Durchführung von mündlichen Verhandlungen vor dem Europäischen Patentamt als Videokonferenz: technische Richtlinien

Das EPA unterhält zwei Plattformen für Videokonferenzen:

  • Zoom für die Durchführung mündlicher Verhandlungen mit mehreren Einsprechenden und/oder mit Simultanverdolmetschung und
  • Skype for Business für alle anderen Fälle.

Bitte wählen Sie Ihrem Bedarf entsprechend aus.

Allgemeine Voraussetzungen

  • System
    Achten Sie darauf, dass Sie einen leistungsstarken Computer mit einem aktuellen Windows- oder Macintosh-Betriebssystem verwenden, um Ressourcenprobleme zu vermeiden. Dies gilt gleichermaßen für Ihr Mobilgerät, falls Sie die Zoom-Mobile-App für iOS oder Android verwenden möchten.
  • Bandbreite
    Stellen Sie sicher, dass genügend Internetbandbreite zur Verfügung steht. Sie sollten über mindestens 2Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen. Die Internetverbindung sollte vorzugsweise über Kabel anstelle von WLAN erfolgen.
  • Kamera
    Verwenden Sie eine qualitativ hochwertige Webcam (HD720p oder höher), vorzugsweise ein PTZ-Modell (Pan-Tilt-Zoom). Bitte beachten Sie, dass die meisten integrierten Webcams nicht die erforderliche Qualität und Flexibilität bieten.
  • Audio
    Verwenden Sie ein qualitativ hochwertiges Audiogerät, z.B. Mikrofon und Lautsprecher oder Headset mit einem Frequenzgang von mindestens 125Hz bis 15000Hz und einer Funktion zur Echokompensation.
  • Monitor/Bildschirm
    Achten Sie darauf, dass Sie einen qualitativ hochwertigen Monitor/Bildschirm verwenden; je größer der Bildschirm, desto besser die Lesbarkeit.

Probelauf

Es wird dringend empfohlen, rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung, d. h. mindestens zehn Arbeitstage vorher, einen Probelauf durchzuführen.

Das EPA bietet von Montag bis Freitag (mit Ausnahme der Tage, an denen die Annahmestellen des EPA geschlossen sind) zwischen 11.00 und 16.00 Uhr MEZ die Möglichkeit zu Probeläufen an.

Wenn Sie einen Probelauf durchführen möchten, kontaktieren Sie bitte telefonisch ((+31) (0) 70 340 4444) oder per E-Mail (serviceline@epo.org) die EPA-ServiceLine.

Die EPA-ServiceLine wird dann einen 30-minütigen Probelauf ansetzen und Ihnen eine Einladung mit den entsprechenden Verbindungsdaten senden.

Beim Probelauf soll Folgendes getestet werden:

  • die Videokonferenzanwendung muss richtig funktionieren
  • die Stabilität der Verbindung; Audio und Video müssen von ausreichender Qualität sein
  • die Präsentation von Inhalten muss in beide Richtungen möglich sein.

Technische Unterstützung

Sollten beim Verbindungsaufbau Probleme auftreten, kontaktieren Sie bitte die EPA-ServiceLine unter (+31) (0) 70 340 4444.

Datenschutz

Informationen zur Datensammlung und -verwendung, zur Aufbewahrungsdauer, zur Datensicherheit und zu besonderen Datenschutzrechten für Einwohner Europas finden Sie auf der Website des EPA unter Datenschutz und Datenschutzerklärung. Das EPA behandelt die von Parteien übermittelten Verbindungsdaten als nicht öffentliche Information.

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Wie in der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 14. April 2020 zum Pilotprojekt zur Durchführung mündlicher Verhandlungen im Einspruchs-verfahren als Videokonferenz (ABl. EPA 2020, A42) angekündigt, können mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz durchgeführt werden, wenn alle an der Verhandlung beteiligten Parteien dem zustimmen. Vom 14. September 2020 an erlaubt die entsprechende technische Infrastruktur, auch mündliche Verhandlungen mit Simultanübersetzung durchzuführen. Diese Infrastruktur kann auch für mündliche Verhandlungen mit mehreren Einsprechenden verwendet werden. Parteien, die sich für die Durchführung einer solchen mündlichen Verhandlung interessieren, sollten sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Zoom

Das EPA unterstützt die folgenden Technologien für Verbindungen bei der Durchführung mündlicher Verhandlungen im Einspruchsverfahren mit Simultanverdolmetschung:

  • Installation des Zoom-Desktop-Client auf Windows, MacOS (Version 4.5.3261.0825 oder höher)
  • Zoom-Mobile-App für iOS (Version4.5.0 [3261.0825] oder höher) oder Android (Version4.5.3261.0825 oder höher).

Wenn Sie eines der oben genannten Set-ups für Zoom haben, sollten Sie am besten mindestens zehn Arbeitstage vor der mündlichen Verhandlung testen, ob Ihre Anlage mit dem EPA-System kompatibel ist (siehe oben "Probelauf").

Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität des Zoom Web Client nicht ausreicht, um an mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren teilzunehmen, die simultan verdolmetscht werden. Es ist deshalb nicht möglich, den Zoom Web Client zu benutzen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte im Zoom Help Center.

Hochwertige Audioqualität ist für die Simultanverdolmetschung unerlässlich. Verwenden Sie vorzugsweise ein Mikrofon oder ein kabelgebundenes Headset, das Zoom-tauglich ist.

Datenschutz für Zoom

Wie in der aktualisierten Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 15. November 2018 über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz (ABl. EPA 2018, A96) angekündigt, kommt bei Videokonferenzen mit dem EPA seit 2019 nur noch IP-Technologie zum Einsatz. Nutzer, die daran interessiert sind, eine Rücksprache oder mündliche Verhandlung vor einer Prüfungsabteilung oder Einspruchsabteilung als Videokonferenz durchzuführen, sollten sich mit den folgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen vertraut machen.

Unterstützte Systeme für Skype for Business (SfB)

Das EPA unterstützt die folgenden Technologien für Verbindungen bei als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen:

  • Microsoft Skype for Business (SfB) Clients und SfB Room Systems
  • Browserbasierte Onlinebesprechung über die Skype for Business WebApp
  • SIP-/H.323-Videokonferenzsysteme

Wenn Sie ein Set-up für Skype for Business- oder SIP/H.323 haben, sollten Sie rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung einen Probelauf durchführen, um zu testen, ob Ihre Anlage mit dem EPA-System kompatibel ist (siehe oben "Probelauf").

Für diejenigen, die es vorziehen, sich über einen Webbrowser mit dem EPA zu verbinden, ist die Skype for Business Web App frei verfügbar und kann ohne Download von Software verwendet werden.

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