2.6 Interaction en temps réel sur un document – Espace partagé 

MyEPO Portfolio fournit un espace sécurisé où le premier membre et le demandeur peuvent modifier conjointement pendant la consultation un document qu'ils ont chargé, ce qui facilite les discussions sur la manière dont il convient de corriger les pièces de la demande pour remédier à des objections (cf. JO OEB 2023, A59). Le demandeur ou son mandataire accède à l'Espace partagé à partir de MyEPO, qui présente une interface similaire à celle de l'examinateur. Le demandeur et l'examinateur peuvent tous deux charger des documents dans l'Espace partagé et y apporter des modifications en amont et en préparation de la consultation. L'Espace partagé fournit un accès à la dernière version en date du texte et permet une interaction en temps réel, tout en préservant la confidentialité. Après la consultation, les parties pertinentes du document final dans l'Espace partagé seront citées dans le procès-verbal ou jointes à celui-ci (cf. C‑VII, 2.4).

L'utilisation de l'Espace partagé doit être considérée dans le contexte d'une consultation personnelle et non comme une fonctionnalité autonome. Le cadre juridique et procédural en vigueur pour les consultations à l'aide de l'Espace partagé reste le même que pour toutes les consultations personnelles (cf. C‑VII, 2.1 à C‑VII, 2.5). Ainsi, la personne consultée doit être une personne habilitée à agir pour le demandeur devant l'OEB (cf. C‑VII, 2.2). Tout accord obtenu est en dernier ressort soumis à l'examen des autres membres de la division d'examen, et toutes les modifications et déclarations faites avant et pendant une consultation doivent être confirmées par écrit pour produire des effets sur le plan procédural. Dans le cas contraire, elles n'ont pas de valeur juridique en tant que telles et n'ont pas de valeur pour le respect des délais (cf. également C‑VII, 2.3). Les modifications apportées par l'examinateur ne sont que des suggestions faites pour aider le demandeur et ne sont pas contraignantes (B‑XI, 3.8). La détermination du texte d'une demande et la définition de l'objet de la protection demandée restent de la responsabilité du demandeur (art. 113(2)).

L'examinateur peut proposer une consultation impliquant l'utilisation de l'Espace partagé, notamment dans les scénarios de procédure suivants :

–Consultation du demandeur avant de proposer des modifications dans une notification au titre de la règle 71(3) (cf. C‑V, 1.1).

–Lorsque l'examinateur a des suggestions de formulation particulières afin de surmonter des objections : la formulation suggérée peut être incorporée dans le document, accompagnée d'un bref raisonnement dans les commentaires ou la messagerie instantanée, et communiquée au demandeur avant la consultation. Même si le demandeur n'adopte pas la suggestion, la formulation et le raisonnement peuvent l'aider à mieux comprendre les objections et lui permettent de fournir une réponse plus complète justifiant les raisons pour lesquelles il considère que d'autres éléments sont brevetables ou qu'il peut prétendre à une protection plus large que celle qui est suggérée. Il est recommandé comme d'habitude de discuter de la suggestion avec au moins le président avant la consultation.

–Lorsque les documents en réponse à la citation sont proches d'une forme acceptable mais que des modifications restent nécessaires avant d'annuler la procédure orale et que l'examinateur a des suggestions spécifiques à faire à cet égard.

Au lieu d'envoyer un document contenant des propositions de modifications par courrier électronique en vue de la consultation, le document pourrait être chargé dans l'Espace partagé.