casque USB pourvu d'un microphone intégré ou un microphone USB (à pince ou sur pied) doté d'une fonction d'annulation de l'écho.

Prière DE NE PAS UTILISER les équipements suivants :

microphone intégré à un ordinateur, casque sans fil connecté à l'ordinateur via Bluetooth, oreillettes téléphoniques (même filaires), microphone vectoriel d'une salle de visioconférence standard. Aucun de ces équipements n'est adapté pour l'interprétation à distance. Ils ne couvrent pas la plage de fréquences de 125 Hz à 15 000 Hz dont les interprètes simultanés ont besoin pour écouter et parler en même temps ; voir la norme 24019 ISO/PAS.

Il convient de noter que si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l’intention d’intervenir pendant la procédure, elles DOIVENT éviter tout écho et elles DOIVENT chacune avoir leur propre casque/microphone et caméra. En outre, elles doivent, de préférence, retirer leur masque pour parler.

Puis-je laisser mon microphone allumé pendant toute la durée de la visioconférence ? Il y a souvent un temps de retard quand je le rallume.

Le(La) président(e) décidera de la manière dont la procédure orale se déroulera, mais pour éviter tout bruit de fond, les microphones de tous les participants autres que le(la) président(e) devraient être normalement désactivés.

Les parties et les membres de la division autres que le(la) président(e) doivent activer leurs microphones quand ils ont la parole. Il sera tenu compte des temps de retard qui se produisent au moment de l’activation du microphone.

Puis-je utiliser les locaux de l’office de brevets de mon pays pour organiser une visioconférence ?

Contactez directement cet office. Veuillez noter toutefois que vous n’avez pas besoin de matériel spécifique pour participer à une visioconférence via Skype Entreprise.

Quelles sont les exigences en vigueur en ce qui concerne la signature des documents déposés par courrier électronique pendant une visioconférence ?

Ces exigences sont définies à l’article 2 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.

Si la connexion Internet disponible n’est pas satisfaisante, quelles sont les autres solutions possibles ?

Si la visioconférence n’est pas possible dans un lieu donné en raison d’une connexion Internet insatisfaisante, vous pouvez vous déplacer dans un autre lieu où la connexion est meilleure.

Nous recommandons fortement aux utilisateurs de procéder à un appel test au moins 10 jours ouvrables (idéalement deux ou trois semaines) avant la date de la procédure orale. Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test trop longtemps à l'avance. L'OEB accepte les appels tests du lundi au vendredi (à l'exception des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB), de 11 h 00 à 16 h 00 (HEC). Vous pouvez programmer un appel test en contactant la ServiceLine de l'OEB du lundi au vendredi (à l'exception des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB) entre 7 h 30 et 18 h 00 (HEC), par téléphone (+31 70 3404444) ou par courriel (serviceline@epo.org). La ServiceLine programmera une session de test de 30 minutes et vous enverra une invitation contenant les données de connexion pour l’appel.

Le test vise à vérifier que :

  • la connexion établie est stable et offre une qualité visuelle et sonore adaptée ;
  • chaque interlocuteur peut présenter du contenu ;
  • le cas échéant, l'accès à plusieurs canaux audio est disponible pour l'interprétation simultanée.

Quels sont les formats acceptés pour les pièces jointes aux courriers électroniques (PDF seulement ou autres types de fichier tels que les photos d’un smartphone) ?

Ces formats sont définis à l’article 4 de la Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d’entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence.

Existe-t-il un code de conduite pour les procédures orales tenues par visioconférence ?

Vous devrez suivre les principes applicables aux procédures orales présentielles et vous serez également invité(e) à :

  • utiliser le service d’appel test de l’OEB ;
  • vous assurer de ne pas être dérangé(e) pendant la procédure ;
  • vous connecter dans les délais, afin de ne pas retarder la procédure et de ne pas être privé(e) d’informations importantes ;
  • couper votre microphone lorsque vous ne parlez pas ;
  • éviter de parler en même temps qu’une autre personne ;
  • avertir immédiatement la division en cas de problème technique ;
  • veiller au bon éclairage de la pièce. Placez votre ordinateur devant une fenêtre ou placez une lampe derrière votre ordinateur afin que votre visage soit éclairé. Évitez tout éclairage arrière, par exemple avec une fenêtre derrière vous.
  • ne pas utiliser d’arrière-plan virtuel, car ceux-ci peuvent entraîner des distorsions d’images.

Procédures orales au stade de l’examen sous forme de visioconférence

Est-il possible de tenir une procédure orale au stade de l'examen en utilisant la plateforme Zoom ?

Dans le cadre du projet pilote relatif à la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence au stade de l'opposition, l'OEB teste actuellement la plateforme Zoom pour les procédures orales au stade de l'opposition. L'utilisation de Zoom ne peut pas être demandée en dehors de ce projet pilote.

Le demandeur et/ou la division d’examen peut-il ou peut-elle invoquer des "motifs sérieux" pour la tenue d’une procédure orale en personne ?

Oui. Lorsque des motifs sérieux s’opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence, ceux-ci peuvent être invoqués par la division d’examen ou par le demandeur. Il doit y avoir une forte probabilité que ces motifs seront toujours valables à la date de la procédure.

Puis-je demander la transformation d’une procédure orale physique en une procédure orale tenue sous forme de visioconférence ?

Oui. La procédure orale peut être transformée et passer d’une réunion physique à une visioconférence dans la mesure où la division d’examen n’y oppose pas de motifs sérieux.

Sur quelle base juridique se fonde la tenue d’une procédure orale sous forme de visioconférence ?

L’article 116(1) CBE ne mentionne ni le lieu ni la forme de la procédure orale et n’exige donc pas la tenue d’une procédure orale en présence du demandeur devant la division. La procédure orale doit cependant se présenter sous une forme telle que les demandeurs puissent exposer oralement leurs arguments et que la division puisse communiquer au demandeur les motifs et les preuves sur lesquels elle entend fonder sa décision. Ces conditions sont remplies lorsque la procédure orale se tient sous forme de visioconférence puisque la division et le demandeur peuvent communiquer l’un avec l’autre (T 1378/16, point 1.3 des motifs).

Le Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d’entretiens sous forme de visioconférence indique que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB dans les cas exceptionnels où la tenue d’une procédure orale sous forme de visioconférence risque de porter atteinte aux droits d’un demandeur, tels que définis aux articles 113(1) et 116 CBE (par exemple, si le demandeur ou son mandataire est malentendant et ne peut donc pas participer à la procédure sous forme de visioconférence).

La CBE établit-elle une base juridique sur laquelle se fonder pour organiser des procédures orales sous forme de visioconférence sans l’accord du demandeur ou de manière contraire à sa requête ?

L’article 116 CBE, comme toute autre disposition de la CBE, n’exclut pas la tenue de procédures orales sous forme de visioconférence. Cependant, comme pour d’autres mesures administratives concernant les procédures orales, par exemple la détermination du lieu où elles se déroulent (T 1012/03, paragraphe 49), il appartient au Président de l’OEB de déterminer sous quelle forme les procédures auront lieu, dans le cadre des pouvoirs qui lui sont conférés par l’article 10(2)a) CBE en matière d’organisation. Les pouvoirs du Président incluent explicitement la possibilité de prendre des mesures concernant les droits des demandeurs en matière de procédure. Ainsi, il peut par exemple décider que le droit à la procédure orale doit être exercé au moyen de la visioconférence. Il s’ensuit que l’article 10(2)a) CBE ainsi que le Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d’entretiens sous forme de visioconférence constituent une base juridique suffisante pour la mise en place de la "visioconférence par défaut".

Je souhaite présenter une requête tendant à recourir à une procédure orale organisée dans les locaux de l'OEB. À quel moment dois-je déposer cette requête ?

Les requêtes tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB doivent être déposées dès que possible, de préférence au même moment que la requête tendant à recourir à la procédure orale. Il appartient à la division compétente de statuer sur cette requête. Si la requête est reçue après la citation à la procédure orale et qu’il ne peut y être fait droit, la division indiquera au demandeur que la procédure orale se tiendra sous forme de visioconférence, comme exposé dans la citation, et justifiera brièvement sa décision de rejeter la requête. Si la requête est reçue avant que la citation à la procédure orale ne soit établie, les motifs du rejet seront indiqués en annexe à cette citation. Dans l’un et l’autre cas, les décisions rendues à ce sujet ne seront pas susceptibles de recours. Si la requête tendant à recourir à une procédure orale organisée dans les locaux de l’OEB est reçue après l’établissement de la citation à la procédure orale sous forme de visioconférence et qu’il y est fait droit, le demandeur sera informé que la procédure orale se tiendra dans les locaux de l’OEB comme demandé. Dans ce cas, la procédure orale sera reportée au-delà du 15 septembre 2021.

Que se passe-t-il si je ne peux pas remplir les conditions techniques exigées ou si je ne peux pas installer le logiciel nécessaire ? La procédure serait-elle alors tenue dans les locaux de l'OEB ?

Des objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou à la non-disponibilité de l’équipement de visioconférence ne sont normalement pas considérées comme des motifs sérieux justifiant la tenue des procédures orales dans les locaux de l’OEB. Il en va de même pour la nécessité de prendre en compte les preuves écrites. Lorsqu’une partie est vraiment dans l’impossibilité de remplir les conditions techniques exigées pour participer à une visioconférence avec l’OEB, elle doit déposer, dès que possible, une requête tendant à recourir à une procédure orale organisée exceptionnellement dans les locaux de l’OEB, en motivant en détail sa requête. La division compétente statue sur ces requêtes en exerçant son pouvoir d’appréciation.

Procédures orales au stade de l’opposition sous forme de visioconférence (projet pilote)

Quel outil de visioconférence sera-t-il utilisé pour les procédures orales au stade de l'opposition ?

Compte tenu des expériences positives acquises au cours des derniers mois concernant les procédures orales tenues dans Zoom au stade de l’opposition, l’OEB considère actuellement Zoom comme la plateforme la plus adaptée. Zoom sera donc utilisée par défaut pour les procédures orales au stade de l’opposition.

Le projet pilote couvre-t-il des affaires nécessitant une interprétation simultanée ?

Oui. Zoom prend en charge l’interprétation simultanée. Les interprètes fournissent leurs propres canaux audio pour la langue vers laquelle ils interprètent. Les participants peuvent sélectionner le canal audio dont ils ont besoin et peuvent baisser ou couper le volume du canal audio original.

Veuillez noter que le client web Zoom ne prend pas encore en charge la fonction d’interprétation.

Que puis-je faire pour assurer que les interprètes pourront travailler dans des conditions optimales ?

Prière d'utiliser du matériel audio de haute qualité, à savoir un casque USB pourvu d'un microphone intégré ou un microphone USB (à pince ou sur pied) doté d'une fonction d'annulation de l'écho.

Prière DE NE PAS UTILISER les équipements suivants :

microphone intégré à un ordinateur, casque sans fil connecté à l'ordinateur via Bluetooth, oreillettes téléphoniques (même filaires), microphone vectoriel d'une salle de visioconférence standard. Aucun de ces équipements n'est adapté pour l'interprétation à distance. Ils ne couvrent pas la plage de fréquences de 125 Hz à 15 000 Hz dont les interprètes simultanés ont besoin pour écouter et parler en même temps ; voir la norme 24019 ISO/PAS.

Il convient de noter que si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l’intention d’intervenir pendant la procédure, elles DOIVENT éviter tout écho et elles DOIVENT chacune avoir leur propre casque/microphone et caméra. En outre, elles doivent, de préférence, retirer leur masque pour parler.

Puis-je utiliser un arrière-plan virtuel ?

La fonction d’arrière-plan virtuel disponible dans Zoom devrait être désactivée, car ces arrière-plans peuvent entraîner des distorsions d’images. Cela est particulièrement important pour les procédures orales nécessitant une interprétation simultanée.

Comment puis-je avoir l’assurance que les autres parties écoutent la procédure ?

Les autres parties ne sont pas tenues d'écouter si elles ne le souhaitent pas. Il importe seulement de garantir que les autres parties puissent écouter la procédure si elles le souhaitent.

Que se passe-t-il si l'une des autres parties dépose des documents et que je ne les reçois pas ?

Au cours de visioconférences, les parties qui souhaitent déposer des documents doivent les envoyer à l’adresse électronique indiquée par la division d’opposition. La division transmettra ensuite les documents aux autres parties par courrier électronique durant la visioconférence. Il appartient au (à la) président(e) de s’assurer que toutes les parties sont en possession des dernières versions des documents.

Veuillez noter que les courriers électroniques provenant d’adresses de l’OEB peuvent parfois apparaître dans le dossier de messages indésirables.

Comment puis-je avoir l’assurance que mes données resteront confidentielles ?

Les données personnelles des parties sont traitées conformément aux Directives pour la protection des données à caractère personnel à l’OEB (voir https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy_fr.html).

L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques. Ces données ne seront pas diffusées par messagerie instantanée.

Puis-je utiliser la boîte de dialogue pendant la procédure orale ?

La boîte de dialogue est conçue pour véhiculer des messages brefs et généraux tels que "J’ai besoin d’une pause" ou "J’ai des problèmes de connexion". Elle ne doit pas être utilisée pour partager des informations de fond. Comme les autres participants peuvent lire ce que vous écrivez, la boîte de dialogue ne devrait contenir aucune donnée sensible (par exemple des coordonnées).

Veuillez noter que certaines fonctionnalités de la boîte de dialogue peuvent ne pas être disponibles en fonction de la technologie que vous utilisez.

Que dois-je faire si je pense que la division n’a pas écouté ou n’a pas pu écouter mes arguments ?

Comme lors d’une procédure orale où les participants sont physiquement présents, vous devez attirer l'attention de la division sur ce point.

Quel effet aura la procédure orale sous forme de visioconférence à long terme ? Ne faudrait-il pas commencer par évaluer cet effet ?

L’OEB mène un projet pilote pour voir comment ce concept fonctionne dans le cadre d'une procédure orale au stade de l’opposition (cf. rapport d’étape sur les procédures orales tenues par visioconférence, publié le 10 novembre 2020). À la fin de ce projet pilote, l’OEB procédera à une évaluation complète des résultats. L’OEB surveillera attentivement le projet pilote pour s’assurer que toutes les parties ont la possibilité de présenter leur cause, comme dans une procédure orale où les participants sont physiquement présents. Les participants sont encouragés à faire part de leurs commentaires à la fin de chaque visioconférence.

Y a-t-il des restrictions concernant la localisation des demandeurs/parties lorsqu’ils se connectent à une visioconférence ?

La CBE n’exige pas que le demandeur ou les parties à la procédure se trouvent physiquement dans l’un des États membres pour pouvoir participer à la procédure orale sous forme de visioconférence.

Les outils utilisés permettent-ils la participation de plusieurs mandataires ou de plusieurs experts techniques à la procédure ?

Oui, les outils permettent la participation de plusieurs mandataires ou de plusieurs experts techniques à la procédure. Les parties et leurs mandataires, ainsi que toute personne qui les accompagne peuvent se connecter à la visioconférence depuis des lieux différents, à condition que le nombre de participants supplémentaires ne fasse pas obstacle au déroulement efficace de la procédure ni à la stabilité de la connexion à la visioconférence. Si une partie ayant plusieurs représentants ou experts techniques a l’intention de se connecter depuis plusieurs lieux, elle doit l'indiquer le plus rapidement possible.

L’OEB mettra-t-il en place un système permettant aux parties (du point de vue technique et procédural) de s’entretenir de manière confidentielle pendant les pauses ?

Si les personnes appartenant à une même partie décident de se connecter dans des lieux différents, elles doivent convenir préalablement entre elles des moyens à utiliser pour leurs discussions confidentielles.

Étant donné que l'hôte (le(la) président(e)) a accès à toute salle de délibération virtuelle, l'OEB ne mettra pas en place de salles de délibération virtuelles pour les parties. Si nécessaire, les parties peuvent organiser leurs propres salles de délibération virtuelles.

Quelles sont les mesures engagées pour faire face aux difficultés liées au dépôt de documents ?

Conformément à la Décision du Président de l’OEB en date du 13 mai 2020 (JO OEB 2020, A71), les pièces modifiées du brevet doivent être déposées sous forme de pièces jointes au format PDF et doivent respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement sous forme électronique (annexe F).

Lorsqu'une pièce jointe contenant de telles pièces modifiées n'est pas au format PDF, n’est pas conforme à la norme précitée (annexe F), ou est illisible ou incomplète, l'OEB en informe immédiatement la partie. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence, la pièce en question (ou la partie de la pièce qui est illisible ou incomplète) est réputée ne pas avoir été reçue.

Les autres pièces jointes peuvent être envoyées sous tout format susceptible d'être ouvert par l'OEB, et d'être reproduit lisiblement, faute de quoi ces pièces seront réputées ne pas avoir été reçues.

Si une pièce jointe est infectée par un virus informatique ou contient d'autres logiciels malveillants, elle est réputée illisible. L'OEB n'est pas tenu de recevoir, d'ouvrir ou de traiter une telle pièce jointe.

Pour organiser une procédure orale sous forme de visioconférence, l’accord de toutes les parties est-il nécessaire ?

Afin de garantir le respect des délais au stade de l’opposition, qui est crucial pour l’accès à la justice, les parties ne devront plus donner leur accord pour qu’une procédure orale se tienne par visioconférence au stade de l’opposition, et ce pour les procédures orales programmées à compter du 4 janvier 2021 (cf. Décision du Président de l’OEB en date du 10 novembre 2020). Lorsqu'une partie à la procédure requiert une procédure orale ou que la division d'opposition elle-même juge utile d'en tenir une, cette procédure orale se tiendra normalement par visioconférence.

Est-il possible de requérir une procédure orale dans les locaux de l’OEB ?

Une procédure orale peut être tenue dans les locaux de l'OEB soit sur requête d'une partie, soit à l'initiative de la division d'opposition, dans des cas exceptionnels et uniquement si des motifs sérieux s'opposent à la tenue de la procédure orale sous forme de visioconférence.

Par motifs sérieux on entend notamment, à titre d'exemple, des motifs liés sur un plan personnel à un participant à une procédure orale (par exemple une déficience visuelle avérée qui empêcherait un mandataire de suivre la procédure orale sur écran) ou des motifs liés à la nature et à l'objet de la procédure (par exemple si celle-ci nécessite la démonstration ou l'inspection d'un objet dont les propriétés haptiques sont essentielles, dans la mesure où cela est possible conformément aux dispositions applicables). Des objections générales quant à la fiabilité de la technologie de visioconférence ou à la non-disponibilité de l’équipement de visioconférence ne sont normalement pas considérées comme des motifs sérieux.

Toute requête visant à la tenue à titre exceptionnel d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la requête en procédure orale. Si des certificats médicaux sont fournis, ils seront exclus de l’inspection publique conformément à la Décision de la Présidente de l’Office européen des brevets, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l’inspection publique (cf. Édition spéciale n° 3, JO OEB 2007, J.3, http://archive.epo.org/epo/pubs/oj007/08_07/special_edition_3_epc_2000_decisions.pdf). La décision de faire droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB relève du pouvoir d'appréciation de la division concernée.

Si une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB est rejetée, les parties sont informées des motifs du rejet, lequel ne peut pas faire l'objet d'un recours indépendant.

S'il peut être fait droit à une requête visant à la tenue d'une procédure orale dans les locaux de l'OEB et que cette requête est reçue après l'envoi de la citation à la procédure orale par visioconférence, les parties seront informées que la procédure orale aura lieu dans les locaux de l'OEB selon les modalités de la requête. Dans ce cas, la procédure orale sera reportée au-delà du 15 septembre 2021.

L'OEB envisage-t-il d'introduire une procédure orale hybride dans le cadre de laquelle certaines parties sont présentes et d'autres participent par visioconférence ?

Les procédures orales hybrides exigent la présence d'au moins une partie à la procédure dans les locaux de l'OEB. Compte tenu de la situation liée au coronavirus (COVID-19), les procédures orales ne peuvent actuellement pas être tenues dans les locaux de l'OEB.

Comment des membres du public peuvent-ils assister à une procédure orale tenue par visioconférence ?

Les membres du public peuvent suivre une procédure orale en demandant à l’OEB les identifiants nécessaires pour se connecter à la visioconférence.

Une requête à cet effet doit être présentée à l'OEB par courrier électronique à l'adresse support@epo.org au moins trois jours ouvrables avant la date indiquée dans la citation à la procédure orale concernée.

Les exigences relatives à ces requêtes et les conditions de participation à distance à une procédure orale tenue sous forme de visioconférence sont publiées sur le site Internet de l’OEB (cf. https://www.epo.org/applying/online-services/proceedings/public-access_fr.html).

Est-il possible d’empêcher les membres du public d’interrompre la procédure ou d’intervenir dans celle-ci ?

La participation des membres du public est limitée à l'écoute du son transmis, et au visionnement des images diffusées, lors de la visioconférence. Il leur est interdit d'allumer leur micro ou leur caméra, à moins que le(la) président(e) de la division ne le leur demande. Il leur est également interdit de prendre la parole ou d'intervenir d'une autre manière au cours de la visioconférence, à moins d'y être expressément invités par le(la) président(e) de la division.

Toute violation par un membre du public de ces conditions peut entraîner son exclusion de la procédure orale. Le(la) président(e) de la division peut demander au membre du public de quitter la visioconférence et de se déconnecter s'il(si elle) estime que les conditions ci-dessus ont été(sont) enfreintes d'une manière qui compromet le déroulement efficace de la procédure orale ou qui porte indûment préjudice aux droits des autres participants à la procédure orale, ou encore si des motifs sérieux l'exigent.

Le projet pilote examinera quelles sont les possibilités techniques disponibles pour s’assurer que les membres du public ne puissent pas intervenir pendant la procédure. Comme dans les procédures orales présentielles, il appartient au (à la) président(e) de veiller au bon déroulement de la procédure orale.

Comment empêchera-t-on les membres du public d’enregistrer les procédures orales ?

Au cours des procédures orales visées à l'article 116 CBE, seuls les agents de l'OEB ont le droit d'introduire dans la salle d'audience des appareils d'enregistrement du son, de quelque nature que ce soit (voir le Communiqué des Vice-Présidents chargés des directions générales 2 et 3, en date du 25 février 1986, JO OEB 1986, 63). Il en va de même pour les enregistrements vidéo (voir le point 8 du Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 1er avril 2020, relatif à la tenue de procédures orales et d'entretiens sous forme de visioconférence, qui interdit la réalisation ou la retransmission de tout enregistrement visuel ou sonore d'une quelconque partie de la procédure). Les parties tout comme le public sont tenus de respecter ces règles. Cette interdiction implique qu’il n’existe pas de moyen légal d’enregistrer la procédure orale et que, par conséquent, il ne doit être fait usage d’aucun enregistrement, quel qu’il soit.

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