FAQ – Dépôt en ligne 2.0

Mise hors service du dépôt en ligne (CMS)

Quand le CMS sera-t-il mis hors service ?

La mise hors service du CMS prendra effet le 1er janvier 2022.

Quels services pourrai-je utiliser pour déposer des demandes de brevet en ligne après la mise hors service du CMS ?

À partir du 1er janvier 2022, vous pourrez utiliser le dépôt en ligne 2.0 (qui remplacera le CMS), le dépôt en ligne (OLF) et le dépôt par formulaire en ligne. Le service ePCT vous permettra de déposer des demandes de brevet internationales au titre du PCT ainsi que des documents relatifs à ce type de demandes.

Aurai-je toujours accès au CMS après sa mise hors service ?

À partir du 1er janvier 2022, il ne sera plus possible d’accéder au CMS qui sera supprimé du site Internet de l’OEB.

Aurai-je encore accès aux données enregistrées dans le CMS après le 31 décembre 2021 ?

Non. Nous vous recommandons vivement de transférer les données qui vous intéressent avant la fin de la période de transition.

Mes données enregistrées dans le CMS seront-elles automatiquement transférées vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Non, mais les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés pourront transférer les données. Voir les points suivants.

Le carnet d’adresses enregistré dans le CMS sera-t-il transféré automatiquement vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Non, mais les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés peuvent exporter le carnet d’adresses du CMS et l’importer dans le dépôt en ligne 2.0.

Comment puis-je transférer mon carnet d’adresses du CMS vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Ouvrez le CMS et exportez votre carnet d’adresses au format UTF-8. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0 et dans l’onglet Administration, sélectionnez Carnet d’adresses puis cliquez sur Importer.

Les en-têtes des colonnes du carnet d’adresses du CMS que vous souhaitez importer dans le dépôt en ligne 2.0 doivent être en langue anglaise. Pour éviter des manipulations manuelles après la migration, nous vous conseillons de sélectionner l’anglais en tant que langue de l’interface utilisateur du CMS avant d’exporter le carnet d’adresses. La langue d’exportation n’a aucune incidence sur le contenu du carnet d’adresses : une fois l’importation dans le dépôt en ligne 2.0 réalisée, les pays sont affichés dans la langue de l’interface utilisateur sélectionnée pour le dépôt en ligne 2.0 (français, allemand ou anglais).

Après l’exportation, vous pouvez modifier à nouveau la langue de l’interface utilisateur du CMS pour choisir le français ou l’allemand.

Puis-je importer mes demandes envoyées dans le dépôt en ligne 2.0 afin de recréer une archive ?

Le dépôt en ligne 2.0 n’autorise pas l’importation de demandes envoyées, y compris de paquets de pièces à déposer et d’accusés de réception. Il est uniquement possible de les exporter du CMS vers votre ordinateur. Par contre, vous pouvez transférer des pièces à déposer au statut de "Projet" du CMS vers le dépôt en ligne 2.0.

Comment puis-je transférer des pièces à déposer au statut de "Projet" du CMS vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Ouvrez le CMS, sélectionnez la pièce à déposer que vous souhaitez exporter et cliquez sur Exporter. La pièce à déposer est exportée au format ZIP vers votre ordinateur. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0 et dans l’onglet Administration, sélectionnez Importations de pièces à déposer puis cliquez sur Importer une pièce à déposer. Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier ZIP, puis cliquez sur Importer. Votre pièce à déposer est importée avec le statut "Projet" et se trouve dans l’onglet Pièces à déposer.

Puis-je transférer des modèles du nouveau dépôt en ligne (CMS) vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui, vous pouvez transférer des modèles. Dans le CMS, ouvrez sur le modèle que vous souhaitez exporter et cliquez sur "Utiliser le modèle pour une nouvelle demande". Une nouvelle demande est créée avec le statut "Projet" et peut désormais être exportée comme une pièce à déposer. Cliquer sur "Exporter" ; la pièce à déposer est exportée au format ZIP sur votre ordinateur. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0, onglet "Administration", "Importations de pièces à déposer" et cliquez sur "Importer une pièce à déposer". Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier ZIP, puis cliquez sur "Importer". Votre pièce à déposer est importée avec le statut "Projet" et se trouve dans l’onglet "Pièces à déposer". Pour enregistrer cette pièce à déposer en tant que modèle, sélectionnez-la et cliquez sur "Modifier". Une fois la pièce à déposer ouverte, cliquez sur "Enregistrer comme modèle".

J’essaie d’importer mes fichiers exportés du CMS dans le dépôt en ligne 2.0, mais j’obtiens le message d’erreur suivant : "Le système ne peut pas importer la demande". Pourquoi ?

Vous pouvez exporter jusqu’à 25 demandes du CMS ; le système créera un fichier ZIP qui contiendra les 25 demandes au format ZIP. Le dépôt en ligne 2.0 ne prend pas en charge l’importation de grands fichiers, ce qui signifie que vous devrez importer l’ensemble des 25 fichiers ZIP individuellement, un par un.

Comment puis-je m'inscrire au dépôt en ligne 2.0 ?

Si vous êtes inscrit en tant qu’utilisateur du CMS, vous avez accès au dépôt en ligne 2.0 en mode de démonstration. Si vous êtes un administrateur du CMS, vous êtes automatiquement défini comme administrateur du dépôt en ligne 2.0 et pouvez alors accéder à son environnement de démonstration et de production.

Si vous n’êtes pas un administrateur du CMS et que vous souhaitiez accéder à l’environnement de production du dépôt en ligne 2.0, vous devez contacter l’administrateur de votre organisation.

Si vous n’avez jamais utilisé le CMS, remplissez et envoyez le formulaire d’inscription. Nous traiterons votre demande et vous informerons quand vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0.

Une fois inscrit(e), quand pourrai-je commencer à utiliser le logiciel ?

Vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0 le premier jour ouvrable suivant la réception, par e-mail, de notre confirmation.

Si je ne trouve pas les informations dont j’ai besoin dans le guide d’utilisation et les FAQ, où puis-je chercher ?

Si vous avez besoin d’aide, utilisez notre formulaire de contact (sélectionnez la rubrique Services en ligne / recherche de brevets et le sujet Dépôt en ligne 2.0).

Le système est-il documenté formellement ? Quelles documentations sont à la disposition des utilisateurs ?

Nous mettons à disposition un guide d'utilisation:

Généralités

Qu’est-ce que le dépôt en ligne 2.0 ?

Le dépôt en ligne 2.0 est un nouveau service Internet de l’OEB.

Il permet aux utilisateurs d’une même organisation de travailler conjointement sur leurs demandes et de les déposer.

Que coûte l’utilisation du dépôt en ligne 2.0 ?

Rien. Comme tous les autres outils de dépôt, le dépôt en ligne 2.0 est gratuit.

L’utilisation du dépôt en ligne 2.0 me permet-elle de bénéficier de réduction de taxes ?

Les réductions de taxes en vigueur pour le dépôt sous forme électronique s’appliquent également au dépôt en ligne 2.0.

Où trouver de l’aide ?

Si je ne trouve pas les informations dont j’ai besoin dans le guide d’utilisation et les FAQ, où puis-je chercher ?

Si vous avez besoin d’aide, utilisez notre formulaire de contact (sélectionnez la rubrique Services en ligne / recherche de brevets et le sujet Dépôt en ligne 2.0).

Le système est-il documenté formellement ? Quelles documentations sont à la disposition des utilisateurs ?

Nous mettons à disposition un guide d'utilisation:

Questions courantes concernant le dépôt et l’envoi de documents

Quels formats de documents puis-je déposer à l’aide du dépôt en ligne 2.0 ?

Le dépôt en ligne 2.0 permet de déposer des pièces de la demande au format PDF et DOCX.

Actuellement, des documents DOCX ne peuvent être joints qu'aux formulaires EP 1001 (requête en délivrance d'un brevet européen) et PCT/RO/101 (requête PCT).

Puis-je déposer des documents au format DOCX ?

Le dépôt de documents au format DOCX reste circonscrit à un projet pilote mené dans le cadre du Plan stratégique 2023.

Pour déposer des documents dans ce format, vous devez vous porter volontaire pour participer au projet pilote.

Dépôt courant, utilité et modèles

Dois-je être inscrit(e) au système ePCT pour déposer des demandes PCT auprès de l'OEB ?

Non, ePCT est intégré dans le dépôt en ligne 2.0. Vous pouvez préparer vos projets de requêtes PCT, de pièces produites ultérieurement (PCT-SFD) et de demandes d'examen préliminaire international (PCT Demand) en utilisant ePCT dans le dépôt en ligne 2.0. Pour la signature et l'envoi, vous êtes redirigé(e) vers le dépôt en ligne 2.0.

Quels documents puis-je déposer à l’aide du dépôt en ligne 2.0 ?

Actuellement, le dépôt en ligne 2.0 vous permet de déposer les documents suivants auprès de l’OEB :

  • OEB 1001 (Requête en délivrance d’un brevet européen)
  • OEB 1200 (Entrée dans la phase européenne)
  • OEB 1038 (Lettre d’accompagnement relative à des pièces produites ultérieurement, y compris les documents produits au cours de procédures d’opposition, de limitation / révocation et de recours ainsi que de procédures devant la Grande Chambre de recours visées à la CBE)
  • PCT/IPEA/401 (demande PCT)
  • PCT-SFD (actions ultérieures pour les procédures PCT)
  • PCT/RO/101 (requête PCT)

Puis-je former opposition et/ou recours ?

Oui, mais comme dans le nouveau dépôt en ligne (CMS), vous devez utiliser le formulaire OEB 1038 pour former opposition ou recours.

Des plugiciels nationaux seront-ils inclus ?

Non, il n’est pas prévu d’inclure des plugiciels nationaux dans le dépôt en ligne 2.0.

Une sauvegarde automatique a-t-elle lieu lorsque j’arrête de travailler avec le logiciel pendant un moment ?

Non, cette fonction n’est pas mise en œuvre. À la place, une boîte de dialogue vous signale que le délai d’inactivité est dépassé et vous invite à choisir entre deux options : si vous sélectionnez Poursuivre les modifications, vous verrez apparaître l’écran sur lequel vous avez travaillé en dernier ; si vous sélectionnez Retour à l’accueil, un nouveau message s’affiche, vous demandant de confirmer cette action car, dans ce cas, toute donnée non sauvegardée sera perdue.

Des plugiciels nationaux seront-ils inclus ?

Non, il n’est pas prévu d’inclure des plugiciels nationaux dans le dépôt en ligne 2.0.

Combien de temps les pièces déposées seront-elles disponibles sur le portail ?

Il n’est pas prévu pour le moment de supprimer du portail les pièces déposées.

Je ne peux pas importer le carnet d’adresses (je continue de recevoir un message d’erreur). Que dois-je faire ?

Ce bug est connu et nous nous efforçons de le résoudre.

Lors du dépôt d’un formulaire PCT/RO/101, le modèle ePCT s’ouvre. Cela est-il nouveau ?

Oui. Un plugiciel PCT/RO/101 n’a pas été développé pour le dépôt en ligne 2.0. Par conséquent, chaque fois que vous sélectionnerez un formulaire PCT, le modèle ePCT s’ouvrira. Vous remplirez votre formulaire dans l’environnement ePCT, mais le signerez et l’enverrez dans le dépôt en ligne 2.0.

Je ne peux pas joindre de documents PDF contenant des pages en orientation paysage en utilisant le modèle ePCT. Pourquoi ?

L’OMPI exige que les pages soient en orientation portrait, et non en orientation paysage. Par conséquent, il n’est pas possible de joindre des documents contenant des pages en orientation paysage dans ePCT.

Au moment de remplir le formulaire de requête PCT, il arrive parfois qu'une entrée du carnet d'adresses ne figure pas parmi les sélections possibles. Comment cela se fait-il ?

Pour les demandes PCT, le champ de l'adresse électronique est un champ obligatoire. Si vous avez enregistré une entrée dans le carnet d'adresses à l'aide du dépôt en ligne 2.0 sans saisir d'adresse électronique valable, cette entrée ne figurera pas parmi les sélections possibles au moment de remplir le formulaire de requête PCT. Pour que cette entrée du carnet d'adresses soit disponible, vous devez mettre à jour le champ de l'adresse électronique dans le carnet d'adresses.

Je souhaite importer des projets de demande de mon système de gestion des brevets dans le dépôt en ligne 2.0. Comment dois-je structurer mon fichier pour pouvoir effectuer cette importation ?

Vous pouvez importer les formulaires suivants dans le dépôt en ligne 2.0 : EP 1001, EP 1200 et EP 1038. Les conditions requises pour l’importation dans le dépôt en ligne 2.0 sont essentiellement les mêmes que celles pour le dépôt en ligne – cf. ce manuel technique.

Ce manuel spécifie les versions DTD auxquelles vos fichiers doivent se référer. Même si une certaine compatibilité descendante est prise en charge, nous vous conseillons vivement de vous référer aux versions indiquées dans le manuel.

J’ai essayé d’importer un projet de demande du dépôt en ligne dans le dépôt en ligne 2.0 mais cette tentative a échoué. Que dois-je faire ?

  • Avant l’exportation : faites passer le projet de demande au statut Prête à être signée – cela déclenchera la création de la demande et de la feuille de taxes au format PDF. Exportez ensuite la demande du dépôt en ligne et importez-la dans le dépôt en ligne 2.0, où vous pouvez alors modifier son statut en la faisant passer de Prête à être signée à Projet. Une fois que les documents contenus dans le paquet de téléchargement sont disponibles au format PDF, ils ne disparaîtront pas lors du changement de statut.

ou (cette approche est plus technique et requiert la capacité de "lire" correctement les fichiers .xml.)

  • Après avoir exporté le projet de demande du dépôt en ligne, supprimez les références au formulaire de demande et à la feuille de taxes dans le fichier .xml. Puis importez la demande dans le dépôt en ligne 2.0.

Je souhaite importer des demandes de mon système de gestion des brevets dans le dépôt en ligne 2.0. Quelle structure de fichiers dois-je utiliser à cet effet ?

Vous pouvez importer des ensembles de demandes dans le dépôt en ligne 2.0 si celles-ci sont structurées conformément aux directives d’importation des données dans le dépôt en ligne de l’OEB. Ces directives spécifient les définitions de type de document (DTD) que nous prenons en charge. Bien qu’une certaine compatibilité descendante soit prise en charge, nous vous recommandons fortement d’utiliser les toutes dernières DTD.

Importer une demande du dépôt en ligne dans le dépôt en ligne 2.0

  • Avant l’exportation, faites passer le projet de demande au statut Prête à être signée – cela déclenchera la création de la demande et de la feuille de taxes au format PDF. Exportez ensuite la demande et importez-la dans le dépôt en ligne 2.0.

    Vous pouvez alors modifier son statut en la faisant passer de Prête à être signée à Projet. Une fois que les documents sont disponibles au format PDF, ils ne disparaîtront pas même en cas de changement de statut.

ou (Remarque : cette méthode exige de votre part d’éditer XML)

  • Après avoir exporté le projet de demande, supprimez les références au formulaire de demande et à la feuille de taxes dans le fichier XML avant l’importation.

Mises à jour

Dois-je effectuer une action lorsque lorsqu’une mise à jour du logiciel est nécessaire ?

Non. Le logiciel est basé sur le web et toute mise à jour est effectuée par l’OEB. Vous disposerez ensuite de la toute dernière version.

Administration

Les droits d’administrateur me permettront-ils de mettre à jour les droits d’accès de plusieurs utilisateurs en même temps ?

Oui, il est possible de mettre à jour plusieurs utilisateurs en même temps.

Comment puis-je obtenir des droits d'accès aux formulaires disponibles dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Si votre carte à puce n'est pas associée à des droits d'administration, veuillez contacter l'administrateur du dépôt en ligne 2.0 dans votre organisation. Cet administrateur peut vous donner accès aux formulaires et vous autoriser à effectuer différentes actions.

Qui est l'administrateur du dépôt en ligne 2.0 ?

La première personne de votre organisation à s'inscrire pour utiliser le dépôt en ligne 2.0 est automatiquement désignée administrateur.

L'administrateur du dépôt en ligne 2.0 pourra-t-il m'ajouter en tant qu'utilisateur sur le portail ?

Oui, si votre carte à puce est déjà activée. Sinon, il vous faudra remplir le formulaire d'inscription.

Inscription d'utilisateur

Comment puis-je m'inscrire au dépôt en ligne 2.0 ?

Si vous êtes inscrit en tant qu’utilisateur du CMS, vous avez accès au dépôt en ligne 2.0 en mode de démonstration. Si vous êtes un administrateur du CMS, vous êtes automatiquement défini comme administrateur du dépôt en ligne 2.0 et pouvez alors accéder à son environnement de démonstration et de production.

Si vous n’êtes pas un administrateur du CMS et que vous souhaitiez accéder à l’environnement de production du dépôt en ligne 2.0, vous devez contacter l’administrateur de votre organisation.

Si vous n’avez jamais utilisé le CMS, remplissez et envoyez le formulaire d’inscription. Nous traiterons votre demande et vous informerons quand vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0.

Une fois inscrit(e), quand pourrai-je commencer à utiliser le logiciel ?

Vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0 le premier jour ouvrable suivant la réception, par e-mail, de notre confirmation.

Puis-je inscrire des collègues au dépôt en ligne 2.0 ?

Si vous disposez de droits d'administration, vous pouvez inscrire toute personne de votre organisation, à condition qu'elle détienne une carte à puce activée.

Pour ajouter de nouveaux utilisateurs à votre organisation dans le portail du dépôt en ligne 2.0, cliquez sur l'onglet Administration, puis sélectionnez Droits d'accès / autorisations.

J'utilise actuellement le dépôt en ligne et souhaiterais commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0. Comment dois-je procéder ?

Pour commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0, il vous suffit de remplir le formulaire d'inscription. Nous nous chargerons de son traitement et vous informerons quand vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0.

Inscription d'utilisateur

Puis-je attribuer des privilèges spécifiques à un ou plusieurs utilisateurs dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui, vous pouvez, à condition que des droits d'administration soient associés à votre carte à puce. Il est ainsi possible de gérer les profils d'utilisateur dans l'onglet Administration, sous Droits d'accès / autorisations

Comment puis-je attribuer des droits relatifs aux formulaires disponibles pour les utilisateurs dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Sélectionnez un utilisateur, cliquez sur Modifier les droits puis sur l'icône + située à droite de l'écran pour développer le menu. Sélectionnez ensuite les formulaires concernés et les actions souhaitées pour chaque formulaire (préparation, signature, envoi).

Contrôle d'accès et cartes à puce

Comment puis-je accéder au dépôt en ligne 2.0 ?

L'accès au mode de démonstration de l'outil permet de découvrir l'application et de vous entraîner à l'utiliser. Il est automatiquement accordé à tous les utilisateurs inscrits au CMS (aussi bien les utilisateurs standard que les administrateurs).

L'accès au dépôt en ligne 2.0 vous permet de déposer des pièces auprès de l'Office européen des brevets ou d'effectuer toute action liée à ces pièces. Cet accès est automatiquement accordé aux administrateurs CMS. Par ailleurs, les administrateurs CMS ont automatiquement le statut d'administrateur dans le dépôt en ligne 2.0. Si vous avez le statut d'utilisateur standard avec accès à la version de démonstration et devez désormais accéder au dépôt en ligne 2.0, nous vous invitons à contacter l'administrateur du dépôt en ligne 2.0 de votre organisation.

Si vous n'avez jamais utilisé le CMS, vous pouvez demander l'accès au dépôt en ligne 2.0 en remplissant ce formulaire.

Ai-je besoin d'une carte à puce pour préparer et déposer des demandes de brevet au moyen du dépôt en ligne 2.0 ?

Oui. Pour pouvoir utiliser le dépôt en ligne 2.0, vous devez être connecté(e) en permanence à l'aide d'une carte à puce, y compris durant le processus de signature.

Comment m'assurer que mon lecteur de carte à puce est correctement installé et que ma carte à puce est reconnue par mon ordinateur ?

Quand vous ouvrez le module Utility de cryptovision, le Token label et le Token ID de votre carte s'affichent. Cela confirme que votre lecteur de carte à puce fonctionne correctement.

Que sont les certificats logiciels et sont-ils acceptés par l'OEB ?

Un certificat logiciel est un fichier qui contient des certificats similaires à ceux qui figurent sur la carte à puce, mais qui ne sont pas stockés sur la puce ni sécurisés par elle. Pour l'instant, l'OEB n'accepte pas de demandes signées ou envoyées à l'OEB au moyen de certificats logiciels via les outils de dépôt de l'OEB. Il est toutefois possible d'envoyer un formulaire PCT/RO/101 préparé au moyen d'ePCT et déposé au moyen d'un certificat établi par l'OMPI.

Si j'entre un code PIN incorrect plus de trois fois de suite, comment puis-je débloquer ma carte à puce ?

Vous devez nous contacter.

Je ne peux pas accéder au dépôt en ligne 2.0. Que dois-je faire ?

Le site Internet n'est pas accessible ou le site Internet n'est pas disponible

Si vous ne pouvez pas accéder au dépôt en ligne 2.0 et que vous recevez le message d’erreur le site Internet n’est pas accessible ou le site Internet n’est pas disponible, cela signifie que votre organisation a mis en place des politiques de filtrage qui bloquent l'URL du dépôt en ligne 2.0. Veuillez contactez votre administrateur informatique afin d’inscrire sur la liste blanche les adresses https://filing.epo.org/dashboard ET https://filing-demo.epo.org/dashboard

Exigences techniques et questions concernant le logiciel/matériel

De quel équipement ai-je besoin pour déposer des documents au moyen du dépôt en ligne 2.0 ?

Pour déposer des documents via le dépôt en ligne 2.0, vous avez besoin d'un ordinateur disposant d'un port USB pour le lecteur de carte à puce et remplissant les conditions pour les pilotes logiciels du lecteur, ainsi que d'un navigateur Internet.

Avec quels navigateurs le dépôt en ligne 2.0 est-il compatible ?

Le dépôt en ligne 2.0 est compatible avec les navigateurs suivants :

  • Google Chrome, version 61.0 ou ultérieure
  • Mozilla Firefox, version 56.0 ou ultérieure
  • Edge, version 84 ou ultérieure

Dois-je installer des logiciels supplémentaires sur mon ordinateur pour pouvoir utiliser le dépôt en ligne 2.0 ?

En tant qu'application Web, ce service n'exige pas que les utilisateurs installent d'applications sur leur ordinateur en dehors du pilote du lecteur de carte à puce cryptovision. Le logiciel cryptovision doit être installé sur chaque ordinateur sur lequel un lecteur de carte à puce est utilisé.

Où puis-je obtenir le logiciel cryptovision ?

Vous trouverez un lien permettant de télécharger le logiciel cryptovision dans la brochure qui accompagne votre code PIN. Vous pouvez également nous contacter.

Quelles sont les versions d'Adobe Acrobat Reader prises en charge dans le dépôt en ligne 2.0 ?

La version 11 ou supérieure d'Adobe Acrobat Reader doit être installée sur l'ordinateur sur lequel le dépôt en ligne 2.0 est utilisé, à l'exclusion de tout autre lecteur PDF ou toute autre version d'Acrobat.

Puis-je utiliser le dépôt en ligne 2.0 sans être en ligne ?

Non, le dépôt en ligne 2.0 ne peut être utilisé qu'en ligne.

Signature numérique

Quelles sont les exigences en matière de signature dans le dépôt en ligne 2.0 ?

La signature de documents déposés via le dépôt en ligne 2.0 peut revêtir la forme d'une signature en fac-similé ou d'une signature alphanumérique. Par exemple : /Paul Durand/

Puis-je signer des demandes à l'aide d'un certificat logiciel ?

Actuellement, l'OEB n'accepte pas de demandes signées ou envoyées à l'aide de certificats logiciels. Ceci inclut également les demandes déposées au moyen du dépôt en ligne 2.0.

Comment puis-je appliquer une signature dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Pour appliquer une signature, vous devez sélectionner une pièce à déposer ayant le statut Prête à signer. Après avoir examiné la pièce, vous pouvez appliquer une signature en sélectionnant le signataire, puis en cliquant sur Ajouter une signature.

Sécurité

Quelles directives et normes de sécurité s'appliquent au dépôt en ligne 2.0 ?

L'OEB a développé des directives et des normes en matière de sécurité de l'information qui sont conformes à la norme ISO 27001:2013. Nous vérifions la conformité du dépôt en ligne 2.0 avec ces directives avant la sortie de chaque nouvelle version majeure.

Le dépôt en ligne 2.0 est-il contrôlé régulièrement pour détecter d'éventuelles lacunes de sécurité ?

Oui, l'OEB intègre des mesures et des tests de sécurité dans le processus de développement de l'application, aussi bien en interne que dans le cadre de la collaboration avec des tiers agréés.

Le système a-t-il accès aux données et aux informations de ma société, ou demande-t-il l'accès à de telles données et informations ?

Le système de dépôt en ligne 2.0 est une application basée sur le Web qui ne nécessite pas l'accès à des sources d'information externes. Les seules informations qui sont traitées par l'OEB sont celles qui ont été saisies et chargées par l'utilisateur.

Le système enregistre-t-il des informations localement ? Quelles informations sont enregistrées et comment sont-elles protégées contre un accès non autorisé ?

Le dépôt en ligne 2.0 est une application Internet. Autrement dit, seuls des cookies sont enregistrés localement. Ceux-ci contiennent uniquement des informations contextuelles utilisées, conformément aux normes de développement Web, pour améliorer l'expérience de l'utilisateur.

Comment les mots de passe et les clés cryptographiques sont-ils protégés dans le logiciel ?

Grâce à l'utilisation de cartes à puce, les données d'identification des utilisateurs sont protégées dans les cartes elles-mêmes et, par conséquent, seules les clés publiques sont stockées dans le système.

Quelles activités peuvent être journalisées par le système ? Comment l'accès aux fichiers journaux et aux pistes de vérification est-il restreint ?

Les fichiers journaux sont créés conformément aux mesures de sécurité de l'OEB. Les opérations réalisées par l'utilisateur et les informations chargées dans le système sont surveillées minutieusement du point de vue de la sécurité (attaques DDoS, logiciels malveillants, etc...), mais les fichiers journaux n'enregistrent toutefois pas de données utilisateur. L'accès aux fichiers journaux est limité aux agents autorisés du service de sécurité de l'information de l'OEB, sous l'autorité du Chief Information Security Officer, et soumis aux recommandations et aux conseils du responsable de la protection des données.

Conversion

Comment puis-je convertir mes documents en pièces jointes au format PDF pour le Dépôt en ligne 2.0 ?

Dans le document, allez sous Fichier => Imprimer et sélectionnez le Convertisseur PDF Amyuni dans la liste d’imprimantes, puis validez en cliquant sur OK. Vous devrez donner un nom au fichier PDF résultant de la conversion. Le convertisseur PDF Amyuni est installé comme une imprimante normale et peut convertir des données de n’importe quel logiciel en données imprimables.

Vous pouvez aussi utiliser n’importe quel autre convertisseur PDF dès l’instant où les fichiers PDF qui en résultent sont conformes aux normes de l’annexe F. L’utilisation du convertisseur PDF Amyuni vous garantit dans tous les cas la conformité de vos documents à l’annexe F.

Qu’est-ce que l’archive de pré-conversion dans le Dépôt en ligne 2.0 ?

Dans l’archive de pré-conversion, vous pouvez ajouter dans un fichier .zip les documents (description, revendications, abrégé, dessins) dans leur format d’origine (p.ex. MS Word) que vous avez joints à votre demande en PDF ou XML.

Pourriez-vous me fournir le lien à la nouvelle version du convertisseur PDF Amyuni ?

La nouvelle version 5.0.1.3 du convertisseur PDF Amyuni est protégée par un mot de passe. Pour obtenir celui-ci, veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB.

DOCX

Puis-je bénéficier d’une réduction de taxes en déposant des documents au format DOCX ?

Non, le dépôt de documents DOCX ne permet pas de bénéficier d’une réduction de taxes.

La réduction (supplémentaire) de la taxe de dépôt (et de quelques autres taxes) pour le dépôt de documents DOCX a été supprimée.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez le Journal Officiel de l’OEB, p. ex. JO OEB 2019, A6.

Comment les documents DOCX sont-ils traités par l’OEB ?

Une fois les pièces de la demande déposées au format DOCX, l’OEB les transformera en format XML ST.36 en vue d’un traitement ultérieur. Si l’exemplaire XML ST.36 de l’OEB présente des erreurs, des incohérences ou des omissions, la divulgation initiale au format DOCX sera consultée. Si des doutes ou des incohérences persistent en dépit de la consultation du fichier DOCX, la copie de sauvegarde au format PDF - sous réserve qu’elle ait été déposée - peut être consultée à des fins de contrôle. Il est important de noter, cependant, qu’une copie de sauvegarde au format PDF ne peut jamais être utilisée pour remplacer la version DOCX. Les pièces de la demande au format DOCX ainsi que la copie de sauvegarde au format PDF seront mises à disposition pour l’inspection des dossiers conformément à l’article 128 CBE.

Si je dépose des documents au format DOCX, ils constitueront les documents originaux dans le dépôt en ligne 2.0. Mais, que verra l’examinateur en interne ?

Le document DOCX sera converti par l’OEB en un fichier PDF qui sera alors le format visible par l’examinateur.

Si je dépose uniquement des documents DOCX, qu’est-ce que l’OEB fournit à l’examinateur et au Registre ?

Une fois les pièces de la demande déposées au format DOCX, l’OEB les transformera en format XML ST.36 en vue d’un traitement ultérieur. Si l’exemplaire XML ST.36 de l’OEB présente des erreurs, des incohérences ou des omissions, la divulgation initiale au format DOCX sera consultée. Si des doutes ou des incohérences persistent en dépit de la consultation du fichier DOCX, la copie de sauvegarde au format PDF - sous réserve qu’elle ait été déposée - peut être consultée à des fins de contrôle. Il est important de noter, cependant, qu’une copie de sauvegarde au format PDF ne peut jamais être utilisée pour remplacer la version DOCX. Les pièces de la demande au format DOCX ainsi que la copie de sauvegarde au format PDF seront mises à disposition pour l’inspection des dossiers conformément à l’article 128 CBE.

Je ne vois pas les documents fournis lors du dépôt, alors que cela était possible dans le pilote DOCX précédent. Pourquoi cette option n’est-elle plus disponible ?

Vous pouvez voir les documents DOCX fournis dans l’ensemble des pièces déposées.

Le dépôt d’un abrégé semble être obligatoire au format DOCX. Pourquoi en est-il ainsi alors que ce n’est pas une obligation légale ?

Actuellement, seuls des ensembles complets de pièces de la demande peuvent être déposés. Pour de plus amples informations, consultez JO OEB 2020, A44.

Lorsque j’essaie de joindre un document au format DOCX, je reçois un message d’erreur. Quels standards un document DOCX doit-il satisfaire ?

Veuillez consulter à ce sujet la section Dépôt au format DOCX à l’OEB.

Y a-t-il un modèle représentatif des exigences que doit satisfaire un document DOCX ?

Nous vous suggérons d’utiliser celui de l’OMPI :

Quelle est la logique sous-jacente à la conversion de documents en un PDF et au dépôt consécutif de ce PDF. Comment cela fonctionnerait-il dans la pratique (il pourrait alors y avoir trois versions d’un document : DOCX, le document PDF converti par l’OEB et ma copie de sauvegarde PDF) ?

Si vous le souhaitez, vous pouvez déposer sous forme de fichier PDF une copie de sauvegarde des pièces de la demande déposées au format DOCX. La seule condition est que vous les remettiez au format PDF et DOCX en un seul dépôt. Les documents déposés au format DOCX constituent les documents déposés initialement. Ceci est particulièrement important lors du dépôt d’une demande. Les pièces de la demande déposées au format DOCX constituent le contenu de la demande telle qu’elle a été déposée au sens de l’article 123(2) CBE. Une copie de sauvegarde au format PDF peut servir de preuve de ce que vous aviez l’intention de déposer (p. ex. dans le cas d’une demande de rectification en vertu de la règle 139 CBE).

Migration

Comment puis-je transférer mon carnet d’adresses du CMS vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Ouvrez le CMS et exportez votre carnet d’adresses au format UTF-8. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0 et dans l’onglet Administration, sélectionnez Carnet d’adresses puis cliquez sur Importer.

Les en-têtes des colonnes du carnet d’adresses du CMS que vous souhaitez importer dans le dépôt en ligne 2.0 doivent être en langue anglaise. Pour éviter des manipulations manuelles après la migration, nous vous conseillons de sélectionner l’anglais en tant que langue de l’interface utilisateur du CMS avant d’exporter le carnet d’adresses. La langue d’exportation n’a aucune incidence sur le contenu du carnet d’adresses : une fois l’importation dans le dépôt en ligne 2.0 réalisée, les pays sont affichés dans la langue de l’interface utilisateur sélectionnée pour le dépôt en ligne 2.0 (français, allemand ou anglais).

Après l’exportation, vous pouvez modifier à nouveau la langue de l’interface utilisateur du CMS pour choisir le français ou l’allemand.

Comment puis-je transférer des pièces à déposer au statut de "Projet" du CMS vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Ouvrez le CMS, sélectionnez la pièce à déposer que vous souhaitez exporter et cliquez sur Exporter. La pièce à déposer est exportée au format ZIP vers votre ordinateur. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0 et dans l’onglet Administration, sélectionnez Importations de pièces à déposer puis cliquez sur Importer une pièce à déposer. Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier ZIP, puis cliquez sur Importer. Votre pièce à déposer est importée avec le statut "Projet" et se trouve dans l’onglet Pièces à déposer.

Puis-je transférer des modèles du nouveau dépôt en ligne (CMS) vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui, vous pouvez transférer des modèles. Dans le CMS, ouvrez sur le modèle que vous souhaitez exporter et cliquez sur "Utiliser le modèle pour une nouvelle demande". Une nouvelle demande est créée avec le statut "Projet" et peut désormais être exportée comme une pièce à déposer. Cliquer sur "Exporter" ; la pièce à déposer est exportée au format ZIP sur votre ordinateur. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0, onglet "Administration", "Importations de pièces à déposer" et cliquez sur "Importer une pièce à déposer". Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier ZIP, puis cliquez sur "Importer". Votre pièce à déposer est importée avec le statut "Projet" et se trouve dans l’onglet "Pièces à déposer". Pour enregistrer cette pièce à déposer en tant que modèle, sélectionnez-la et cliquez sur "Modifier". Une fois la pièce à déposer ouverte, cliquez sur "Enregistrer comme modèle".

Puis-je transférer mon carnet d'adresses du dépôt en ligne vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui, vous pouvez exporter votre carnet d'adresses à partir du dépôt en ligne. Tout d'abord, enregistrez-le au format XLS sur votre ordinateur puis importez-le dans le dépôt en ligne 2.0 via l'onglet Administration. Sélectionnez Carnet d'adresses puis Importer.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le chapitre 15 du guide d'utilisation.

Puis-je transférer des pièces à déposer vers le dépôt en ligne 2.0 ?

En principe, toutes les pièces à déposer peuvent être transférées. Les pièces importées, quel que soit leur statut, seront enregistrées sous Pièces à déposer mais seulement en tant que projets. Autrement dit, les demandes et les pièces déposées via le dépôt en ligne seront réinitialisées au statut de "projet".

 

Comment puis-je importer des demandes du dépôt en ligne vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Après avoir exporté la demande à partir du dépôt en ligne, ouvrez l'onglet Administration du dépôt en ligne 2.0, sélectionnez Importations de pièces à déposer, puis Importer une pièce à déposer. Vous trouverez la pièce importée au statut de "projet" sous Pièces à déposer. Après l'avoir ouverte, vous pouvez lui affecter le statut souhaité, la déplacer dans un répertoire ou l'enregistrer comme modèle.

Puis-je transférer des modèles du dépôt en ligne vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui. Le modèle exporté à partir du dépôt en ligne sera importé avec le statut de "projet" dans Pièces à déposer. À l'ouverture de la demande, la fonction Enregistrer comme modèle s'affichera.

Quelles demandes peuvent être importées dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Seules les demandes EP peuvent être importées dans le dépôt en ligne 2.0. 

Puis-je importer des demandes PCT dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Il est impossible d'importer des demandes PCT, car ePCT (le logiciel de dépôt de l'OMPI) est intégré dans le dépôt en ligne 2.0. Autrement dit, quand vous préparez un dépôt pour la procédure PCT, vous travaillez dans l'environnement d'ePCT ; vous repassez dans l'environnement du dépôt en ligne 2.0 uniquement pour la signature et l'envoi.

 

Si ma requête se heurte encore à des problèmes en suspens, dois-je m’attendre à une communication par e-mail ou par courrier postal ?

Nous vous incitons vivement à nous fournir une adresse électronique pour nous permettre de vous contacter rapidement. Si vous ne souhaitez pas que votre adresse électronique soit publiée, vous pouvez choisir de rendre vos données non-publiques en ne cochant pas la case correspondante.

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