2.4
2.6 Niederschrift über eine persönliche oder telefonische Rücksprache

In der Niederschrift über eine persönliche oder telefonische Rücksprache sind die Namen der Teilnehmer anzugeben, die wichtigsten Besprechungsergebnisse zusammenzufassen und etwaige mündlich gestellte Anträge aufzuführen. Die Niederschrift ist vom Prüfer zu unterzeichnen. Bei der persönlichen Rücksprache per E-Mail eingereichte Unterlagen (siehe C-VII, 3), wie neue Ansprüche oder eine geänderte Beschreibung, sind in der Niederschrift aufzuführenbeizufügen und vom Anmelder/Vertreter zu unterzeichnen.

Aus der Niederschrift über persönliche Rücksprachen oder Telefongespräche sollte immer hervorgehen, ob der nächste Schritt vom Anmelder oder vom Prüfer auszugehen hat. Wenn die Niederschrift dann dem Anmelder übermittelt wird, kann dies folgenden Zweck haben:

i)
Zusendung nur zur Unterrichtung; läuft noch eine Frist, sollte sie eingehalten werden; läuft keine Frist mehr, muss der Anmelder nicht tätig werden, 
ii)
Zusendung zur Verlängerung einer laufenden Frist, sodass der Anmelder innerhalb dieser verlängerten Frist antworten muss, oder
iii)
Zusendung zur Setzung einer neuen Frist für eine Erwiderung, sodass der Anmelder innerhalb dieser neuen Frist antworten muss.,
iv)
Zusendung zur Aufhebung einer laufenden Frist oder
v)
Zusendung aufgrund der Entscheidung zur Absage einer angesetzten mündlichen Verhandlung. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn während der Rücksprache eine Einigung über einen gewährbaren Anspruchssatz erzielt werden kann. Die Absage der mündlichen Verhandlung wird dem Anmelder mündlich während der Rücksprache mitgeteilt und in der Niederschrift festgehalten. Es ergeht keine gesonderte Mitteilung über die Absage der mündlichen Verhandlung.

Dient die Rücksprache dazu, Unklarheiten zu beseitigen, Unbestimmtheiten auszuräumen oder die Anmeldung durch Klärung einiger untergeordneter Punkte in eine ordnungsgemäße Form zu bringen, so genügt es in der Regel, wenn der Prüfer in der Niederschrift einen Vermerk über die erörterten Fragen und die erzielten Ergebnisse oder über die vereinbarten Änderungen macht, es sei denn, es wird eine Frist für eine Erwiderung gesetzt (siehe unten).

Sollen durch die Rücksprache schwerwiegendere Probleme ausgeräumt werden, wie Fragen betreffend Neuheit und erfinderische Tätigkeit, Einheitlichkeit oder unzulässige Erweiterung, so ist in der Niederschrift ein ausführlicherer Vermerk über die erörterten Fragen zu machen. Insbesondere sind konkret die erörterten Themen zu nennen sowie vereinbarte Änderungen, etwaige gegensätzliche Ansichten, die Gründe für eine Meinungsänderung und die Schlussfolgerungen anzuführen, wenn diese nicht anderweitig aus der Akte hervorgehen. Insbesondere sollten die Gründe für vom Prüfer gewünschte Änderungen klar angegeben werden.

Die Verwendung von unklaren, mehrdeutigen oder universell anwendbaren Formulierungen in der Niederschrift sollte vermieden werden. Beispielsweise sind Formulierungen wie "Es wurden Änderungen in den Patentansprüchen vorgeschlagen, um den im Recherchenbericht genannten Stand der Technik zu berücksichtigen" für die Öffentlichkeit, andere Mitglieder der Abteilung oder auch den beauftragten Prüfer selbst in späteren Phasen des Verfahrens keine Hilfe. Dasselbe gilt für Schlussfolgerungen, die in verallgemeinerter Form abgefasst sind.

Zur Niederschrift als Erstbescheid im Prüfungsverfahren siehe C‑VII, 2.5.C‑VII, 2.7.

Die Niederschrift über eine persönliche oder telefonische Rücksprache wird (einschließlich aller vom Anmelder oder seinem Vertreter in der Rücksprache vorgelegten Unterlagen) in die Akte aufgenommen, über die Akteneinsicht zur Verfügung gestellt und dem Anmelder oder seinem Vertreter zur Unterrichtung zugeleitet, auch wenn in einem Telefongesprächder Rücksprache lediglich die Uhrzeit/das Datum einer persönlichen vorgeschlagenen Rücksprache geändert/bestätigt/abgesagt wird.

Werden im Rahmen einer telefonischen Rücksprache unmittelbar vor der Fertigstellung der Mitteilung nach Regel 71 (3) Änderungen vereinbart, so kann die Niederschrift jedoch ausnahmsweise in dieser Mitteilung erfolgen, vorausgesetzt, für die Öffentlichkeit bestehen keine Unklarheiten hinsichtlich der Vereinbarungen. Die Änderungen sind dabei möglichst genau zu kennzeichnen.

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