Durchführung von mündlichen Verhandlungen vor dem Europäischen Patentamt als Videokonferenz: technische Richtlinien

Die Standardplattform für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz ist Zoom.

Allgemeine Voraussetzungen

Audio

Wählen Sie für die Teilnahme am Zoom-Meeting stets die Option "Join with computer audio" und vergewissern Sie sich in den Zoom-Audioeinstellungen, dass das richtige Gerät ausgewählt ist.

Wenn während der Verhandlung zwei oder mehr Personen, die sich physisch im selben Raum befinden, etwas sagen möchten, sollten sie Echos vermeiden und jeweils eigene Headsets und Mikrofone sowie Kameras haben. Nach Möglichkeit sollten sie beim Sprechen ihre Maske abnehmen.

Mikrofone

Bitte verwenden Sie ein hochwertiges Mikrofon, und zwar ein USB-Headset mit integriertem Mikrofon oder ein unidirektionales USB-Mikrofon (zum Anstecken oder freistehend) mit einem Frequenzbereich von mindestens 125 Hz bis 15 000 Hz mit Echounterdrückung.

Verwenden Sie Audiogeräte, die über ein USB-Kabel mit dem Computer verbunden sind. Bluetooth-Mikrofone sind nur zulässig, sofern sie mit einem zusätzlichen Bluetooth-USB-Connector verwendet werden und sofern sich der Teilnehmer allein im Raum befindet, da ansonsten leicht Interferenzen entstehen können.

Vor allem bei mündlichen Verhandlungen mit Simultanverdolmetschung verwenden Sie bitte nicht das in den Computer eingebaute Mikrofon, kabellose Headsets, die über das im Computer integrierte Bluetooth verbunden sind, Telefon-Ohrhörer (auch wenn sie verkabelt sind) oder das omnidirektionale Tischmikrofon einer standardmäßigen Videokonferenzanlage ("Konferenzspinne"). Diese Mikrofone sind allesamt für das Ferndolmetschen ungeeignetda sie nicht den Frequenzbereich (125 Hz bis 15 000 Hz) wiedergeben, den Simultandolmetscher brauchen, um gleichzeitig hören und sprechen zu können, und der im ISO/PAS-Standard 24019 "Simultandolmetsch-Plattformen - Anforderungen und Empfehlungen" vorgeschrieben ist.

Lautsprecher

Nutzen Sie keine externen Lautsprecher, weil diese Echos verursachen können. Verwenden Sie stattdessen besser ein Headset oder einen Kopfhörer.


Microphones – dos and don’ts

System

Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten.

Bandbreite

Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen. Eine Internetverbindung über Kabel ist stabiler als eine WLAN-Verbindung.

Kamera

Empfehlenswert ist eine hochwertige Webcam (HD 720p oder höher), die so positioniert ist, dass sie das Gesicht des Sprechers in Nahaufnahme zeigt. Wichtig ist vor allem, dass jede Person im Raum eine eigene Kamera nutzt.

Monitor/Bildschirm

Wichtig ist, dass Sie einen qualitativ hochwertigen Monitor/Bildschirm verwenden. Je größer außerdem der Bildschirm ist, desto besser ist der visuelle Eindruck.

Verbindungstest

Teilnehmenden an einer mündlichen Verhandlung wird dringend empfohlen, rechtzeitig, d. h. zwei oder drei Wochen vor der Verhandlung einen Verbindungstest durchzuführen. Der Test sollte spätestens fünf Tage vor dem Verhandlungstermin und frühestens einen Monat davor (wegen möglicher Software-Updates) durchgeführt werden. Der Verbindungstest sollte natürlich vom gleichen Raum aus und mit der gleichen Geräteausstattung durchgeführt werden, der bzw. die später für die Verhandlung genutzt wird.

Zur Vereinbarung eines Verbindungstests, senden Sie bitte eine E‑Mail an EPOvicotest@epo.org und geben Sie Ihren bevorzugten Termin, Ihre Anmeldenummer sowie Namen und Kontaktdaten (Telefonnummer und E‑Mail-Adresse) jedes Teilnehmers an. Wir werden dann einen 30‑minütigen Verbindungstest ansetzen (Montag bis Freitag zwischen 8.30 und 18.00 Uhr MEZ) und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Bei dem Verbindungstest wird Folgendes überprüft:

  • Die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren.
  • Die Verbindung muss stabil sein, und sowohl Audio als auch Video müssen von ausreichender Qualität sein.
  • Die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.
  • Im Falle einer Simultanverdolmetschung muss der Zugang zu den verschiedenen Audiokanälen zur Verfügung stehen.

Technische Unterstützung

Sollten beim Verbindungsaufbau Probleme auftreten, kontaktieren Sie bitte für Videokonferenzen zuständigen Dienst des EPA unter +31 (0) 70 340 4444.

Datenschutz

Informationen zur Datenerhebung und ‑nutzung sowie zu den Aufbewahrungsregeln, zur Sicherheit und zu den besonderen Datenschutzrechten für in Europa ansässige Personen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des EPA. Das EPA behandelt die von den Parteien übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Information.

Zoom

Wenn Sie an per Zoom durchgeführten mündlichen Verhandlungen teilnehmen, sollten Sie sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Zoom

Bei mündlichen Verhandlungen mit Zoom unterstützt das EPA die folgenden Technologien:

  • Zoom-Desktop-Client, installiert unter Windows oder Macintosh (regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert)
  • Zoom-Mobile-App für iOS oder Android (regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert)
  • Zoom-Web-Client (Chromium Edge 80 oder höher; Google Chrome 53.0.2785 oder höher; Firefox 76 oder höher; Internet Explorer 10 oder höher; Safari 10.0.602.1.50 oder höher) für mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren Da mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren per Zoom End-to-End-verschlüsselt sind, ist der Zoom-Web-Client nicht für mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren geeignet.


Unabhängig davon welche der oben genannten Zoom-Lösungen Sie verwenden, ist es empfehlenswert, mindestens fünf Arbeitstage vor der mündlichen Verhandlung zu testen, ob Ihre Anlage mit dem EPA‑System kompatibel ist (siehe vorstehend "Verbindungstest").

Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte im Zoom Help Center.

Datenschutz bei der Verwendung von Zoom

  • Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Verwendung von Zoom bei als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen

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