Durchführung von mündlichen Verhandlungen vor dem Europäischen Patentamt als Videokonferenz: technische Richtlinien

Das EPA unterhält zwei Plattformen für Videokonferenzen:

  • Zoom für die Durchführung mündlicher Verhandlungen im Einspruchsverfahren und
  • Skype for Business (SfB) für alle anderen Fälle.

Bitte wählen Sie Ihrem Bedarf entsprechend aus.

Allgemeine Voraussetzungen

  • Audio

    Bitte verwenden Sie ein hochwertiges Audiogerät, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) mit Echounterdrückung.

    Bitte NICHT VERWENDEN:

    PC-integrierte Mikrofone, kabellose Headsets, die über Bluetooth mit dem Computer verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder standardmäßige VICO-Anlagen mit Array-Mikrofonen. Keines dieser Geräte ist für das Remote-Dolmetschen ausreichend. Sie decken nicht den Frequenzbereich von 125 Hz bis 15000 Hz ab, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können; siehe ISO/PAS Standard 24019.

    Wenn zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, während der Verhandlung etwas sagen möchten, MÜSSEN sie alle jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Vorzugsweise sollten sie ihre Maske beim Sprechen abnehmen.

    Video ansehen: Tipps für Online-Veranstaltungen mit Dolmetschern (8 Min.)

    Mikrofone – Richtig und falsch

  • System
    Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten.
  • Bandbreite
    Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen. Die Internetverbindung sollte vorzugsweise über Kabel anstelle von WLAN erfolgen.
  • Kamera
    Verwenden Sie eine qualitativ hochwertige Webcam (HD 720p oder höher), vorzugsweise ein PTZ-Modell (Pan-Tilt-Zoom). Bitte beachten Sie, dass die meisten integrierten Webcams nicht die erforderliche Qualität und Flexibilität bieten.
  • Monitor/Bildschirm
    Achten Sie darauf, dass Sie einen qualitativ hochwertigen Monitor/Bildschirm verwenden; je größer der Bildschirm, desto besser die visuelle Erfahrung.

Probelauf

Nutzern wird dringend empfohlen, rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung im Einspruchsverfahren, d. h. mindestens 10 Arbeitstage (idealerweise zwei bis drei Wochen) im Voraus, einen Probelauf durchzuführen. Angesichts möglicher Software-Updates sollte der Probelauf aber nicht zu früh stattfinden.

Wenn Sie einen Probelauf durchführen möchten, kontaktieren Sie bitte telefonisch (+31 70 340 4444) oder per E-Mail (serviceline@epo.org) die ServiceLine des EPA, die von Montag bis Freitag (mit Ausnahme der Tage, an denen die Annahmestellen des EPA geschlossen sind) zwischen 7.30 und 18.00 Uhr MEZ erreichbar ist. Der entsprechende Probelauf wird dann am vereinbarten Termin zwischen 11.00 und 16.00 Uhr MEZ stattfinden.

Die ServiceLine wird diesen 30-minütigen Probelauf ansetzen und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Der Probelauf hat die folgenden Ziele:

  • Die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren.
  • Die Verbindung muss stabil sein, und sowohl Audio als auch Video müssen von ausreichender Qualität sein.
  • Die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.

Technische Unterstützung

Sollten beim Verbindungsaufbau Probleme auftreten, kontaktieren Sie bitte den für Videokonferenzen zuständigen Dienst des EPA unter der Telefonnummer +31 70 340 4444.

Datenschutz

Informationen dazu, wie Daten erhoben und genutzt werden, sowie zu den Aufbewahrungsregeln, zur Sicherheit und zu den besonderen Datenschutzrechten für in Europa ansässige Personen sind auf der EPA-Seite Datenschutz und Datenschutzerklärung zu finden. Das EPA behandelt die von den Parteien übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Information.


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Wenn Sie an per Zoom durchgeführten mündlichen Verhandlungen teilnehmen, sollten Sie sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Zoom

Das EPA unterstützt die folgenden Technologien für Verbindungen bei als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren:

  • Installation des Zoom-Desktop-Clients auf Windows (Version 5.2.1, d. h. 44052.0816 oder höher), Mac OS (Version 4.5.3261.0825 oder höher)
  • Zoom-Mobile-App für iOS (Version 4.5.0 [3261.0825] oder höher) oder Android (Version 4.5.3261.0825 oder höher)
  • Zoom-Web-Client (Chromium Edge 80 oder höher; Google Chrome 53.0.2785 oder höher; Firefox 76 oder höher; Internet Explorer 10 oder höher; Safari 10.0.602.1.50 oder höher) für mündliche Verhandlungen ohne Simultanverdolmetschung

Bitte beachten Sie, dass der Web-Client von Zoom aufgrund seiner beschränkten Funktionalität nicht geeignet ist für eine Teilnahme an mündlichen Verhandlungen, die eine Simultanverdolmetschung erfordern. Es ist deshalb nicht möglich, in solchen Fällen den Web-Client von Zoom zu nutzen.

Wenn Sie eine der oben genannten Zoom-Lösungen haben, sollten Sie am besten mindestens 10 Arbeitstage vor der mündlichen Verhandlung testen, ob Ihre Anlage mit dem EPA-System kompatibel ist (siehe vorstehend "Probelauf").

Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte im Zoom Help Center.

Datenschutz bei der Verwendung von Zoom

Wenn Sie an per Skype for Business durchgeführten Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen teilnehmen, sollten Sie sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Skype for Business (SfB)

Das EPA unterstützt die folgenden Technologien für Verbindungen bei als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen:

  • Microsoft Skype for Business (SfB) Clients und SfB Room Systems
  • Browserbasierte Onlinebesprechung über die Skype for Business Web App
  • SIP-/H.323-Videokonferenzsysteme

Wenn Sie eine Skype-for-Business- oder SIP/H.323-Lösung haben, sollten Sie rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung testen, ob Ihre Anlage mit dem EPA-System kompatibel ist (siehe vorstehend "Probelauf").

Für diejenigen, die es vorziehen, sich über einen Webbrowser mit dem EPA zu verbinden, ist die Skype-for-Business-Web-App frei verfügbar und kann ohne Download von Software verwendet werden.

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