Durchführung von mündlichen Verhandlungen vor dem Europäischen Patentamt als Videokonferenz: technische Richtlinien

Das EPA unterhält zwei Plattformen für Videokonferenzen:

  • Zoom für die Durchführung mündlicher Verhandlungen im Einspruchsverfahren und
  • Skype for Business (SfB) für alle anderen Fälle.

Bitte wählen Sie Ihrem Bedarf entsprechend aus.

Allgemeine Voraussetzungen

  • Audio

    Bitte verwenden Sie ein hochwertiges Mikrofon, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) mit Echounterdrückung.
    Vor allem bei mündlichen Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung

    verwenden Sie bitte nicht

    das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer Videokonferenzanlage („Konferenzspinne“). Keines dieser Mikrofone ist für das Ferndolmetschen geeignet, da sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) wiedergeben, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen – Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

    Wenn zwei oder mehr Redner sich physisch im selben Raum befinden, sollten sie unbedingt Echos vermeiden und alle jeweils eigene Headsets bzw. Mikrofone und Kameras haben. Wenn möglich sollten sie ihre Maske beim Sprechen abnehmen.

    Video ansehen: Tipps für Online-Veranstaltungen mit Dolmetschern (8 Min.)

    Mikrofone – Richtig und falsch

  • System
    Achten Sie darauf, dass Sie ein aktuelles Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android (neueste Version!) verwenden möchten.
  • Bandbreite
    Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen. Die Internetverbindung über Kabel ist weitaus stabiler als über WLAN.
  • Kamera
    Empfehlenswert ist eine hochwertige Webcam (HD 720p oder höher). Wichtig ist vor allem, dass jede Person im Raum eine eigene Kamera nutzt. Andernfalls sollte die Kamera ein PTZ-Modell (Pan-Tilt-Zoom) sein.
  • Monitor/Bildschirm
    Achten Sie darauf, dass Sie einen qualitativ hochwertigen Monitor/Bildschirm (mindestens HD) verwenden; je größer der Bildschirm, desto besser die visuelle Erfahrung.

Verbindungstest

Nutzern, die noch nicht an einer solchen mündlichen Verhandlung vor dem EPA teilgenommen haben oder die erstmals an einer mündlichen Verhandlung mit Simultanverdolmetschung teilnehmen oder andere Geräte verwenden als beim letzten Mal, wird dringend empfohlen, vor der mündlichen Verhandlung einen Verbindungstest durchzuführen, und zwar rechtzeitig (d. h. mindestens 10 Arbeitstage, idealerweise zwei bis drei Wochen im Voraus). Da es Software-Updates geben kann, sollte der Verbindungstest aber nicht früher als einen Monat vorher stattfinden. Der Verbindungstest sollte von dem gleichen Raum aus und mit der gleichen Geräteausstattung durchgeführt werden, der bzw. die später für die Verhandlung genutzt wird.

Wenn Sie einen Verbindungstest durchführen möchten, kontaktieren Sie bitte die EPA-ServiceLine (telefonisch unter +31 70 340 4444 oder per E-Mail an serviceline@epo.org). Diese wird dann einen 30-minütigen Verbindungstest ansetzen (Montag bis Freitag zwischen 8.30 und 18.00 Uhr MEZ) und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Der Verbindungstest hat die folgenden Ziele:

  • Die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren.
  • Die Verbindung muss stabil sein, und sowohl Audio als auch Video müssen von ausreichender Qualität sein.
  • Die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.
  • Im Falle von Simultanverdolmetschung muss der Zugang zu den verschiedenen Audiokanälen zur Verfügung stehen.

Technische Unterstützung

Sollten beim Verbindungsaufbau Probleme auftreten, kontaktieren Sie bitte den für Videokonferenzen zuständigen Dienst des EPA unter der Telefonnummer +31 70 340 4444.

Datenschutz

Informationen dazu, wie Daten erhoben und genutzt werden, sowie zu den Aufbewahrungsregeln, zur Sicherheit und zu den besonderen Datenschutzrechten für in Europa ansässige Personen sind auf der EPA-Seite Datenschutz und Datenschutzerklärung zu finden. Das EPA behandelt die von den Parteien übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Information.


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Wenn Sie an per Zoom durchgeführten mündlichen Verhandlungen teilnehmen, sollten Sie sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Zoom

Das EPA unterstützt folgende Technologien zur Herstellung einer Verbindung zu mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren:

  • Installation des Zoom-Desktop-Client unter Windows oder Mac (regelmäßige Updates auf die neueste Version erforderlich!)
  • Zoom-Mobile-App für iOS oder Android (regelmäßige Updates auf die neueste Version erforderlich!)
  • Zoom-Web-Client (Chromium Edge 80 oder höher; Google Chrome 53.0.2785 oder höher; Firefox 76 oder höher; Internet Explorer 10 oder höher; Safari 10.0.602.1.50 oder höher) für mündliche Verhandlungen ohne Simultanverdolmetschung

Bitte beachten Sie, dass der Web-Client von Zoom aufgrund seiner beschränkten Funktionalität nicht geeignet ist für eine Teilnahme an mündlichen Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung erfordern. Es ist deshalb nicht möglich, in solchen Fällen den Web-Client von Zoom zu nutzen.

Unabhängig davon welche der oben genannten Zoom-Lösungen Sie verwenden, ist es empfehlenswert mindestens 10 Arbeitstage vor der mündlichen Verhandlung testen zu lassen, ob Ihre Konfiguration mit dem EPA-System kompatibel ist (siehe vorstehend "Verbindungstest").

Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte im Zoom Help Center.

Datenschutz bei der Verwendung von Zoom

Wenn Sie an per Skype for Business durchgeführten Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen teilnehmen, sollten Sie sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Skype for Business (SfB)

Das EPA unterstützt die folgenden Technologien für Verbindungen bei als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen:

  • Microsoft Skype for Business (SfB) Clients und SfB Room Systems
  • Browserbasierte Onlinebesprechung über die Skype for Business Web App
  • SIP-/H.323-Videokonferenzsysteme

Wenn Sie eine Skype-for-Business- oder SIP/H.323-Lösung haben, sollten Sie rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung testen, ob Ihre Anlage mit dem EPA-System kompatibel ist (siehe vorstehend "Probelauf").

Für diejenigen, die es vorziehen, sich über einen Webbrowser mit dem EPA zu verbinden, ist die Skype-for-Business-Web-App frei verfügbar und kann ohne Download von Software verwendet werden.

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