https://www.epo.org/de/node/als-videokonferenz-durchgefuehrte-muendliche-verhandlungen-23

Gibt es in Zoom digitale Beratungs- oder Breakout-Räume für die internen Beratungen der Beteiligten?

Um die Nutzererfahrung weiter zu verbessern, wird das EPA den Beteiligten am Einspruchsverfahren auf Antrag separate digitale Breakout-Räume zur Verfügung stellen. Der Antrag für einen Breakout-Raum sollte rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung, vorzugsweise vor dem gemäß Regel 116 EPÜ bestimmten Zeitpunkt und zusammen mit den Kontaktdaten für die mündliche Verhandlung eingereicht werden (damit genügend Zeit für einen Verbindungstest mit allen Beteiligten der Antragstellenden bleibt). Aus technischen Gründen werden verspätet eingereichte, d. h. unmittelbar vor oder während der mündlichen Verhandlung eingehende Anträge für Breakout-Räume in der Regel abgelehnt. Der Antrag sollte die Namen und E-Mail-Adressen aller für den Beteiligten Teilnehmenden sowie den Namen und die Telefonnummer des/der Antragstellenden enthalten. Vor allem aber müssen die E-Mail-Adressen mit konfigurierten Zoom-Konten verlinkt und alle für den Beteiligten Teilnehmenden über ihr jeweiliges, mit der angegebenen E-Mail-Adresse verlinktes Zoom-Konto angemeldet sein, bevor sie sich in die Videokonferenz der mündlichen Verhandlung einwählen.

Die Anträge werden im nicht öffentlichen Teil der Akte gespeichert.

Nach Eingang des Antrags auf einen Breakout-Raum für einen Beteiligten wird das EPA alle für diesen Beteiligten Teilnehmenden zu einem Verbindungstest einladen. Verläuft der Test erfolgreich, wird das Zoom-Meeting so konfiguriert, dass allen für diesen Beteiligten Teilnehmenden von vornherein automatisch ein Breakout-Raum zugewiesen wird. Scheitert der Verbindungstest oder wird der Breakout-Raum so spät beantragt, dass kein Verbindungstest mehr durchführbar ist, kann kein Breakout-Raum zur Verfügung gestellt werden.

In den Pausen der mündlichen Verhandlung werden alle für den Beteiligten Teilnehmenden für vertrauliche Besprechungen in den Breakout-Raum transferiert. Die übrigen Teilnehmer (außer die Abteilung) und etwaige Mitglieder der Öffentlichkeit verbleiben im Hauptraum der mündlichen Verhandlung. Wenn die Verhandlung fortgesetzt wird, wird der Breakout-Raum geschlossen und alle Teilnehmer werden wieder in den Hauptraum der mündlichen Verhandlung zurücktransferiert.

Nachdem das EPA der Host des Zoom-Meetings ist, unterliegen die Breakout-Räume und der Zugang zu diesen standardmäßig der Kontrolle der Mitglieder der Einspruchsabteilung. Die Mitglieder der Abteilung werden die Breakout-Räume der Verfahrensbeteiligten jedoch nicht betreten.

Die Bereitstellung der Breakout-Räume ist eine Serviceleistung des EPA; aus ihrer Nichtbereitstellung für eine mündliche Verhandlung (z. B. aufgrund technischer Probleme) können daher keine Rechte hergeleitet werden. Auch ist es in das Ermessen der Einspruchsabteilung gestellt, die Breakout-Räume zu deaktivieren, wenn sie die effiziente Durchführung der mündlichen Verhandlung beeinträchtigen.

Bitte beachten Sie, dass Breakout-Räume jeweils nur für einzelne Beteiligte beantragt werden können. Wird ein Breakout-Raum für mehrere Beteiligte beantragt, so muss der Antrag abgelehnt werden.

Bei mündlichen Verhandlungen im Prüfungsverfahren stehen derzeit noch keine virtuellen Beratungsräume für die Beteiligten zur Verfügung.