3.3 Aufnahme der E-Mail-Korrespondenz in die Akte 

Bei der Nutzung von E-Mail muss unbedingt sichergestellt werden, dass die E-Mail-Korrespondenz in der Akte ordnungsgemäß dokumentiert wird. Dazu sollte das Ergebnis der Rücksprache dem Anmelder zur Unterrichtung (ohne Frist) übermittelt werden. So wird gewährleistet, dass die Korrespondenz in den öffentlichen Teil der Akte aufgenommen wird und der Anmelder davon Kenntnis hat.

Unterlagen, die während einer Rücksprache oder einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung per E-Mail eingereicht wurden, sollten einschließlich aller Anhänge der Niederschrift beigefügt werden (Näheres siehe E‑III, 8.5.2). Dokumente, die bei persönlichen Rücksprachen vorgelegt werden, müssen kein Datum und keine Uhrzeit enthalten.

In der Regel ist es nicht notwendig, personenbezogene Daten (wie E-Mail-Adressen, Postanschriften oder Telefonnummern) aus den E-Mails, die den Niederschriften über persönliche Rücksprachen beigefügt werden, zu entfernen, sofern kein ausdrücklicher Antrag vorliegt.

Wenn das vorgelegte Dokument eine Unterschrift erfordert, z. B. wenn die E-Mail geänderte Anmeldungsunterlagen enthält, kann die Unterschrift entweder in das angehängte Dokument oder in den Text der begleitenden E-Mail gesetzt werden. In beiden Fällen kann die Unterschrift eine maschinengeschriebene (alphanumerische) Signatur (d. h. ein maschinengeschriebener Name und die Funktionsbezeichnung des Absenders) oder eine Faksimile-Signatur (d. h. eine bildliche Wiedergabe einer händischen Unterschrift) sein.

Enthält das vorgelegte Dokument eine gültige Unterschrift, ist es nicht erforderlich, der Niederschrift die E-Mail beizufügen. Ist die Unterschrift nur in der E-Mail enthalten, muss diese der Niederschrift beigefügt werden, damit die Authentizität der Eingabe und die Konformität mit Regel 50 (3) dokumentiert sind. Im Fall eines Antrags auf Ausschluss personenbezogener Daten von der Akteneinsicht sollte der Partei nahegelegt werden, das vorgelegte Dokument zu unterzeichnen, sodass es nicht notwendig ist, die E-Mail der Niederschrift beizufügen.