Modifications concernant le dépôt en ligne 2.0 et le système de dossier électronique
Sur la base de propositions soutenues en octobre dernier par le groupe de travail du SACEPO sur le règlement d'exécution, le Conseil d'administration a approuvé des mesures visant rendre le modèle de stockage des données de l'OEB plus durable. L'une de ces mesures fixe la durée de stockage des données dans le dépôt en ligne 2.0 à cinq ans à compter du 1er avril 2026. Les utilisateurs disposent donc de deux ans pour planifier la manière dont ils souhaitent stocker ou exporter les fichiers anciens. Une deuxième mesure consiste à supprimer les copies électroniques superflues de documents reçus via certains de nos systèmes de dépôt. Ces mesures combinées devraient améliorer sensiblement l'impact environnemental de l'OEB, à un moment où de nombreuses organisations réexaminent et actualisent leurs politiques de stockage des données. Cette limitation de la durée de stockage des données dans le dépôt en ligne 2.0 est expliquée dans un communiqué publié aujourd'hui au Journal officiel. Une décision du Président, également publiée aujourd'hui, concerne les règles applicables à la création, à la gestion et à la conservation des dossiers et remplace ainsi la décision précédente de 2007 relative au système de dossier électronique PHOENIX, désormais obsolète.
