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Prócedures orales sous forme de visioconférence – le point de vue des avocats

 

Directives techniques pour les procédures orales organisées sous forme de visioconférence par l'Office européen des brevets

L'OEB utilise deux plateformes de visioconférence :

  • Zoom pour les procédures orales au stade de l'opposition ; et
  • Skype Entreprise dans les autres cas.

Veuillez sélectionner la plateforme adaptée à vos besoins.

Conditions générales requises

  • Son

    Prière d'utiliser un microphone de haute qualité, à savoir un micro-casque USB (pourvu d'un micro intégré) ou un microphone USB unidirectionnel (à pince ou sur pied) doté d'une fonction d'annulation de l'écho.

    Pour les procédures orales avec interprétation simultanée, en particulier

    merci de ne pas utiliser

    le microphone intégré à votre ordinateur, NI un micro-casque sans fil connecté à l'ordinateur via le Bluetooth intégré, NI des écouteurs téléphoniques (mêmes filaires), NI le microphone omnidirectionnel (souvent partagé) d'une salle de visioconférence standard. Tous ces microphones sont inadaptés pour l'interprétation à distance car ils ne reproduisent pas la plage de fréquences (125 Hz à 15 000 Hz) dont les interprètes ont besoin pour écouter et parler en même temps, comme l'indique la norme ISO/PAS 24019 : "Plateformes de distribution d'interprétation simultanée - Exigences et recommandations".

    Il convient de noter que si plusieurs personnes présentes physiquement dans la même pièce ont l'intention d'intervenir pendant la procédure, elles sont priées d’éviter tout écho et avoir chacune leur propre micro-casque/microphone et leur propre caméra. Elles devraient par ailleurs, de préférence, retirer leur masque pour parler.

    Utilisez toujours la fonction "join with computer audio" pour activer le son lorsque vous rejoignez une réunion et vérifiez bien dans les paramètres audio de Zoom que vous avez choisi le bon appareil.

    Voir la vidéo : trucs et astuces pour les réunions en ligne avec interprétation (en anglais 8 min.)

    Microphones - Bonnes pratiques

  • Système
    Veillez à utiliser un ordinateur équipé d'un système d'exploitation Windows ou Macintosh récent. Il en va de même pour votre appareil mobile si vous souhaitez utiliser l'application mobile Zoom pour iOS ou Android (dernière version !).
  • Bande passante
    Assurez-vous d'avoir une bande passante Internet suffisante. Le débit disponible en émission et en réception doit être d'au moins 2 Mbit/s. Une connexion filaire est plus stable qu’une connexion connexion sans fil.
  • Caméra
    Nous vous recommandons d'utiliser une webcam de bonne qualité (HD, résolution d'au moins 720p). Avant tout, veuillez utiliser une caméra par personne ou une caméra comportant des fonctions panoramique/inclinaison/zoom lorsqu'il y a plusieurs personnes dans la salle.
  • Moniteur/écran
    Pour garantir une bonne expérience visuelle, veuillez choisir un moniteur/écran de bonne qualité (HD minimum) et suffisamment grand.

Appel test

Nous recommandons fortement aux utilisateurs qui n'ont encore jamais participé à une telle procédure orale avec l'OEB ou qui assistent pour la première fois à une procédure orale avec interprétation simultanée, ou ont changé d'équipement depuis la fois précédente, de procéder à un appel test avant la date de la procédure orale, en s'y prenant suffisamment de temps à l'avance (au moins 10 jours ouvrés, dans l'idéal deux à trois semaines à l'avance). Compte tenu des éventuelles mises à jour logicielles, il n'est pas recommandé d'effectuer l'appel test plus d'un mois à l'avance. Il va sans dire que l'appel test doit être effectué avec l'équipement que la partie utilisera pour la procédure orale, et depuis le site où elle se trouvera ce jour-là.

Pour convenir d'un appel test, contactez la ServiceLine de l'OEB (par téléphone au numéro +31 70 340 4444 ou par courrier électronique à l'adresse serviceline@epo.org). La ServiceLine programmera une session de test de 30 minutes (proposée du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 18 h HEC) et vous enverra une invitation contenant les données de connexion pour l'appel.

Le test permettra de vérifier que les critères suivants sont remplis :

  • l'application de visioconférence fonctionne correctement ;
  • la connexion est stable et la qualité audio et vidéo est satisfaisante ;
  • la présentation de contenus est possible dans les deux sens ;
  • l'accès à plusieurs canaux audio est assuré en cas d’interprétation simultanée.

Assistance technique

Si vous rencontrez des problèmes pour établir la connexion, veuillez contacter le service de l'OEB en charge des visioconférences au numéro de téléphone suivant : (+31) (0) 70 340 4444.

Confidentialité

Nous vous invitons à consulter la politique de l'OEB en matière de protection des données et de confidentialité pour obtenir des informations sur les données recueillies, leur utilisation, la politique relative à leur conservation, la sécurité et les droits spécifiques dont disposent les résidents européens en matière de confidentialité. L'OEB conservera les données de connexion communiquées par les parties en tant qu'informations non publiques.


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Les utilisateurs participant à des procédures orales tenues via Zoom sont invités à prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.

Systèmes pris en charge pour Zoom

L'OEB prend en charge les technologies suivantes pour la connexion aux procédures orales organisées sous forme de visioconférence au stade de l'opposition:

  • installation du client de bureau Zoom sur Windows (version 5.2.1 [44052.0816] ou supérieure) ou Mac (dernière version régulièrement mise à jour) ;
  • application mobile Zoom pour iOS (version 4.5.0 [3261.0825] ou supérieure) ou Android (dernière version régulièrement mise à jour);
  • client web Zoom (Chromium Edge 80 ou version supérieure ; Google Chrome 53.0.2785 ou version supérieure ; Firefox 76 ou version supérieure ; Internet Explorer 10 ou version supérieure ; Safari 10.0.602.1.50 ou version supérieure) pour les procédures orales sans interprétation simultanée.

Veuillez noter qu'en raison de ses fonctionnalités limitées, le client web Zoom n'est pas adapté aux procédures orales nécessitant une interprétation simultanée. Il n'est donc pas possible d'utiliser le client web Zoom pour ces procédures.

Indépendamment de la configuration Zoom dont vous disposez, nous vous conseillons de tester la compatibilité de vos équipements avec les systèmes de l'OEB, de préférence au moins 10 jours ouvrables avant la tenue de la procédure orale (cf. "Appel test" ci-dessus).

Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique GMise en route du Centre d'aide Zoom.

Confidentialité avec Zoom

Les utilisateurs participant à une consultation ou à une procédure orale sous forme de visioconférence via Skype Entreprise sont invités à prendre connaissance des exigences et recommandations techniques suivantes.

Systèmes pris en charge pour Skype Entreprise

L'OEB prend en charge les technologies suivantes pour la connexion aux consultations et procédures orales organisées sous forme de visioconférence :

  • clients Microsoft Skype Entreprise et Skype Entreprise Room Systems ;
  • application de réunions en ligne Skype Entreprise Web App, via un navigateur Internet ;
  • systèmes de visioconférence SIP/H.323.

Si vous disposez d'une configuration Skype Entreprise ou SIP/H.323, nous vous conseillons de tester la compatibilité de vos équipements avec les systèmes de l'OEB bien avant la tenue de la procédure orale (cf. "Appel test" ci-dessus).

Si vous préférez établir la connexion avec l'OEB via un navigateur Internet, vous pouvez utiliser gratuitement l'application Skype Entreprise Web App, qui ne nécessite aucune installation de logiciel.

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