Directives techniques pour les procédures orales organisées sous forme de visioconférence par l'Office européen des brevets

L'OEB utilise deux plateformes de visioconférence :

  • Zoom pour les procédures impliquant plusieurs opposants et/ou nécessitant un service d'interprétation simultanée,
  • Skype Entreprise dans les autres cas.

Veuillez sélectionner la plateforme la mieux adaptée à vos besoins.

Conditions générales requises

  • Système
    Pour éviter tout problème de ressources, votre ordinateur doit être suffisamment puissant et fonctionner sous une version récente de Windows ou sous Mac OS. Il en va de même pour l'appareil mobile sur lequel vous souhaitez utiliser l'application Zoom pour iOS ou Android.
  • Bande passante
    Vous devez disposer d'une bande passante Internet suffisante, à savoir un débit montant et descendant d'au moins 2Mbps. Une connexion filaire est préférable à une connexion sans fil.
  • Caméra
    Il convient d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD 720p ou supérieure), de préférence un modèle PTZ (Pan-Tilt-Zoom). Attention : la plupart des webcams intégrées n'ont pas le niveau requis de qualité et de flexibilité.
  • Son
    Il est recommandé d'utiliser du matériel audio de haute qualité : microphone et haut-parleurs ou casque répondant à des fréquences d'au moins 125 Hz à 15000 Hz et comportant une fonction d'annulation de l'écho.
  • Moniteur/Écran
    Utilisez un moniteur/écran de bonne qualité : plus l'écran sera grand, plus grande sera votre visibilité.

Appel test

Il est fortement recommandé de procéder à un appel test longtemps à l'avance, c'est-à-dire au moins dix jours ouvrés avant la date de la procédure orale au stade de l'opposition.

Les appels test sont possibles du lundi au vendredi (sauf les jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB), de 11h00 à 16h00 (heure de l'Europe centrale).

Pour convenir d'un appel test, contactez la ServiceLine de l'OEB par téléphone au numéro suivant : (+31) (0) 70 340 4444 ou par courrier électronique à l'adresse suivante : serviceline@epo.org.

La ServiceLine programmera une session de test de 30 minutes et vous enverra tous les détails de la connexion pour lancer l'appel.

Ce test a pour objectif de déterminer :

  • si l'application de visioconférence fonctionne correctement ;
  • si la connexion est stable et si la qualité audio et vidéo est correcte ;
  • si le contenu peut s'afficher dans les deux sens.

Support technique

Pour toutes difficultés lors de l'établissement de la connexion, merci de contacter la ServiceLine de l'OEB au numéro suivant : (+31) (0) 70 340 4444.

Confidentialité

Merci de lire la politique de l'OEB relative à la protection des données et à la confidentialité pour savoir quelles sont les données recueillies, comment elles sont utilisées et sécurisées et combien de temps elles sont conservées, et pour connaître les droits spécifiques dont bénéficient les résidents européens en matière de confidentialité. L'OEB conservera les détails de connexion communiqués par les parties, comme étant des informations non publiques.

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Comme annoncé dans la communication de l'Office Européen des Brevets du 14 avril 2020 concernant le projet pilote de procédure orale par visioconférence devant les divisions d'opposition (JO OEB 2020, A42), la procédure orale peut se dérouler par visioconférence en opposition si toutes les parties à la procédure orale sont d'accord. A partir du 14 septembre 2020, une infrastructure technique sera mise en place pour permettre également la tenue de procédures orales en opposition nécessitant une interprétation simultanée. Cette infrastructure pourra aussi être utilisée pour des procédures orales avec plusieurs opposants. Les utilisateurs intéressés par la tenue d'une procédure orale nécessitant une interprétation simultanée et / ou impliquant plusieurs opposants devant une division d'opposition sous forme de vidéoconférence doivent se familiariser avec les exigences et recommandations techniques suivantes.

Systèmes pris en charge

L'OEB accepte les systèmes suivants pour la connexion aux procédures orales au stade de l'opposition, nécessitant un service d'interprétation simultanée, sous forme de visioconférence :

  • Client de bureau Zoom sous Windows ou Mac OS (version 4.5.3261.0825 ou supérieure)
  • Application mobile Zoom pour iOS (version 4.5.0 [3261.0825] ou supérieure) ou Android (version 4.5.3261.0825 ou supérieure)

Si vous disposez de l'une ou l'autre de ces configurations, nous vous recommandons de tester la compatibilité de votre équipement avec le système de l'OEB, de préférence au moins dix jours ouvrés avant la date prévue de la procédure orale (voir "Appel test" ci-dessus).

Il est à noter qu'en raison de ses fonctionnalités limitées, le client web Zoom n'est pas adapté pour des procédures orales nécessitant un service d'interprétation simultanée. Il n'est donc pas possible de l'utiliser dans ces conditions.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Mise en route du Centre d'aide Zoom.

L'interprétation simultanée exige une excellente qualité audio. Il est préférable d'utiliser un microphone ou un casque filaire certifié Zoom.

Confidentialité

Comme annoncé dans la Mise à jour du communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 15 novembre 2018, concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence (JO OEB 2018, A96), seule la technologie IP est prise en charge, depuis 2019, pour les visioconférences avec l'OEB. Les utilisateurs souhaitant organiser un entretien ou une procédure orale devant une division d'examen ou d’opposition sous forme de visioconférence doivent prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.

Systèmes pris en charge

L'OEB accepte les systèmes suivants pour la connexion aux entretiens et aux procédures orales organisés sous forme de visioconférence :

  • Clients et systèmes de salles de réunion Microsoft Skype Entreprise
  • Application de réunions Skype Entreprise Web App, via un navigateur Internet
  • Systèmes de visioconférence SIP/H.323

Si vous disposez de la configuration Skype Entreprise ou SIP/H.323, nous vous recommandons de tester la compatibilité de votre équipement avec le système de l'OEB bien avant la date prévue de la procédure orale (voir "Appel test" ci-dessus).

Si vous préférez vous connecter à l'OEB via un navigateur web, vous pouvez télécharger gratuitement l'application Skype Entreprise Web App et l'utiliser sans avoir besoin d'installer un autre logiciel.

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