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Prócedures orales sous forme de visioconférence – le point de vue des avocats

 

Directives techniques pour les procédures orales organisées sous forme de visioconférence par l'Office européen des brevets

L'OEB utilise deux plateformes de visioconférence :

  • Zoom pour les procédures orales au stade de l'opposition ; et
  • Skype Entreprise dans les autres cas.

Veuillez sélectionner la plateforme adaptée à vos besoins.

Conditions générales requises

  • Audio

    Prière d'utiliser du matériel audio de haute qualité, à savoir un casque USB pourvu d'un microphone intégré ou un microphone USB (à pince ou sur pied) doté d'une fonction d'annulation de l'écho.

    Prière DE NE PAS UTILISER les équipements suivants :

    microphone intégré à un ordinateur, casque sans fil connecté à l'ordinateur via Bluetooth, oreillettes téléphoniques (même filaires), microphone vectoriel d'une salle de visioconférence standard. Aucun de ces équipements n'est adapté pour l'interprétation à distance. Ils ne couvrent pas la plage de fréquences de 125 Hz à 15 000 Hz dont les interprètes simultanés ont besoin pour écouter et parler en même temps ; voir la norme 24019 ISO/PAS.

    Il convient de noter que si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, elles DOIVENT éviter tout écho et elles DOIVENT chacune avoir leur propre casque/microphone et caméra. En outre, elles doivent, de préférence, retirer leur masque pour parler.

    Voir la vidéo : trucs et astuces pour les réunions en ligne avec interprétation (8 min.)

    Microphones - Bonnes pratiques

  • Système
    Pour éviter tout problème de ressources, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur puissant équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android.
  • Bande passante
    Assurez-vous d'avoir une bande passante Internet suffisante. Le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion filaire est préférable à une connexion sans fil.
  • Caméra
    Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p), de préférence un modèle doté des fonctions panoramique/inclinaison/zoom (PTZ). Veuillez noter que la plupart des webcams intégrées n'offrent pas la qualité et la flexibilité nécessaires.
  • Moniteur/écran
    Il est important d'utiliser un moniteur/écran de bonne qualité et suffisamment grand pour garantir une bonne expérience visuelle.

Appel test

Nous recommandons fortement aux utilisateurs de procéder à un appel test au moins 10 jours ouvrables (idéalement deux ou trois semaines) avant la date de la procédure orale au stade de l'opposition. Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test trop longtemps à l'avance.

Pour convenir d'un appel test, veuillez contacter la ServiceLine de l'OEB du lundi au vendredi (à l'exception des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB) entre 7 h 30 et 18 h HEC, par téléphone au (+31) (0) 70 340 4444 ou par courrier électronique à l'adresse serviceline@epo.org. L'appel test aura lieu entre 11 h et 16 h HEC à la date convenue.

La ServiceLine programmera une session de test de 30 minutes et vous enverra une invitation contenant les données de connexion pour l'appel.

Le test permettra de vérifier que les critères suivants sont remplis :

  • l'application de visioconférence fonctionne correctement ;
  • la connexion est stable et la qualité audio et vidéo est satisfaisante ;
  • la présentation de contenus est possible dans les deux sens.

Assistance technique

Si vous rencontrez des problèmes pour établir la connexion, veuillez contacter le service de l'OEB en charge des visioconférences au numéro de téléphone suivant : (+31) (0) 70 340 4444.

Confidentialité

Nous vous invitons à consulter la politique de l'OEB en matière de protection des données et de confidentialité pour obtenir des informations sur les données recueillies, leur utilisation, la politique relative à leur conservation, la sécurité et les droits spécifiques dont disposent les résidents européens en matière de confidentialité. L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques.


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Les utilisateurs participant à des procédures orales tenues via Zoom sont invités à prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.

Systèmes pris en charge pour Zoom

L'OEB prend en charge les technologies suivantes pour la connexion aux procédures orales organisées sous forme de visioconférence au stade de l'opposition:

  • installation du client de bureau Zoom sur Windows (version 5.2.1 [44052.0816] ou supérieure) ou Mac OS (version 4.5.3261.0825 ou supérieure) ;
  • application mobile Zoom pour iOS (version 4.5.0 [3261.0825] ou supérieure) ou Android (version 4.5.3261.0825 ou supérieure) ;
  • client web Zoom (Chromium Edge 80 ou version supérieure ; Google Chrome 53.0.2785 ou version supérieure ; Firefox 76 ou version supérieure ; Internet Explorer 10 ou version supérieure ; Safari 10.0.602.1.50 ou version supérieure) pour les procédures orales sans interprétation simultanée.

Veuillez noter qu'en raison de ses fonctionnalités limitées, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales nécessitant une interprétation simultanée. Il n'est donc pas possible d'utiliser le client web Zoom pour ces procédures.

Si vous disposez de l'une des configurations Zoom mentionnées ci-dessus, nous vous conseillons de tester la compatibilité de vos équipements avec les systèmes de l'OEB, de préférence au moins 10 jours ouvrables avant la tenue de la procédure orale (cf. "Appel test" ci-dessus).

Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique GMise en route du Centre d'aide Zoom.

Confidentialité avec Zoom

Les utilisateurs participant à une consultation ou à une procédure orale sous forme de visioconférence via Skype Entreprise sont invités à prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.

Systèmes pris en charge pour Skype Entreprise

L'OEB prend en charge les technologies suivantes pour la connexion aux consultations et procédures orales organisées sous forme de visioconférence :

  • clients Microsoft Skype Entreprise et Skype Entreprise Room Systems ;
  • application de réunions en ligne Skype Entreprise Web App, via un navigateur Internet ;
  • systèmes de visioconférence SIP/H.323.

Si vous disposez d'une configuration Skype Entreprise ou SIP/H.323, nous vous conseillons de tester la compatibilité de vos équipements avec les systèmes de l'OEB bien avant la tenue de la procédure orale (cf. "Appel test" ci-dessus).

Si vous préférez établir la connexion avec l'OEB via un navigateur Internet, vous pouvez utiliser gratuitement l'application Skype Entreprise Web App, qui ne nécessite aucune installation de logiciel.

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