2.6.2 Niederschrift über eine Rücksprache mit Nutzung des Gemeinsamen Bereichs

Im Allgemeinen muss die Niederschrift über die Rücksprache so erfolgen, wie in C‑VII, 2.4 beschrieben. Insbesondere muss aus der Niederschrift klar hervorgehen, was während der Rücksprache besprochen wurde, und im Falle einer Einigung müssen die vereinbarten Änderungen so genau wie möglich angegeben werden. Die Niederschrift darf jedoch keine Einzelheiten zu neuen wesentlichen Informationen enthalten, die während der Rücksprache erörtert wurden, oder zu Punkten, die für die Anmeldung nicht relevant sind. Die Angabe der vereinbarten Änderungen kann erfolgen, indem die jeweiligen Teile der abschließend bearbeiteten/kommentierten Dokumente aus dem Gemeinsamen Bereich in der Niederschrift verwiesen wird zitiert werden. Die betreffenden Teile dieser Dokumente dürfen der Niederschrift nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Anmelders beigefügt werden.

In der Niederschrift sind die Teilnehmer an der Rücksprache aufzuführen. Autoren oder Editoren des Dokuments, die bei der Rücksprache nicht anwesend waren, werden in der Niederschrift nicht genannt. Das Datum der Niederschrift entspricht dem Datum der Rücksprache, auch wenn das Dokument zu einem früheren Zeitpunkt bearbeitet wurde.

Aus der Niederschrift muss hervorgehen, wer den nächsten Schritt vornimmt. Je nachdem, ob eine Einigung erzielt wurde, und je nach Verfahrenslage kann die Zusendung der Niederschrift nur zur Unterrichtung oder zur Setzung einer neuen Frist, zur Verlängerung oder Aufhebung einer laufenden Frist oder zur Anzeige der Absage oder Beibehaltung einer anberaumten mündlichen Verhandlung erfolgen (siehe C‑VII, 2.4 i) - v) und C‑VII, 3.3).

Rücksprachen, die sich auf Änderungen beziehen, die unmittelbar vor Fertigstellung der Mitteilung nach Regel 71 (3) vereinbart wurden, können in dieser Mitteilung berücksichtigt werden, indem entweder die entsprechenden Teile der vereinbarten Änderungen aus dem Gemeinsamen Bereich zitiert werden oder indem – vorbehaltlich der ausdrücklichen Zustimmung des Anmelders – die entsprechenden Teile des Dokuments aus dem Gemeinsamen Bereich der Mitteilung beigefügt werden.

Der Prüfer kann insbesondere in folgenden Verfahrensszenarien eine Rücksprache unter Nutzung des Ggemeinsamen Bereichs vorschlagen:

Anstatt zur Vorbereitung der Rücksprache ein Dokument mit Änderungsvorschlägen per E-Mail zu versenden, kann das Dokument in den Gemeinsamen Bereich hochgeladen werden.

Änderungen von Prüfern sind lediglich Vorschläge zur Unterstützung des Anmelders. Er ist nicht daran gebunden (B‑XI, 3.8). Der Anmelder ist weiterhin für die Bestimmung des Wortlauts der Anmeldung und insbesondere für die Festlegung des Gegenstands des Schutzbegehrens verantwortlich (Art. 113 (2)).

In den gemeinsamen Bereich hochgeladene oder dort gemeinsam bearbeitete Dokumente gelten nicht als beim EPA eingereicht oder vom EPA zugestellt. Geänderte Dokumente können formell über die Online-Einreichungstools des EPA oder während der Rücksprache per E-Mail eingereicht werden (C‑VII, 3). Alternativ kann der Prüfer die vereinbarten Änderungen in einer späteren Mitteilung nach Regel 71 (3) vorschlagen (siehe C‑V, 1.1).

Für Rücksprachen, bei denen der gemeinsame Bereich genutzt wird, gilt derselbe rechtliche und verfahrenstechnische Rahmen wie für alle anderen persönlichen Rücksprachen auch (siehe C‑VII, 2.1 bis 2.5). Insbesondere hängt jede getroffene Vereinbarung letztlich von der Ansicht der übrigen Mitglieder der Prüfungsabteilung ab, und alle vor und während einer Rücksprache vorgenommenen Änderungen und Erklärungen müssen schriftlich bestätigt werden, um verfahrensrechtlich wirksam zu werden. Andernfalls sind sie nicht rechtsverbindlich und haben für die Wahrung einer Frist keine Geltung.