2.6.1 Processus d’une consultation à l’aide de l’Espace partagé

Si l'examinateur a l’intention de lancer une consultation en utilisant l'Espace partagé, il doit d'abord demander au demandeur s'il est utilisateur de MyEPO. Si ce n'est pas le cas, l'examinateur peut le renvoyer vers le site Internet dédié de l'OEB. Un demandeur qui n’est pas utilisateur de MyEPO ne peut pas utiliser l'Espace partagé pendant la consultation, à moins qu'il ne s'inscrive en tant qu'utilisateur avant la consultation. Le demandeur peut refuser d'utiliser l'Espace partagé, auquel cas d'autres moyens de travailler sur un document, tels que le partage d'écran, peuvent être utilisés.

Le processus d'utilisation de l'Espace partagé lors d'une consultation est donc lancé par un contact préalable, à l'instigation de l'examinateur ou du demandeur, afin de planifier une consultation et de convenir mutuellement de l'utilisation de l'Espace partagé et de la personne qui chargera le document à examiner. Pour préparer la consultation, le demandeur ou l'examinateur peut charger et modifier un document .docx ou .pdf. à l'avance. Cela remplace l'envoi des modifications proposées par courrier électronique avant la consultation. Le demandeur et l'examinateur peuvent et sont même vivement encouragés à utiliser la fonction d'Alerte de l'Espace partagé pour s'informer mutuellement lorsqu'un document y a été chargé ou modifié.

Tout utilisateur autorisé à accéder à la demande dans MyEPO peut modifier un document partagé. Si le document partagé comporte déjà des modifications apportées par le demandeur, l'examinateur doit demander pendant la consultation si les documents tels que modifiés doivent servir de base à la consultation.

La consultation peut impliquer une co-rédaction dans le but de parvenir à un accord. Si un accord est trouvé, le demandeur répondra normalement au procès-verbal de la consultation (C‑VII, 2.6.2) en présentant officiellement les pièces de la demande modifiées via les outils de dépôt en ligne de l'OEB ou, s'il le souhaite, il peut télécharger le document modifié et le présenter par courrier électronique pendant la consultation, auquel cas il sera traité comme une pièce de la demande déposée officiellement (C‑VII, 3). L'examinateur peut également proposer les modifications convenues dans une notification ultérieure émise au titre de la règle 71(3) (cf. C‑V, 1.1).

Les consultations relatives à des modifications convenues immédiatement avant l'établissement de la notification au titre de la règle 71(3) peuvent être reflétées dans cette notification soit en citant les parties pertinentes des modifications convenues dans l'Espace partagé, soit, sous réserve de l'accord explicite du demandeur, en joignant en annexe à la notification les parties correspondantes du document provenant de l'Espace partagé.