Änderungen: Online-Einreichung 2.0 und elektronisches Aktensystem
Auf der Grundlage von Vorschlägen, die im vergangenen Oktober von der SACEPO-Arbeitsgruppe "Regeln" gebilligt wurden, hat der Verwaltungsrat Maßnahmen verabschiedet, die eine Umstellung des EPA auf ein nachhaltigeres Datenspeichermodell ermöglichen. Eine Maßnahme begrenzt die Dauer der Datenspeicherung in der Online-Einreichung 2.0 ab dem 1. April 2026 auf fünf Jahre. Wer die Online-Einreichung 2.0 nutzt, hat daher zwei Jahre Zeit, um Vorkehrungen für die Speicherung oder den Export älterer Datensätze zu treffen. Eine zweite Maßnahme sieht die Löschung überflüssiger elektronischer Kopien von Dokumenten vor, die über einige unserer Einreichungssysteme eingegangen sind. In einer Zeit, in der viele Organisationen ihre Datenspeicherpolitik überprüfen und aktualisieren, dürften sich diese beiden Maßnahmen zusammengenommen sehr positiv auf die Umweltauswirkungen des EPA auswirken. Die Frist für die Datenspeicherung in der Online-Einreichung 2.0 ist in einer heute im Amtsblatt veröffentlichten Mitteilung erläutert. Ein ebenfalls heute veröffentlichter Beschluss des Präsidenten betrifft die Vorschriften für die Anlage, Führung und Aufbewahrung von Akten und ersetzt damit den früheren Beschluss von 2007 über das inzwischen veraltete elektronische Aktensystem PHOENIX.
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