2.6.1 Vorgehen bei der Nutzung des Gemeinsamen Bereichs im Rahmen einer Rücksprache

Wenn der Prüfer beabsichtigt, den Gemeinsamen Bereich für eine Rücksprache zu nutzen, muss er sich zunächst beim Anmelder erkundigen, ob dieser MyEPO nutzt. Ist dies nicht der Fall, kann der Prüfer ihn gegebenenfalls auf die entsprechende Website des EPA verweisen. Anmelder, die MyEPO bisher nicht nutzen, müssen sich Es wäre dann nicht möglich, den Gemeinsamen Bereich während der Rücksprache zu nutzen, es sei denn, der Anmelder registriert sich vor der Rücksprache als Nutzer registrieren, um den Gemeinsamen Bereich während der Rücksprache nutzen zu können. Anmelder können die Nutzung des Gemeinsamen Bereichs ablehnen. In diesem Fall können andere Möglichkeiten zur Bearbeitung von Dokumenten, wie z. B. die Bildschirmfreigabe, genutzt werden.

Vor der Nutzung des Gemeinsamen Bereichs während einer Rücksprache findet somit auf Veranlassung des Prüfers oder des Anmelders eine Kontaktaufnahme statt, bei der ein Rücksprachetermin festgelegt, eine Einigung über die Nutzung des Gemeinsamen Bereichs getroffen und vereinbart wird, wer das zu besprechende Dokument hochlädt. Zur Vorbereitung der Rücksprache können der Anmelder oder der Prüfer ein .docx- oder .pdf-Dokument vorab hochladen und bearbeiten. Damit erübrigt sich die Übermittlung der Änderungsvorschläge per E-Mail im Vorfeld der Rücksprache. Der Anmelder und der Prüfer können und sollten die Benachrichtigungsfunktion im Gemeinsamen Bereich nutzen, um sich gegenseitig zu informieren, wenn ein Dokument dort hochgeladen oder bearbeitet wurdewird, und es wird empfohlen, dass sie diese Funktion beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments nutzen.

Jeder Nutzer, der in MyEPO Zugriffsrechte für die betreffende Anmeldung hat, kann ein gemeinsames Dokument bearbeiten. Wenn das gemeinsame Dokument bereits Änderungen des Anmelders enthält, muss der Prüfer während der Rücksprache nachfragen, ob die geänderten Dokumente als Grundlage für die Rücksprache dienen sollen.

Die Rücksprache kann die gemeinsame Bearbeitung mit dem Ziel einer Einigung beinhalten. Im Falle einer Einigung reagiert der Anmelder in der Regel auf die Niederschrift über die Rücksprache (C‑VII, 2.6.2), indem er die geänderten Anmeldungsunterlagen über die Online-Einreichungstools des EPA offiziell übermittelt. Der Anmelder kann das bearbeitete Dokument aber auch herunterladen und während der Rücksprache per E-Mail einreichen, wenn er dies wünscht; in diesem Fall wird es wie ein offiziell eingereichtes Anmeldungsdokument behandelt (C‑VII, 3). Alternativ kann der Prüfer die vereinbarten Änderungen in einer späteren Mitteilung nach Regel 71 (3) vorschlagen (siehe C‑V, 1.1).

Rücksprachen, die sich auf Änderungen beziehen, die unmittelbar vor Fertigstellung der Mitteilung nach Regel 71 (3) vereinbart wurden, können in dieser Mitteilung berücksichtigt werden, indem entweder die betreffenden Teile der vereinbarten Änderungen aus dem Gemeinsamen Bereich zitiert werden oder indem – vorbehaltlich der ausdrücklichen Zustimmung des Anmelders – die entsprechenden Teile des Dokuments aus dem Gemeinsamen Bereich der Mitteilung beigefügt werden.