10.1 Formale Erfordernisse 

Über die mündliche Verhandlung wird eine Niederschrift aufgenommen.

Der Leiter der Verhandlung hat dafür zu sorgen, dass während der gesamten Verhandlung ein Bediensteter zur Führung der Niederschrift zur Verfügung steht. Gegebenenfalls können während einer mündlichen Verhandlung nacheinander verschiedene Bedienstete mit der Führung der Niederschrift beauftragt werden. In diesem Fall muss aus der Niederschrift hervorgehen, welche Teile der Niederschrift von welchem Bediensteten aufgenommen wurden. Diese Bediensteten sind in der Regel Mitglieder des zuständigen Organs, z. B. der Prüfungs- bzw. Einspruchsabteilung. Nach der Verhandlung wird die Niederschrift formatiert.

Die Niederschrift ist von dem Bediensteten, der für die Aufnahme zuständig ist, und dem Bediensteten, der die mündliche Verhandlung leitet, durch Unterschrift oder auf andere geeignete Weise zu authentifizieren. Wenn ausnahmsweise der zuständige Bedienstete die Niederschrift nicht unterzeichnen kann, kann sie von einem der anderen Mitglieder der Abteilung im Namen dieses Bediensteten nach Maßgabe der in E‑IX, 2.3 festgelegten Bedingungen unterzeichnet werden. Sie wird nicht von den Beteiligten unterzeichnet, aber ihnen ist eine Abschrift so bald wie möglich nach der mündlichen Verhandlung zuzustellen.

Sofern die Beteiligten hiervon unterrichtet worden sind, kann das EPA eine Tonaufzeichnung der mündlichen Verhandlung anfertigen. Außer durch das EPA dürfen keinerlei Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt und keine Weiterübertragungen vorgenommen werden (siehe ABl. EPA 2025, A32ABl. EPA 1986, 63, ABl. EPA 2022, A106).

Tonaufzeichnungen werden nur bei Beweisaufnahmen angefertigt (E‑IV, 1.7). Der Tonträger wird bis zum Ablauf jedes in Betracht kommenden Verfahrens vor dem EPA aufbewahrt. Tonaufzeichnungen werden außerdem angefertigt, wenn die Niederschrift über als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen vor Prüfungs- und Einspruchsabteilungen mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) erstellt wird (ABl. EPA 2025, A32). Die Tonaufzeichnung wird gelöscht, sobald die Niederschrift über die mündliche Verhandlung den Verfahrensbeteiligten übermittelt wurde. Werden Tonaufzeichnungen bei der Beweisaufnahme oder der KI-gestützten Erstellung von Niederschriften gemacht, so werden den Den Beteiligten werden keine Kopien des Tonträgers zur Verfügung gestellt.

Die Niederschrift hat zunächst das Datum der Verhandlung, die Namen der anwesenden Mitglieder des Organs, z. B. der Einspruchsabteilung, sowie den Namen bzw. die Namen des bzw. der die Niederschrift aufnehmenden Bediensteten zu enthalten. Weiterhin sind die aus E‑III, 10.3 ersichtlichen Einzelheiten in die Niederschrift aufzunehmen.