10.1 Exigences quant à la forme 

Les procédures orales donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal.

La personne qui dirige la procédure orale veille à ce que, pendant toute la procédure orale, un agent soit présent afin d'établir le procès-verbal. Si nécessaire, différents agents peuvent être chargés successivement d'établir le procès-verbal, auquel cas le procès-verbal mentionne le nom des agents qui ont établi les différentes parties du procès-verbal. Les agents en question sont habituellement membres de l'instance concernée, par exemple de la division d'examen ou de la division d'opposition. Le formatage du procès-verbal est effectué après la procédure orale.

Le procès-verbal doit être authentifié par l'agent chargé de l'établir et par l'agent qui a dirigé la procédure orale, soit par leur signature, soit par tout autre moyen approprié. Si, exceptionnellement, le procès-verbal ne peut pas être signé par l'agent responsable, il peut l'être en son nom par l'un des autres membres de la division, sous réserve des conditions définies au point E‑X E‑IX, 2.3. Le procès-verbal n'est pas signé par les parties, mais une copie de celui-ci doit être signifiée aux parties dès que possible après la procédure orale.

À condition que les parties en aient été informées, l'OEB peut effectuer un enregistrement sonore audio de la procédure orale. Toutefois, seul un agent de l'OEB est autorisé à effectuer un enregistrement ou à retransmettre une partie de la procédure orale, que ce soit sous forme d'image, de son ou des deux à la fois (cf. JO OEB 1986, 63JO OEB 2025, A32 et JO OEB 2022, A106).

Des enregistrements sonores audios sont effectués uniquement dans le cas d'une de mesures d'instruction (E‑IV, 1.7). Les 'enregistrements sont est conservés jusqu'à la fin de toute procédure susceptible d'être engagée auprès de l'OEB. Des enregistrements audios sont également effectués lorsque les procès-verbaux des procédures orales tenues par visioconférence devant les divisions d'examen et d'opposition sont établis avec l'aide de l'intelligence artificielle (IA) (JO OEB 2025, A32). Ces enregistrements sont supprimés une fois que les procès-verbaux des procédures orales ont été remis aux parties aux procédures. Il n'est pas fourni aux parties de copies de l'es enregistrements audios effectués dans le cas de mesures d'instruction ou pour l'établissement de procès-verbaux avec l'aide de l'IA aux parties.

Le procès-verbal indique d'abord la date de la procédure orale, le nom des membres présents de l'instance, par exemple de la division d'opposition, ainsi que le nom de l'agent ou des agents qui ont établi le procès-verbal. En outre, le procès-verbal comporte les indications mentionnées au point E‑III, 10.3.