https://www.epo.org/fr/node/outil-7

Y a-t-il des "salles de délibération ou de répartition numériques" dans Zoom pour les discussions internes des parties ?

Afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs, l'OEB mettra à disposition sur requête des "salles de répartition" virtuelles pour chaque partie à une procédure d'opposition. Les requêtes en vue de disposer de salles de répartition devront être présentées bien avant la procédure orale, de préférence avant la date fixée en vertu de la règle 116 CBE, et accompagnées des coordonnées communiquées en vue de la procédure orale (afin de laisser suffisamment de temps pour un appel test avec l'ensemble des participants des parties requérantes). Pour des raisons techniques, les requêtes présentées tardivement et soumises juste avant ou pendant la procédure orale seront en principe rejetées. Les requêtes doivent comporter le nom et l'adresse électronique de tous les participants associés à la partie concernée ainsi que le nom et le numéro de téléphone du requérant. Chose importante, les adresses électroniques doivent être reliées à des comptes Zoom configurés et chaque participant associé à la partie doit être connecté à son compte Zoom relié à l'adresse électronique fournie avant qu'ils ne se connectent à la visioconférence de la procédure orale.

Ces requêtes seront conservées dans la partie non publique du dossier.

À la réception d'une requête d'une partie en vue de disposer d'une salle de répartition privée, l'OEB invitera pour un appel test tous les participants associés à cette partie. Si l'appel test se déroule de façon satisfaisante, la réunion Zoom sera configurée de manière à ce qu'une salle de répartition privée soit automatiquement assignée par avance à tous les participants associés à la partie. Si l'appel test échoue ou si la requête est présentée trop tard pour organiser un appel test, il ne sera pas possible de mettre à disposition une salle de répartition privée.

Pendant les pauses lors de la procédure orale, tous les participants associés avec la partie seront transférés dans une salle de répartition dans laquelle ils pourront se concerter en privé. Les autres participants (sauf la division) ainsi que le public resteront dans la session principale de la procédure orale. Lorsque la procédure orale reprendra, la salle de répartition sera fermée et les participants retransférés à la session principale de la procédure orale.

Veuillez noter que, comme l'OEB héberge la réunion sur Zoom, les membres de la division d'opposition ont, par défaut, le plein contrôle des salles de répartition et un accès intégral à celles-ci. Cependant, les membres de la division s'abstiendront d'accéder aux salles de répartition des parties.

Étant donné que les salles de répartition sont mises à la disposition des parties à titre de service, aucun droit ne peut être revendiqué sur la base de leur indisponibilité pendant la procédure orale (par ex. en raison de problèmes techniques). En outre, la division d'opposition a toute latitude pour désactiver les salles de répartition des parties si elles nuisent à la bonne tenue de la procédure orale.

Veuillez noter que les requêtes en vue de disposer d'une salle de répartition ne peuvent être présentées que pour des parties individuelles à une procédure d'opposition. Les requêtes en vue de disposer d'une salle de répartition pour plus d'une partie seront rejetées.

Les salles de répartition virtuelles ne sont actuellement pas disponibles pour les parties à une procédure orale d'examen.