Services disponibles dans l’espace utilisateurs – appel à participer au projet pilote

Nous cherchons des volontaires qui participeront activement au projet pilote relatif au nouvel espace utilisateurs de l'OEB.

Dans le cadre de l'objectif 2 du Plan stratégique 2023, l'OEB met en œuvre une transformation numérique qui offrira de nouveaux outils en ligne permettant de mieux répondre aux besoins des utilisateurs. L'initiative-clé 3 (Développer un nouvel engagement en ligne des utilisateurs) porte notamment sur la création d'un nouvel espace utilisateurs sur notre site Internet.

En quoi consiste l'espace utilisateurs ?

L'espace utilisateurs centralisera plusieurs services et offrira une approche moderne et simplifiée concernant le dépôt de documents au titre des procédures. Les services comprennent, entre autres, la signification par voie électronique dans les procédures de l'OEB ainsi que la visualisation et la gestion de portefeuilles de demandes de brevet.

L'espace utilisateurs vise à améliorer l'échange d'informations numériques, à simplifier les procédures et à permettre une interaction plus directe avec les examinateurs de l'OEB sur les dossiers.

Dans un premier temps, il sera accessible depuis le site Internet epo.org, à l'aide d'une carte à puce existante, mais d'autres options seront proposées à l'avenir.

Nous étendrons progressivement les services disponibles via l'espace utilisateurs d'ici 2023.

Quelle est la portée du projet pilote ?

Les participants au projet pilote seront invités à utiliser et à commenter les services suivants :

Services Mailbox

Les participants au projet pilote pourront accéder à la Mailbox depuis l'espace utilisateurs. Il restera possible d'accéder à la Mailbox selon la méthode habituelle.

Services de portefeuilles de demandes

Les participants au projet pilote pourront effectuer les actes suivants dans l'espace utilisateurs :

  • visualiser leur portefeuille de demandes;
  • accomplir des actes de procédure dans le délai prescrit en réponse à une notification de l'OEB- dans un premier temps seulement pour répondre à une notification concernant l'intention de délivrer un brevet (règle71(3) CBE), puis pour répondre à d'autres notifications de l'OEB, au fur et à mesure de l'avancement du projet pilote;
  • présenter des requêtes d'ordre procédural;
  • déposer des documents qui accompagnent ces actes et requêtes.

Ils pourront continuer d'utiliser le service My Files et les méthodes actuelles de dépôt.

L'OEB pourrait décider ultérieurement d'étendre le projet pilote à d'autres services et fonctionnalités. Les participants seront informés de toute extension du projet pilote ainsi que de la date d'entrée en vigueur d'une telle extension.

Quand le projet pilote relatif à l'espace utilisateurs débutera-t-il et quelle sera sa durée ?

Nous avons l'intention de lancer le projet pilote le 2 novembre 2021. Il devrait durer au moins six mois.

Qui peut y participer et comment s'inscrire ?

Tout utilisateur qui dispose d'une carte à puce et qui a activé la Mailbox peut participer au projet pilote après s'être inscrit et avoir reçu ensuite une invitation de l'OEB.

Cependant, dans un premier temps, les services liés aux portefeuilles de demandes seront réservés aux mandataires agréés européens.

Le projet pilote et les services disponibles pourraient être ouverts ultérieurement à d'autres utilisateurs.

Lors de la sélection des participants au projet pilote, nous nous efforcerons d'assurer une représentation équilibrée des utilisateurs, en tenant compte de leur profil, de la taille de leur entreprise, de leur localisation et de leur niveau d'expertise. C'est pourquoi, même si nous ne vous contactons pas immédiatement, nous conserverons vos coordonnées et prendrons contact avec vous dès que nous aurons besoin de votre contribution.

Votre participation au projet pilote nous aidera à affiner les services disponibles dans l'espace utilisateurs avant leur introduction générale. Nous attendons avec impatience vos commentaires.

Les services disponibles dans l'espace utilisateurs remplaceront-ils d'autres services en ligne tels que la Mailbox, My Files et le dépôt en ligne 2.0 ?

Au cours du projet pilote, les participants pourront continuer d'accéder à la Mailbox selon la manière habituelle et d'utiliser le service My Files actuel ainsi que les méthodes existantes de dépôt. Nous espérons néanmoins qu'ils seront convaincus par l'expérience qu'ils auront de l'espace utilisateurs, tout comme par les fonctions supplémentaires proposées.

Les services disponibles dans l'espace utilisateurs sont appelés à remplacer le service My Files et à devenir l'unique point d'accès à la Mailbox. Mais cela n'arrivera que si le projet pilote est concluant, et les utilisateurs seront informés suffisamment tôt pour se préparer au changement.

Qu'est-il encore utile de savoir ?

Même si vous participez au projet pilote, vous pourrez continuer d'utiliser les méthodes existantes de dépôt de documents.

Cependant, les actes de procédure que vous accomplirez dans l'espace utilisateurs dans le cadre du projet pilote seront considérés comme des actes de procédure dans les procédures de l'OEB, conformément aux dispositions applicables de la CBE et du PCT et aux décisions suivantes :

Pour en savoir plus, veuillez consulter le Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 19 août 2021, concernant le projet pilote relatif à l'espace utilisateurs (JO OEB 2021, A65).

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