FAQ – Dépôt en ligne 2.0

Généralités

Qu’est-ce que le dépôt en ligne 2.0 ?

Le dépôt en ligne 2.0 est un nouveau service Internet de l’OEB.

Il permet aux utilisateurs d’une même organisation de travailler conjointement sur leurs demandes et de les déposer.

L’utilisation du dépôt en ligne 2.0 me permet-elle de bénéficier de réduction de taxes ?

Les réductions de taxes en vigueur pour le dépôt sous forme électronique s’appliquent également au dépôt en ligne 2.0.

Questions courantes concernant le dépôt et l’envoi de documents

Quels formats de documents puis-je déposer à l’aide du dépôt en ligne 2.0 ?

Vous pouvez déposer des documents au format PDF. Dans le cadre d'un projet pilote, la requête en délivrance (formulaire OEB 1001), avec la description, les revendications, l'abrégé et les dessins (pièces) d'une demande de brevet européen et, si nécessaire, les traductions de ces pièces, peut être déposée au format DOCX.

Pour plus d'informations, consultez

 

Puis-je déposer des documents au format DOCX ?

Le dépôt de documents au format DOCX reste circonscrit à un projet pilote mené dans le cadre du Plan stratégique 2023.

Pour déposer des documents dans ce format, vous devez vous porter volontaire pour participer au projet pilote.

Dans le sous-onglet "Demande divisionnaire", pourquoi la case "Il est demandé à l'Office qu'une copie …" est-elle automatiquement cochée ?

Dans le sous-onglet Demande divisionnaire de l'onglet Requête du formulaire EP(1001E2K), la case Il est demandé à l'Office qu'une copie … est précochée. Cela permet à l'OEB de verser au dossier de la demande divisionnaire une copie du listage de séquences conforme à la norme, déposé pour la demande antérieure (demande initiale), au format XML et aux seules fins de la recherche (le listage de séquences ne faisant dès lors pas partie de la description) (cf. JO OEB 2021, A97, point 18). Le listage de séquences de la demande antérieure n'est pas versé automatiquement au dossier de la demande divisionnaire si vous déposez un listage de séquences conforme à la norme ST.26 en tant que partie de la description de la demande divisionnaire ou si le listage de séquences disponible dans la demande antérieure n'est pas conforme à la norme ST.26 de l'OMPI.

Si vous ne souhaitez pas que l'OEB ajoute au dossier d'une demande divisionnaire une copie du listage de séquences déposé pour la demande antérieure, vous devez décocher manuellement la case.

Dépôt courant, utilité et modèles

Dois-je être inscrit(e) au système ePCT pour déposer des demandes PCT auprès de l'OEB ?

Non, ePCT est intégré dans le dépôt en ligne 2.0. Vous pouvez préparer vos projets de requêtes PCT, de pièces produites ultérieurement (PCT-SFD) et de demandes d'examen préliminaire international (PCT Demand) en utilisant ePCT dans le dépôt en ligne 2.0. Pour la signature et l'envoi, vous êtes redirigé(e) vers le dépôt en ligne 2.0.

Quels documents puis-je déposer à l’aide du dépôt en ligne 2.0 ?

Le dépôt en ligne 2.0 vous permet de déposer les documents suivants :

  • EP 1001 (Requête en délivrance d’un brevet européen)
  • EP 1200 (Entrée dans la phase européenne)
  • EP2300 (Opposition à un brevet européen)
  • EP 1038 (Lettre d’accompagnement relative à des pièces produites ultérieurement, y compris les documents produits au cours de procédures d’opposition, de limitation/révocation et de recours ainsi que de procédures devant la Grande Chambre de recours visées à la CBE)
  • PCT/IPEA/401 (demande PCT)
  • PCT-SFD (actions ultérieures pour les procédures PCT)
  • PCT/RO/101 (requête PCT)
  • UP 7000 (Demande d'effet unitaire) – en mode de démonstration
  • UP 7038 (Brevet européen à effet unitaire – lettre d'accompagnement relative à des pièces produites ultérieurement) – en mode de démonstration

Puis-je former une opposition et/ou un recours à l’aide du dépôt en ligne 2.0 ?

Oui. Pour former une opposition, sélectionnez le rôle "opposant" et le formulaire EP 2300 dans la rubrique Lancer une procédure. Pour former un recours, sélectionnez Exécuter une action dans la procédure de recours.

Des plugiciels nationaux seront-ils inclus ?

Non, il n’est pas prévu d’inclure des plugiciels nationaux dans le dépôt en ligne 2.0.

Une sauvegarde automatique a-t-elle lieu lorsque j’arrête de travailler avec le logiciel pendant un moment ?

Votre travail est automatiquement sauvegardé lorsque vous passez à un autre onglet. Cependant, si une boîte de dialogue s’ouvre, signalant que le délai d’inactivité est dépassé et vous invitant à choisir entre deux options, vous pouvez sélectionner Poursuivre les modifications et vous verrez alors apparaître l’écran sur lequel vous avez travaillé en dernier. Si vous sélectionnez Retour à l’accueil, un nouveau message s’affichera, vous demandant de confirmer cette action et vous avertissant que toute donnée non sauvegardée sera perdue.

Puis-je faire une copie d’un modèle ?

Pour faire une copie d’un modèle, sélectionnez le modèle en question, créez un projet et enregistrez-le comme modèle.

Je ne peux pas importer le carnet d’adresses (je continue de recevoir un message d’erreur). Que dois-je faire ?

(sélectionnez la rubrique : Services en ligne & Recherche de brevets).

 

Je ne peux pas joindre de documents PDF contenant des pages en orientation paysage en utilisant le modèle ePCT. Pourquoi ?

L’OMPI exige que les pages soient en orientation portrait, et non en orientation paysage. Par conséquent, il n’est pas possible de joindre des documents contenant des pages en orientation paysage dans ePCT.

Au moment de remplir le formulaire de requête PCT, une entrée du carnet d'adresses ne figure pas parmi les sélections possibles. À quoi est-ce dû ?

Pour résoudre ce problème, consultez l'entrée concernée du carnet d’adresses et vérifiez qu'elle comporte une adresse électronique.

Je souhaite importer des projets de demande de mon système de gestion des brevets dans le dépôt en ligne 2.0. Comment dois-je structurer mon fichier pour pouvoir effectuer cette importation ?

Vous pouvez importer les formulaires suivants dans le dépôt en ligne 2.0 : EP 1001, EP 1200 et EP 1038. Les conditions requises pour l’importation dans le dépôt en ligne 2.0 sont les mêmes que celles pour le dépôt en ligne – cf. ce manuel technique. Assurez-vous de bien utiliser la toute dernière DTD indiquée dans le manuel.

J’ai essayé d’importer un projet de demande du dépôt en ligne dans le dépôt en ligne 2.0 mais cette tentative a échoué. Que dois-je faire ?

  • Avant l’exportation : faites passer le projet de demande au statut Prête à être signée – cela déclenchera la création de la demande et de la feuille de taxes au format PDF. Exportez ensuite la demande du dépôt en ligne et importez-la dans le dépôt en ligne 2.0, où vous pouvez alors modifier son statut en la faisant passer de Prête à être signée à Projet. Une fois que les documents contenus dans le paquet de téléchargement sont disponibles au format PDF, ils ne disparaîtront pas lors du changement de statut.

ou (cette approche est plus technique et requiert la capacité de "lire" correctement les fichiers .xml.)

  • Après avoir exporté le projet de demande du dépôt en ligne, supprimez les références au formulaire de demande et à la feuille de taxes dans le fichier .xml. Puis importez la demande dans le dépôt en ligne 2.0.

Je souhaite importer des demandes de mon système de gestion des brevets dans le dépôt en ligne 2.0. Quelle structure de fichiers dois-je utiliser à cet effet ?

Vous pouvez importer des ensembles de demandes dans le dépôt en ligne 2.0 si celles-ci sont structurées conformément aux directives d’importation des données dans le dépôt en ligne de l’OEB. Ces directives spécifient les définitions de type de document (DTD) que nous prenons en charge. Bien qu’une certaine compatibilité descendante soit prise en charge, nous vous recommandons fortement d’utiliser les toutes dernières DTD.

Comment importer une demande du dépôt en ligne dans le dépôt en ligne 2.0 ?

  • Avant l’exportation, faites passer le projet de demande au statut Prête à être signée. Cela déclenchera la création de la demande et de la feuille de taxes au format PDF. Exportez ensuite la demande et importez-la dans le dépôt en ligne 2.0.

    Vous pouvez alors modifier son statut en la faisant passer de Prête à être signée à Projet Une fois que les documents sont disponibles au format PDF, ils ne disparaîtront pas même en cas de changement de statut.

Autre méthode (Remarque : cette méthode exige de votre part d’éditer le fichier en XML)

  • Après avoir exporté le projet de demande, supprimez les références au formulaire de demande et à la feuille de taxes dans le fichier XML avant l’importation.

Mises à jour

Devrai-je mettre à jour le dépôt en ligne 2.0 ?

Non. La mise à jour se fera automatiquement. Vous pouvez consulter les dernières notes de version ici.

Administration

Les droits d’administrateur me permettront-ils de mettre à jour les droits d’accès de plusieurs utilisateurs en même temps ?

Oui, il est possible de mettre à jour plusieurs utilisateurs en même temps.

Comment puis-je obtenir des droits d’accès aux formulaires disponibles dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Contactez votre administrateur du dépôt en ligne 2.0 ou votre service d’assistance informatique.

Qui est l'administrateur du dépôt en ligne 2.0 ?

La première personne de votre organisation à s'inscrire pour utiliser le dépôt en ligne 2.0 est automatiquement désignée administrateur.

L'administrateur du dépôt en ligne 2.0 pourra-t-il m'ajouter en tant qu'utilisateur sur le portail ?

Oui, si votre carte à puce est déjà activée. Sinon, il vous faudra remplir le formulaire d'inscription.

Inscription d'utilisateur

Puis-je inscrire des collègues au dépôt en ligne 2.0 ?

Si vous disposez de droits d'administration, vous pouvez inscrire toute personne de votre organisation, à condition qu'elle détienne une carte à puce activée.

Pour ajouter de nouveaux utilisateurs à votre organisation dans le portail du dépôt en ligne 2.0, cliquez sur l'onglet Administration, puis sélectionnez Droits d'accès / autorisations.

J'utilise actuellement le dépôt en ligne et souhaiterais commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0. Comment dois-je procéder ?

Pour commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0, il vous suffit de remplir le formulaire d'inscription. Nous nous chargerons de son traitement et vous informerons quand vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0.

Gestion de compte

Comment puis-je attribuer des droits relatifs aux formulaires disponibles pour les utilisateurs dans le dépôt en ligne 2.0 ?

À condition que des droits d'administration soient associés à votre carte à puce, vous pouvez sélectionner un utilisateur, cliquer sur Modifier les droits et développer le menu grâce à l'icône + située dans la partie droite de l'écran. Sélectionnez ensuite les formulaires concernés et les actions souhaitées pour chaque formulaire (préparation, signature, envoi).

Il convient de noter que les formulaires UNIP pour les utilisateurs individuels peuvent être activés uniquement par l'administrateur en mode de démonstration.

Contrôle d'accès et cartes à puce

Pourquoi n’ai-je pas accès aux formulaires en mode production?

L’accès par défaut, y compris l’accès réservé aux administrateurs, est accordé uniquement pour le mode de démonstration.

L'accès au mode de démonstration de l'outil permet de découvrir l'application et de vous entraîner à l'utiliser. Veuillez contacter l'administrateur de votre entreprise pour le dépôt en ligne 2.0 si vous avez besoin de formulaires en mode de production.

Ai-je besoin d'une carte à puce pour préparer et déposer des demandes de brevet au moyen du dépôt en ligne 2.0 ?

Oui. Pour pouvoir utiliser le dépôt en ligne 2.0, vous devez être connecté(e) en permanence à l'aide d'une carte à puce, y compris durant le processus de signature.

Comment m'assurer que mon lecteur de carte à puce est correctement installé et que ma carte à puce est reconnue par mon ordinateur ?

Quand vous ouvrez le module Utility de cryptovision, le Token label et le Token ID de votre carte s'affichent. Cela confirme que votre lecteur de carte à puce fonctionne correctement.

Si j'entre un code PIN incorrect plus de trois fois de suite, comment puis-je débloquer ma carte à puce ?

Vous devez nous contacter.

Je ne peux pas accéder au dépôt en ligne 2.0. Que dois-je faire ?

Si vous ne pouvez pas accéder au dépôt en ligne 2.0 et que vous recevez le message d’erreur Le site Internet n’est pas accessible ou Le site Internet n’est pas disponible, cela signifie que votre organisation a mis en place des politiques de filtrage qui bloquent l’URL du dépôt en ligne 2.0. Veuillez contactez votre administrateur informatique afin d’inscrire sur la liste blanche les adresses https://filing.epo.org/dashboard ET https://filing-demo.epo.org/dashboard.

Exigences techniques et questions concernant le logiciel/matériel

De quoi ai-je besoin pour déposer des documents au moyen du dépôt en ligne 2.0 ? Pour déposer des documents via le dépôt en ligne 2.0, vous avez besoin d'un ordinateur disposant d'un port USB pour le lecteur de carte à puce et remplissant les conditions pour les pilotes logiciels du lecteur, ainsi que d'un navigateur Internet. Le dépôt en ligne 2.0 n'est pas pris en charge sur les tablettes et les smartphones.

Pour déposer des documents via le dépôt en ligne 2.0, vous avez besoin d'un ordinateur disposant d'un port USB pour le lecteur de carte à puce et remplissant les conditions pour les pilotes logiciels du lecteur, ainsi que d'un navigateur Internet. Le dépôt en ligne 2.0 n'est pas pris en charge sur les tablettes et les smartphones.

Avec quels navigateurs le dépôt en ligne 2.0 est-il compatible ?

Le dépôt en ligne 2.0 est compatible avec les navigateurs suivants :

  • Google Chrome, version 61.0 ou ultérieure
  • Mozilla Firefox, version 56.0 ou ultérieure
  • Edge, version 84 ou ultérieure

d. Où puis-je obtenir le logiciel cryptovision nécessaire pour utiliser le dépôt en ligne 2.0 ?

Vous recevrez un code QR avec le lien permettant de télécharger le logiciel cryptovision dans la brochure qui accompagne votre code PIN. Vous pouvez également nous contacter.

Signature numérique

Quelles sont les exigences en matière de signature dans le dépôt en ligne 2.0 ?

La signature de documents déposés via le dépôt en ligne 2.0 peut revêtir la forme d'une signature en fac-similé ou d'une signature alphanumérique. Par exemple : /Paul Durand/

Comment puis-je appliquer une signature dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Pour appliquer une signature, vous devez sélectionner une pièce à déposer ayant le statut Prête à signer. Après avoir examiné la pièce, vous pouvez appliquer une signature en sélectionnant le signataire, puis en cliquant sur Ajouter une signature.

Sécurité

Quelles directives et normes de sécurité s'appliquent au dépôt en ligne 2.0 ?

L'OEB a développé des directives et des normes en matière de sécurité de l'information qui sont conformes à la norme ISO 27001:2013. Nous vérifions la conformité du dépôt en ligne 2.0 avec ces directives avant la sortie de chaque nouvelle version majeure.

Le dépôt en ligne 2.0 est-il contrôlé régulièrement pour détecter d'éventuelles lacunes de sécurité ?

Oui, l'OEB intègre des mesures et des tests de sécurité dans le processus de développement de l'application, aussi bien en interne que dans le cadre de la collaboration avec des tiers agréés.

Le système a-t-il accès aux données et aux informations de ma société, ou demande-t-il l'accès à de telles données et informations ?

Le système de dépôt en ligne 2.0 est une application basée sur le Web qui ne nécessite pas l'accès à des sources d'information externes. Les seules informations qui sont traitées par l'OEB sont celles qui ont été saisies et chargées par l'utilisateur.

Le système enregistre-t-il des informations localement ? Quelles informations sont enregistrées et comment sont-elles protégées contre un accès non autorisé ?

Le dépôt en ligne 2.0 est une application Internet. Autrement dit, seuls des cookies sont enregistrés localement. Ceux-ci contiennent uniquement des informations contextuelles utilisées, conformément aux normes de développement Web, pour améliorer l'expérience de l'utilisateur.

Comment les mots de passe et les clés cryptographiques sont-ils protégés dans le logiciel ?

Grâce à l'utilisation de cartes à puce, les données d'identification des utilisateurs sont protégées dans les cartes elles-mêmes et, par conséquent, seules les clés publiques sont stockées dans le système.

Quelles activités peuvent être journalisées par le système ? Comment l'accès aux fichiers journaux et aux pistes de vérification est-il restreint ?

Les fichiers journaux sont créés conformément aux mesures de sécurité de l'OEB. Les opérations réalisées par l'utilisateur et les informations chargées dans le système sont surveillées minutieusement du point de vue de la sécurité (attaques DDoS, logiciels malveillants, etc...), mais les fichiers journaux n'enregistrent toutefois pas de données utilisateur. L'accès aux fichiers journaux est limité aux agents autorisés du service de sécurité de l'information de l'OEB, sous l'autorité du Chief Information Security Officer, et soumis aux recommandations et aux conseils du responsable de la protection des données.

La norme de l’annexe F

Qu’est-ce que la norme de l’annexe F ?

La norme de l’annexe F stipule que tous les documents au format PDF doivent répondre aux exigences suivantes :

  • Ils doivent être compatibles avec la version PDF 1.4 d’Adobe
  • Ils doivent contenir du texte non compressé afin de faciliter la recherche
  • Le texte ne doit pas être crypté
  • Ils ne doivent pas contenir d’objets incorporés en OLE
  • Toutes les polices de caractères doivent être intégrées et faire l’objet d’une licence de distribution

La toute dernière version du convertisseur PDF Amyuni est protégée par un mot de passe. Pour obtenir celui-ci, veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB.

Conversion

a. Comment puis-je convertir mes documents en pièces jointes au format PDF pour le dépôt en ligne 2.0 ?

Les fichiers PDF envoyés à l'OEB doivent être conformes à la norme de l'annexe F. Si vous essayez de charger un fichier PDF qui n'est pas conforme à cette norme, vous recevrez un message d'erreur.

Par souci de commodité pour ses utilisateurs, l'OEB fournit gratuitement le convertisseur PDF Amyuni, qui est préconfiguré pour créer des fichiers PDF compatibles avec l'annexe F. La dernière version du convertisseur PDF Amyuni est protégée par un mot de passe. Pour obtenir celui-ci, veuillez contacter le service à la clientèle.

Qu’est-ce que l’archive de pré-conversion dans le Dépôt en ligne 2.0 ?

Dans l’archive de pré-conversion, vous pouvez ajouter dans un fichier .zip les documents (description, revendications, abrégé, dessins) dans leur format d’origine (p.ex. MS Word) que vous avez joints à votre demande en PDF ou XML.

DOCX (projet pilote)

Puis-je bénéficier d’une réduction de taxes en déposant des documents au format DOCX ?

Non, le dépôt de documents DOCX ne permet pas de bénéficier d’une réduction de taxes.

La réduction (supplémentaire) de la taxe de dépôt (et de quelques autres taxes) pour le dépôt de documents DOCX a été supprimée.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez le Journal Officiel de l’OEB, p. ex. JO OEB 2019, A6.

Si je dépose des documents au format DOCX, ils constitueront les documents originaux dans le dépôt en ligne 2.0. Mais, que verra l’examinateur en interne ?

Le document DOCX sera converti par l’OEB en un fichier PDF qui sera alors le format visible par l’examinateur.

Si je dépose uniquement des documents DOCX, qu’est-ce que l’OEB fournit à l’examinateur et au Registre ?

Une fois les pièces de la demande déposées au format DOCX, l’OEB les transformera en format XML ST.36 en vue d’un traitement ultérieur. Si l’exemplaire XML ST.36 de l’OEB présente des erreurs, des incohérences ou des omissions, la divulgation initiale au format DOCX sera consultée. Si des doutes ou des incohérences persistent en dépit de la consultation du fichier DOCX, la copie de sauvegarde au format PDF - sous réserve qu’elle ait été déposée - peut être consultée à des fins de contrôle. Il est important de noter, cependant, qu’une copie de sauvegarde au format PDF ne peut jamais être utilisée pour remplacer la version DOCX. Les pièces de la demande au format DOCX ainsi que la copie de sauvegarde au format PDF seront mises à disposition pour l’inspection des dossiers conformément à l’article 128 CBE.

Je ne vois pas les documents fournis lors du dépôt, alors que cela était possible dans le pilote DOCX précédent. Pourquoi cette option n’est-elle plus disponible ?

Vous pouvez voir les documents DOCX fournis dans l’ensemble des pièces déposées.

Le dépôt d’un abrégé semble être obligatoire au format DOCX. Pourquoi en est-il ainsi alors que ce n’est pas une obligation légale ?

Actuellement, seuls des ensembles complets de pièces de la demande peuvent être déposés. Pour de plus amples informations, consultez JO OEB 2020, A44.

Lorsque j’essaie de joindre un document au format DOCX, je reçois un message d’erreur. Quels standards un document DOCX doit-il satisfaire ?

Veuillez consulter à ce sujet la section Dépôt au format DOCX à l’OEB.

Y a-t-il un modèle représentatif des exigences que doit satisfaire un document DOCX ?

Nous vous suggérons d’utiliser celui de l’OMPI :

Quelle est la logique sous-jacente à la conversion de documents en un PDF et au dépôt consécutif de ce PDF. Comment cela fonctionnerait-il dans la pratique (il pourrait alors y avoir trois versions d’un document : DOCX, le document PDF converti par l’OEB et ma copie de sauvegarde PDF) ?

Si vous le souhaitez, vous pouvez déposer sous forme de fichier PDF une copie de sauvegarde des pièces de la demande déposées au format DOCX. La seule condition est que vous les remettiez au format PDF et DOCX en un seul dépôt. Les documents déposés au format DOCX constituent les documents déposés initialement. Ceci est particulièrement important lors du dépôt d’une demande. Les pièces de la demande déposées au format DOCX constituent le contenu de la demande telle qu’elle a été déposée au sens de l’article 123(2) CBE. Une copie de sauvegarde au format PDF peut servir de preuve de ce que vous aviez l’intention de déposer (p. ex. dans le cas d’une demande de rectification en vertu de la règle 139 CBE).

Migration

Puis-je transférer mon carnet d'adresses du dépôt en ligne vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui, vous pouvez exporter votre carnet d'adresses à partir du dépôt en ligne. Tout d'abord, enregistrez-le au format XLS sur votre ordinateur puis importez-le dans le dépôt en ligne 2.0 via l'onglet Administration. Sélectionnez Carnet d'adresses puis Importer.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le chapitre 15 du guide d'utilisation.

Puis-je transférer des pièces à déposer vers le dépôt en ligne 2.0 ?

En principe, toutes les pièces à déposer peuvent être transférées. Les pièces importées, quel que soit leur statut, seront enregistrées sous Pièces à déposer mais seulement en tant que projets. Autrement dit, les demandes et les pièces déposées via le dépôt en ligne seront réinitialisées au statut de "projet".

 

Comment puis-je importer des demandes du dépôt en ligne vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Après avoir exporté la demande à partir du dépôt en ligne, ouvrez l'onglet Administration du dépôt en ligne 2.0, sélectionnez Importations de pièces à déposer, puis Importer une pièce à déposer. Vous trouverez la pièce importée au statut de "projet" sous Pièces à déposer. Après l'avoir ouverte, vous pouvez lui affecter le statut souhaité, la déplacer dans un répertoire ou l'enregistrer comme modèle.

Puis-je importer des modèles du dépôt en ligne dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui. Le modèle exporté à partir du dépôt en ligne sera importé avec le statut de "projet" dans Pièces à déposer. À l’ouverture de la demande, la fonction Enregistrer comme modèle s’affichera.

Quelles demandes peuvent être importées dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Seules les demandes EP peuvent être importées dans le dépôt en ligne 2.0.

Puis-je importer des demandes PCT dans le dépôt en ligne 2.0 ?

Il est impossible d'importer des demandes PCT, car ePCT (le logiciel de dépôt de l'OMPI) est intégré dans le dépôt en ligne 2.0.

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