3.3 Versement au dossier de toute la correspondance électronique 

S'il est fait usage du courrier électronique, il est essentiel de veiller à ce que l'échange de courriels soit dûment documenté dans le dossier en envoyant le résultat de la consultation au demandeur pour information sans fixer de délai. Cela permet de s'assurer que l'échange de courrier électronique figure dans la partie publique du dossier et que le demandeur en a connaissance.

Les moyens produits par courrier électronique lors d'une consultation ou lors d'une procédure orale organisée sous forme de visioconférence, y compris toutes les pièces jointes, doivent être annexés au procès-verbal (cf. E‑III, 8.5.2 pour plus de détails). Il n'est pas nécessaire que la date et l'heure figurent dans les documents produits lors de consultations personnelles.

En règle générale, il n'est pas nécessaire de supprimer les données à caractère personnel (telles que les adresses électroniques, les adresses postales ou les numéros de téléphone) des courriers électroniques annexés aux procès-verbaux de consultations personnelles, à moins d'une demande explicite en ce sens.

Lorsque le document produit nécessite une signature, par exemple si le courrier électronique contient des pièces modifiées de la demande, la signature peut être apposée sur le document joint lui-même ou sur le texte du courrier électronique qui l'accompagne. Dans les deux cas, la signature peut revêtir la forme d'une signature dactylographiée (signature alphanumérique, "text string signature") (c'est-à-dire le nom et la qualité de l'expéditeur sous forme dactylographiée) ou d'une image en fac-similé (c'est-à-dire la reproduction d'une signature manuscrite).

Si une signature valable figure dans le document produit, il n'est pas nécessaire d'annexer le courrier électronique au procès-verbal. Si la signature figure uniquement dans le courrier électronique, le courrier électronique doit être annexé au procès-verbal concerné, afin de justifier de l'authenticité du dépôt et de la conformité avec la règle 50(3). Dans le cas d'une demande explicite d'exclusion de l'inspection publique, il convient d'encourager la partie à signer le document produit, de sorte qu'il ne soit pas nécessaire d'annexer le courrier électronique au procès-verbal.