2.6.2 Procès-verbal d’une consultation à l’aide de l’Espace partagé

D'une manière générale, le procès-verbal de la consultation doit être envoyé de la manière décrite au point C‑VII, 2.4. En particulier, le procès-verbal doit indiquer clairement les points examinés au cours de la consultation et, si un accord a été trouvé, toutes les modifications convenues doivent être indiquées de manière aussi précise que possible. Cependant, le procès-verbal ne doit pas inclure de détails concernant de nouvelles informations de fond abordées lors de la consultation, ni d'éléments qui ne sont pas pertinents pour la demande. L’identification des modifications convenues peut être faite en citant dans le procès-verbal les parties pertinentes des documents finaux modifiés/commentés dans l'Espace partagé. Les parties pertinentes de ces documents ne peuvent être jointes en annexe au procès-verbal qu'avec l'accord explicite du demandeur.

Le procès-verbal doit indiquer les personnes présentes lors de la consultation. Les auteurs ou rédacteurs du document qui n'étaient pas présents lors de la consultation ne sont pas mentionnés dans le procès-verbal. La date à prendre en compte pour le procès-verbal est la date de la consultation, même si le document a été modifié avant cette date.

Le procès-verbal doit préciser qui effectuera l’action suivante. En fonction de la conclusion ou non d'un accord et de la situation procédurale, le procès-verbal peut être envoyé à titre purement informatif ou il peut impartir un nouveau délai, prolonger ou annuler un délai en cours ou indiquer l'annulation ou le maintien d'une procédure orale prévue (cf. C‑VII, 2.4 i)-v) et C‑VII, 3.3).

Les consultations relatives à des modifications convenues immédiatement avant l'établissement de la notification au titre de la règle 71(3) peuvent être reflétées dans cette notification soit en citant les parties pertinentes des modifications convenues dans l'Espace partagé, soit, sous réserve de l'accord explicite du demandeur, en joignant en annexe à la notification les parties correspondantes du document provenant de l'Espace partagé.

L'examinateur peut proposer une consultation impliquant l'utilisation de l'Espace partagé, notamment dans les scénarios de procédure suivants :

Au lieu d'envoyer un document contenant des propositions de modifications par courrier électronique en vue de la consultation, le document pourrait être chargé dans l'Espace partagé.

Les modifications apportées par l'examinateur ne sont que des suggestions faites pour aider le demandeur et ne sont pas contraignantes (B‑XI, 3.8). La détermination du texte d'une demande et la définition de l'objet de la protection demandée restent de la responsabilité du demandeur (art. 113(2)).

Les documents chargés ou modifiés conjointement dans l'Espace partagé ne sont pas réputés avoir été déposés auprès de l'OEB ni avoir été notifiés par l'OEB. Les documents modifiés peuvent être soumis officiellement à l'aide des outils de dépôt en ligne de l’OEB ou, s'ils ont été soumis pendant la consultation, par courrier électronique (C‑VII, 3). L'examinateur peut également proposer les modifications convenues dans une notification ultérieure en vertu de la règle 71(3) (cf. C‑V, 1.1).

Le cadre juridique et procédural en vigueur pour les consultations impliquant l'utilisation de l'Espace partagé reste le même que pour toutes les consultations personnelles (cf. C‑VII, 2.1 à C‑VII, 2.5). En particulier, tout accord obtenu est en dernier ressort soumis à l'examen des autres membres de la division d'examen, et toutes modifications et déclarations faites avant et pendant une consultation doivent être confirmées par écrit pour produire des effets sur le plan procédural. Dans le cas contraire, elles n'ont pas de valeur juridique en tant que telles et n'ont pas de valeur pour le respect des délais.